醫(yī)院文書檔案管理存在的問題及對策

文/吉林省人民醫(yī)院 張超

文書檔案管理作為單位檔案存在的基礎(chǔ)，已經(jīng)成為檔案管理水平衡量的重要指標(biāo)之一。因此在醫(yī)院文書檔案管理中，就要做好收集、整理、統(tǒng)計(jì)與歸檔等工作，在提高管理水平與能力的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)科學(xué)化管理目標(biāo)。

一、醫(yī)院文書檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理制度完善度不高。我國《檔案法》中明確提出，檔案要由本單位中的檔案部門進(jìn)行統(tǒng)一化管理，但是對于醫(yī)院來講，受到歷史發(fā)展等因素的影響，使得在各項(xiàng)業(yè)務(wù)開展中所形成的檔案主要以各部門分散管理為主，而醫(yī)院中的檔案管理室更多的是保存醫(yī)院中的文書檔案，這樣也就出現(xiàn)了醫(yī)院文書檔案管理制度不到位等問題。其次，在一些醫(yī)院中并沒有落實(shí)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與保管制度，在管理質(zhì)量上表現(xiàn)出了參差不齊的現(xiàn)象，不僅降低了檔案的使用率，同時(shí)也導(dǎo)致工作銜接度不高，影響到了醫(yī)院的發(fā)展。

（二）管理職責(zé)明確度不高。由于檔案管理工作涉及面相對廣泛，因此在各部門工作中都會(huì)產(chǎn)生出一定量的檔案，但并非只有醫(yī)院中的綜合檔案部門需要進(jìn)行檔案管理，而是要求個(gè)部門都要參與到文書檔案管理中去。目前一些醫(yī)院中的綜合檔案管理工作人員在工作中難以與其他部門中的檔案人員進(jìn)行配合，不僅降低了工作質(zhì)量，同時(shí)也出現(xiàn)了職責(zé)劃分不準(zhǔn)確等問題。加之在一些部門中由于工作人員注重自身工作便捷性，在工作中存在著檔案管理隨意性較大等問題，尤其是對于一些具有實(shí)際價(jià)值的文件常常難以及時(shí)送入到檔案室中，造成了文書檔案出現(xiàn)了完整度不足等問題。

（三）工作人員專業(yè)性不高。在醫(yī)院中開展檔案管理工作的人員必須要嚴(yán)格按照所設(shè)計(jì)的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范進(jìn)行管理，確保文書檔案信息的完整性與安全性。但是在一些醫(yī)院中雖然對檔案管理工作人員進(jìn)行了專業(yè)化的培訓(xùn)，但是對于其他部門的文書檔案管理人員來說，卻很少進(jìn)行管理培訓(xùn)，造成了其專業(yè)知識(shí)與技能嚴(yán)重不足，法律法規(guī)意識(shí)不強(qiáng)，尤其是對于一些醫(yī)院中的管理者來講，并沒有認(rèn)識(shí)到文書檔案的重要性，這樣也就造成了檔案管理質(zhì)量不高，甚至出現(xiàn)一些材料隨意堆放的現(xiàn)象，從而也就影響到了后期的使用。在一些醫(yī)院中還存在著檔案管理人員主要以兼職人員為主，而這些兼職人員卻并沒有經(jīng)過專業(yè)化的培訓(xùn)，在人員配備上表現(xiàn)出了隨意性較大的現(xiàn)象，不僅加大了工作流動(dòng)性，同時(shí)也影響到了文書檔案管理工作的正常開展。

二、提高醫(yī)院文書檔案管理效果的措施

（一）完善規(guī)章制度。醫(yī)院想要實(shí)現(xiàn)長遠(yuǎn)的發(fā)展目標(biāo)，就要堅(jiān)持從我國現(xiàn)行的相關(guān)法律法規(guī)出發(fā)，實(shí)現(xiàn)科學(xué)化管理目標(biāo)，建立完善的管理制度，確保管理工作的有序開展。通過對工作實(shí)際情況進(jìn)行分析，在完善檔案管理規(guī)章制度的基礎(chǔ)上來保證各項(xiàng)工作順利開展。醫(yī)院中的管理者也要清楚認(rèn)識(shí)到文書檔案管理工作的重要性，給予一定的支持與幫助。在具體工作中不僅要規(guī)范病案記錄與護(hù)理日記等，同時(shí)也要完善其他制度，實(shí)現(xiàn)有序可查、開發(fā)利用的發(fā)展目標(biāo)?？梢哉f現(xiàn)階段醫(yī)院文書檔案管理在規(guī)章制度上還處于逐漸完善的階段，所以就要加大貫徹執(zhí)行力度，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理格局，在實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一化管理的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)。

（二）做好獎(jiǎng)懲工作。醫(yī)院在工作中要提升對文書檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)能力，確保各項(xiàng)制度能夠全面落實(shí)到各個(gè)環(huán)節(jié)中。因此在醫(yī)院中就要從頂層設(shè)計(jì)出發(fā)，利用檔案管理來完善醫(yī)院管理工作，同時(shí)還要結(jié)合具體管理活動(dòng)加大研究力度，將具體責(zé)任與目標(biāo)落實(shí)到管理中去，實(shí)現(xiàn)科學(xué)化考核與研究，保證檔案歸檔工作的完整性。其次要求醫(yī)院中要及時(shí)將文書檔案管理工作納入到總體發(fā)展規(guī)劃中去，結(jié)合具體工作情況，制定出年度工作計(jì)劃，實(shí)現(xiàn)協(xié)調(diào)管理目標(biāo)，保證工作的全面開展。只有掌握具體的規(guī)范與管理制度，才能更好地進(jìn)行管理，才能實(shí)現(xiàn)布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收等工作的有效進(jìn)行。

（三）打造專業(yè)化管理隊(duì)伍。在醫(yī)院文書檔案管理工作中就要從具體體系發(fā)展入手，建立專業(yè)化的管理團(tuán)隊(duì)，確保專職人員與兼職人員比例的合理性，從而提高文書檔案管理效果。因此醫(yī)院中的管理者要做好人才引進(jìn)工作，打造出專業(yè)化的隊(duì)伍，提高工作人員專業(yè)性。通過醫(yī)院中的管理者承擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)，在協(xié)同各辦公室主任的基礎(chǔ)上來形成高效化管理模式，為醫(yī)院文書檔案管理工作營造出良好的管理環(huán)境。其次，要做好專業(yè)活動(dòng)與社會(huì)活動(dòng)的結(jié)合，鼓勵(lì)專業(yè)人員進(jìn)入到醫(yī)院中進(jìn)行專題講座或是可以借助交流工作體會(huì)等來充實(shí)醫(yī)院內(nèi)部管理能力，只有對醫(yī)院文書檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)化培訓(xùn)，才能確保其能夠掌握專業(yè)知識(shí)，保證知識(shí)結(jié)構(gòu)的完整性，在延伸知識(shí)視野的同時(shí)做好文書檔案管理工作創(chuàng)新，確保工作的順利開展。只有真正掌握先進(jìn)的管理技術(shù)與理念，才能提高工作質(zhì)量，才能從被動(dòng)的工作模式中解放出來，形成主動(dòng)管理意識(shí)，在主動(dòng)學(xué)習(xí)與探究中成為滿足社會(huì)發(fā)展要求的復(fù)合型專業(yè)人才。

（四）做好宣傳工作。只有不斷加大宣傳力度，才能調(diào)動(dòng)醫(yī)院中全體職員的檔案管理意識(shí)，才能主動(dòng)配合管理工作人員進(jìn)行檔案管理。文書檔案工作并不是單純依靠檔案管理工作人員自身就可以實(shí)現(xiàn)的，而是需要全體職工的共同參與。所以要想確保各職工能夠參與到管理工作中去，首先，就要做好動(dòng)員工作，結(jié)合檔案管理重點(diǎn)，利用有效渠道進(jìn)行宣傳。但是在宣傳中還要確保思維的合理性，通過創(chuàng)新工作方法，提高宣傳的新穎性。其次，醫(yī)院在開展宣傳工作時(shí)還要綜合自身實(shí)際情況，找準(zhǔn)宣傳工作重點(diǎn)，在保證工作針對性的同時(shí)來實(shí)現(xiàn)專人負(fù)責(zé)，提高宣傳力度。如從病例的方案管理工作出發(fā)，積極開展專項(xiàng)工作，然后延伸到財(cái)務(wù)、文書檔案等方面。最后，要做好活動(dòng)深入工作，確保文書檔案管理工作的專業(yè)性與權(quán)威性。只有加大宣傳管理力度，才能找準(zhǔn)工作重點(diǎn)，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理建設(shè)目標(biāo)，確保各職工能夠形成正確的管理意識(shí)，確保醫(yī)院文書檔案管理工作的有序開展。

（五）做好工作創(chuàng)新。首先，在醫(yī)院文書檔案管理工作中就要從具體工作環(huán)節(jié)入手，形成專業(yè)化管理工作思路，在提升宣傳力度與吸引力的同時(shí)來保證內(nèi)容的豐富性。如在醫(yī)院活動(dòng)中增加文藝會(huì)演或是先進(jìn)任務(wù)典型事跡宣傳等，以此來保證工作形式的新穎性。只有找準(zhǔn)工作的切入口，才能更好地進(jìn)行宣傳，才能達(dá)到宣傳的目標(biāo)。所以在醫(yī)院中就要掌握群眾關(guān)心的熱點(diǎn)，引進(jìn)多媒體技術(shù)等，在延伸工作層次的基礎(chǔ)上來提高影響范圍。如各文書檔案管理人員參與知識(shí)競賽，綜合黨支部等優(yōu)勢，確保宣傳工作的順利進(jìn)行。其次，要采取先進(jìn)的管理手段，實(shí)現(xiàn)信息化管理目標(biāo)。通過將檔案信息轉(zhuǎn)變?yōu)獒t(yī)院信息的重要組成之一，以此來引入到管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)綜合開發(fā)與利用目標(biāo)。此外，還可以采取第三方托管模式，解決醫(yī)院檔案管理空間不足等問題。

三、結(jié)語

綜上所述，在醫(yī)院文書檔案管理工作中就要從具體工作內(nèi)容出發(fā)，結(jié)合工作重點(diǎn)，在加大研究力度的基礎(chǔ)上來完善規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)科學(xué)化管理目標(biāo)，確保文書檔案管理硬件與軟件上的協(xié)調(diào)性，在掌握先進(jìn)技術(shù)與知識(shí)的同時(shí)來滿足醫(yī)院發(fā)展需求。