信息化背景下行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化研究

文/中國(guó)人民銀行鄭州培訓(xùn)學(xué)院 孟雪青

在行政事業(yè)單位中，檔案管理作為眾多管理工作中的核心內(nèi)容之一，有利于提高基礎(chǔ)管理工作的效率，是促進(jìn)其進(jìn)一步發(fā)展的重要保障。因此，必須要注重引導(dǎo)其形成全局意識(shí)，全面提高管理人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，從而提升檔案管理的工作效率，為其他管理工作的開展打下一個(gè)堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。由此可見，要保證單位內(nèi)部各項(xiàng)工作的順利完成，需要加強(qiáng)檔案管理工作，積極利用現(xiàn)代化的先進(jìn)數(shù)字技術(shù)來進(jìn)行轉(zhuǎn)型，進(jìn)而推動(dòng)行政事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展。

一、行政事業(yè)單位檔案科學(xué)化管理的必要性

雖然我國(guó)檔案管理工作已經(jīng)逐漸受到了關(guān)注，但是許多人對(duì)于這一工作的認(rèn)識(shí)仍然存在一定偏差，對(duì)于其內(nèi)在價(jià)值并沒有充分的了解，因而檔案管理工作開展并不順利。除此之外，從目前的情況來看，很多行政事業(yè)單位的檔案管理制度仍然不夠完善，仍然是采用比較老舊的發(fā)展模式，對(duì)管理人員的職責(zé)也沒有做出詳細(xì)的規(guī)定和劃分，使得許多管理人員并不清楚自己具體應(yīng)該做什么，工作中應(yīng)該承擔(dān)哪些責(zé)任，因而很少會(huì)將檔案管理工作落實(shí)到實(shí)處，并且按照相應(yīng)法律法規(guī)開展管理工作的意識(shí)也不夠強(qiáng)，因此沒有給行政事業(yè)單位的發(fā)展提供可靠保障。通過深入了解，發(fā)現(xiàn)一部分管理人員由于沒有學(xué)習(xí)過相應(yīng)的互聯(lián)網(wǎng)知識(shí)或相關(guān)知識(shí)儲(chǔ)備不足，使得工作效率非常低，也難以適應(yīng)現(xiàn)代化的發(fā)展。除此之外，部分單位可能引進(jìn)了專業(yè)的技術(shù)人員，但是卻忽視了對(duì)其定期開展培訓(xùn)工作和進(jìn)修學(xué)習(xí)，導(dǎo)致從業(yè)人員無法更新自身的管理知識(shí)，使得業(yè)務(wù)水平出現(xiàn)了滯后的情況。

現(xiàn)階段，我國(guó)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)都在快速發(fā)展，行政事業(yè)單位的各項(xiàng)業(yè)務(wù)和管理工作也出現(xiàn)了很多的變化，而檔案管理工作也需要滿足單位整體的發(fā)展需求。對(duì)于行政事業(yè)單位的發(fā)展來說，與檔案管理工作的落實(shí)情況有著直接的關(guān)系，不僅能夠展現(xiàn)行政事業(yè)單位內(nèi)部的發(fā)展情況，同時(shí)還關(guān)系到人民百姓的生活，更是其他各項(xiàng)工作落實(shí)的重要保障。在信息化背景下，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)不能夠滿足行政事業(yè)單位和人民的發(fā)展需要，而檔案管理是眾多管理工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容。由此可見，必須要加強(qiáng)對(duì)檔案的管理，提高管理的效率，進(jìn)而發(fā)揮出其內(nèi)在價(jià)值，最終為提升行政事業(yè)單位工作和服務(wù)水平打好基礎(chǔ)。為了更好地解決這一問題，相關(guān)人員首先要分析當(dāng)前檔案管理工作中所遇到的困境，再?gòu)拇巳胧謥韺⑵湟灰粨羝?，進(jìn)而獲得持續(xù)發(fā)展。

二、信息化背景下行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化的策略

（一）提高重視程度，創(chuàng)新檔案管理模式。從目前的情況來看，制約檔案管理工作開展的主要因素之一就是人們的思維方式，因此，為了有效地開展檔案管理工作，必須認(rèn)識(shí)到檔案管理不僅可以為單位帶來巨大的發(fā)展動(dòng)力，還需要認(rèn)識(shí)到其可以為整個(gè)社會(huì)的發(fā)展帶來動(dòng)力，從而能夠更加清晰地定位檔案管理工作的目標(biāo)和功能，在觀念上進(jìn)行轉(zhuǎn)變，更加適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展。因此，應(yīng)該創(chuàng)新檔案管理模式，設(shè)置專門的工作小組，負(fù)責(zé)管理和監(jiān)督工作，建立一個(gè)比較完善的檔案管理制度，劃分好相關(guān)責(zé)任人的義務(wù)和權(quán)利，同時(shí)可以聘請(qǐng)專業(yè)經(jīng)理人團(tuán)隊(duì)來參與到工作中，進(jìn)而完善檔案管理工作。除此之外，還可以將檔案管理模式構(gòu)建納入到考核工作中來，從而提升相關(guān)人員對(duì)檔案管理模式構(gòu)建的重視程度，以便于后續(xù)工作順利地開展，同時(shí)促進(jìn)其他管理工作的有序開展，為單位的整體發(fā)展提供強(qiáng)勁的動(dòng)力，這就更加凸顯出檔案管理模式創(chuàng)新的重要性。

（二）完善檔案管理制度，為檔案管理提供制度保障。信息化時(shí)代，行政事業(yè)單位只有緊跟社會(huì)發(fā)展，適應(yīng)新時(shí)代的需要，才能創(chuàng)造巨大的社會(huì)優(yōu)勢(shì)和利益，促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展。因此，對(duì)于檔案管理部門來說，必須建立一個(gè)管理協(xié)商機(jī)制，讓更多的相關(guān)責(zé)任人能夠參與到管理工作中來，從而完善管理監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)于管理工作的規(guī)劃，帶動(dòng)行政事業(yè)單位各項(xiàng)事務(wù)的發(fā)展。為了切實(shí)提升檔案管理的質(zhì)量，檔案管理部門應(yīng)該轉(zhuǎn)變以往的強(qiáng)勢(shì)管理角色，依托現(xiàn)有的行政事業(yè)單位內(nèi)部資源和力量，發(fā)揮檔案管理部門的引導(dǎo)職能，形成一個(gè)完整的檔案管理體系。檔案管理部門需要做好引導(dǎo)者、支持者和參與者的角色，主動(dòng)聯(lián)系單位內(nèi)部的各個(gè)部門，積極引進(jìn)新技術(shù)，發(fā)揮出自身的作用，不斷提升檔案管理水平，繼續(xù)擴(kuò)大檔案管理的覆蓋范圍，嚴(yán)格把握質(zhì)量關(guān)，落實(shí)檔案管理質(zhì)量，堅(jiān)持大數(shù)據(jù)與小數(shù)據(jù)相結(jié)合，注重服務(wù)的交叉性。除此之外，行政事業(yè)單位還應(yīng)該積極構(gòu)建一個(gè)完善的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)相關(guān)工作的監(jiān)督，同時(shí)還可以將此與相關(guān)人員的評(píng)價(jià)相掛鉤，促使檔案管理模式的更加完善。

（三）加強(qiáng)信息平臺(tái)建設(shè)，打造智能化管理模式。檔案管理模式對(duì)于經(jīng)濟(jì)發(fā)展的促進(jìn)作用是不言而喻的，因而需要加強(qiáng)資金的投入，配備相應(yīng)的硬件設(shè)施，應(yīng)用先進(jìn)的管理技術(shù)，進(jìn)一步保證檔案的使用安全。在以往的檔案管理工作中，大多都是使用人工來進(jìn)行各項(xiàng)數(shù)據(jù)的收集、填寫和計(jì)算，這種人工的方式經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，并且工作的效率也比較低，這種管理方法已經(jīng)不能夠滿足單位發(fā)展的需求。隨著當(dāng)前科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，為了能夠提升檔案管理工作的效率，必須加強(qiáng)信息平臺(tái)建設(shè)，所以可以引入先進(jìn)的設(shè)備和技術(shù)，將智能化的技術(shù)應(yīng)用在檔案管理工作中，打造更加智能化的管理模式，還可以通過相應(yīng)的技術(shù)對(duì)檔案及時(shí)分類，對(duì)檔案信息進(jìn)行有效的處理、分析、比較和評(píng)估，從而幫助行政事業(yè)單位作出正確的決策，實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)資源的配置優(yōu)化，充分挖掘相關(guān)數(shù)據(jù)的內(nèi)在價(jià)值，進(jìn)一步為行政事業(yè)單位的各項(xiàng)工作開展提供便利和數(shù)據(jù)保障，發(fā)揮出檔案的內(nèi)在作用，提高檔案的收集和使用效率，為行政事業(yè)單位的發(fā)展提供內(nèi)在動(dòng)力。

（四）積極開展相關(guān)培訓(xùn)工作，構(gòu)建高素質(zhì)檔案管理隊(duì)伍。檔案管理工作的開展與落實(shí)離不開人，因而需要注重對(duì)相關(guān)工作人員的培養(yǎng)，提高其工作能力和工作效率，對(duì)檔案管理各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的績(jī)效進(jìn)行全面整合、科學(xué)設(shè)計(jì)、細(xì)化內(nèi)容，對(duì)各績(jī)效模塊的設(shè)置集體討論，解決由于業(yè)務(wù)不熟悉、流程不明確、細(xì)節(jié)不清楚所導(dǎo)致的建設(shè)功能與實(shí)際工作相脫節(jié)的問題。在檔案管理工作中，可以安排一些有經(jīng)驗(yàn)的管理人員，同時(shí)需要定期安排理論知識(shí)的學(xué)習(xí)和實(shí)踐操作的培訓(xùn)，應(yīng)從本地區(qū)的實(shí)踐出發(fā)，利用他們所學(xué)到的知識(shí)和技能解決問題，營(yíng)造良好的培訓(xùn)氛圍，加強(qiáng)管理人員之間的溝通與協(xié)調(diào)，以管理帶頭人的形式促進(jìn)全體管理人員專業(yè)技能的提升，確保能夠讓檔案管理工作人員能夠?qū)⑾冗M(jìn)的理念和技術(shù)合理的運(yùn)用到當(dāng)前的工作之中。除此之外，為了提升管理工作人員的工作積極性，還需要注重其福利待遇，需要和其他管理人員保持一致，不能夠簡(jiǎn)單地認(rèn)為檔案管理工作的重要性不如其他管理工作，就降低相應(yīng)的福利待遇，這會(huì)大大挫傷其工作的積極性，并且對(duì)于一些表現(xiàn)優(yōu)秀的工作人員，還可以給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，從而改變管理人員的工作態(tài)度，促使其不斷努力工作。

三、結(jié)論

綜上所述，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)體系的進(jìn)步，在現(xiàn)階段的經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，行政事業(yè)單位必須要以信息化背景為基礎(chǔ)，從而構(gòu)建出一個(gè)科學(xué)的檔案管理模式，這樣不僅能夠幫助行政事業(yè)單位獲得更大經(jīng)濟(jì)效益，還能夠推動(dòng)社會(huì)的發(fā)展和創(chuàng)新。