完善社區(qū)服務(wù)中心檔案管理的措施

文/內(nèi)蒙古興安盟突泉縣突泉鎮(zhèn)街道管理服務(wù)中心 彭建玲

社區(qū)服務(wù)中心檔案管理，能夠促進(jìn)城鎮(zhèn)基層組織建設(shè)，完善社區(qū)服務(wù)功能，有利于提高社區(qū)服務(wù)中心工作質(zhì)量。但是從現(xiàn)階段我國社區(qū)服務(wù)中心檔案管理的情況來看，其中還存在一些不容忽視的問題，比如管理體系不完善、檔案管理方式陳舊等等，這在一定程度上阻礙了檔案管理的開展，基于此，強(qiáng)化社區(qū)服務(wù)中心檔案管理力度，進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理工作的完善已經(jīng)成為社區(qū)服務(wù)管理的重要內(nèi)容。

一、社區(qū)服務(wù)中心檔案管理的意義

社區(qū)檔案是記錄社區(qū)活動(dòng)重要信息的載體，包括文字、影像、表格等多種形式。社區(qū)服務(wù)中心結(jié)合實(shí)際情況，將檔案進(jìn)行分類，比如基礎(chǔ)設(shè)置檔案、財(cái)務(wù)檔案、文書檔案等等，這些檔案能夠?yàn)樯鐓^(qū)服務(wù)工作提供指導(dǎo)，也記錄社區(qū)服務(wù)中心發(fā)展建設(shè)的重要憑證。社區(qū)活動(dòng)是一項(xiàng)持續(xù)時(shí)間比較長，并且較復(fù)雜的工作，這一工作的主要責(zé)任就是化解人與人、人與社會之間出現(xiàn)的問題。社區(qū)服務(wù)中心的工作存在于人們生活中的各個(gè)領(lǐng)域，進(jìn)而其檔案中存儲的內(nèi)容也豐富起來。社區(qū)服務(wù)中心開展工作之前，需要對其服務(wù)范圍內(nèi)的居民情況進(jìn)行了解，這樣才能保證各項(xiàng)活動(dòng)能夠有序開展，與此同時(shí)，檔案工作者還要對活動(dòng)中的重要信息、活動(dòng)內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)記錄，整理、歸納后收入檔案，為日后相關(guān)工作的開展提供參考。社區(qū)服務(wù)中心檔案管理的關(guān)鍵，是全面掌握社區(qū)內(nèi)部相關(guān)人員以及群眾的情況，根據(jù)群眾需求組織服務(wù)工作，在這個(gè)過程中工作人員要積極與群眾進(jìn)行交流和溝通，獲取群眾的信任，建立和諧的社區(qū)關(guān)系，最終達(dá)到提高社區(qū)服務(wù)質(zhì)量與群眾生活品質(zhì)的目的。

二、社區(qū)服務(wù)中心檔案管理的完善措施

（一）加強(qiáng)宣傳力度，提高檔案管理人員的管理意識。社區(qū)服務(wù)中心檔案管理工作開展時(shí)，應(yīng)該利用各項(xiàng)宣傳手段，不斷提高檔案管理人員的管理意識，使其綜合素質(zhì)能夠全面提高，進(jìn)而能夠提高檔案管理工作的效率，區(qū)別社區(qū)服務(wù)中心管理工作能夠越來越規(guī)范越來越科學(xué)，保證所有檔案資料都能完整且系統(tǒng)，避免檔案出現(xiàn)隨意放置有所損壞等現(xiàn)象發(fā)生。比如：社區(qū)服務(wù)中心通過定期開展宣傳教育活動(dòng)，普及相關(guān)法律、法律，提高檔案管理人員遵紀(jì)守法的意識，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化；通過安排管理者參與培訓(xùn)學(xué)習(xí)活動(dòng)，提高其檔案管理技能，促進(jìn)先進(jìn)管理理念與管理技術(shù)的引入，提高檔案管理隊(duì)伍整體素養(yǎng)；制定完善的監(jiān)督、管理體制，定期開展檔案工作檢查與監(jiān)督工作，嚴(yán)格按照規(guī)章制度的要求，對不規(guī)范行為進(jìn)行嚴(yán)懲，獎(jiǎng)勵(lì)表現(xiàn)突出、成績優(yōu)異的工作人員；建立激勵(lì)機(jī)制，對工作認(rèn)真負(fù)責(zé)、工作實(shí)效高的管理者進(jìn)行提拔或者獎(jiǎng)金鼓勵(lì)，最大限度地激發(fā)管理者工作效率；結(jié)合實(shí)際社區(qū)中心服務(wù)內(nèi)容以及工作需求，靈活運(yùn)用宣傳策略，強(qiáng)化管理者管理意識與服務(wù)意識，促進(jìn)檔案管理工作水平提升。

（二）完善管理制度，為檔案管理工作提供有力支持。社區(qū)服務(wù)中心檔案管理工作開展時(shí)，應(yīng)該結(jié)合社區(qū)服務(wù)中心檔案的相關(guān)內(nèi)容和特點(diǎn)，制定出對應(yīng)的系統(tǒng)性檔案管理體系，確保檔案工作能夠規(guī)范、有序地進(jìn)行，不斷推動(dòng)社區(qū)服務(wù)中心的發(fā)展。社區(qū)服務(wù)中心的檔案管理人員，應(yīng)該根據(jù)方案的相關(guān)法律要求，有針對性地對資料管理制度內(nèi)容進(jìn)行完善，尤其是在檔案信息資料的收集、歸納、管理、使用等流程的管理，內(nèi)部必須要詳盡，能夠保障其中每個(gè)環(huán)節(jié)的規(guī)范性、安全性，避免檔案信息資料丟失，或被篡改。采用動(dòng)態(tài)監(jiān)督管理機(jī)制，隨時(shí)關(guān)注檔案管理情況，一旦發(fā)現(xiàn)檔案信息丟失，或者檔案損害等情況，必須要立即采取措施進(jìn)行補(bǔ)救，確保檔案信息的完整性、真實(shí)性、可靠性。社區(qū)服務(wù)中心檔案管理工作內(nèi)容多，管理范圍廣，因此工作內(nèi)容相對繁雜，對檔案管理者專業(yè)素養(yǎng)、管理技能、工作態(tài)度等方面的要求很高。比如：社區(qū)服務(wù)中心應(yīng)該定期開展相關(guān)專項(xiàng)會議，在會議中針對檔案管理工作中的典型問題，以及普遍性問題進(jìn)行研討，明確檔案管理工作重要性，將檔案管理工作的責(zé)任落實(shí)到人頭，在問題發(fā)生時(shí)能夠立即找到相關(guān)責(zé)任人，解決問題，保障檔案管理實(shí)效。另外，建立完善、科學(xué)的檔案管理監(jiān)督機(jī)制，強(qiáng)化檔案管理監(jiān)督、檢查力度，通過監(jiān)督、檢查、管控等手段，保障檔案管理質(zhì)量，結(jié)合相關(guān)法律法規(guī)，促進(jìn)檔案管理規(guī)范化、制度化。社區(qū)服務(wù)中心檔案的相關(guān)人員，要端正工作態(tài)度，能夠積極投入到本職工作，積極參與相關(guān)培訓(xùn)與宣傳活動(dòng)，不斷提高自身專業(yè)技能與工作效率，為社區(qū)服務(wù)中心檔案管理工作提供最有利的支持。

（三）建設(shè)硬件設(shè)備，保障檔案管理工作的順利開展。社區(qū)服務(wù)中心檔案管理工作的有效開展，離不開一些硬件設(shè)施的配置，所以，社區(qū)服務(wù)中心的相關(guān)部門，應(yīng)該定期檢查并且維護(hù)硬件設(shè)施，同時(shí)要結(jié)合實(shí)際情況，不斷提高硬件設(shè)施等的配置情況。首先，對于檔案存儲的庫房，應(yīng)該做好潮濕、灰塵、陽光、高溫、蟲害等的防護(hù)，購買相應(yīng)設(shè)備，檔案管理部門應(yīng)該設(shè)置對應(yīng)的崗位，有專人負(fù)責(zé)管理和維護(hù)硬件設(shè)備。做好檔案管理環(huán)境建設(shè)，電子檔案儲存過程中計(jì)算設(shè)備可能會因?yàn)橐恍┩獠恳蛩兀瑢?dǎo)致檔案信息資料的丟失或者損壞，比如，室內(nèi)溫度、濕度等，因此，檔案管理者要定期對檔案室環(huán)境進(jìn)行檢查，將可能會導(dǎo)致計(jì)算機(jī)系統(tǒng)故障的因素一一排除。社區(qū)服務(wù)中心的檔案管理工作中，還應(yīng)該結(jié)合現(xiàn)代社會的發(fā)展，設(shè)置一些專業(yè)的現(xiàn)代化設(shè)備，如照相機(jī)、攝影機(jī)、掃描儀、打印機(jī)以及計(jì)算機(jī)等，這些設(shè)備能夠幫助檔案管理人員更加高效地開展工作，這些設(shè)備在進(jìn)行檔案的立卷、檢查、查詢、編目、統(tǒng)計(jì)以及借閱等內(nèi)容中，都會用到，有效利用這些設(shè)備，一方面可以大大提高工作效率，另一方面還能夠有效存儲檔案信息，作為一種備份。

（四）利用信息技術(shù)，提高檔案管理質(zhì)量和效率。在現(xiàn)在這個(gè)信息社會，傳統(tǒng)的社區(qū)服務(wù)中心檔案管理方式已經(jīng)老舊，不適合當(dāng)前的時(shí)代要求，也不能滿足現(xiàn)代人們的需要，并且還會消耗較多的資源。在社區(qū)服務(wù)中心開展檔案管理工作，應(yīng)該引入信息化的技術(shù)手段，利用現(xiàn)代信息技術(shù)的電子檔案的形式，取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)版存儲方式，建立全面現(xiàn)代化電子化管理的社區(qū)服務(wù)中心檔案，最大程度上保證檔案資料的完整性，同時(shí)也會大大節(jié)約資源的使用。電子版檔案比紙質(zhì)版檔案更具有存儲優(yōu)勢，一方面大大節(jié)約存儲的空間和人力，另一方面保存的時(shí)間也延長了。電子版檔案的存儲形式多樣化，可以用光盤、硬盤、U盤等形式進(jìn)行存儲，不僅可以節(jié)約存儲的空間，還會降低檔案管理人員的整理和維護(hù)的時(shí)間，大大降低檔案管理人員的精力和時(shí)間成本，全面解放了一些人力資源，并且電子檔案存儲更加安全，傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案保存時(shí)會受到一些溫度和環(huán)境的影響，造成損壞，而電子檔案的保存不會受到這些環(huán)境等外界因素的影響。社區(qū)服務(wù)中心檔案管理部門想要實(shí)現(xiàn)電子化檔案管理，所以，一定要對相關(guān)的管理人員進(jìn)行信息技術(shù)的培訓(xùn)和指導(dǎo)，保障檔案信息化管理的順利實(shí)施。

三、結(jié)束語

在信息化時(shí)代，人們的生活節(jié)奏越來越快，對生活品質(zhì)的要求也在不斷提高。社區(qū)服務(wù)中心作為基本社會保障體系重要組成部分，其在人們生產(chǎn)、生活中發(fā)揮著不可取代的作用。為了給城鎮(zhèn)居民提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，為居民營造更加積極、健康的生活氛圍，社區(qū)服務(wù)中心應(yīng)該通過強(qiáng)化內(nèi)部管理，提高社區(qū)工作質(zhì)量。尤其是在檔案管理方面，相關(guān)工作人員應(yīng)該積極引入先進(jìn)的技術(shù)手段，構(gòu)建完善的檔案管理制度，通過一系列相關(guān)對策，提高社區(qū)服務(wù)中心檔案管理水平。