大數(shù)據(jù)背景下檔案管理模式的轉(zhuǎn)變與創(chuàng)新

文/忻州市黨紀(jì)教育中心 蘇杰

大數(shù)據(jù)時(shí)代數(shù)據(jù)以前所未有的姿態(tài)爆發(fā)，影響范圍與影響程度超出了人們的想象，檔案管理是信息管理活動(dòng)的重要構(gòu)成，大數(shù)據(jù)給檔案管理造成的影響是非常深遠(yuǎn)的，有效把握大數(shù)據(jù)優(yōu)勢(shì)并消除大數(shù)據(jù)帶來(lái)的負(fù)面影響是檔案管理需要解決的首要問(wèn)題。

一、大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的概述

（一）大數(shù)據(jù)時(shí)代全面降臨。美國(guó)政府在2012年發(fā)布了《大數(shù)據(jù)研究和發(fā)表倡議》，同年美國(guó)政府啟動(dòng)了大數(shù)據(jù)研究計(jì)劃，其主要目的是要提升政府在信息收集、信息分析與信息利用領(lǐng)域的控制力，在信息時(shí)代保持美國(guó)的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。我國(guó)在2012年12月同樣在廣東開(kāi)展了大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略試點(diǎn)工作，并且在近年來(lái)取得了豐碩成果。大數(shù)據(jù)是信息技術(shù)與科技進(jìn)步的重要成果，大量數(shù)據(jù)在短時(shí)間內(nèi)持續(xù)聚合，通過(guò)海量數(shù)據(jù)的分析與匯總得到最有效信息，基于大數(shù)據(jù)做出的判斷更具有代表性和普遍性。各行各業(yè)均可以從自己需要的大數(shù)據(jù)中獲得有效信息，為各項(xiàng)組織活動(dòng)提供有力支撐，這也使得大數(shù)據(jù)與傳統(tǒng)數(shù)據(jù)管理出現(xiàn)了巨大差異。

（二）檔案管理大數(shù)據(jù)化的價(jià)值分析。我國(guó)檔案管理信息化的探索與研究已經(jīng)持續(xù)多年，但相較于發(fā)達(dá)國(guó)家依然存在明顯差距，移動(dòng)互聯(lián)、云儲(chǔ)存、云計(jì)算被引入了檔案管理之中，而這些技術(shù)還無(wú)法有效地滿(mǎn)足檔案管理的現(xiàn)實(shí)需求。我們將大數(shù)據(jù)引入檔案管理后能夠進(jìn)一步推動(dòng)技術(shù)革新，實(shí)現(xiàn)檔案管理質(zhì)量與管理效率的同步提升。大數(shù)據(jù)背景下檔案管理從數(shù)字化向數(shù)據(jù)化發(fā)生了轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)檔案管理往往以紙質(zhì)文件為主，而大數(shù)據(jù)則主要以電子檔案和數(shù)字檔案為主，電子檔案、數(shù)字檔案、信息系統(tǒng)成為檔案管理研究的新方向。大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案信息更加多元，開(kāi)放、社會(huì)、網(wǎng)絡(luò)、智能成為檔案的新標(biāo)簽，數(shù)字化環(huán)境下檔案管理面臨著更廣闊的發(fā)展空間，檔案收集、整理與使用已經(jīng)從手動(dòng)向電腦方向發(fā)展，檔案管理在大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)生了翻天覆地的改變。

二、大數(shù)據(jù)背景下檔案管理模式的轉(zhuǎn)變

（一）檔案管理思路發(fā)生了改變。傳統(tǒng)檔案管理主要由精準(zhǔn)化的小數(shù)據(jù)構(gòu)成，而大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理則保證了數(shù)據(jù)的完整性、多樣性和混雜性，檔案管理人員面臨著工作模式與工作內(nèi)容的改變。檔案管理工作者必須要從思路轉(zhuǎn)變?nèi)胧?，明確檔案數(shù)據(jù)的核心價(jià)值在于高效利用數(shù)據(jù)，深度挖掘數(shù)據(jù)的潛在價(jià)值，使得檔案數(shù)據(jù)庫(kù)能夠得到充分利用。因此檔案管理人員需要對(duì)推動(dòng)檔案的有效使用，避免束之高閣的管理理念，主動(dòng)提供更加有效的服務(wù)，挖掘信息與數(shù)據(jù)的利用價(jià)值，確保檔案能夠發(fā)揮出更加有效的作用，為組織與集體的發(fā)展提供參考依據(jù)，使得決策更加科學(xué)合理。

（二）檔案管理與智慧城市建設(shè)融合。大數(shù)據(jù)對(duì)國(guó)家管理與治理也產(chǎn)生了非常積極的影響，我國(guó)從2013年開(kāi)始推動(dòng)智慧城市建設(shè)，近百個(gè)試點(diǎn)城市正在落實(shí)智慧城市建設(shè)活動(dòng)，大數(shù)據(jù)技術(shù)革新為智慧城市建設(shè)提供了基礎(chǔ)保障。智慧城市建設(shè)中大數(shù)據(jù)功能處處體現(xiàn)，而檔案館是智慧城市的重要構(gòu)成，檔案館的基本功能是保存檔案，很多檔案館并未能將自己保存的檔案利用起來(lái)。這主要是因?yàn)闄n案管理模式落后，高素質(zhì)人才不足，檔案管理意識(shí)的落后導(dǎo)致管理方法的落后。檔案館需要更好地融入智慧城市建設(shè)，在擴(kuò)大數(shù)據(jù)信息資源儲(chǔ)備的同時(shí)更好地開(kāi)發(fā)利用，為社會(huì)提供充足資源。

（三）檔案管理從實(shí)體管理向知識(shí)管理過(guò)渡。信息爆炸時(shí)代的到來(lái)使得檔案使用與需求大大提升，傳統(tǒng)數(shù)據(jù)與文件查詢(xún)方式已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足檔案的調(diào)用需求，如何有效挖掘數(shù)據(jù)背后的資源財(cái)富以更好地利用資源，這是檔案管理的主要發(fā)展方向。傳統(tǒng)檔案服務(wù)模式需要做出改變，單純的信息供給與數(shù)據(jù)供給是不夠的，必須要提供更加多元的信息內(nèi)容。檔案管理的知識(shí)管理建立于技術(shù)引擎之上，資源與學(xué)術(shù)搜索、資源與服務(wù)推薦、用戶(hù)需求預(yù)測(cè)等等都是知識(shí)管理技術(shù)引擎的重要構(gòu)成，大數(shù)據(jù)背景下的實(shí)體管理向知識(shí)管理過(guò)渡更加迫切。

三、大數(shù)據(jù)背景下檔案管理模式的創(chuàng)新探索

（一）檔案資源統(tǒng)一管理與備份。大數(shù)據(jù)就是將海量的數(shù)據(jù)收集、儲(chǔ)存和處理，這些數(shù)據(jù)都可以?xún)?chǔ)存在云端，檔案資源同樣需要進(jìn)行統(tǒng)一管理和統(tǒng)一備份，使得檔案的利用更加便捷高效，目前我國(guó)正在全面建設(shè)大數(shù)據(jù)產(chǎn)業(yè)園，山西、天津、重慶等地已經(jīng)開(kāi)始將規(guī)劃落實(shí)，這些產(chǎn)業(yè)園的建設(shè)為數(shù)據(jù)處理及數(shù)據(jù)服務(wù)提供了保障。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，數(shù)據(jù)資源的安全保障是值得深思的問(wèn)題，將這些檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理與備份能夠避免檔案出現(xiàn)混亂或丟失現(xiàn)象。目前檔案?jìng)浞菖c信息技術(shù)的結(jié)合非常緊密，大數(shù)據(jù)產(chǎn)業(yè)園的全面開(kāi)發(fā)使得單純的電子備份已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足需求，未來(lái)需要在大數(shù)據(jù)產(chǎn)業(yè)園區(qū)建設(shè)更多全國(guó)或區(qū)域性的檔案?jìng)浞葜行模绾谓浞葜行囊约叭绾瓮七M(jìn)需要展開(kāi)縝密論證與有效實(shí)驗(yàn)。

（二）全面合作開(kāi)發(fā)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。大數(shù)據(jù)技術(shù)涉及多方面內(nèi)容，檔案管理要引入大數(shù)據(jù)同樣需要突破資金、技術(shù)及行業(yè)的限制，這也使得大數(shù)據(jù)應(yīng)用面臨著諸多困難與挑戰(zhàn)。檔案管理部門(mén)應(yīng)該積極加強(qiáng)合作，與大數(shù)據(jù)技術(shù)研發(fā)單位及科研院所展開(kāi)通力合作，共同制定數(shù)據(jù)分析及資源開(kāi)發(fā)工具。擁有豐富檔案分析經(jīng)驗(yàn)的單位與個(gè)人同樣要參與到檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的開(kāi)發(fā)工作中，首先檔案管理單位要明確總體工作思路，確定檔案庫(kù)建立的具體步驟。其次檔案管理單位要對(duì)現(xiàn)有檔案資料進(jìn)行分析整合，確保檔案分類(lèi)管理得到落實(shí)。最后檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的研究成果需要有效落實(shí)，將數(shù)據(jù)庫(kù)有效發(fā)布及公開(kāi)展示，為檔案庫(kù)的有效利用提供保障。

（三）有效提升檔案管理人員素養(yǎng)。傳統(tǒng)檔案管理模式在大數(shù)據(jù)時(shí)代已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足要求，檔案管理人員是檔案管理工作的核心與直接執(zhí)行者，檔案管理人員的核心素養(yǎng)及綜合能力會(huì)對(duì)行業(yè)發(fā)展產(chǎn)生直接影響，因此要在檔案管理人員素質(zhì)培養(yǎng)方面投入更多精力。首先檔案管理人員的觀念需要全面?zhèn)€性，從簡(jiǎn)單的檔案保管向一體化保存與綜合利用轉(zhuǎn)變。其次檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技能需要全面提升，通過(guò)多種渠道拓展大數(shù)據(jù)利用能力，熟練掌握計(jì)算機(jī)及大數(shù)據(jù)相關(guān)知識(shí)，有效利用信息資源拓展資源利用范疇。最后要提升服務(wù)意識(shí)，為用戶(hù)提供更高質(zhì)量的服務(wù)，體現(xiàn)管理人員的高尚素質(zhì)。

（四）加大檔案宣傳力度。檔案作為文化重要的“母資源”，越來(lái)越受到國(guó)家的重視，現(xiàn)實(shí)生活中，檔案往往容易被我們忽略。因此，檔案界必須加大檔案宣傳力度，首先，在宣傳方法上應(yīng)充分利用網(wǎng)絡(luò)媒體的影響力，使大眾認(rèn)識(shí)到檔案潛在的價(jià)值。其次，宣傳內(nèi)容強(qiáng)調(diào)檔案信息資源的廣泛性及價(jià)值性。最后，宣傳范圍要全方位大面積的普遍宣傳。