加強事業(yè)單位檔案安全管理措施研究

文/云南省公路科學(xué)技術(shù)研究院 崔榮星

檔案安全管理指的是對檔案內(nèi)容和實體進行有效保護，防止其受到人為或自然侵害，使其處于安全狀態(tài)?；ヂ?lián)網(wǎng)時代信息傳播十分迅速，個人隱私也很容易泄露，對于一個行政工作單位來說，員工的檔案都應(yīng)由專門工作人員整理保管，可由于技術(shù)不成熟、人員變動、員工觀念不同等原因，限制了檔案管理的正常流程，導(dǎo)致檔案的安全管理工作進展困難。

一、行政事業(yè)單位的現(xiàn)狀和存在的問題

（一）管理層不重視，檔案安全工作定位不清。目前很多行政事業(yè)單位的管理高層意識不到檔案管理的重要性，單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案工作沒有實質(zhì)意義，不能為單位整體工作帶來效益，便直接忽視，在大大小小的總結(jié)和考核中也不將檔案工作進行整合整頓，導(dǎo)致檔案工作進行困難，檔案管理工作人員喪失信心和工作熱情，使得管理力度不夠。

（二）檔案安全管理工作人員人事變動和技術(shù)不過關(guān)。檔案管理看似雞肋，實則卻是事業(yè)單位十分重要的一部分。由于重視程度不夠，單位在招募工作人員時也十分不謹(jǐn)慎，讓專業(yè)能力不過關(guān)、耐心不夠、工作態(tài)度不積極的員工擔(dān)任管理檔案的工作。這不僅制約了檔案管理工作的進展，非專業(yè)人員因業(yè)務(wù)不熟悉，對工作流程生疏，使原本就混亂的檔案管理工作變得更加糟糕。員工在這樣的情況下，不積極工作，認(rèn)為此項工作作用不大，可有可無，在工作上屢屢犯錯，而后任性離職，下一位上任的檔案管理人員對接不上之前的工作，導(dǎo)致管理工作難以推行。

（三）檔案安全管理工作的硬件條件不足。由于領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的輕視，對檔案管理投入的資金過少，不僅體現(xiàn)在設(shè)備不全面，甚至連檔案管理工作的辦公室都十分可憐，沒有防盜的保險箱、鐵門之類的設(shè)備，辦公環(huán)境也十分混亂，辦公室、傳達室、接待室、檔案室混在一起，嚴(yán)重影響工作效率，影響檔案的安全性和嚴(yán)謹(jǐn)性。

（四）行政事業(yè)單位的檔案安全管理技術(shù)不成熟，檔案不及時更新。行政事業(yè)單位的檔案，代表單位的形象和運營狀態(tài)，單位不花心思提升檔案管理技術(shù)，單位對檔案疏于管理，不緊跟新形勢的發(fā)展，使檔案管理人員逐漸喪失信心和動力，工作上怠慢，而且管理技術(shù)老套，工作難度加大，檔案更不易于維持和管理。加上單位不及時對檔案更新核對，直接降低了檔案的存在價值，帶來很多潛在隱患。

二、針對行政事業(yè)單位檔案安全管理問題提出的解決方案

（一）加強單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作安全性的重視。行政事業(yè)單位認(rèn)為檔案安全管理是一個復(fù)雜、效益微小的工作，便直接忽略不去管理，殊不知檔案管理稍有不慎就會造成十分嚴(yán)重的后果。我國大部分行政事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案安全管理，沒有制定嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案安全管理工作流程，工作人員對于安全管理工作的態(tài)度也較為散漫，大大降低了工作效率。此外，不投入資金對檔案管理工作進行拓展，辦公環(huán)境差，員工失去信心和工作積極性，都是單位領(lǐng)導(dǎo)的不重視導(dǎo)致的。應(yīng)從上級向各個行政事業(yè)單位下達主思想，讓單位領(lǐng)導(dǎo)最先加強對檔案管理工作的重視程度，并且上級應(yīng)不定時對任務(wù)開展情況進行檢查，制定簡單的獎懲方案，可以更好地加強檔案管理工作的進展。

（二）提升檔案管理人員技能素質(zhì)，保證電子檔案安全管理。檔案管理人員是直接著手處理檔案的部分，提升了管理人員的素質(zhì)，對檔案的安全管理工作有最直接的影響。定期對檔案管理人員進行技能知識培訓(xùn)和簡單考核，培養(yǎng)員工的工作積極態(tài)度，不懈怠，保持信心，篩選出專業(yè)性較高、態(tài)度良好的人才。這樣不僅可以提高事業(yè)單位共走人員的專業(yè)知識，也培養(yǎng)了員工對工作的主動性和責(zé)任心，緊跟了時代步伐。人員素質(zhì)提升能夠使電子檔案更安全地依托物理載體，有效維護和監(jiān)測電子檔案。此外，管理人員技能和素質(zhì)的提升能夠促進了其對于計算機技術(shù)發(fā)展的重視，對電子檔案的管理軟件進行更新、升級和修補，在情況需要的時候?qū)﹄娮訖n案進行格式轉(zhuǎn)換、云盤備份等。

（三）對員工離職后的檔案工作進行合理的安全交接。當(dāng)有檔案管理員工離職時，一定要防止斷檔的情況，及時將空缺位置填補，將上一部分工作進行交接。對新員工要進行培訓(xùn)培養(yǎng)，明確工作目的，監(jiān)督交接工作進程，以免發(fā)生疏漏導(dǎo)致工作進程拖沓。并保存好離職員工的聯(lián)系方式等信息，若出現(xiàn)管理工作銜接不上等問題時可以及時聯(lián)系到上一個接手管理的工作人員進行完善和補救。

（四）加強行政事業(yè)單位的檔案保管能力和利用率。行政事業(yè)單位對檔案的保管能力十分欠缺，單位應(yīng)下達嚴(yán)密的工作流程，要求檔案管理人員自覺更新完善單位檔案，對檔案定期復(fù)審，發(fā)現(xiàn)問題及時補救，以免造成更大的損失。此外，還應(yīng)該對檔案庫房安全管理進行強化，這也是安全管理的基礎(chǔ)，是保障檔案安全的根本。人工管理無法完全保障檔案庫房的實際安全，應(yīng)充分利用現(xiàn)代化的技術(shù)如智能綜合管理系統(tǒng)，形成全方位的一站保護。

三、結(jié)語

總體來說，行政事業(yè)單位檔案安全管理工作進展緩慢的問題都是通過各種手段方案解決的。在信息化時代，檔案安全管理工作一定要緊跟時代發(fā)展，加強檔案安全管理的工作效率，建立優(yōu)良的工作團隊，制定嚴(yán)謹(jǐn)科學(xué)的檔案安全管理工作任務(wù)計劃，保證工作能夠合理有序地進行和發(fā)展。