信息化背景下文書(shū)檔案管理工作研究

文/寧德市中醫(yī)院行政科 林英華

一、文書(shū)檔案管理信息化的基本概述

文書(shū)檔案管理信息化指的是通過(guò)信息化技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)文書(shū)檔案相關(guān)信息進(jìn)行采集、整理等一系列管理。我們稱這樣的管理就是文書(shū)檔案管理的信息化。文書(shū)檔案樣式較多，管理的內(nèi)容也十分豐富。文書(shū)檔案需要對(duì)企業(yè)或者事業(yè)單位的相關(guān)活動(dòng)內(nèi)容進(jìn)行記錄，并且還需要對(duì)文書(shū)檔案記錄進(jìn)行管理和統(tǒng)籌規(guī)劃。文書(shū)檔案的常見(jiàn)形式主要包括視頻影像、圖片、文字等。文書(shū)檔案管理的數(shù)據(jù)十分浩大，如果一直采取過(guò)去傳統(tǒng)意義上的人工管理，則需要消耗巨大的人力、物力，嚴(yán)重影響文書(shū)檔案的管理效率。因此，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)推動(dòng)文書(shū)檔案管理的信息化建設(shè)對(duì)于提高文書(shū)檔案的管理效率具有重要促進(jìn)作用。

二、當(dāng)前文書(shū)檔案管理信息化存在的主要問(wèn)題

（一）對(duì)文書(shū)檔案管理信息化認(rèn)識(shí)不到位。目前，由于工作人員管理理念落伍，對(duì)文書(shū)檔案管理信息化概念認(rèn)識(shí)存在缺陷。許多工作人員認(rèn)為文書(shū)檔案管理的信息化建設(shè)就是利用電腦打打字，添加點(diǎn)數(shù)據(jù)。對(duì)文書(shū)檔案管理的信息化建設(shè)仍然停留在這個(gè)層面。也正是因?yàn)檫@個(gè)原因，導(dǎo)致工作人員在文書(shū)檔案管理的信息化建設(shè)中，往往抱著過(guò)去的傳統(tǒng)觀念，不能做到與時(shí)俱進(jìn)。甚至有部分人認(rèn)為電腦管理會(huì)帶來(lái)很多問(wèn)題，不利于文書(shū)檔案管理工作的開(kāi)展。因此，有部分工作人員還存在抵觸心理。這些都是當(dāng)前文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)的“中梗阻”，有待解決。

（二）文書(shū)檔案管理工作流程比較繁瑣，信息化程度普遍不高。目前，雖然很多企業(yè)或者事業(yè)單位都采購(gòu)了大量的計(jì)算機(jī)用于文書(shū)檔案的信息化管理，但是由于文書(shū)檔案管理的工作流程比較復(fù)雜，導(dǎo)致文書(shū)檔案管理的信息化程度普遍不高。在實(shí)際管理工作中，文書(shū)檔案管理有許多工作仍然停留在紙質(zhì)化記錄層面。另外，市場(chǎng)上由于技術(shù)支撐不足，造成許多文書(shū)檔案管理工作信息化受阻。例如，如何將過(guò)去文字信息浩大的紙質(zhì)資料快速轉(zhuǎn)成電子文檔成為一個(gè)難題。許多文字掃描工具識(shí)別率和文檔出錯(cuò)率較高，對(duì)于文檔轉(zhuǎn)換工作的校對(duì)工作需要消耗大量的人力，不僅沒(méi)有提高文書(shū)檔案的管理效率，反而大大降低了管理效率。

（三）文書(shū)檔案管理信息化存在安全性問(wèn)題。安全性是文書(shū)檔案管理工作最為重要的工作。許多文書(shū)檔案管理工作都需要一定的保密性。然而，目前在文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)中，保密性成為制約其快速發(fā)展的問(wèn)題之一。信息化建設(shè)會(huì)使文書(shū)檔案管理中的許多資料上傳數(shù)據(jù)到互聯(lián)網(wǎng)上，管理工作人員在通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)從數(shù)據(jù)服務(wù)器上獲取數(shù)據(jù)或者傳輸數(shù)據(jù)的過(guò)程中，很可能會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)被解包。除此之外，外網(wǎng)防火墻之外的數(shù)據(jù)攻擊也可能導(dǎo)致部分?jǐn)?shù)據(jù)被篡改或者被獲取。這些都是文書(shū)檔案信息化建設(shè)中必須引起重視的問(wèn)題。

三、信息化背景下文書(shū)檔案管理的優(yōu)化措施

（一）創(chuàng)新理念，完善文書(shū)檔案信息化管理制度。在信息化背景下，企業(yè)或者事業(yè)單位應(yīng)該創(chuàng)新工作理念。首先，管理決策層通過(guò)在企業(yè)或者事業(yè)單位內(nèi)部開(kāi)展理念植入培訓(xùn)活動(dòng)，提高工作人員的文書(shū)檔案信息化管理理念，讓其以歡迎的姿態(tài)、學(xué)習(xí)的姿態(tài)擁抱文書(shū)檔案的信息化管理。其次，決策人員還應(yīng)該在單位內(nèi)部開(kāi)展文書(shū)檔案信息化操作流程技能知識(shí)培訓(xùn)活動(dòng)。通過(guò)技能培訓(xùn)，提高工作人員的信息化操作技術(shù)，提高其有關(guān)文書(shū)檔案信息化管理的專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備，進(jìn)而提高日常的工作效率。完善文書(shū)檔案信息化管理制度是企業(yè)或者事業(yè)單位必須做出的工作內(nèi)容之一。從制度層面予以完善能夠解決傳統(tǒng)文書(shū)檔案管理中的漏洞和不足之處。制度完善可以從以下層面開(kāi)展工作：（1）建立文書(shū)檔案信息化管理工作長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃和當(dāng)下發(fā)展規(guī)劃。（2）建立標(biāo)準(zhǔn)的、科學(xué)的、合理化的文書(shū)檔案管理制度。（3）建立職責(zé)清晰的權(quán)責(zé)分配制度。（4）建立高效率、全覆蓋的監(jiān)督管理制度。（5）建立完善的績(jī)效考核以及工作評(píng)審制度。（6）建立獎(jiǎng)懲制度。通過(guò)完善制度建設(shè)，提高工作人員的工作積極性，提高工作效率。

（二）引進(jìn)完善的信息化工具。完善的信息化工具對(duì)于提高文書(shū)檔案管理的信息化具有重要作用。首先，企業(yè)或者事業(yè)單位應(yīng)該針對(duì)文書(shū)檔案管理的信息化建設(shè)工作，積極地與社會(huì)上一些互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)公司進(jìn)行合作。通過(guò)結(jié)合企業(yè)自身的文書(shū)檔案管理的實(shí)際情況，讓互聯(lián)網(wǎng)公司為其開(kāi)發(fā)文書(shū)檔案管理的信息化工具。在與互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)合作過(guò)程中，企業(yè)應(yīng)該在系統(tǒng)的研發(fā)需求中將企業(yè)自身的文書(shū)檔案管理工作流程、工作特殊性、工作權(quán)限等內(nèi)容體現(xiàn)出來(lái)。除此之外，完善的信息化管理工具應(yīng)該具備智能查詢系統(tǒng)，通過(guò)智能查詢系統(tǒng)，工作人員可以在搜索框中輸入文書(shū)檔案的關(guān)鍵字，文書(shū)檔案管理系統(tǒng)就可以根據(jù)鍵入的關(guān)鍵字在指定的范圍內(nèi)進(jìn)行搜索。系統(tǒng)的智能查詢系統(tǒng)應(yīng)該包括精確搜索和模糊搜索，同時(shí)還可以指定搜索的范圍。另外，系統(tǒng)應(yīng)該在登錄時(shí)劃定賬號(hào)權(quán)限，不同的賬號(hào)具備不同的操作權(quán)限，增加文書(shū)檔案管理數(shù)據(jù)的保密性、安全性。

（三）通過(guò)建立新模式，規(guī)范文書(shū)檔案管理的信息化流程。企業(yè)或者事業(yè)單位應(yīng)該通過(guò)建立新模式，規(guī)范文書(shū)檔案管理的信息化流程。公司的決策部門在建立新模式時(shí)應(yīng)該注意工作的遞進(jìn)性。首先，應(yīng)該對(duì)文書(shū)檔案按照項(xiàng)目管理的方式不同進(jìn)行劃分，通過(guò)分類讓管理更加高效。例如，視頻文檔、圖片文檔、文字文檔等按照文檔的記錄形式不同進(jìn)行劃分。或者根據(jù)文檔的不同用途進(jìn)行劃分。其次，在新模式中，明確文書(shū)檔案信息化管理中應(yīng)該對(duì)不同的操作做出明確的解釋。例如，什么樣的權(quán)限能夠?qū)ξ臅?shū)檔案進(jìn)行編輯或者刪除銷毀；什么樣的權(quán)限可以使工作人員設(shè)置外網(wǎng)瀏覽功能。什么樣的權(quán)限可以允許工作人員下載文檔。通過(guò)這些明確說(shuō)明，能夠讓新模式對(duì)文書(shū)檔案管理的信息化建設(shè)做到有章可循、有規(guī)可依，更加明晰工作人員的工作職責(zé)。最后，在新模式中，決策部門應(yīng)該注重工作人員的職責(zé)素養(yǎng)培養(yǎng)。職業(yè)素養(yǎng)培養(yǎng)不僅要求工作人員具備先進(jìn)的管理理念以及嫻熟的工作技能，同時(shí)要求工作人員樹(shù)立強(qiáng)烈的責(zé)任意識(shí)。文書(shū)檔案管理工作沒(méi)有強(qiáng)烈的責(zé)任意識(shí)無(wú)法勝任。因此，企業(yè)或者事業(yè)單位應(yīng)該強(qiáng)化工作人員的責(zé)任意識(shí)，提高其職業(yè)素養(yǎng)。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，文書(shū)檔案的信息化管理為未來(lái)文書(shū)檔案管理工作提出更高的標(biāo)準(zhǔn)和要求。企業(yè)或者事業(yè)單位在進(jìn)行文書(shū)檔案信息化管理工作中不僅要關(guān)注文書(shū)檔案管理的工作流程，還應(yīng)該注重管理的質(zhì)量和管理效率。本文通過(guò)對(duì)信息化背景文化檔案管理的信息化工作分析，為未來(lái)我國(guó)企業(yè)提高文書(shū)檔案管理工作提供了方向。