新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理分析

文/吉林安圖縣中醫(yī)醫(yī)院檔案管理 馬艷

醫(yī)院日常運營中積累下的檔案資料中詳細記錄了有關(guān)于醫(yī)院的各項工作信息、發(fā)展歷程以及醫(yī)護工作者的先進事跡，這部分資料將在醫(yī)院管理體制改革、黨建以及醫(yī)護人員思政教育等工作中發(fā)揮強有力的推動作用。再者，匯總醫(yī)院檔案資料也可以重新審視過去工作中存在的問題，進而避免在后續(xù)工作中出現(xiàn)同樣的錯誤。因此需要提高對于檔案管理工作的重視程度，并不斷推進實際管理流程的優(yōu)化改革，而解決問題則是革新其管理流程的首要前提，對此需擺正認識。

一、新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理工作需要遵循的原則

具體來說，新時期醫(yī)院檔案管理工作應(yīng)落實好以下原則：動態(tài)與靜態(tài)管理相互結(jié)合的原則。醫(yī)院檔案管理人員在開展工作時必須要遵循一定的原則，要以明確檔案管理目標為前提，在制度的約束下開展檔案管理工作，進而為各項工作的落實實施打好基礎(chǔ)。在此基礎(chǔ)上，還需要細化管理職責(zé)，即確保參與檔案管理的工作人員都可以明確自己所負責(zé)的工作的意義和往何種方向努力才能夠提高工作質(zhì)量。實際工作中，無論哪一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)偏差或疏漏，都需要第一時間追究直接負責(zé)人的責(zé)任并讓其拿出系統(tǒng)的問題解決方案。此外，我們需要在情況允許的范圍內(nèi)完善檔案管理人員的薪酬福利制度，保障其合法權(quán)益，進而培養(yǎng)并激發(fā)其工作熱情。職責(zé)與權(quán)益兼顧原則的關(guān)鍵在于讓其在制度的約束下開展工作，并通過完善的人力資源管理及薪酬福利保障制度為其解決工作中的“后顧之憂”，激發(fā)其工作熱情。

二、現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理工作中暴露出的問題

（一）尚未認識到醫(yī)院檔案管理工作的重要性。醫(yī)院的本職工作是“救死扶傷”，而新醫(yī)改也主要關(guān)注的是醫(yī)院的經(jīng)營管理體制方面的改革，對檔案管理工作始終沒有給予足夠的關(guān)注及重視。所以尚未針對檔案管理工作制定完善的管理制度，也沒有明確相關(guān)人員的工作職責(zé)，最終便造成了檔案管理工作流于形式的局面。因為分管院領(lǐng)導(dǎo)沒有認識到檔案管理工作的重要性，所以下級員工自然產(chǎn)生了很多懈怠或“應(yīng)付了事”的心態(tài)，具體表現(xiàn)為相關(guān)檔案、文件資料在用完后沒有及時送往檔案室，這類問題在無形中便造成了很多原始資料的缺失。加之檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)參差不齊，因此相關(guān)工作的實際質(zhì)量以及檔案資料的利用率根本無法保證。新醫(yī)改背景下，醫(yī)院檔案管理工作的重要性顯而易見。以病例檔案的管理為例，加強這部分檔案資源的優(yōu)化利用可以為疑難重癥患者的診斷與治療提供參考。醫(yī)學(xué)是充滿不確定性的學(xué)科，任何情況都會出現(xiàn)特殊性，因此借助于檔案資料的回顧分析必不可少。再比如基層醫(yī)護人員的先進事跡檔案資料，醫(yī)院發(fā)展的各個階段都會出現(xiàn)很多具有代表性的優(yōu)秀人物，他們的精神就是醫(yī)院發(fā)展的靈魂，是面對未知環(huán)境勇于探索的核心驅(qū)動力。醫(yī)院檔案是記錄這類先進人物事跡的直接媒介，而對其進行開發(fā)整合利用則是將這份精神傳承下去的關(guān)鍵，對此需擺正認識。

（二）缺乏科學(xué)嚴謹?shù)墓芾碇贫龋ぷ鞣绞铰浜?。綜合實際調(diào)查結(jié)論分析，眼下國內(nèi)大部分醫(yī)院其實并沒有建立起完善的檔案管理制度，因此檔案資料的收集、整理以及開發(fā)利用等工作中便出現(xiàn)了很多問題。少部分醫(yī)院中雖說已經(jīng)建立起了嚴謹?shù)臋n案管理制度，但因為崗位職責(zé)劃分尚不夠細致、規(guī)范，所以實際工作效率同樣無法保證。再者，當前國內(nèi)很多二三級醫(yī)院中仍在沿用以手中管理為主的檔案管理模式，整體信息化程度較低，所以實際管理效率以及對于檔案資料的開發(fā)利用效果仍難有提高。

（三）檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)參差不齊。檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)、檔案管理意識薄弱的問題也在影響著各項工作的有序推進，而且由于人為疏忽造成的資料丟失、損毀的問題也不在少數(shù)?，F(xiàn)階段，國內(nèi)醫(yī)院中負責(zé)這部分工作的員工大都屬于“非科班出身”的業(yè)余人員，因為沒有經(jīng)過系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，所以缺乏應(yīng)對檔案管理工作的理論知識，更不知道該以什么樣的標準完成檔案資料的收集、整理、歸檔和開發(fā)利用。因此大都只能以“一邊學(xué)習(xí)、一邊摸索”的方式被動地開展工作，所以工作效率根本無法保證。在薪資福利待遇無法大幅度調(diào)整的情況下，我們無法通過招聘的方式選擇專業(yè)的檔案管理人才負責(zé)這方面的工作，所以需要在人才培養(yǎng)環(huán)節(jié)的工作中下足功夫。要求在崗的檔案管理人員搭建起學(xué)習(xí)提高的平臺，并強化其內(nèi)部的溝通交流，從而為相關(guān)工作的落實創(chuàng)造出新格局。此外，針對某些工作人員因為檔案管理意識薄弱造成的資料丟失、損毀的問題，還需要加強監(jiān)督并規(guī)范管理流程。

三、新醫(yī)改背景下優(yōu)化醫(yī)院檔案管理工作的具體策略

（一）提高對醫(yī)院檔案管理工作的重視度，強化檔案管理意識。新醫(yī)改背景下，想要做好醫(yī)院檔案管理工作首先應(yīng)提高對這部分工作的關(guān)注及重視程度。這方面院領(lǐng)導(dǎo)需要發(fā)揮好帶頭作用，應(yīng)當以正確認識其重要作用為前提給予相關(guān)工作人員必要的支持，進而幫助其掃清工作中遇到的障礙。在條件允許的情況下，應(yīng)當將與檔案管理工作有關(guān)的資金及硬件設(shè)施投入落實到位，并通過相關(guān)主題的培訓(xùn)活動改變院內(nèi)各科室工作人員對這部分工作的認識，之后還應(yīng)當教給檔案管理人員正確的工作技巧。醫(yī)院檔案管理工作需要全員參與，所以相關(guān)主題的培訓(xùn)教育活動是必不可少的，這將進一步提升其利用率。如果各科室醫(yī)護人員能夠在用完檔案之后按照頁碼順序進行整理，并通過檢查確保每份資料都可以滿足完整，就能夠給檔案管理人員減少很多工作上的阻礙。這時檔案管理人員只要利用計算機軟件并在現(xiàn)代化的管理理念的引導(dǎo)下完成對檔案資料的整合開發(fā)利用即可，因此提高了工作效率。

（二）完善管理制度，創(chuàng)新工作模式。實際工作中，在提高重視度的基礎(chǔ)上，還應(yīng)當進一步完善檔案管理制度，并推進工作模式的優(yōu)化創(chuàng)新。具體來說，要著重完善檔案管理中各項細節(jié)工作的實施細則，并通過相應(yīng)的監(jiān)督管理約束措施使其可以得到切實有效的落實。其次要根據(jù)實際工作內(nèi)容針對檔案管理人員建立起完善的績效考評和激勵制度，以調(diào)動負責(zé)人員的工作積極性，提高其工作效率。如果條件允許，還需要以院領(lǐng)導(dǎo)為中心，成立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，目的在于及時發(fā)現(xiàn)其中存在的問題并給予解決，這也是順應(yīng)新醫(yī)改背景下醫(yī)院發(fā)展趨勢的重要體現(xiàn)。

（三）做好人才培養(yǎng)，提高相關(guān)工作人員的專業(yè)素質(zhì)。新時期，我們需要通過人才培養(yǎng)工作的優(yōu)化改革提高相關(guān)工作人員的專業(yè)素質(zhì)，進而為醫(yī)院打造一支高素質(zhì)的檔案管理隊伍。具體來說，需要將檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)提升納入整體醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃，為其提供必要的學(xué)習(xí)資源、渠道，加強同崗位工作人員間的溝通交流。這方面的培訓(xùn)培養(yǎng)重點應(yīng)放在計算機操作能力、信息獲取整合能力以及檔案管理工作涉及的理論知識等內(nèi)容之上。可以嘗試與本地高校簽訂有關(guān)于檔案管理專業(yè)畢業(yè)生的人才輸送協(xié)議，這一系列的措施既可以為他們提供實踐鍛煉的平臺，又能夠為醫(yī)院檔案管理隊伍注入新鮮血液，更可以促進整個行業(yè)的發(fā)展進步。此外，還需要加強職業(yè)道德培訓(xùn)，引導(dǎo)其正確認識這部分工作的重要性，讓其在完成日常工作的基礎(chǔ)上不斷提高創(chuàng)新和服務(wù)意識。實際工作中，要肯定他們?yōu)獒t(yī)院正常運營及改革作出的貢獻，激發(fā)并提升其工作熱情。

四、總結(jié)

新醫(yī)改背景下，醫(yī)院檔案管理工作也面臨著一系列新挑戰(zhàn)，院領(lǐng)導(dǎo)及各部門負責(zé)人對檔案管理的重視度也有了前所未有的提升。本文對此類問題進行了分析探究，希望對進一步推進相關(guān)工作的優(yōu)化落實有所啟示。