林業(yè)檔案開發(fā)利用與規(guī)范管理分析

文/長白山森工集團(tuán)敦化林業(yè)有限公司 周麗娜

在生態(tài)化建設(shè)進(jìn)一步深化的背景下，林業(yè)檔案管理工作在其中發(fā)揮著積極作用，通過將林業(yè)檔案資源有效地開發(fā)利用，對林業(yè)建設(shè)的發(fā)展提供參考，為林業(yè)發(fā)展起到促進(jìn)作用，充分發(fā)揮林業(yè)檔案的價(jià)值作用。

一、林業(yè)檔案價(jià)值和管理的不足之處

（一）林業(yè)檔案的價(jià)值體現(xiàn)。林業(yè)是國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展當(dāng)中的重要組成部分，林業(yè)的建設(shè)發(fā)展需要從多方面加強(qiáng)重視，其中，檔案是較為關(guān)鍵的內(nèi)容，通過檔案的利用能為實(shí)際的林業(yè)生產(chǎn)、建設(shè)、管理提供有價(jià)值的依據(jù)信息等。檔案是從生產(chǎn)實(shí)踐中得來，所以有比較高的利用價(jià)值，也是研究林業(yè)的關(guān)鍵資料，有原始性的特征，是科研工作開展的重要信息內(nèi)容，為林業(yè)生產(chǎn)、設(shè)計(jì)以及領(lǐng)導(dǎo)的決策等等提供了有價(jià)值的依據(jù)。檔案不能直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，但是能為林業(yè)生產(chǎn)科研和林業(yè)的持續(xù)發(fā)展等提供相應(yīng)的參數(shù)和依據(jù)。資源檔案是不可再生資源，是無數(shù)工作者共同努力的結(jié)果，需要隨時(shí)更新造林調(diào)查設(shè)計(jì)具體資料，保障林業(yè)資源管護(hù)合同有效，同時(shí)具有保密性以及連續(xù)性，要充分注重做好檔案管理工作，不僅促進(jìn)了林業(yè)資源的發(fā)展，同時(shí)也為林業(yè)經(jīng)濟(jì)更好更快地發(fā)展起到積極促進(jìn)作用。

（二）林業(yè)檔案的管理不足之處。從當(dāng)前林業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀來看，還存在著一些問題，阻礙了林業(yè)檔案現(xiàn)代化的科學(xué)發(fā)展，主要體現(xiàn)在幾個(gè)層面：1.檔案材料收集整理缺乏規(guī)范化。林業(yè)檔案管理工作中涉及的內(nèi)容比較多樣化，且基數(shù)比較大，內(nèi)容繁雜，這就需要在每個(gè)環(huán)節(jié)都要保障其工作的規(guī)范實(shí)施。有些基層單位沒有認(rèn)真貫徹落實(shí)《檔案法》和《文件材料歸檔范圍和保管期限表》等，致使文件整理不夠規(guī)范，保管期限劃分不準(zhǔn)確，大大降低了歸檔率和完整率。雖然有些單位已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了檔案信息化管理，但是在項(xiàng)目填寫、題名錄入、密級劃分等方面的細(xì)節(jié)錄入上還存在著不準(zhǔn)確、不規(guī)范、不明確的現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了檔案的質(zhì)量。2.檔案管理體制不健全。科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)、統(tǒng)一的管理制度，是提升檔案管理質(zhì)量的必要舉措和基本要求，是檔案管理工作的有效措施保障。一方面，隨著檔案管理工作的開展突飛猛進(jìn)，管理體制也隨之發(fā)生了重大變化，以往單一、粗放的管理體系已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代的發(fā)展需求，逐漸被多元化、信息化的管理體制所代替，這就需要不斷深入修正、補(bǔ)充和完善檔案的工作制度體系和工作規(guī)范及理論方法來提升檔案的工作制度體系建設(shè)水平；另一方面，檔案的信息化管理還處于發(fā)展、探索和逐步的推廣使用階段，還沒有被一些偏遠(yuǎn)地區(qū)的基層單位接受和認(rèn)可，對此意識薄弱，禁錮于傳統(tǒng)的管理模式，致使檔案管理的科學(xué)發(fā)展停滯不前。3.檔案材料載體的單調(diào)化。現(xiàn)有的檔案管理模式正處于轉(zhuǎn)變和發(fā)展過程中，檔案材料載體多樣化發(fā)展還在進(jìn)一步的實(shí)踐和探索中，存在著一定的局限性和弊端。以手工操作的紙媒為主要載體的傳統(tǒng)檔案管理模式，不僅工作量巨大，耗時(shí)長，操作步驟復(fù)雜，而且檔案所占用的空間面積也比較大。導(dǎo)致不能及時(shí)、準(zhǔn)確、快速地對檔案材料的信息進(jìn)行提煉加工處理，造成信息資源部分閑置和浪費(fèi)。在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面，有些地區(qū)和基層單位還停留在傳統(tǒng)的檔案庫和檔案柜時(shí)代，軟硬件建設(shè)嚴(yán)重落后，檔案管理設(shè)施的簡陋、陳舊、老化以及設(shè)施保管維護(hù)滯后，檔案管理效率低下，無法保障檔案的準(zhǔn)確、高效、快捷的信息服務(wù)質(zhì)量。

二、林業(yè)檔案開發(fā)利用要點(diǎn)和規(guī)范管理的措施

（一）林業(yè)檔案開發(fā)利用要點(diǎn)。林業(yè)檔案的開發(fā)利用過程中，要從以下幾個(gè)層面加強(qiáng)重視把握好開發(fā)利用的要點(diǎn)：1.注重開發(fā)利用的整體性和關(guān)聯(lián)性。林業(yè)檔案的開發(fā)利用涉及諸多的層面內(nèi)容，例如檔案信息編排的系統(tǒng)性不強(qiáng)，內(nèi)容零散等現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了檔案信息的管理效果。因此我們要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理模式，充分發(fā)揮檔案的開發(fā)利用的整體性和關(guān)聯(lián)性，利用計(jì)算機(jī)、光盤、微縮、多媒體等現(xiàn)代化管理技術(shù)和設(shè)備，對各門類的檔案基礎(chǔ)資料進(jìn)行統(tǒng)一加工處理、集聚整合以及和業(yè)務(wù)部門之間網(wǎng)絡(luò)資源共享利用，建立健全文檔管理一體化、信息資源一體化的信息共享體系，充分發(fā)揮檔案信息資源大數(shù)據(jù)共享優(yōu)勢，大大提升了檔案服務(wù)質(zhì)量、利用價(jià)值和利用效率。2.注重開發(fā)利用的前瞻性。林業(yè)檔案開發(fā)利用，是服務(wù)于經(jīng)濟(jì)建設(shè)的需要，要用發(fā)展的眼光來看待。首先要和市場的發(fā)展需求相結(jié)合，走在市場的前面，為決策者提供有效的參考信息。其次要從服務(wù)的形式上進(jìn)行創(chuàng)新轉(zhuǎn)變，改變被動落后的管理現(xiàn)狀，加強(qiáng)檔案管理服務(wù)的意識，明確單位各發(fā)展階段的方針政策以及核心的任務(wù)，從而有目的、有計(jì)劃地開發(fā)和利用林業(yè)檔案資源。再次，從開發(fā)利用檔案是體制上創(chuàng)新，改變過去的以紙媒為主要載體的傳統(tǒng)管理模式，運(yùn)用現(xiàn)代化的管理手段進(jìn)行深加工，迅速、準(zhǔn)確的保障信息資源利用，促進(jìn)檔案深化改革的持續(xù)穩(wěn)步發(fā)展。3.注重開發(fā)利用的高效化。林業(yè)檔案的多渠道開發(fā)利用，為決策者提供及時(shí)準(zhǔn)確有效的信息，需要加強(qiáng)重視檔案信息建設(shè)工作，豐富館藏，優(yōu)化結(jié)構(gòu)，充分發(fā)揮電子檔案數(shù)字化平臺的優(yōu)勢和信息檢索的功能，以及開展在線服務(wù)等多種形式，通過具體的管理要求和資料信息相結(jié)合，有計(jì)劃性地開發(fā)利用林業(yè)檔案資料，提高檔案的利用率。4.注重開發(fā)利用的滲透性。林業(yè)檔案的資源開發(fā)利用實(shí)施到具體的工作過程中，要充分注重從滲透的角度出發(fā)，與具體工作狀況相結(jié)合，注重館藏內(nèi)容以及利用效益等，檔案信息的開發(fā)利用要和內(nèi)部及相關(guān)部門之間滲透協(xié)調(diào)統(tǒng)一資源共享，最大程度將檔案部門價(jià)值和作用充分發(fā)揮出來，從整體上提升檔案開發(fā)利用質(zhì)量的水平。

（二）林業(yè)檔案規(guī)范管理的措施。林業(yè)檔案規(guī)范化管理工作的落實(shí)，需要從多方面加強(qiáng)重視，如：1.注重林業(yè)檔案規(guī)范化意識建設(shè)。受到傳統(tǒng)觀念的影響，檔案工作若有若無的思想還存在于現(xiàn)在的檔案管理工作中。因此，首先要統(tǒng)一思想高度，嚴(yán)格工作規(guī)范化的意識，摒棄懈怠的工作狀態(tài)，加強(qiáng)宣傳意識和服務(wù)理念，正確理解檔案管理的重要性，主動促進(jìn)林業(yè)檔案管理工作的開展。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)層要對林業(yè)檔案規(guī)范管理工作充分重視，將科學(xué)發(fā)展觀的理念和林業(yè)檔案管理工作緊密地結(jié)合起來，通過多樣化的方式來宣傳林業(yè)檔案規(guī)范化管理的重要價(jià)值和作用，將林業(yè)檔案管理納入重要的工作內(nèi)容。2.注重檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。林業(yè)檔案規(guī)范化管理的實(shí)現(xiàn)，需要加強(qiáng)重視標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。從現(xiàn)代化的管理角度出發(fā)，制定林業(yè)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化制度，同時(shí)檔案管理的工作提綱以及日常的管理細(xì)則都要明確化。首先要嚴(yán)格按照國家《檔案法》的有關(guān)規(guī)定，做好相應(yīng)歸檔材料的收集、整理、歸檔工作。要建立健全檔案管理制度，從收集、歸檔、移交到日常的保管、借閱和利用工作，都要按照標(biāo)準(zhǔn)制度嚴(yán)格落實(shí)。其次，要積極并高效的開展檔案業(yè)務(wù)的監(jiān)督指導(dǎo)工作。組織深入學(xué)習(xí)相關(guān)的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識，全面提升檔案管理業(yè)務(wù)人員的自身素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，夯實(shí)業(yè)務(wù)基礎(chǔ)，不斷提高檔案科學(xué)化的管理水平。3.建立完善信息化檔案管理平臺。傳統(tǒng)檔案管理方式和當(dāng)前社會發(fā)展要求已經(jīng)不相適應(yīng)，數(shù)字信息化檔案管理平臺的建設(shè)需求愈來愈大，并成為提升檔案管理以及開發(fā)利用效率和質(zhì)量的關(guān)鍵，這就要求與林業(yè)檔案的管理需求相結(jié)合，研發(fā)林業(yè)檔案管理的軟件，建立完善信息化管理平臺，將林業(yè)檔案的管理從紙媒向著數(shù)字化的方向不斷轉(zhuǎn)變，提高檔案信息的歸檔以及管理等規(guī)范化水平。

三、結(jié)語

總而言之，林業(yè)檔案的開發(fā)利用以及規(guī)范管理，是林業(yè)部門管理工作的重要內(nèi)容，也是促進(jìn)林業(yè)建設(shè)發(fā)展的重要舉措。面對新的社會發(fā)展形勢，林業(yè)檔案資源的開發(fā)利用效率的提升愈來愈重要，通過以上文中對林業(yè)檔案開發(fā)利用以及規(guī)范管理的探究，希望能為實(shí)際的管理工作開展起到一定啟示作用。