事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路探究

文/承德市市場監(jiān)督管理局 吳巧玲

事業(yè)單位是我國政府領(lǐng)導(dǎo)的社會服務(wù)組織，檔案管理工作作為事業(yè)單位的重要組成部分，長期以來并沒有得到真正的重視，存在著諸多管理問題。為了能夠有效解決這些存在的弊端，必須要加以重視，積極進(jìn)行創(chuàng)新。

一、事業(yè)單位檔案管理的原則

（一）制定制度和執(zhí)行制度的原則。制度是保證執(zhí)行的前提條件，檔案管理工作為了能夠提高自身的管理效率和質(zhì)量，結(jié)合實際情況進(jìn)行不斷的完善和創(chuàng)新，在進(jìn)行制度實施的時候應(yīng)該由領(lǐng)導(dǎo)和管理人員一同完成，制度得到明確之后，相關(guān)管理人員必須要熟練掌握相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，并且將其靈活地運用到實際管理工作中，嚴(yán)格地按照相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行執(zhí)行。不斷地改善和創(chuàng)新制度，嚴(yán)格的執(zhí)行，才能夠不斷地規(guī)范檔案管理工作，最終保證了管理工作的高效和質(zhì)量。

（二）確定職責(zé)和保護(hù)權(quán)益的原則。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)主要是指高層領(lǐng)導(dǎo)和部門領(lǐng)導(dǎo)，在進(jìn)行檔案管理的時候應(yīng)該要讓高層領(lǐng)導(dǎo)重視，并且對相應(yīng)的部門進(jìn)行授權(quán)，才能夠真正地落實管理工作，管理人員定期地向領(lǐng)導(dǎo)匯報實際工作。部門領(lǐng)導(dǎo)的主要責(zé)任就是明確整個檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)責(zé)任，部門領(lǐng)導(dǎo)必須要做好整個檔案管理工作的統(tǒng)籌工作，并且要積極落實每項管理工作，工作的時候部門領(lǐng)導(dǎo)對管理人員的不當(dāng)之處必須要及時地指出，并且給予相應(yīng)的建議進(jìn)行改進(jìn)和完善，監(jiān)督每個管理人員的工作執(zhí)行情況。另外，在進(jìn)行管理的時候應(yīng)該堅持以人為本的基本原則，部門領(lǐng)導(dǎo)必須要重視和關(guān)心管理人員的工作情緒，保護(hù)每個管理人員的合法權(quán)益，最終保證檔案管理工作能夠得到正常的運行。

（三）靈活又規(guī)范的原則。我國對于事業(yè)單位具有一套管理方法，在進(jìn)行檔案管理的時候必須要嚴(yán)格按照我國國家相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行管理制度的完善和創(chuàng)新，不能隨意更改，我國事業(yè)單位本身的屬性就是非營利性質(zhì)，并且在每個領(lǐng)域都具有事業(yè)單位，事業(yè)單位本身的性質(zhì)具有較大的差異性，最終造成了事業(yè)單位的工作內(nèi)容和特性具有一定的差異性，不能選擇同種的檔案管理制度，否則就會給事業(yè)單位的檔案管理工作帶來巨大的困難和阻礙，必須要結(jié)合自身的實際情況進(jìn)行不斷的完善和創(chuàng)新，最終才能夠保證檔案管理工作既靈活又規(guī)范。

二、新時期事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

（一）事業(yè)單位不夠重視檔案管理。大部分事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)并沒有真正的重視檔案管理工作，認(rèn)為檔案管理工作的作用比較小，員工們在進(jìn)行資料查找的時候才能夠應(yīng)用到檔案，檔案管理意識的薄弱直接影響到檔案管理工作的效率和質(zhì)量，最終導(dǎo)致資料和檔案查詢的時間比較長，影響到員工們的積極性和工作熱情。另外，檔案管理工作并沒有投入大量的人力以及財力等，最終導(dǎo)致資料管理十分的混亂，檔案管理理念的滯后導(dǎo)致檔案管理工作十分的枯燥、機械，最終不能直接應(yīng)用資料，甚至領(lǐng)導(dǎo)還需要對資料進(jìn)行一定的價值篩選，導(dǎo)致檔案管理工作并不是十分的規(guī)范，影響到檔案管理工作的保密性，無法實現(xiàn)管理理念的突破和創(chuàng)新。

（二）事業(yè)單位檔案管理手段落后。事業(yè)單位本身的檔案管理手段比較滯后，最終造成了硬件嚴(yán)重的不足，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足新時代發(fā)展的基本需求，檔案管理工作由于沒有受到長期的重視，導(dǎo)致資金一直都很缺乏，檔案設(shè)施十分的落后，導(dǎo)致庫房存在著諸多易燃易爆的物品。檔案管理模式十分的落后，現(xiàn)代程度比較低，導(dǎo)致計算機信息技術(shù)的普及程度比較低，大部分的事業(yè)單位員工依然選擇了十分傳統(tǒng)的管理手段。檔案管理業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)比較薄弱，大部分事業(yè)單位并沒有開展檔案鑒定工作，員工們往往會憑借自身的經(jīng)驗管理檔案，從而埋下了安全隱患。

（三）事業(yè)單位檔案管理人員水平和素質(zhì)偏低。事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理人員招聘的時候并沒有嚴(yán)格的控制選拔制度，甚至對工作經(jīng)驗等沒有要求，直接影響到我國事業(yè)單位檔案管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)技術(shù)水平，還會安排其他崗位的人員兼職檔案管理人員，降低了檔案管理效率。檔案管理人員自身的綜合素質(zhì)比較低，其主要可以體現(xiàn)在耐心比較低以及責(zé)任心比較低，檔案收集和管理的時候沒有嚴(yán)謹(jǐn)，從而給其他部門帶來了一定的影響。

三、現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路

（一）創(chuàng)新管理理念。隨著新時代的快速發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理工作必須要加強自身管理理念的創(chuàng)新步伐，才能夠緊跟時代發(fā)展的步伐，提高事業(yè)單位員工們的檔案管理意識，從而鼓勵員工們發(fā)表意見，提高員工們的參與度，同時還能夠調(diào)動員工們的積極性和工作熱情。必須要提高檔案管理人員對于檔案管理工作的重視程度，要求領(lǐng)導(dǎo)能夠充分地意識到每個員工的重要作用，并且給優(yōu)秀的員工一定的獎勵，從而打造一個良好的工作氛圍，盡量地幫助每個員工們能夠在平凡的崗位上發(fā)光發(fā)熱，為社會的發(fā)展貢獻(xiàn)力量，促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。必須要重視事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新工作，積極引用比較優(yōu)秀的經(jīng)驗和案例，結(jié)合自身的實際情況進(jìn)行有機的結(jié)合和創(chuàng)新，才能夠真正地提高事業(yè)單位檔案管理工作的效率。

（二）加大資金投入，引進(jìn)先進(jìn)的管理手段。新時代檔案管理工作的順利與否與其他部門的協(xié)助息息相關(guān)，應(yīng)該積極的促使每個員工參與到檔案管理工作中，政府部門必須要不斷地增加資金的投入，不僅能夠幫助事業(yè)單位檔案管理引進(jìn)全新的管理設(shè)備和工具，還能夠有效為事業(yè)單位檔案管理人員提供更多的實踐經(jīng)驗和交流機會，全方面地開展檔案管理工作。所以，必須要重視工具的創(chuàng)新工作，也是創(chuàng)新管理和模式的主要途徑之一，對于檔案管理人員來講具有較高的要求，不僅需要掌握基礎(chǔ)的計算機技術(shù)知識，還必須要不斷地提高自身的計算機操作經(jīng)驗和能力，才能夠高效率完成檔案管理工作。通過多元化管理方式的綜合運用能夠進(jìn)一步提高檔案管理效率和水平，對于比較重要的檔案必須要做好雙重保障工作，即進(jìn)行紙質(zhì)與電子文檔的雙重保管，并且將責(zé)任應(yīng)該落實到固定員工身上，才能夠有效保證檔案的鑒定工作。對于檔案工作的保密工作應(yīng)該加以重視，積極地做好檔案信息資源的開發(fā)工作，充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)實現(xiàn)檔案管理工作模式和方式的創(chuàng)新，最終保證信息的高效性、準(zhǔn)確性和真實性。

（三）完善和創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理機制。事業(yè)檔案管理工作作為整個事業(yè)單位運行的基礎(chǔ)條件之一，必須要進(jìn)行不斷的完善和創(chuàng)新，結(jié)合自身的實際情況選擇比較先進(jìn)、適合的檔案管理模式，結(jié)合自身的實際情況不斷地完善和創(chuàng)新管理制度，不僅需要做好內(nèi)部員工的約束工作，還應(yīng)該能夠起到約束領(lǐng)導(dǎo)的作用，避免任人唯親的現(xiàn)象發(fā)生。事業(yè)單位檔案管理制度必須要符合大部分員工們的利益需求，應(yīng)該組織員工們開展討論工作，將意見提交給檔案管理部門。檔案管理機制的完善和創(chuàng)新必須要落實到每個環(huán)節(jié)，不僅要包括十分具體的細(xì)節(jié)，比如工作準(zhǔn)則、管理要求以及人性化懲罰措施等，還應(yīng)該加強檔案管理人員的警惕性，做好保密工作和保存工作，才能夠從根本上降低檔案管理工作的風(fēng)險和安全。檔案管理制度必須要重視檔案信息安全的基礎(chǔ)上進(jìn)行建設(shè)，當(dāng)今時代作為信息時代，信息資料的安全受到了社會各界的廣泛關(guān)注和重視，在進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)應(yīng)用的同時難免受到網(wǎng)絡(luò)病毒的攻擊和入侵，安全制度顯得尤為重要，必須要做好電子檔案的保護(hù)和保管工作，通過多樣化的安全手段保證檔案信息資料的安全。

四、結(jié)束語

事業(yè)單位作為社會發(fā)展的重要組成部分，檔案管理工作應(yīng)該予以重視，充分地發(fā)揮出檔案資料的作用和價值，才能夠保證事業(yè)單位的發(fā)展，不斷地進(jìn)行創(chuàng)新，加強檔案管理工作的效率和水平，最終促進(jìn)社會的發(fā)展。