社會保險電子檔案和紙質(zhì)檔案長期并存的思考

文/松原市社會保險檔案管理中心 劉海明

在以往社會保險檔案管理工作開展的過程當(dāng)中，紙質(zhì)檔案是重要的載體。而隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，當(dāng)前電子檔案也逐漸成了檔案的重要構(gòu)成類型。而在社會保險工作開展的過程當(dāng)中，其檔案歷程較長，目前正處于一個紙質(zhì)檔案和電子檔案長期并存的狀態(tài)。而兩種檔案特點及管理方式上，存在一定的差異性，我們應(yīng)該在具體工作開展上對于兩種檔案的異同進行有效分析，并且做好二者并存的管理。

一、電子檔案和紙質(zhì)檔案的分析

電子檔案和紙質(zhì)檔案，其本身的載體存在著很大的差異，其更加符合人們的閱讀習(xí)慣，是以往檔案管理工作當(dāng)中的一個重要的形式。而隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，電子檔案本身數(shù)字化的方式對檔案信息進行存儲，人們在進行檔案查閱的過程當(dāng)中，只需要通過利用計算機等終端設(shè)備就可以進行實現(xiàn)。對于紙質(zhì)檔案來說，電子檔案本身具有更強的便利性，在大量檔案管理上，這種電子檔案在具體使用的過程當(dāng)中也更加便捷。紙質(zhì)檔案本身對于信息的記錄上，其整體容量相對較小。而隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，電子檔案整體的存儲量則是“無窮無盡”的。相對于電子檔案來說，紙質(zhì)檔案的體積較大，在具體管理上需要對于其存放的環(huán)境進行充分的考慮和控制。另外，在對于檔案唯一性方面，二者也存在一定的差異。紙質(zhì)檔案在進行信息辨別上，具有良好的優(yōu)勢。電子檔案本身可以受到計算機的修改和復(fù)制等，唯一性存在一定的不足?？梢哉f，電子檔案和紙質(zhì)檔案存在一定差異。在當(dāng)前二者并存的狀態(tài)下，我們應(yīng)該結(jié)合二者的具體特點，做好相關(guān)的管理。

二、社會保險電子檔案和紙質(zhì)檔案長期并存下的管理思路

（一）完善社會保險檔案管理工作的開展制度。從當(dāng)前電子檔案和紙質(zhì)檔案并存的角度來說，要想提升檔案管理工作的開展水平，必須要構(gòu)建一套科學(xué)可行的管理策略和思路，更好地適應(yīng)新環(huán)境下檔案工作的新特點。在具體工作當(dāng)中，應(yīng)該充分發(fā)揮電子檔案管理的特點，結(jié)合電子檔案本身所存在的無痕跡特點和可復(fù)制性的特點，在具體管理上應(yīng)做好針對性的管理和控制，圍繞電子檔案特點，構(gòu)建一套全方位的管理制度和策略，讓電子文件的管理更加規(guī)范，避免出現(xiàn)管理方面的誤差。而對于紙質(zhì)檔案的管理上，針對紙質(zhì)檔案管理保存方面要求較高的情況，我們應(yīng)做好合理的優(yōu)化和改進，提升紙質(zhì)檔案管理的規(guī)范性，減少保存過程當(dāng)中所出現(xiàn)的各方面問題。

（二）構(gòu)建電子檔案和紙質(zhì)檔案的有效關(guān)聯(lián)。檔案信息本身是非常重要的資源，結(jié)合電子檔案和紙質(zhì)檔案的具體特點，我們應(yīng)該做好二者之間的有效關(guān)聯(lián)，這樣才能更好地實現(xiàn)二者的配合利用，提升檔案資源的利用效率。社會保險檔案內(nèi)容十分重要，如果其管理和利用上存在失誤和問題，就會造成很大的影響，對于廣大人民群眾的利益方面會造成一定的損害。針對于此，我們應(yīng)合理分析當(dāng)前社會保險檔案當(dāng)中電子檔案和紙質(zhì)檔案的具體情況，做好二者之間的轉(zhuǎn)換。針對紙質(zhì)檔案，可以有步驟、有計劃、有范圍的對其進行電子化的轉(zhuǎn)化，并進行相應(yīng)的歸檔控制和管理。對于電子檔案，我們可以結(jié)合經(jīng)常利用的內(nèi)容，劃分范圍地進行打印，制作成紙質(zhì)檔案進行利用，這也有助于提升整體檔案的利用率。另外，圍繞電子檔案和紙質(zhì)檔案的特點，我們也應(yīng)做好備份等方面的管理，保證穩(wěn)妥。

（三）提升社會保險檔案管理隊伍的綜合能力和素質(zhì)。在社會保險檔案工作的開展上，面對電子檔案和紙質(zhì)檔案長期并存的狀態(tài)，我們應(yīng)該結(jié)合實際情況，做好隊伍的管理，提升隊伍的檔案管理水平，讓其能夠更好地適應(yīng)電子檔案和紙質(zhì)化檔案管理的工作特點。部分檔案管理人員，其雖然對于紙質(zhì)檔案具有良好的管理業(yè)務(wù)能力，但是他們對于電子檔案的管理上沒有經(jīng)過專業(yè)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，操作方面的效率不高，容易出現(xiàn)錯誤和問題。針對于此，我們就可以進行專項的培訓(xùn)，讓其能夠?qū)τ谙嚓P(guān)技能進行更好地掌握，提升其整體的管理水平。另外，在相關(guān)培訓(xùn)方面工作的開展上，我們也應(yīng)該對于培訓(xùn)工作的內(nèi)容進行創(chuàng)新，依據(jù)當(dāng)前社會保險檔案管理和利用等方面的要求和特點，做好相關(guān)調(diào)整，讓培訓(xùn)工作具備更強的針對性。

（四）混合文件管理系統(tǒng)的構(gòu)建。為了滿足兩種檔案同時存儲和管理的要求，我們可以構(gòu)建一個混合文件管理系統(tǒng)。采取科學(xué)化的管理標準，讓文件管理系統(tǒng)當(dāng)中的文件能夠與不同載體的檔案形成映射。例如，對于同一文件來說，在不同載體形式的管理上，應(yīng)該具備相同的檔案號和記錄，同時對于紙質(zhì)檔案和電子檔案的存儲地址進行分別記錄。混合文件管理系統(tǒng)的構(gòu)建和應(yīng)用能夠滿足兩種檔案共存的需求，同時在實際管理上也能夠?qū)τ趦煞N不同載體檔案進行實時化的管理和上傳。系統(tǒng)當(dāng)中也可以整合相應(yīng)的借閱和加密等相應(yīng)的功能，這樣能夠?qū)崿F(xiàn)對于混合文件的有效管理。而對于不同的業(yè)務(wù)類型來說，混合文件管理系統(tǒng)本身在應(yīng)用上也可以針對社會保險檔案的具體特點，滿足其不同形式化的管理需求，這樣能夠更好地實現(xiàn)兩種檔案形式的有效共融。另外，在這一文件系統(tǒng)當(dāng)中，其本身也應(yīng)該提供一個標準化的接口，這樣才能夠?qū)崿F(xiàn)動態(tài)化的管理，對于檔案的實際使用情況進行有效的控制，在發(fā)現(xiàn)問題及時快速的解決。利用標準化管理結(jié)構(gòu)，也能夠?qū)τ陔娮游募男纬珊捅４孢M行規(guī)范化的管理，結(jié)合不同檔案的不同載體采取分類管理的標準，確保其日期、全宗號、文件頁碼等重要信息和紙質(zhì)檔案相一致。檔案管理人員在進行調(diào)用的過程當(dāng)中，可以通過標準接口來進行集成化的管理和調(diào)用，這是提升檔案管理工作開展效率的一個重要的手段。

（五）實現(xiàn)一體化管理。對于檔案服務(wù)系統(tǒng)的構(gòu)建來說，構(gòu)建一個一體化的管理平臺，能夠?qū)τ跈n案文件管理的多元化需求進行更好地滿足，同時也是當(dāng)前電子檔案管理工作開展的一個重要的發(fā)展方向。在電子檔案和紙質(zhì)檔案的同步管理上，我們應(yīng)該深入分析和探討，結(jié)合檔案調(diào)用的多方面需求，滿足其不同資源形式檔案的利用特點。一體化管理平臺的應(yīng)用，能夠為用戶提供更加便捷的檔案方面的服務(wù)，同時也能夠通過網(wǎng)絡(luò)滿足用戶遠程檔案借閱等多方面的需求。用戶可以隨時隨地的接入這一網(wǎng)絡(luò)平臺當(dāng)中，對于電子檔案的資料進行調(diào)用。借助于權(quán)限管理系統(tǒng)，可以讓用戶與文件信息更緊密，這樣一來在用戶需要借助網(wǎng)絡(luò)信息資源進行導(dǎo)航，根據(jù)用戶角色的不同來高速、準確確定為用戶所需內(nèi)容，這種模式的應(yīng)用也達成了電子檔案與紙質(zhì)信息檔案的綜合一體化管理。一體化管理系統(tǒng)的應(yīng)用，在提升了檔案管理效率的同時，也滿足了用戶實際使用過程當(dāng)中的多方面需求，對于社會保險檔案管理水平的提升來說是具有推動作用的。

三、結(jié)束語

總的來說，在當(dāng)前社會保險檔案管理工作開展當(dāng)中，我們應(yīng)該意識到電子檔案和紙質(zhì)檔案是長期并存的狀態(tài)。我們應(yīng)該結(jié)合兩種檔案的具體特點和情況，做好相關(guān)管理工作的調(diào)整，提升檔案工作方面的針對性和適應(yīng)效果，這樣才能更好地滿足社會保險檔案管理工作的開展要求，同時這也是支持我國社會保險事業(yè)健康持續(xù)發(fā)展的一個必要的舉措。