高速公路文書檔案管理規(guī)范化建設(shè)分析

文/莆田市軌道交通有限公司 胡凌云

隨著我國現(xiàn)代化建設(shè)腳步的不斷加快，高速公路無論數(shù)量還是質(zhì)量，均得到了明顯的提升。同時高速公路文書檔案管理作為高速公路管理工作中的重要組成部分，對高速公路的發(fā)展、建設(shè)均有著十分重要的意義。但就目前來看，高速公路文書檔案管理中仍存在許多不足，需要進行規(guī)范化建設(shè)，提升高速公路文書檔案管理的管理效率?；诖?，相關(guān)單位及工作人員應(yīng)積極促進改革的深化，完成新時期賦予自己的重要任務(wù)。

一、高速公路文書檔案管理的重要作用

高速公路具有加快現(xiàn)代社會發(fā)展進程及提供優(yōu)質(zhì)交通服務(wù)的作用，在對其進行建設(shè)與管理的過程中，會產(chǎn)生大量的資料與信息，要求相關(guān)部門及時做好文書檔案的記錄、分析與整理工作，便于日后工作的順利開展。在具體管理過程中，要求所有的文書檔案均呈現(xiàn)規(guī)范、精準、完整的狀態(tài)，并且必須是原件，以保證文書檔案中信息的真實性與準確性。同時大量文書檔案信息的來源均來自于不同的單位與部門，是在其開展職能活動當中所形成，關(guān)乎各單位與部門的重要工作內(nèi)容，因此做好文書檔案工作對管理者有著十分重要的作用。如今，我們已經(jīng)進入21世紀，而21世紀是信息化時代，因此要想從根本上提高文書檔案的管理水平，需要順應(yīng)時代要求，加強網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息化技術(shù)的應(yīng)用，最終實現(xiàn)高速公路文書檔案管理的規(guī)范化建設(shè)。同時為確保檔案信息不被丟失或破壞，可采用紙質(zhì)、電子兩種保存方式相融合的方法，實現(xiàn)優(yōu)勢的互補，進而進一步提升高速公路文化檔案管理工作的質(zhì)量與效率。

二、高速公路文書檔案管理的特點

在進行高速公路文書檔案管理工作的過程中，首先應(yīng)明確其具體特點，進而合理地制定管理對策，提升管理效果。

（一）行業(yè)特征性明顯。簡單來說，高速公路文書檔案管理工作就是對高速公路在建設(shè)、管理過程中發(fā)生的事件進行整理與記錄，包括事件的發(fā)生時間、具體經(jīng)過、結(jié)果等。管理者應(yīng)在其中充分發(fā)揮自身的專業(yè)能力，根據(jù)特點的不同來實現(xiàn)科學分類，并遵循相關(guān)原則實施存儲與歸檔。同時要注意資料的完整度與安全性，為后續(xù)工作帶來便利。

（二）信息量龐大、復雜。文書檔案在整理與記錄的過程中，會涉及不同領(lǐng)域及部門的知識內(nèi)容，并會經(jīng)歷漫長的時間遷移，因此信息量十分龐大與復雜。因此在實際管理過程中，可本著科學、真實的原則，探究文書檔案與實際建設(shè)、管理情況的符合度，穩(wěn)步推動高速公路事業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展及文書檔案管理的科學化建設(shè)，并實現(xiàn)記錄載體的多元化發(fā)展。

三、高速公路文書檔案管理的不足

（一）管理制度有待完善。在以往的高速公路文書檔案管理工作中，部分單位已經(jīng)制定了相應(yīng)的管理制度，但隨著管理內(nèi)容與范圍的不斷擴增，傳統(tǒng)的管理制度已經(jīng)無法滿足現(xiàn)如今的管理需求，包括責任不明確、細則模棱兩可等，這會阻礙文書檔案管理工作的順利開展。并且若無管理制度的規(guī)范與約束，在對文書檔案進行移交與保管時，容易因各種因素造成后期文件的遺失，不僅會使有效信息發(fā)生流失，還會影響后續(xù)工作的開展進程，后果十分嚴重。

（二）規(guī)范程度偏低。文書檔案管理工作的開展必須確保其具有較高的規(guī)范程度，以起到提升管理效率的目的。但就目前來看，雖然大部分管理單位引進了相應(yīng)的電子管理技術(shù)，但其在實施過程中仍需借助人工操作來完成相應(yīng)的任務(wù)，進而無法避免一些客觀問題。另外在文書檔案質(zhì)量不斷提高的背景下，管理人員的工作壓力及工作量與日俱增，而文書檔案管理要求其必須做到登記、整理、分類、入庫以及維護等環(huán)節(jié)的無縫銜接，若不能加以規(guī)范，一旦某個環(huán)節(jié)發(fā)生失誤，均會產(chǎn)生連鎖反應(yīng)，影響了日后的查詢工作。還有文書檔案管理工作規(guī)范化程度較低的話，還易造成文書資料的破損，若這些損壞是不可逆的，由此帶來的損失將是我們所無法估計的。

（三）缺乏專業(yè)的管理人才。管理人員是整個文書檔案管理工作的執(zhí)行者與落實者，要求管理人員必須具備扎實的專業(yè)基礎(chǔ)與良好的綜合素質(zhì)，完成文書檔案的起草、收發(fā)等工作。但就目前來看，即使部分公路管理部門專門聘請了專業(yè)的檔案管理人員，但其并未涉及公路建設(shè)及管理方面的知識與內(nèi)容，經(jīng)驗尚淺，進而在管理中并不能從多方面去考慮問題，容易做一些無效的文書檔案管理工作，不僅讓管理人員感到挫敗感，打擊其工作積極性，還會造成工作效率的降低。

（四）存在錯誤認知。高速公路文書檔案管理工作是一項系統(tǒng)工程，要想加強信息化建設(shè)，需要大量的資金投入，但大多數(shù)地區(qū)的高速公路文書檔案管理工作均缺乏必要的財力支持，致使檔案管理工作的信息化程度偏低。同時，一些高速公路管理部門還存在“只有加強公路工程建設(shè)，才能實現(xiàn)更好發(fā)展”的錯誤認知，究其原因，是因為進行文書檔案管理建設(shè)需要購置大量的新型設(shè)備，但卻不能帶來直接性的經(jīng)濟效益，進而未能及時引進先進的信息技術(shù)，嚴重制約了文書檔案管理工作的開展。

四、高速公路文書檔案管理策略

（一）完善管理制度，實現(xiàn)合理分工。為推動高速公路文書檔案管理工作的順利開展，首先應(yīng)完善相應(yīng)的管理制度。因此在具體制定過程中，應(yīng)本著詳細化、簡單化等原則，對以往管理制度進行分析與梳理，發(fā)現(xiàn)其中的不足，基于現(xiàn)狀，對管理制度進行補充與完善。同時面對日益增多的文書檔案數(shù)量，工作人員的工作量與工作壓力也不斷增加，針對這一情況，可依照完善的管理制度進行分工，明確各部門及個人的具體責任，并通過合理分工，調(diào)動工作人員的積極性，讓其發(fā)揮自身優(yōu)勢，實現(xiàn)文書檔案的高效管理。

（二）加大扶持力度，加強管理隊伍建設(shè)。時代的不斷發(fā)展要求高速公路文書檔案管理工作必須提升信息化水平，而實現(xiàn)這一要求的基礎(chǔ)便是購置大量的信息化設(shè)備。這需要相關(guān)單位應(yīng)充分認識到檔案信息化管理的重要性，不斷加大資金投入，做到先進多媒體器材及電子儀器的及時更換，并對現(xiàn)有的部分電子軟件實施升級，以達到優(yōu)化、改善工作環(huán)境的目的，有效提升文書檔案的電子信息化水平。同時，還要加強管理隊伍建設(shè)，定期開展培訓活動，提高管理人員的綜合素質(zhì)，也可在社會中公開招聘一些復合型人才，使其掌握先進的理念和技術(shù)，切實提高管理隊伍的綜合能力。各部門應(yīng)加強合作與溝通，實現(xiàn)資源的轉(zhuǎn)化與共享。

（三）轉(zhuǎn)變管理理念，堅持創(chuàng)新。在社會不斷進步的背景下，時代賦予了各個行業(yè)新的任務(wù)與使命。而高速文書檔案管理工作關(guān)乎交通事業(yè)的發(fā)展與建設(shè)，要求管理人員必須實現(xiàn)管理理念的轉(zhuǎn)變，堅持創(chuàng)新，以科學發(fā)展觀和社會主義核心價值觀為引導，積極學習新的知識與思想，做到與時俱進，讓自己的電子知識、技術(shù)與綜合素質(zhì)得到提升。還要在實踐中不斷探索，突破傳統(tǒng)思想的桎梏，使自身在文書檔案信息化建設(shè)中的角色從被動變?yōu)橹鲃樱M而為之后的文書檔案信息化管理工作奠定良好的基礎(chǔ)。

五、結(jié)束語

綜上所述，在科學技術(shù)與社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展過程中，公路事業(yè)作為國家發(fā)展的命脈，應(yīng)必須做好文書檔案管理的管理工作，明確其重要作用與特點，同時通過分析其管理過程中的不足，利用完善管理制度，實現(xiàn)合理分工、加大扶持力度，加強管理隊伍建設(shè)、轉(zhuǎn)變管理理念，堅持創(chuàng)新等管理手段，切實提高相關(guān)部門及工作人員的管理水平，推動公路管理事業(yè)更好發(fā)展。