醫(yī)院檔案信息化建設(shè)存在的問題與策略

文/山東沂水縣人民醫(yī)院 李雁男 孫緒義

新時代，醫(yī)院在實際的發(fā)展過程中，對檔案信息化建設(shè)提高了重視程度，進(jìn)而積極引入先進(jìn)的計算機(jī)技術(shù)，以充分發(fā)揮計算機(jī)的優(yōu)勢和作用，進(jìn)一步構(gòu)建檔案信息化管理系統(tǒng)。管理人員運用數(shù)字化、信息化的管理系統(tǒng)和管理模式，快速整理諸多的檔案、各種資料，并將紙質(zhì)的檔案利用信息技術(shù)轉(zhuǎn)為電子版的檔案保存到文檔中，方便查找、歸檔，同時高效完成檔案管理工作，進(jìn)一步提升檔案管理工作效率，說明加強檔案信息化建設(shè)非常重要。

一、醫(yī)院檔案信息化建設(shè)存在的問題

（一）檔案信息化建設(shè)力度不足。在實際的工作中，因?qū)τ跈n案信息化建設(shè)不夠重視，醫(yī)院檔案管理部門缺少先進(jìn)的計算機(jī)技術(shù)和軟硬件設(shè)施，管理人員仍然運用傳統(tǒng)的管理方式，難以快速整理檔案，在規(guī)定的時間內(nèi)無法完成檔案管理工作，使得管理效率低下。而且，影響檔案信息化建設(shè)進(jìn)度。此外，由于在信息化建設(shè)方面的力度不足，從而無法發(fā)揮信息化管理系統(tǒng)的作用，并且，管理檔案耗費人力和物力，很難實現(xiàn)高效管理的目標(biāo)，其主要因素之一在于管理過程中缺少計算機(jī)和硬件，醫(yī)院對于信息化建設(shè)投入的資金不足，沒有足夠的資金進(jìn)購硬件設(shè)施、計算機(jī)，此種情況無法改變檔案管理現(xiàn)狀，對于醫(yī)院發(fā)展非常不利。

（二）檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)沒有統(tǒng)一。綜合分析檔案信息化建設(shè)過程不順利的原因之一在于檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)沒有統(tǒng)一，導(dǎo)致在建設(shè)過程中經(jīng)常出現(xiàn)各種問題，不僅耽誤建設(shè)進(jìn)度，同時也導(dǎo)致管理人員不清楚信息化管理應(yīng)用的意義，并且，不了解信息技術(shù)用法，在實際應(yīng)用中沒有規(guī)范運用信息技術(shù)管理檔案，使得檔案和各種資料混在一起，非常混亂，無法快速找到所需的檔案?？梢?，在管理檔案時，對于信息化管理模式?jīng)]有落實統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，才會出現(xiàn)管理混亂、檔案信息丟失的現(xiàn)象。在實際管理檔案時，管理人員與各個科室沒有按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)管理、整理病歷、檔案、資料，而是各自依照各個部門提出的不同標(biāo)準(zhǔn)管理檔案，說明管理檔案的方法不同，管理模式有所差異，而且，檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)沒有統(tǒng)一，不可避免地出現(xiàn)管理方式不一致的情況，造成管理分化嚴(yán)重，不利于推動檔案信息化系統(tǒng)順利建設(shè)完成，從而難以高效管理檔案，對此，必須盡快落實統(tǒng)一建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，才能做好檔案信息化建設(shè)。

（三）檔案信息化管理方式落后。過去，在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)過程中，其所運用的管理系統(tǒng)以單機(jī)版為主，難以快速整理諸多的病歷資料，檔案管理方式比較落后，無法有效完成檔案管理工作量，這也在一定程度上說明在管理檔案時依然依靠人力管理檔案，對于建設(shè)信息管理系統(tǒng)不注重，使得管理模式比較單一。傳統(tǒng)的管理方式不僅拖延管理進(jìn)度，同時也無法提高檔案信息管理效率。詳細(xì)分析這一管理現(xiàn)狀的主要原因在于檔案信息化建設(shè)期間對管理方式的創(chuàng)新不夠注重，無法有效運用信息技術(shù)管理檔案，始終運用落后的管理方式，無法發(fā)揮信息化管理模式的作用，易出現(xiàn)檔案整理混亂、病歷資料歸檔不及時、各種檔案分類不明確的情況，既難以做好檔案管理工作，同時也出現(xiàn)檔案信息化建設(shè)緩慢的現(xiàn)象，對此，應(yīng)盡快改變這一管理現(xiàn)狀。

二、醫(yī)院檔案信息化建設(shè)存在問題的解決策略

（一）加大檔案信息化建設(shè)投入力度。新時期，醫(yī)院在關(guān)注發(fā)展的同時，還要對檔案管理工作提高重視程度，并在實際的工作中積極投入資金購買大量先進(jìn)的計算機(jī)軟硬件設(shè)備，確保管理部門有足夠數(shù)量的計算機(jī)軟硬件設(shè)備，能夠促使管理人員在工作中利用計算機(jī)管理檔案，從而有利于提升檔案管理水平和信息化建設(shè)水平。并且，能夠為管理人員開展檔案管理工作提供便利，其在管理檔案時無須耗費大量的時間，利用信息技術(shù)、計算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)就能夠共享檔案信息，還可以運用升級版的管理系統(tǒng)管理檔案、查找檔案、歸檔等等?？梢?，加大信息化建設(shè)力度，改變了傳統(tǒng)的管理方式，在實際管理過程中靈活運用檔案管理軟件、管理系統(tǒng)，快速分類檔案。此外，高效整理諸多的病歷和資料，進(jìn)而省時省力。因此，要想建設(shè)高效、便捷、規(guī)范的檔案管理系統(tǒng)，必須加大資金投入力度，資金投入充足后，選購多臺計算機(jī)和軟硬件，就可以運用互聯(lián)網(wǎng)操作計算機(jī)，登錄檔案管理系統(tǒng)，并利用檔案管理軟件建立檔案文件夾，將不同的檔案分別保存到不同的文檔中命名保存時間和檔案名稱，以便于日后查找檔案和資料，整個過程中發(fā)揮信息化管理模式的優(yōu)勢，同時，加大檔案信息化管理力度，對于做好檔案管理工作十分有利，且推動醫(yī)院順利建設(shè)檔案信息化管理系統(tǒng)，以此實現(xiàn)檔案信息資源共享的目標(biāo)。

（二）統(tǒng)一檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)?，F(xiàn)如今，醫(yī)院應(yīng)要求在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)期間，各個科室和管理部門要統(tǒng)一管理方式，管理人員和科室的醫(yī)務(wù)人員在明確要求后相互配合，合作歸檔，同時也制定規(guī)范、統(tǒng)一的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，之后依照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，在建設(shè)過程中管理人員清楚標(biāo)準(zhǔn)和要求，從而與各個科室互相協(xié)助共同管理檔案，并運用自動化管理系統(tǒng)整理電子版的檔案，高效完成檔案整理 工作后，利用信息化管理軟件上傳、保存、備份檔案。通過依照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理檔案，不僅能夠做好檔案管理工作，同時統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)能夠推動檔案信息化建設(shè)順利進(jìn)行，避免出現(xiàn)各種問題。因此，在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)前，必須落實檔案管理規(guī)范化流程和管理檔案的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這樣才能促使管理人員和各個科室統(tǒng)一管理方式在實際的管理過程中運用相同的方式統(tǒng)一管理檔案，以此確保整理的檔案完整，不僅保存完好，同時也提高檔案管理工作有效性。同時，推動醫(yī)院檔案信息化建設(shè)過程中順利、高效，且加快建設(shè)速度。

（三）運用信息化檔案管理系統(tǒng)。新形勢下，醫(yī)院對檔案信息化建設(shè)提出要求，明確要求管理人員應(yīng)緊跟時代發(fā)展的步伐學(xué)會運用信息化管理系統(tǒng)和計算機(jī)，管理人員在清楚要求以后積極運用計算機(jī)，且在實際運用中操作計算機(jī)管理檔案，并利用檔案軟件將電子版的檔案上傳到文檔中，存盤、備份檔案，防止檔案丟失后造成損失。同時，應(yīng)用信息化檔案管理系統(tǒng)和檔案管理軟件，取代了傳統(tǒng)的管理方式，在開展管理工作時，利用計算機(jī)加密檔案，確保檔案不丟失，還可以運用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)設(shè)置獲取檔案的權(quán)限，以此保護(hù)檔案，檔案管理系統(tǒng)功能非常多，信息化管理模式實用、先進(jìn)。因此，醫(yī)院進(jìn)行檔案信息化建設(shè)過程中除了關(guān)注建設(shè)進(jìn)度以外，還應(yīng)要求管理人員運用信息化管理系統(tǒng)，調(diào)動管理人員積極運用信息化管理方式，既可以快速保存、整理檔案，同時提高檔案管理效率和水平，促進(jìn)檔案管理工作的高質(zhì)量開展和順利完成。

三、總結(jié)

總之，要想解決檔案信息化建設(shè)過程中存在的一些問題，應(yīng)先分析問題，再落實相應(yīng)的解決對策，從而加大檔案信息化建設(shè)力度，提高檔案管理的質(zhì)量。此外，醫(yī)院對于檔案管理的信息化建設(shè)更加注重，并且也在積極投入資金引進(jìn)計算機(jī)、培訓(xùn)管理人員、按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)檔案信息化系統(tǒng)、要求管理人員運用信息化管理模式等等，從而調(diào)動管理人員應(yīng)用計算機(jī)軟硬件、信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)管理檔案，不僅能快速分類檔案、高效整理檔案，同時提升檔案管理水平和管理效率，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的高質(zhì)量開展。