社區(qū)檔案資源建設(shè)存在的問題及對(duì)策

文/福建省泉州市鯉城區(qū)檔案館 洪碧蓉

黨的十九大報(bào)告，第一次把鄉(xiāng)村振興提高到國(guó)家戰(zhàn)略高度，指明了新時(shí)代社區(qū)管理改革的發(fā)展方向和工作重點(diǎn)。社區(qū)檔案資源建設(shè)作為社區(qū)管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，如何使之高效地服務(wù)社區(qū)建設(shè)，助力社區(qū)實(shí)現(xiàn)振興目標(biāo)，是值得各級(jí)檔案部門深入思考的問題和持續(xù)發(fā)力的方向。本文將在分析社區(qū)檔案資源建設(shè)存在問題的基礎(chǔ)上，著力探討解決制約社區(qū)檔案資源建設(shè)進(jìn)一步提升的難點(diǎn)問題，提出幾點(diǎn)解決的思路和對(duì)策。

一、社區(qū)檔案資源建設(shè)存在的問題

（一）保障有短板。社區(qū)在人員、場(chǎng)所、資金等方面保障不足。一是檔案崗位工作人員不穩(wěn)定，學(xué)歷、業(yè)務(wù)能力有所不足，對(duì)社區(qū)檔案工作的穩(wěn)定持續(xù)開展不利。二是社區(qū)場(chǎng)所有限，在調(diào)研的社區(qū)中，能夠配備專門檔案室的社區(qū)僅有25個(gè)，比例為30.8%，在這25個(gè)社區(qū)里面，能完全配備空調(diào)、滅火器、防蟲藥并及時(shí)更新的社區(qū)只有8家，影響了檔案的安全保管。三是資金配套不足，通過購(gòu)買檔案服務(wù)已經(jīng)成為大部分企事業(yè)單位開展檔案整理、數(shù)字化工作的主要方式，但是調(diào)研發(fā)現(xiàn)社區(qū)普遍經(jīng)費(fèi)不足，硬件配備僅能滿足于最基本的安全保管需要，資金問題成為制約社區(qū)檔案管理進(jìn)一步提升的關(guān)鍵因素。

（二）業(yè)務(wù)水平低。調(diào)查發(fā)現(xiàn),社區(qū)對(duì)檔案管理的目標(biāo)、內(nèi)容、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)等認(rèn)知有限，檔案管理的業(yè)務(wù)水平偏低。在檔案收集方面，過于傾向紙質(zhì)檔案的收集，不利于檔案資源的長(zhǎng)遠(yuǎn)利用。在檔案整理方面，未能完全按照《歸檔文件整理規(guī)則》《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》等業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，存在著不規(guī)范的現(xiàn)象，不利于全區(qū)社區(qū)檔案的集中管理。在檔案安全保管方面，部分社區(qū)未能嚴(yán)格落實(shí)有關(guān)保管制度，進(jìn)出庫(kù)房未進(jìn)行登記，防蟲藥未及時(shí)更換，溫濕度設(shè)備長(zhǎng)期不開機(jī)，檔案員變動(dòng)未及時(shí)辦理交接手續(xù)等，使社區(qū)檔案資源的長(zhǎng)期保存存在安全隱患。

（三）信息化不足。調(diào)研發(fā)現(xiàn)，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在日常辦公中的應(yīng)用，社區(qū)和街道等上級(jí)部門之間的很多文件都通過微信、QQ等網(wǎng)絡(luò)渠道以電子信息形式傳遞，開展對(duì)這部分非紙質(zhì)文件歸檔的社區(qū)較少。社區(qū)各項(xiàng)工作，計(jì)生、民政等均有一套省市聯(lián)網(wǎng)的系統(tǒng)，很多信息均上報(bào)錄入到系統(tǒng)里面，但相關(guān)材料往往以電子文件形式存在各自電腦，電子文件歸檔存在盲點(diǎn)，存在著電子公文、數(shù)碼照片、視頻、錄音等非紙質(zhì)檔案歸檔率不足的現(xiàn)象。社區(qū)檔案的信息化遠(yuǎn)不能滿足工作需要，僅有少部分社區(qū)能對(duì)存量的檔案數(shù)字化和增量檔案進(jìn)行電子化，大部分社區(qū)普遍沒有開展檔案數(shù)字化工作。同時(shí)，社區(qū)居委會(huì)普遍沒有配套檔案管理軟件，檔案的管理和查詢利用方式較為原始，利用上不夠高效、便捷。

（四）開發(fā)利用少。在管理上，社區(qū)較為重視檔案的收集整理，檔案資源的門類建設(shè)和資源的開發(fā)力度不夠。在最基本的查檔利用上，社區(qū)居委會(huì)一年的檔案利用登記次數(shù)屈指可數(shù)，甚至沒有記錄。社區(qū)普遍沒有開發(fā)利用檔案文化產(chǎn)品，難以滿足群眾對(duì)優(yōu)質(zhì)檔案服務(wù)的需求。

二、問題存在的原因

（一）意識(shí)不足，重視力度不夠。檔案資源價(jià)值的發(fā)揮是一個(gè)長(zhǎng)期持續(xù)的過程，調(diào)研發(fā)現(xiàn)，居委會(huì)未能深刻意識(shí)到檔案資源建設(shè)會(huì)給社區(qū)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展帶來(lái)的好處，因此對(duì)檔案資源的價(jià)值認(rèn)識(shí)不夠，思想認(rèn)知上多停留在“我把檔案收集整理保管好了就行”的階段，未能切實(shí)把社區(qū)檔案資源建設(shè)視為社區(qū)建設(shè)、把檔案管理作為社區(qū)管理的重要組成部分，一定程度上制約了社區(qū)檔案資源建設(shè)工作的進(jìn)行。

（二）能力有限，管理未能規(guī)范。社區(qū)工作涉及方方面面，任務(wù)繁多，壓力大，人才難留住，檔案崗位的人員變動(dòng)更是頻繁。而更主要的是檔案員學(xué)歷普遍較低，接受檔案專業(yè)學(xué)習(xí)和崗位培訓(xùn)的機(jī)會(huì)有限，社區(qū)極少組織檔案員參加初任培訓(xùn)，檔案員的理論知識(shí)、業(yè)務(wù)能力水平有限。同時(shí)，社區(qū)居委會(huì)還需接受衛(wèi)生、環(huán)保、綜治、文明、民政等方方面面的檢查，資料的管理更多的是滿足迎檢工作的需要，導(dǎo)致歸檔不到位；檔案工作未納入社區(qū)內(nèi)部考核，檔案人員的工作積極性不高；日常管理中，各部門人員為方便使用，把檔案放在自己手中，移交和集中管理檔案的意識(shí)淡薄，致使檔案資料散存在各崗位工作人員手中，統(tǒng)一管理難以實(shí)現(xiàn)。

（三）經(jīng)費(fèi)有限，制約管理升級(jí)。社區(qū)是自治組織，財(cái)政自收自支，來(lái)源單一，不同社區(qū)之間財(cái)政收入?yún)⒉畈积R，有的過于依賴租金，部分社區(qū)還要依靠街道等上級(jí)部門的財(cái)政撥款才能勉強(qiáng)維持。因此，在經(jīng)費(fèi)使用上，社區(qū)更側(cè)重于優(yōu)先滿足社區(qū)居委會(huì)的基本運(yùn)營(yíng)，對(duì)社區(qū)檔案資源建設(shè)投入的人、財(cái)、物較少，對(duì)進(jìn)一步提升檔案軟硬件配套投入不夠，難以滿足檔案管理的需求，成為制約社區(qū)檔案資源建設(shè)工作和規(guī)范管理的又一因素。

三、提升社區(qū)檔案資源建設(shè)的對(duì)策

“瞄準(zhǔn)問題補(bǔ)短板”，著眼于解決調(diào)研中發(fā)現(xiàn)的問題，要進(jìn)一步提升社區(qū)檔案管理，強(qiáng)化社區(qū)檔案的資源建設(shè)和開發(fā)利用，促進(jìn)社區(qū)文化興盛，助力社區(qū)實(shí)現(xiàn)全面振興，要做好以下幾方面的工作：

（一）提高依法治檔意識(shí)，夯實(shí)社區(qū)檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)。檔案部門和街道辦事處要深入社區(qū)開展檔案宣傳教育工作，特別是要把檔案普法和檔案科普工作深入到社區(qū)開展，強(qiáng)化社區(qū)兩委依法治檔的意識(shí)，提高對(duì)檔案工作價(jià)值的認(rèn)識(shí)，切實(shí)把社區(qū)檔案資源建設(shè)視為社區(qū)建設(shè)的重要組成部分來(lái)抓。與此同時(shí)，社區(qū)要主動(dòng)為社區(qū)檔案員參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)提供必要的支持，社區(qū)檔案員要主動(dòng)加強(qiáng)檔案的法律和業(yè)務(wù)理論學(xué)習(xí)，積極參加各類檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升收好、管好、用好社區(qū)檔案的能力，共同夯實(shí)社區(qū)檔案管理的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)。

（二）強(qiáng)化相關(guān)部門聯(lián)動(dòng)，形成齊抓共管工作格局。社區(qū)檔案資源建設(shè)是一項(xiàng)綜合性的工作，需要各相關(guān)部門緊密協(xié)作。1.理順縱向管理。規(guī)范、提升社區(qū)檔案資源建設(shè)工作是加強(qiáng)和完善社區(qū)管理的一個(gè)重要載體，區(qū)檔案管理部門應(yīng)該主動(dòng)與省市檔案管理部門對(duì)接，共同謀劃?rùn)n案資源建設(shè)目標(biāo)、實(shí)現(xiàn)路徑，推動(dòng)社區(qū)檔案管理的提升。2.強(qiáng)化橫向合作。在推動(dòng)涉及民生、特色等專業(yè)檔案方面，民政、衛(wèi)計(jì)部門更有話語(yǔ)權(quán)；在檔案整理質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)上，檔案部門更權(quán)威。因此相關(guān)部門之間要互聯(lián)互動(dòng)，齊抓共管，在政策、財(cái)力、人才方面給予社區(qū)檔案資源建設(shè)工作大力支持，加大檔案軟硬件配套投入，特別是提升社區(qū)檔案管理人員待遇，讓社區(qū)能夠留住檔案管理人才。

（三）優(yōu)化檔案管理機(jī)制，推進(jìn)檔案資源建設(shè)提升。當(dāng)前，社區(qū)工作已經(jīng)逐步實(shí)現(xiàn)職能化，民政、衛(wèi)計(jì)等各項(xiàng)工作職能劃分清楚，分配到人，檔案資源建設(shè)要貼近社區(qū)實(shí)際，優(yōu)化檔案管理機(jī)制，以促進(jìn)檔案工作與其他工作協(xié)調(diào)展開。如：在檔案收集工作中要突出特色，重點(diǎn)收集本社區(qū)形成的、與本社區(qū)有關(guān)的文本材料和富有本社區(qū)特色的文本材料；在管理上要結(jié)合社區(qū)職能化的特點(diǎn)，把檔案的日常收集、保管分配給相關(guān)部門的業(yè)務(wù)人員，定期進(jìn)行統(tǒng)一收集，這樣既方便社區(qū)各項(xiàng)職能工作的開展，又確保應(yīng)歸檔材料最終歸存于檔案。同時(shí)，區(qū)檔案管理部門在優(yōu)化檔案管理機(jī)制、推進(jìn)檔案資源建設(shè)提升工作時(shí)，要做好幾項(xiàng)工作：一是同步推動(dòng)社區(qū)檔案規(guī)范化建設(shè)和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，使社區(qū)檔案最終符合進(jìn)館要求，并適時(shí)將社區(qū)的檔案資源納入館藏，特別是諸如土地申請(qǐng)，戶籍信息等檔案移交進(jìn)館。二是積極面向社區(qū)群眾征集老照片、舊糧票等檔案，充實(shí)館藏檔案資源。三是要整合現(xiàn)有各社區(qū)室藏檔案，緊跟社會(huì)熱點(diǎn)、群眾需求，找準(zhǔn)服務(wù)方向，如優(yōu)先整合社保、低保、婚姻、土地、房屋安征遷補(bǔ)償?shù)壬婕鞍傩涨猩砝娴拿裆鷻n案資源；在機(jī)會(huì)成熟的時(shí)候，利用信息技術(shù)，建立社區(qū)檔案專題全文數(shù)據(jù)庫(kù)，搭建一個(gè)涵蓋全區(qū)社區(qū)的檔案信息平臺(tái)，推進(jìn)檔案資源建設(shè)工作的提升，實(shí)現(xiàn)全區(qū)社區(qū)檔案一站式查詢，為社區(qū)、群眾提供便捷高效的服務(wù)。