紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合探討

文/寧夏醫(yī)科大學(xué) 楊洋

一、紙質(zhì)檔案管理的特點(diǎn)

紙質(zhì)檔案是以紙張作為信息存儲載體的，它是隨著紙的發(fā)明與發(fā)展而出現(xiàn)的，因此它具有與紙相類似的管理特點(diǎn)。

（一）信息明確。紙質(zhì)檔案在儲存管理和信息檢索方面所呈現(xiàn)出來的第一個特點(diǎn)就是信息明確，可以通過索引簡單快捷地搜尋到想要查閱的檔案資料。在這樣的一個特點(diǎn)推動下，紙質(zhì)檔案管理無須計算機(jī)等智能設(shè)備的幫助，檔案管理工作人員也可以較快地適應(yīng)工作環(huán)境，且受外部的干擾較小。

（二）存放時間較長。紙質(zhì)檔案所體現(xiàn)出來的第二個特點(diǎn)就是存放時間較長，因?yàn)榧堎|(zhì)檔案是以紙為載體的，而紙多具有良好的耐久性和存儲性。因此，當(dāng)紙質(zhì)檔案被收納整理后，可以存儲保存很長一段時間。

二、電子檔案管理的特點(diǎn)

信息技術(shù)的進(jìn)步和發(fā)展是電子檔案管理工作出現(xiàn)的動力，在此基礎(chǔ)上，檔案管理工作變得更加方便、高效與快捷，也形成了屬于自己的特點(diǎn)和優(yōu)勢。

（一）管理的內(nèi)容更加多樣化。相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理而言，電子檔案管理可以同時管理多樣內(nèi)容，例如圖片、音頻、視頻等等。這些內(nèi)容的管理是紙質(zhì)檔案管理所無法做到的，它使得檔案管理的內(nèi)容除了基本的文字內(nèi)容之外，變得更加多樣化。

（二）電子檔案管理的載體較小、存儲量較大。紙質(zhì)檔案管理需要耗費(fèi)較多的紙張，而電子檔案管理只需要將要管理的檔案信息壓縮在計算機(jī)的存儲空間中即可，一個小小的U盤即可搞定。雖然U盤等存儲空間的體積較小，但它所存儲的信息量不容小覷。

三、紙質(zhì)檔案管理模式與電子檔案管理模式之間的差異性

當(dāng)前，檔案管理模式的主要發(fā)展趨勢是紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理并存，并將持續(xù)很長一段時間，但是兩種截然不同的檔案管理方式在并存、共事的過程中難免會出現(xiàn)各類問題和矛盾。要想更好地解決出現(xiàn)的問題，就要從兩者之間的差異性方面開始分析。

（一）紙質(zhì)檔案和電子檔案的存儲、管理環(huán)境具有明顯的差別。電子檔案在管理過程中首先會對電子設(shè)備的存儲空間具有較高的要求，因?yàn)殡娮訖n案在存儲過程中雖然占用的實(shí)體空間不算龐大，但對于虛擬空間的需求較高，電子設(shè)備只有具備了足夠的存儲空間才能保證電子檔案存儲的完整性。除此之外，電子設(shè)備本身也應(yīng)該具有良好的使用性能，電子設(shè)備運(yùn)行越流暢越有利于電子檔案的管理，否則，當(dāng)電子設(shè)備出現(xiàn)問題時，電子檔案的信息也可能會因此而遭到破壞。紙質(zhì)檔案對于設(shè)備的要求不高，只要保證陽光充足，蛀蟲和潮濕等問題能夠得到良好的控制即可。

（二）紙質(zhì)檔案與電子檔案的信息查閱方式不同。在紙質(zhì)檔案與電子檔案走向融合的過程中，檔案管理人員由于工作的慣性而忽視對另一種檔案管理模式的學(xué)習(xí)，這方面主要體現(xiàn)在對兩種檔案管理模式的信息查閱方式上。兩種不同的檔案管理模式，一種傾向于利用電子設(shè)備快速查閱，另一種則靠人工檢索，稍顯落后，查閱速度也比不過前者。

（三）兩種檔案管理模式對管理者的素質(zhì)要求不同。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理過程中，檔案管理者所需要的基本素質(zhì)主要有認(rèn)真、整潔、干凈、利索等，既要知曉紙質(zhì)檔案的擺放位置，也能隨時保證檔案擺放的整齊性和有序性。但電子檔案管理模式卻要求管理者必須熟悉對電子設(shè)備的操作，能夠在有需要的時候快速調(diào)出相關(guān)檔案信息。

四、紙質(zhì)檔案與電子檔案在融合階段出現(xiàn)的主要問題

（一）對兩者融合的必要性認(rèn)識不夠。在檔案管理的工作過程中，由于電子檔案管理和紙質(zhì)檔案管理是兩種不同的檔案管理方式，而檔案管理者有多為未經(jīng)過系統(tǒng)培訓(xùn)的專業(yè)檔案管理工作者，在面對兩種檔案管理方式共同融合的新要求下，很難充分認(rèn)識其必要性。思想觀念的滯后就會阻礙兩種管理方式的盡快有機(jī)融合，從而不利于檔案管理工作的深層次開展。

（二）檔案管理者的綜合素質(zhì)差距過大。對于任何一個工作單位而言，檔案管理部門都是一個重要的職能管理部門，但由于該部門需要處理的日常重要事務(wù)不多，就滋生了工作人員的懶惰情緒和心理，學(xué)習(xí)新事物的積極性和熱情難以持久保持。久而久之，在有新的專業(yè)的檔案管理人員參與該部門的工作時，就會呈現(xiàn)出明顯的綜合素質(zhì)差異。

（三）檔案管理的制度不健全。傳統(tǒng)的檔案管理模式是以紙質(zhì)檔案管理為主的，所以管理制度的建立也是以紙質(zhì)檔案管理為中心。隨著電子檔案管理模式的興起，以及兩種檔案管理模式在融合道路上的不斷推進(jìn)，原有的檔案管理制度已不適用于當(dāng)前的情況，新的檔案管理制度還在摸索與嘗試的過程中。

五、加強(qiáng)紙質(zhì)檔案與電子檔案融合管理的有效措施

（一）加強(qiáng)兩者之間的共存性。紙質(zhì)檔案在未來很長一段時間里都不會被淘汰，而電子檔案管理也不會獨(dú)占信息管理的鰲頭，兩者必須要隨著信息技術(shù)的發(fā)展共同生存較長一段時間，共同完成檔案信息的管理任務(wù)。兩者要共同生存的原因主要有以下幾個方面：首先是電子檔案的出現(xiàn)是在吸收借鑒紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上所形成的，很多情況下，電子檔案的管理與完善還需要參考紙質(zhì)檔案管理的經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)。為了更好地保存檔案信息，很多時候都需要紙質(zhì)檔案和電子檔案各保留一份。其次，電子檔案和紙質(zhì)檔案在完成檔案管理任務(wù)時需要有先后之分。電子檔案因?yàn)橛鞋F(xiàn)代化的信息技術(shù)幫助，它在記錄和保存檔案信息時能夠更加快速和便捷，但它在高效的同時也容易出現(xiàn)較多的錯誤和缺陷，從而不利于信息的存儲和管理。這時候檔案信息管理者就需要將經(jīng)過審查之后的重要電子檔案轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)版的檔案，進(jìn)而再進(jìn)行相關(guān)的保存、留檔。電子檔案與紙質(zhì)檔案的相互轉(zhuǎn)化也要具體分為兩種情況來討論，首先是已經(jīng)建立并完善的電子檔案根據(jù)相關(guān)單位的具體要求和規(guī)定需要準(zhǔn)備紙質(zhì)檔案作為備份，從而使得兩種檔案管理形式并存。其次是電子檔案在建立之后需要向有需要的單位進(jìn)行傳輸，在傳輸?shù)倪^程中電子檔案就需要轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)版，進(jìn)而使兩者共存。

（二）加強(qiáng)兩種檔案管理方式之間的互動性。紙質(zhì)檔案與電子檔案在共存的基礎(chǔ)上勢必會出現(xiàn)較多的交流溝通機(jī)會，因此，只有通過加強(qiáng)兩者之間的互動性，才能使得兩者有機(jī)融合的進(jìn)程不斷加快。雖然紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理是兩個不同的檔案管理系統(tǒng)，兩者有較大的差異性，但為了某些檔案信息的完善、存儲以及管理任務(wù)，必須要加強(qiáng)互動與配合，才能使得檔案信息管理工作完成的更加具有效率。要加強(qiáng)紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理這兩種檔案管理方式之間的互動性，就要對這兩者進(jìn)行深入的研究和分析：首先，這兩種檔案管理方式在工作過程中是具有相互影響性的，在紙質(zhì)檔案長期的存在和發(fā)揮作用過程中，它為電子檔案的成熟和完善提供了發(fā)展的前提和基礎(chǔ)，紙質(zhì)檔案為了更加長久的存在于檔案管理行列，也需要不斷地學(xué)習(xí)電子檔案管理的長處和優(yōu)勢。其次是兩者在相互學(xué)習(xí)、相互汲取長處的過程中會加速彼此的發(fā)展進(jìn)程，進(jìn)而逐漸達(dá)成檔案管理的一致性，甚至于形成一個不可分割的檔案管理體系。由于電子檔案管理應(yīng)用了先進(jìn)的計算機(jī)信息以及電子信息管理技術(shù)，因此電子檔案管理的模式與先進(jìn)性也在一定程度上推動了紙質(zhì)檔案管理模式的完善與改革?？吹靡姷男畔⒋鎯κ羌堎|(zhì)檔案管理的突出特點(diǎn)之一，但相比于電子檔案信息的管理模式而言是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，這兩者只有更好地融合才能更加高效地工作。

六、結(jié)束語

簡而言之，紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理各有其特點(diǎn)和管理方式，兩者是借助不同的檔案信息管理載體發(fā)展起來的。隨著全社會的信息化水平的不斷提高，電子檔案管理會更加具有應(yīng)用優(yōu)勢，相比較之下，紙質(zhì)檔案管理會顯得更加具有局限性。但是由于紙質(zhì)檔案管理具有悠長的歷史性和發(fā)展過程，它所具有的一些特點(diǎn)恰好是對電子檔案不足之處的彌補(bǔ)。因此，必須要對兩者進(jìn)行有機(jī)的融合，利用紙質(zhì)檔案管理的獨(dú)特優(yōu)勢彌補(bǔ)電子檔案存在的不足之處，使得我國的檔案管理工作更加具有屬于自己的獨(dú)特優(yōu)勢，使其工作效率得到明顯的提升。