新形勢下會計檔案管理相關(guān)問題研究

文/昭通市彝良縣價格認(rèn)證中心 張廣平

隨著現(xiàn)代信息化產(chǎn)業(yè)的迅猛發(fā)展，我國很多單位已經(jīng)有將資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的能力。新形勢計算機技術(shù)貫穿在人們生產(chǎn)生活的全過程中，對于快速提高會計行業(yè)檔案管理電子化進(jìn)程效率。加快健全發(fā)展現(xiàn)代管理模式，充分激發(fā)會計檔案管理資源潛能，有著重大意義。

一、會計檔案管理現(xiàn)狀

隨著依法治國理念在我國社會主義建設(shè)過程中的深入推進(jìn)，會計檔案管理也應(yīng)該可以找到相關(guān)法律支撐，走上有法可依的法治軌道。在現(xiàn)今依托互聯(lián)網(wǎng)與大數(shù)據(jù)多媒體的迅速發(fā)展背景之下，傳統(tǒng)的會計檔案管理環(huán)境發(fā)生了變化，傳統(tǒng)方法受到來自于互聯(lián)網(wǎng)、多媒體、云存儲技術(shù)這類先進(jìn)技術(shù)的強烈沖擊。并且隨著法律法規(guī)的不斷修訂完善，原有法律、法規(guī)如今已不能解決一些在會計檔案管理過程中出現(xiàn)的問題。目前我國的檔案管理制度長期存在著諸如檔案管理制度不完善所造成的大量會計賬簿、會計報表、銀行賬單丟失的問題，這些固有的問題所帶來的對于經(jīng)濟管理工作的負(fù)面影響十分嚴(yán)重。隨著此類問題的積壓，目前我國已經(jīng)逐漸意識到問題解決形勢迫在眉睫，也意識到一些目前實施的會計檔案管理法規(guī)的不足之處，在相關(guān)部門的關(guān)注與討論下，財政部在2015年5月向社會征求意見，公開修訂1998年頒布的《會計檔案管理辦法》。

二、會計檔案管理存在的問題

（一）領(lǐng)導(dǎo)觀念傳統(tǒng)，不重視檔案電子化。由于目前單位領(lǐng)導(dǎo)思想過于傳統(tǒng)，沒有緊跟社會發(fā)展腳步，觀念比較落后。缺乏給予足夠的重視到會計檔案電子化管理。造成忽視檔案追隨電子化發(fā)展的主要原因源于普遍社會觀念的偏差。很多公司會計檔案的定位就是為了對付上級領(lǐng)導(dǎo)檢查工作以及審計。除此之外，并且由于一些領(lǐng)導(dǎo)，出于對個人利益或所在公司單位內(nèi)部團體利益，利用某些手段強迫會計人員粉飾真實財務(wù)狀況，導(dǎo)致會計數(shù)據(jù)失真。并且由于缺乏完善規(guī)范制度，制約會計檔案工作，也使得會計檔案的真實性無法保障。對內(nèi)部的工作而言，這樣固有的觀念就會使一些行政事業(yè)單位和企業(yè)忽視了會計檔案亟待電子化的現(xiàn)實需求，其所需要關(guān)注的關(guān)于存儲、管理、共享便利性等功能等升級被擱置。

（二）工作人員知識儲備受限。在會計檔案管理初期階段，管理人員所采用的方法為一般管理方法，這種方法主要來源于歷史學(xué)文獻(xiàn)學(xué)等學(xué)科。隨著會計檔案管理向電子化方向的發(fā)展，必須將其管理人員傳統(tǒng)思維與現(xiàn)代信息化相結(jié)合。原有會計檔案管理人員在以往的工作環(huán)境中，對傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案管理已經(jīng)形成了定式，雖然其對會計管理理論知識以及方式方法輕車熟路，但是缺乏現(xiàn)代化信息系統(tǒng)操作思維。很多老員工不懂電子文件以及關(guān)于信息儲存、檢索以及傳輸?shù)募夹g(shù)。年輕的檔案管理人員雖然比較了解后者，但是卻缺乏老員工所具備的會計檔案管理知識。

（三）檔案數(shù)據(jù)存在一定風(fēng)險。相關(guān)軟件開發(fā)時間較短，整個體系系統(tǒng)并不成熟，還有待完善提高。在具體的電子化實踐中由于工作管理人員工作上的不到位以及失誤，電子檔案被破壞，其真實性更不能得到保障。加上電子數(shù)據(jù)本身所具備的容易復(fù)制特性，電子數(shù)據(jù)可以被輕松更改，那么最終就很難鑒定和區(qū)分檔案資料與原始數(shù)據(jù)。并且在實際工作中，會計檔案電子化其數(shù)據(jù)保存以及應(yīng)用在整個流程上的進(jìn)行上不能得到全方位的安全保障，存在較大風(fēng)險。這也是因為電子檔案保存在計算機上，而電子計算機無法避免不被病毒所攻擊。這一現(xiàn)狀目前無法全面解決，是因為尚無法完全保證所有存儲介質(zhì)的質(zhì)量以及安全性、可靠性達(dá)到設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)，并且閃存盤和硬盤的工作受環(huán)境條件的影響較大，電磁環(huán)境、自然災(zāi)害等不良環(huán)境條件 會影響閃存盤和硬盤的使用壽命，這也加大了電子檔案管理的難度，使得數(shù)據(jù)的完整性在存儲較長時間后難以保證。

三、提高人力資源管理發(fā)展水平的對策

（一）培育領(lǐng)導(dǎo)新管理觀念。從管理者的角度上，注重各級領(lǐng)導(dǎo)在管理人員培訓(xùn)、資金保障等方面的相應(yīng)支持，以加快會計檔案管理的科學(xué)化進(jìn)程。在現(xiàn)代的發(fā)展過程中，單位領(lǐng)導(dǎo)者思想需要更新。及時摒棄困守舊思想而造成的管理障礙。上級領(lǐng)導(dǎo)部門需要加大對下級部門會計檔案管理督察工作，及時劃分清楚，財務(wù)部與檔案部門管理職權(quán)。樹立健全符合現(xiàn)代要求的會計檔案管理理念，使用創(chuàng)新型思維進(jìn)行管理。從內(nèi)部環(huán)境和外部環(huán)境切入，共同創(chuàng)造符合現(xiàn)代化辦公需求的會計檔案管理。

（二）完建數(shù)據(jù)從收集至應(yīng)用保障工作。在會計檔案數(shù)據(jù)整體過程實施中，要逐條落實責(zé)任制，將每條數(shù)據(jù)對標(biāo)到個人。建立完善數(shù)據(jù)上傳及儲存的相關(guān)制度以及監(jiān)督機制，以此來確保數(shù)據(jù)的保密性。在數(shù)據(jù)保管的過程中，要特別注意對比相關(guān)數(shù)據(jù)是否一致，并且利用多人儲存監(jiān)督的方式保證數(shù)據(jù)一致。對于數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)傳輸中，為防止在傳輸過程中，相關(guān)數(shù)據(jù)被惡意修改，甚至抹去，必須要單獨建立網(wǎng)絡(luò)共享制度，將用戶管理人員和使用人員相隔離。用這樣互相分離的工作人員機制確保工作個體無法單獨對數(shù)據(jù)進(jìn)行修改操作。在會計檔案電子化管理及網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)上，需要注意不同數(shù)據(jù)相互結(jié)合，并且在數(shù)據(jù)上傳過程中，需要有加密設(shè)定。

（三）培訓(xùn)專業(yè)會計電子檔案的管理人員。我國目前會計檔案管理工作中存在許多不足。相關(guān)部門之間溝通銜接不連貫，上級部門對下級部門檢查缺失，財務(wù)部與檔案管理部缺少溝通，造成了混亂現(xiàn)象。因此，規(guī)范會計檔案管理要確切落實到其所涉及的各個環(huán)節(jié)中。從數(shù)據(jù)收集到最后的保管植入高新技術(shù)，組建專業(yè)團隊。吸納高素質(zhì)的專業(yè)性人才是組建團隊的基礎(chǔ)。在人才培養(yǎng)過程中，要注重對會計、計算機技術(shù)以及檔案管理三方面進(jìn)行培養(yǎng)。培養(yǎng)方式可以分為職前以及職后。職前培養(yǎng)主要是通過全國各大院校的高等教育。職后的培養(yǎng)方式可以由企業(yè)對接進(jìn)修教育或引進(jìn)相關(guān)專業(yè)人才進(jìn)行繼續(xù)教育。通過這兩種方式來培養(yǎng)具備復(fù)合型知識的人才。大力重視現(xiàn)在人才的培養(yǎng)和引進(jìn)。將考核的重點放在能力水平上為現(xiàn)代人才創(chuàng)建一個公平的競爭平臺。從精神層面上面給員工鼓勵和支持。讓他們放心大膽地干事業(yè)，在這樣的工作環(huán)境下，努力培養(yǎng)單位的新人才儲備。

四、總結(jié)

在現(xiàn)代化互聯(lián)網(wǎng)、多媒體云儲存等高新技術(shù)的環(huán)境下，我國會計檔案現(xiàn)代化管理的研究也在不斷深入拓展。筆者認(rèn)為，會計檔案工作模式創(chuàng)新迫在眉睫，長期拘泥于過去的管理方式會阻礙企業(yè)長久發(fā)展。學(xué)會正確利用會計檔案管理才能對企業(yè)發(fā)展的科學(xué)研究有保障。新形勢下我國目前面對的會計檔案管理問題比較多。由于數(shù)字化檔案管理起步晚、發(fā)展緩慢、沒有得到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重視、缺乏法律規(guī)范與安全保障導(dǎo)致我國會計檔案管理落后于先進(jìn)的歐美國家。首先，對這一問題的解決需要企業(yè)提高重視、建立起來管理組織框架，培養(yǎng)具備會計專業(yè)知識、檔案管理知識、計算機知識的新型復(fù)合人才，提高管理人員專業(yè)知識水平。其次，國家層面應(yīng)該針對會計檔案管理工作制定相應(yīng)管理辦法。通過完善的法律體系，利用數(shù)字化加密技術(shù)對檔案進(jìn)行安全保障落實。會計檔案管理電子化是技術(shù)進(jìn)步帶來的必然革新。將極大有效提高工作效率，對促進(jìn)管理有著規(guī)范化的現(xiàn)實意義。在未來的工作中也需要科學(xué)靈活的調(diào)整管理方式，利用電子化服務(wù)為檔案管理提供便利。