高職院校檔案管理工作的現(xiàn)狀與改進對策

文/長春醫(yī)學高等?？茖W校 韓莉

隨著我國對教育體制改革的不斷深入，高職院校的教學管理逐漸得以加強，其中檔案管理是高職院校教學管理中的重要環(huán)節(jié)之一，其對維系學校的教學、科研以及學生的生活等方面具有十分重要的作用，高職院校的檔案管理涵蓋了文字、視頻、圖表等重要的信息和資料，同時也展現(xiàn)出檔案的應用價值，為學校的決策提供了重要的參考依據(jù)，但是就目前而言，高職院校的檔案管理中還存在一些問題，需要高職院校加以重視并尋找最佳的方案進行解決。

一、目前高職院校檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）缺乏完善的檔案管理制度。高職檔案管理涵蓋的范圍比較廣，涉及的領域也比較大，其中包括學生的檔案、教學檔案、教師檔案、學術以及科研檔案等，其主要反映了學校的教學水平，對學校的宣傳以及建設具有十分重要的關系，這就需要高職學校制定適合的管理方案以及管理制度等，保證檔案管理能夠高效化運行。但是就目前而言，很多高職院校對檔案管理有所忽視，將過多的精力放置在教學管理、學生的升學以及就業(yè)率等方面，很多高職學校缺少完善的檔案管理制度，使得檔案管理人員對崗位職責不明確，沒有認識到檔案管理對學校以及師生的重要性；同時檔案的查詢、搜集和整理等流程不規(guī)范，對檔案的歸類不準確，很容易使得檔案丟失，導致檔案管理的效率比較低。

（二）檔案管理的信息化程度不高。信息技術的發(fā)展為高職院校的檔案管理提供了技術支持，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能與時代發(fā)展的特征相匹配，在新形勢下，檔案管理必須要朝著智能化以及科學化方向發(fā)展，將信息化技術應用在檔案管理中也轉(zhuǎn)變了線上與線下管理的局限性，為師生提供了更大的便利，使得檔案管理的效率更高。但是就目前而言，很多高職院校的檔案管理信息化程度還不高，對檔案管理的數(shù)據(jù)庫建設還不完善，有些高職院校沒有根據(jù)實際的需求以及檔案管理的特征為其構(gòu)建具有針對性的檔案管理系統(tǒng)，這就導致檔案在上傳以及查詢的效率不高。此外，使用紙質(zhì)檔案很容易遭到破壞或者丟失，不利于檔案的永久性與安全性。

（三）檔案管理人員的專業(yè)性有待提升。檔案管理工作需要具有專業(yè)素質(zhì)的人員進行管理，目前由于高職學校對其重視程度不足，導致在檔案管理中對設備、技術、資金以及人員等方面的投入也不充分，很多高職學校缺少具有專業(yè)性的人員，大多數(shù)檔案管理的設備也比較陳舊，與信息化社會的發(fā)展不相符合。其次，很多檔案管理人員的觀念比較陳舊，管理的方式也停留在傳統(tǒng)階段，部分檔案管理人員的年齡偏長，學習新技術以及新理念的能力不強；部分檔案管理者比較年輕，雖然能夠快速接受并學習新技術，但是缺少一定的檔案管理經(jīng)驗。此外，很多高職學校的檔案管理人員為兼職，并未設置相應的檔案管理獎懲制度，對檔案管理人員的教育和培訓也有所忽視，使得工作的積極性不高，嚴重影響了檔案管理的效率。

二、高職院校檔案管理工作的改進對策

（一）構(gòu)建完善的檔案管理制度。制度是保障高職院校檔案管理正常運行的關鍵，首先,高職學校應該加強對檔案管理的重視，按照檔案的不同類型以及管理的要求等，設置不同的檔案管理部門，并嚴格按照國家對高職學校檔案管理的規(guī)定以及條例等執(zhí)行，提升檔案管理的規(guī)范化以及科學化。其次，高職學校還應該對檔案管理的細節(jié)加以重視，從檔案材料的搜集、錄入、歸檔、維護、后期的查詢、使用、借閱等方面都應該設置詳細的流程，防止在檔案管理中出現(xiàn)混亂或者職責不明的情況。此外，學校還應該定期對檔案管理工作進行監(jiān)督和審查，對檔案管理中不正確或者不規(guī)范的方式予以糾正，追究管理責任，進而提升檔案管理的效率。

（二）增強檔案管理的信息化程度。高職學校的檔案管理需要緊密結(jié)合時代發(fā)展的特征，引進智能化的檔案管理設備與系統(tǒng)，進而提升檔案管理的信息化率，讓檔案管理高效化與安全化運行。其中智能管理系統(tǒng)是高職檔案管理中的關鍵，其主要是通過RFID以及WSN等相關的技術來全面的獲取信息，然后對獲取的信息進行識別、入庫以及查詢等。首先需要使用校園網(wǎng)的優(yōu)勢，布置傳感器節(jié)點，然后將采集到的數(shù)據(jù)傳送到數(shù)據(jù)庫中，經(jīng)過服務器的處理，最終傳送到檔案管理系統(tǒng)中，以便管理人員的查詢與維護。其次，構(gòu)建操作程序，其主要是借助RFID生成電子標簽，然后利用電子標簽進行分類以及編號，最終將其固定到某個架位中，在查詢或者閱讀時就可以使用RFID進行識別；同時其也能對檔案信息識別或者銷毀。此外，就是安全系統(tǒng)的建立，主要涵蓋了安全維護、防毀以及防盜等方面的內(nèi)容，庫房設置了煙霧感應、紅外感應、濕度控制等設備，使用移動終端就可以對檔案進行全面的監(jiān)控，如果出現(xiàn)監(jiān)測數(shù)據(jù)異常，就會發(fā)出報警提示，從而極大地保證了檔案管理的安全性。

（三）構(gòu)建檔案管理的服務體系。高職檔案管理主要是為學校的建設以及師生所提供便捷的服務，讓高職學校的檔案管理發(fā)揮最大的價值，因此在檔案管理中就需要構(gòu)建完善的檔案管理服務體系。首先，檔案管理人員應該秉持“以人為本”的觀念，站在學校以及師生的角度思考問題，切實為師生解決問題，加強與師生的溝通與交流，及時明確在檔案查詢或者閱讀中的需求，進而提升服務質(zhì)量，讓師生能夠獲得更高的體驗度。其次，高職學校還應該積極引進先進的物聯(lián)網(wǎng)設備，有效地將檔案管理與物聯(lián)網(wǎng)相結(jié)合，其不僅提升了檔案管理的智能化，同時還減少了檔案管理的難度，避免在檔案管理中出現(xiàn)遺漏或者丟失的情況。此外，高職學校還應該根據(jù)學校的辦學特色，搭建具有個性化的檔案管理體系，采集人事、教研、后勤、財務等方面的信息，使用大數(shù)據(jù)或者云計算等方式，對數(shù)據(jù)進行加工與整合，設置出專項檔案庫或者特色知識庫等，還應該加強與其他院校的合作交流，構(gòu)建信息交流平臺，提升檔案的共享率，這樣高職學校檔案管理的質(zhì)量才會進一步的提升與加強。

（四）強化對檔案管理人員的教育和培訓力度。在信息化檔案管理的過程中，需要高職學校構(gòu)建具備專業(yè)素質(zhì)以及職業(yè)能力的檔案管理人才隊伍，首先，高職學校應該加大在檔案管理過程中人才、資金以及設備等方面的投入力度，保證其能夠滿足信息化檔案管理的需求。其次，高職學校還應該引進具有創(chuàng)新能力以及專業(yè)素質(zhì)的檔案管理人員，不僅要對應聘人員的檔案管理技能以及基礎能力進行考核，同時還要對應聘人員的綜合素質(zhì)進行全面的考查，保障應聘人員能夠勝任信息化檔案管理工作。此外，高職學校還應該定期對檔案管理人員進行教育和培訓會議，組織開展座談會、研討會等活動，就目前在檔案管理過程中存在的問題提出針對性的解決方案。最后，為了提升檔案管理人員的工作積極性，高職學校還應該完善獎懲體系，對在檔案管理中具有突出貢獻的人員給予精神或者物質(zhì)獎勵；同時要對檔案管理職責不明，管理不嚴等情況要給予懲罰，這樣高職學校的檔案管理效率就會顯著提升。

三、結(jié)束語

高職檔案管理在教學管理中具有十分重要的作用，高職院校要加以重視。首先，應該構(gòu)建完善的管理制度，保證檔案管理能夠有序落實。其次，應該增強檔案管理的信息化程度，引進信息化與智能化管理技術；同時還需要構(gòu)建檔案管理的服務體系，提升檔案信息的利用效率。此外，高職院校還應該加強對檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)以及職業(yè)素質(zhì)的教育和培訓力度，明確檔案管理的崗位職責。