企業(yè)檔案管理的問題、對(duì)策與歸檔整理方法

文/武漢金檔科技有限公司 毛靜

現(xiàn)階段隨著我國(guó)信息技術(shù)的發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)的盛行，信息數(shù)據(jù)對(duì)于企業(yè)的發(fā)展具有重要的意義，企業(yè)管理人員可以通過檔案管理，更好地掌握企業(yè)的各種情況，從而使經(jīng)營(yíng)決策更加準(zhǔn)確。但是當(dāng)前我國(guó)的企業(yè)在進(jìn)行檔案管理的過程中還存在著各種問題，導(dǎo)致檔案信息作用的發(fā)揮受到影響。所以企業(yè)應(yīng)該要做好相關(guān)問題的解決，并且采取合適的方式進(jìn)行管理，從而更好地發(fā)揮企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展中檔案數(shù)據(jù)的作用。

一、企業(yè)檔案管理過程中存在的問題

（一）對(duì)于檔案管理工作的重視程度比較低。相較于企業(yè)的其他部門，檔案管理部門并不能夠直接體現(xiàn)自身的價(jià)值，不能夠直接為企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)效益。在經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的時(shí)期，大部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人比較重視一些能夠?yàn)槠髽I(yè)帶來經(jīng)濟(jì)效益的部門，如業(yè)務(wù)部、產(chǎn)品部等，所以使得檔案管理部門一直都不能夠得到重視。人們對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)識(shí)還停留在抄寫、裝訂以及查閱的工作層次中。由于缺乏足夠的重視，對(duì)于檔案管理人員的工作態(tài)度也有著一定的影響，檔案管理工作的晉升空間比較低，并且缺乏上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督管理，所以導(dǎo)致大部分工作人員都不能夠認(rèn)真地對(duì)待自身的工作內(nèi)容，從而影響到檔案管理工作效率的提升，進(jìn)而影響到檔案數(shù)據(jù)信息的完整性以及實(shí)效性。

（二）基礎(chǔ)環(huán)節(jié)缺乏規(guī)范性。由于企業(yè)在發(fā)展的過程中會(huì)經(jīng)歷不同的階段，所以在不同的時(shí)期對(duì)于檔案管理工作的要求也就不一樣，在標(biāo)準(zhǔn)、制度、方法等方面存在著差異，這就導(dǎo)致檔案管理工作的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)的工作中，出現(xiàn)一些混亂的局面。如：一般單位都是使用16開的辦公用紙為擬稿紙，而文件則是使用A4格式的紙張，所以在進(jìn)行文件整理的過程中，就會(huì)導(dǎo)致紙張大小不一，使文檔視覺效果受到影響，同時(shí)對(duì)于查閱以及文檔編號(hào)等也會(huì)產(chǎn)生一定的影響。

（三）缺乏完善的軟硬件設(shè)施。檔案數(shù)據(jù)信息是在企業(yè)的發(fā)展過程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)資料，所以隨著企業(yè)不斷地發(fā)展壯大，導(dǎo)致檔案數(shù)量不斷地增加，特別是近些年，國(guó)家的經(jīng)濟(jì)、社會(huì)、科技等都在快速的發(fā)展，檔案數(shù)量的驟增也給檔案管理工作帶來了一定的壓力，同時(shí)由于缺乏企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員的重視程度，導(dǎo)致缺乏一些提升檔案管理工作的軟硬件設(shè)施，造成檔案管理工作效率越來越低。而有些企業(yè)的檔案室存在著狹小、潮濕等缺點(diǎn)，一些防范措施不能夠做到位，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)資料的質(zhì)量受到影響。

二、改善企業(yè)檔案管理的有效措施

（一）提高對(duì)于企業(yè)檔案管理工作的重視程度。作為影響企業(yè)發(fā)展的重要因素，企業(yè)的管理人員應(yīng)該要重視檔案管理工作在企業(yè)發(fā)展中的重要因素，不能單純地以經(jīng)濟(jì)錢的眼光看待檔案管理工作，要充分地認(rèn)識(shí)到各種檔案數(shù)據(jù)信息對(duì)于企業(yè)運(yùn)行和發(fā)展的重要性。如：人事檔案能夠全面地反映企業(yè)員工的工作經(jīng)歷以及個(gè)人工作能力，會(huì)計(jì)檔案能夠反映企業(yè)的財(cái)務(wù)資金的運(yùn)行情況，文書檔案能夠反映企業(yè)的發(fā)展歷史。要將檔案管理工作列入企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略中，并且通過會(huì)議召開等方式做好檔案管理工作的宣傳，提高檔案管理工作在企業(yè)中的地位。增加檔案管理的資金支持，從而更好地促進(jìn)檔案管理工作的開展。

（二）做好公文制發(fā)工作。公文制發(fā)工作的效果對(duì)于公文本身的質(zhì)量有著重要的影響，同時(shí)對(duì)于后期的檔案編制工作也有著對(duì)應(yīng)的影響。是影響檔案質(zhì)量的一個(gè)重要因素。所以這就要求我們的企業(yè)做好公文制發(fā)工作，具體的主要是要做好紙張的質(zhì)量尺度要進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)定，要做到簽發(fā)的手續(xù)要確保齊全，不存在漏少的現(xiàn)象，要確保字跡清晰、格式統(tǒng)一，落款、日期正確等。相應(yīng)的檔案管理人員要做好監(jiān)督管理工作，要能夠及時(shí)地發(fā)現(xiàn)相應(yīng)的問題，并且及時(shí)修改，從而為檔案管理工作的規(guī)范化提供一定的條件。

（三）加強(qiáng)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)。當(dāng)前我國(guó)的科學(xué)技術(shù)不斷地發(fā)展進(jìn)步，各種信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)也在不斷地發(fā)展，所以當(dāng)前我國(guó)的企業(yè)應(yīng)該要積極引入先進(jìn)的技術(shù)，進(jìn)行檔案管理工作的信息化建設(shè)，提高檔案管理工作的信息化、自動(dòng)化水平，以技術(shù)設(shè)備來提高數(shù)據(jù)信息的收集、整理速度，并且可以采用先進(jìn)的技術(shù)搭建信息管理平臺(tái)以及檢索平臺(tái)，使企業(yè)員工能夠通過電腦就能夠查閱自身所需要的檔案數(shù)據(jù)資料。在引入先進(jìn)技術(shù)的同時(shí)，還要加強(qiáng)管理人員的技術(shù)操作水平，提高管理人員對(duì)于先進(jìn)技術(shù)的了解程度，優(yōu)化管理人員的構(gòu)架，引入一些技術(shù)性人才，從而更好地實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)。

三、歸檔整理的方法介紹

（一）文書檔案歸檔整理方法。文書檔案歸檔整理過程中主要是有四個(gè)步驟，分別是收集檔案資料、文件分類和排列、檔號(hào)編制以及文件裝訂。首先企業(yè)在收集檔案資料的過程中要重視檔案資料的完整性，在進(jìn)行收集的過程中，要重視企業(yè)會(huì)議記錄材料以及人事變動(dòng)材料以及相關(guān)的工作報(bào)表等材料的收集。其次在進(jìn)行文件整理過程中，可以采用“誰形成、誰整理”的方式來約束文件整理，在進(jìn)行分類時(shí)則是可以根據(jù)時(shí)間或者事由來進(jìn)行分類。再次是檔號(hào)編制工作，檔案資料能夠按照一定的順利進(jìn)行規(guī)范排列，采用什么方式進(jìn)行編制并沒有具體的方式，管理人員可以采用數(shù)字、字母、符號(hào)等進(jìn)行編號(hào)。最后就是做好相應(yīng)的裝訂，裝訂工作應(yīng)該要將同類型相關(guān)材料進(jìn)行裝訂在一起，并且還應(yīng)該要注意裝訂的厚度，盡可能地為了查閱方便控制好相應(yīng)的厚度。

（二）工程檔案歸檔整理方法。工程檔案在進(jìn)行數(shù)據(jù)信息收集的過程中，要做好全面收集的工作，同時(shí)還應(yīng)該要避免出現(xiàn)重復(fù)收集的問題。首先在進(jìn)行整理的過程中，工程文件還是由形成單位來進(jìn)行相應(yīng)的規(guī)定整理并且進(jìn)行相應(yīng)的管理。其次當(dāng)項(xiàng)目工程結(jié)束之后，再上交主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核審批，然后在交由檔案管理部門進(jìn)行管理。再次就是工程檔案的文檔資料的線條、字跡、圖像要清晰明確，可以采用一些比較好質(zhì)量比較好的紙張，要禁止使用鉛筆圓珠筆進(jìn)行書寫。最后在歸檔的過程中，要規(guī)范的整理工程文件資料，做好歸檔目錄的編制工作。

四、小結(jié)

新時(shí)期，我國(guó)的企業(yè)想要獲得良好的生存和發(fā)展，就要充分地認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)據(jù)信息對(duì)于企業(yè)各項(xiàng)工作開展的重要性。當(dāng)前大多數(shù)的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人缺乏對(duì)于內(nèi)部檔案管理工作的重視，導(dǎo)致檔案管理工作在開展的過程中存在著諸多的問題，如：缺乏相應(yīng)的配套設(shè)施、基礎(chǔ)環(huán)節(jié)不規(guī)范等。所以企業(yè)管理人員應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)于檔案管理工作的重視程度，優(yōu)化檔案管理工作，并且積極引入一些先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，構(gòu)建信息交流平臺(tái)，提升檔案管理工作的信息化水平，解放檔案管理勞動(dòng)力。工作人員在進(jìn)行檔案歸檔的過程中，還應(yīng)該要嚴(yán)格地按照相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行歸檔，要做到規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化，從而確保檔案資料的質(zhì)量，進(jìn)而更好的發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)在企業(yè)發(fā)展中的作用。