淺談墓地檔案管理規(guī)范化的實現途徑

文/洮南市逸園公墓管理處 曹麗

隨著社會的發(fā)展，消費水平逐漸提升，群眾對墓地服務要求日益提高。墓地單位服務最基本的就是檔案管理工作，要想提高服務水平以及服務質量就需要與時俱進，規(guī)范化管理檔案工作，讓檔案工作在墓地服務中發(fā)揮其重要作用。對此我們要充分認識到信息化技術的作用，將其科學合理地引入到墓地檔案管理中，為墓地檔案的收集、存儲、管理與利用創(chuàng)造更加有利的條件。

一、墓地檔案的職能定位

在墓地檔案管理工作當中，主要包含以下幾方面的職責：一是墓地檔案管理要規(guī)范化，墓地檔案管理要在遵紀守法的條件之下，接受上級領導的工作命令，逐漸加強管理上的規(guī)范性。二是墓地需要“共享資源”，在墓地業(yè)或者是在相關范圍之內，定期公開墓地相關檔案，增加墓地行業(yè)的檔案交流，拓寬墓地改革的宣傳面，增加墓地改革的效率性。三是需要加強對墓地檔案管理的分類，給墓地改革宣傳鋪路，給上級領導部門決策提供相關的依據。四是需要推進墓地檔案管理的科學發(fā)展，在檔案管理工作中融入現代化技術，以此實現數字化的墓地檔案管理，為本單位以及墓地行業(yè)的管理提供便利，從而為全社會提供更加高效、快捷的查詢服務。

二、當前墓地檔案管理工作中存在的問題

當前，我國墓地檔案信息化管理還存在很多的不足之處，主要體現在以下方面：一是區(qū)域不同重視程度不同。有的市縣認為殯儀館的工作是火化相關的服務，都以為檔案管理可有可無，導致檔案管理不完善；有的地方墓地檔案管理只是報數據，數據沒有錄入系統(tǒng)。二是有的墓地檔案管理工作人員文化程度不高。檔案工作人員高中及高中以下文化程度占比60%左右。部分檔案工作人員系統(tǒng)操作不熟練，導致在報數據時拖沓、不完善、缺乏規(guī)范性。三是墓地的設備設施欠缺。當前部分墓地檔案管理仍然在使用電話線撥號上網，電腦設備設施老舊，網速緩慢、不穩(wěn)定、沒有安全性等相關的問題。四是墓地檔案管理缺乏規(guī)范性。相關部門對墓地檔案管理工作不重視，對墓地檔案管理經費投入較少，導致墓地檔案管理缺乏規(guī)范性，例如在我國煙臺市牟平區(qū)以及微山、臨沭、平原等縣墓地檔案管理中心，至今都沒有設立墓地檔案管理。五是墓地檔案管理工作人員水平能力不足。墓地檔案管理有很強的政策、專業(yè)以及機密性能，墓地檔案管理工作人員需要有很好的管理水平能力，因此對檔案管理人員的專業(yè)技能水平有較高的要求。此外，墓地檔案管理人員還必須具備愛崗敬業(yè)、保守秘密的職業(yè)道德。然而由于墓地檔案管理工作比較特殊性，檔案工作人員每天都在重復著同樣的工作，所以沒有時間重新學習檔案管理的專業(yè)知識，因此在一定程度上拉低了檔案管理的水平。

三、加強墓地檔案管理規(guī)范化水平的具體措施

（一）提高思想認識，打造墓地為民服務平臺。隨著社會的日益發(fā)展進步，墓地檔案管理工作開始逐漸受到上級有關部門的關注?，F如今，還有很多墓地檔案管理仍然依靠傳統(tǒng)的服務方式，沒有辦法跟上當代社會發(fā)展和進行的腳步?，F階段，以信息化為支撐點，創(chuàng)造墓地檔案管理平臺是必經之路，這也是提升墓地服務水平的重要保障。墓地檔案管理反映的是墓地服務、墓地改革、墓地文化等幾方面的基本憑證以及依據，是建立健全完善人口信息化數據的組成部分。各個地區(qū)需要加強墓地檔案管理工作，設施配備齊全，盡可能、盡快地在系統(tǒng)中補錄寄存的檔案，完善檔案管理的相關規(guī)章制度，給群眾、上級部門查詢檔案提供便捷的服務，避免不法分子倒賣火化證、以罰代化等檔案管理的漏洞，提升火化率，讓墓地檔案管理規(guī)范化。

（二）將公墓檔案做精做實。墓地檔案管理單位應該對公墓檔案的相關配備設施重視起來，把基礎性建設作為重點，加強墓地檔案管理的精準性。第一，盡可能地完善公墓檔案管理工作。公墓單位的職責隨著社會的發(fā)展也發(fā)生了改變，與此同時也增加了工作人員的工作量，因此需要錄入更多的檔案資料，這就需要更加準確、完善的檔案服務。第二，做好公墓檔案管理工作。在建立基本的檔案信息之后，盡快對檔案資料進行分門別類，做好檔案的有序歸類，保證檔案質量的提升。

（三）增加投入，更新管理設備。檔案管理的相關設備實施對檔案管理很重要，如果想順利地開展檔案管理工作，需要借助好的設備設施，以此實現規(guī)范化檔案管理工作，所以，墓地檔案管理中心應該配備足夠的經費在檔案管理方面，保證最基本的配備設施，比如檔案柜、除濕器、滅火器以及空調等配備齊全，與此同時，不能讓檔案庫房、查閱室以及辦公室在一起，需要分隔起來，此外還需要做好檔案安全保護措施，避免發(fā)生檔案丟失的現象，從而實現墓地檔案管理的規(guī)范性。

（四）強化信息系統(tǒng)應用，提高墓地服務水平。墓地檔案管理服務系統(tǒng)包含了墓地的各類服務內容，所有相關的功能以及數據都具有相應的作用。所以墓地檔案管理需要進行信息化建設，把檔案管理系統(tǒng)和單位服務系統(tǒng)連接起來，將業(yè)務辦理和檔案管理相結合，把墓地檔案管理信息化、規(guī)范化服務融合，不斷優(yōu)質管理服務，提升檔案管理的服務水平。民政部門應該把墓地信息化作為社會事務工作考核的重點工作，定期對墓地檔案管理單位進行督查、考核。

（五）加強人員培訓，建設高素質墓地隊伍。人才的建設是發(fā)展信息化服務的基石。因此，上級部門需要加強對墓地檔案管理工作人員的培訓工作，組織具備較高業(yè)務能力水平的人員對基層的墓地檔案管理人員進行培訓。相關部門需要把人才的培養(yǎng)作為工作的重點，注意選拔計算機方面的人才。建立健全培訓的規(guī)章制度及相應的考核機制。墓地檔案管理人員的專業(yè)能力水平直接影響著檔案管理的效果。對于墓地檔案管理人員而言，必須要運用各種方法不斷地提升自己的專業(yè)能力，比如自己學習、參加培訓等等，熟悉墓地檔案管理工作的每個環(huán)節(jié)和基礎的操作，運用科學高效的管理方法來提升檔案管理的效果。與此同時，還要積極探究新的檔案管理技術和理念，從而讓墓地檔案管理更加科學、高效的發(fā)展。

（六）利用信息化成果，積極推進墓地改革發(fā)展。隨著我國依法治國的發(fā)展，墓地工作依法辦事、規(guī)范化已成為當代墓地事業(yè)發(fā)展不可或缺的部分。為此，墓地單位要以信息化建設為載體，運用信息化發(fā)展的成果，把墓地法規(guī)建設以及信息化建設高效地結合起來。一方面，要在信息系統(tǒng)落實相關的規(guī)章制度，從而實現規(guī)范化管理；另一方面，要完善相關制度，促進信息系統(tǒng)的完善性，保證系統(tǒng)的運行，數據的精準性以及全面性。通過制定相關的墓地信息標準，按照標準的方式進行管理，確保統(tǒng)一的數據精準和規(guī)范性，以此實現科學的管理，進而為墓地的可持續(xù)發(fā)展提供保障。

四、結語

總而言之，要想提升墓地檔案管理的規(guī)范性，并不是讓計算機替代人工，而是需要把先進的檔案管理方法融入進來，根據墓地檔案管理的實際情況進行完善，不間斷地提升檔案管理人員的自身素質，從而促進檔案管理工作的順利進行。