新形勢(shì)下石油企業(yè)辦公室工作科學(xué)管理及對(duì)策

文/西南油氣田公司川西北氣礦天然氣凈化廠 周恒

在石油企業(yè)的發(fā)展與轉(zhuǎn)型過(guò)程中，辦公室具有聯(lián)系上下級(jí)部門(mén)、監(jiān)督指導(dǎo)工作內(nèi)容等職能；同時(shí)其面對(duì)的是整個(gè)企業(yè)發(fā)展，服務(wù)對(duì)象也包括企業(yè)中的所有群體。因此，辦公室的科學(xué)管理會(huì)直接影響到企業(yè)的正常運(yùn)行，有利于保證企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)效率，但是目前石油企業(yè)辦公室工作中仍然存在一些不足之處，需要及時(shí)進(jìn)行解決，從工作的細(xì)節(jié)出發(fā)，提高科學(xué)管理的水平，推動(dòng)石油企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效率以及社會(huì)效率。

一、辦公室在石油企業(yè)中的重要性

首先，辦公室的工作內(nèi)容以及涉及的服務(wù)對(duì)象比較廣，需要對(duì)企業(yè)內(nèi)部的各個(gè)部門(mén)以及崗位做出系統(tǒng)的分析并對(duì)其有全面的認(rèn)識(shí)，然后為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的正確決策提供具有價(jià)值的信息支撐，防止決策中出現(xiàn)不合理的情況。同時(shí)辦公室還需要對(duì)企業(yè)的發(fā)展提出具體可行的整改措施，并對(duì)石油企業(yè)的重點(diǎn)任務(wù)以及工作做好調(diào)研，充分掌握部門(mén)工作中的難點(diǎn)，并協(xié)調(diào)其他部門(mén)予以幫助與支持，進(jìn)而共同完成企業(yè)任務(wù)，實(shí)現(xiàn)效益最大化。其次，辦公室的另一項(xiàng)工作就是進(jìn)行日常的政務(wù)監(jiān)督，密切聯(lián)系員工，并及時(shí)了解員工的思想動(dòng)態(tài)，制定企業(yè)文化并及時(shí)做好宣傳工作，以便凝聚企業(yè)力量，提升員工工作的積極性，增強(qiáng)員工的歸屬感與榮譽(yù)感。同時(shí)辦公室是企業(yè)會(huì)議以及活動(dòng)的組織者，要及時(shí)計(jì)劃并總結(jié)企業(yè)工作內(nèi)容，擬定相關(guān)的通知以及報(bào)告等。此外，辦公室對(duì)工作失誤的糾正以及整改也具有十分重要的作用。因此，辦公室是石油企業(yè)發(fā)展過(guò)程中不可或缺的重要組成部分，石油企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)其的管理與建設(shè)。

二、辦公室在石油企業(yè)發(fā)展中存在的問(wèn)題

在新形勢(shì)下，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈，石油企業(yè)要提高競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)就必須要對(duì)辦公室進(jìn)行科學(xué)管理，讓其發(fā)揮最大的作用，調(diào)動(dòng)各部門(mén)的工作積極性，進(jìn)而為企業(yè)的發(fā)展貢獻(xiàn)更大的力量。但是，在實(shí)際的管理中部分石油企業(yè)偏向重視油氣開(kāi)發(fā)、安全生產(chǎn)。常常忽視了辦公室工作的科學(xué)管理，使得有些辦公室人員對(duì)崗位職責(zé)以及辦公室的重要性不清楚，導(dǎo)致辦公室工作效率難以提升。其次，部分辦公室人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)以及職業(yè)道德素質(zhì)不能跟上石油企業(yè)發(fā)展的步伐，對(duì)公文處理以及會(huì)議安排等方面都存在不足。此外，辦公室工作管理的創(chuàng)新能力不足，在高速發(fā)展的時(shí)代，部分石油企業(yè)的辦公室管理仍然沿用傳統(tǒng)的管理形式，思想觀念沒(méi)有更新，管理方式陳舊，導(dǎo)致辦公室管理質(zhì)量嚴(yán)重滯后。

三、石油企業(yè)中辦公室科學(xué)管理的對(duì)策

（一）更新管理思路，改變管理形式。信息技術(shù)為石油企業(yè)的發(fā)展帶來(lái)了機(jī)遇，目前大多數(shù)企業(yè)的辦公室管理已經(jīng)進(jìn)入了信息化以及現(xiàn)代化階段，其中智能與自動(dòng)化是辦公室管理工作的主要特征，因此石油企業(yè)也應(yīng)該積極更新辦公室管理思路，使用新的管理模式，提升辦公室管理的科學(xué)性以及智能性。比如：石油企業(yè)要及時(shí)更換辦公室設(shè)備，并根據(jù)石油企業(yè)辦公室管理的特點(diǎn)開(kāi)發(fā)與應(yīng)用適合的辦公軟件，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，進(jìn)而提高辦公室的工作效率。其次，辦公室還應(yīng)該積極優(yōu)化服務(wù)理念，將石油企業(yè)的全體部門(mén)與員工作為服務(wù)對(duì)象，按照每個(gè)部門(mén)的工作特色以及業(yè)務(wù)需求，制定出具有針對(duì)性的服務(wù)體系，及時(shí)收集并整合信息，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層提供真實(shí)、有效的決策數(shù)據(jù)，在方案實(shí)施的過(guò)程中，做好相關(guān)的監(jiān)督職責(zé)，并將不適合企業(yè)發(fā)展的措施及時(shí)反饋給領(lǐng)導(dǎo)層，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)層分析問(wèn)題的原因，尋找最佳的解決措施，實(shí)現(xiàn)效益最大化、決策科學(xué)化。

（二）養(yǎng)成事前控制的意識(shí)。在石油企業(yè)高速發(fā)展的過(guò)程中，其業(yè)務(wù)范圍以及經(jīng)營(yíng)范圍都有了明顯的擴(kuò)大，與此同時(shí)辦公室的工作任務(wù)也更重，任何小的失誤都很有可能對(duì)企業(yè)的發(fā)展造成阻礙或者給企業(yè)帶來(lái)?yè)p失。因此，石油企業(yè)要注重辦公室管理細(xì)節(jié)，養(yǎng)成良好的事前防控意識(shí)。比如在擬定文稿或者報(bào)告時(shí)，辦公室要及時(shí)關(guān)注企業(yè)的發(fā)展動(dòng)態(tài)，嚴(yán)格按照企業(yè)的既定目標(biāo)以及運(yùn)行節(jié)奏等；從大局出發(fā)，做好擬稿之前的充足準(zhǔn)備，全面、綜合地分析文稿或者報(bào)告的真實(shí)性以及可行性。需要注意的是，文稿的起草既要深入體會(huì)領(lǐng)導(dǎo)層的意思，還應(yīng)該融入基層反映基層的反映現(xiàn)實(shí)情況。此外，在事務(wù)接待中，如果沒(méi)有做好事前控制工作，就很有可能出現(xiàn)工作紕漏或者工作疏忽，使得方案制定缺少合理性與科學(xué)性。因此，在辦公室科學(xué)管理中一定要重視事前控制工作，從全局出發(fā)，抓住工作的細(xì)節(jié)與重點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)辦公室工作效率的最大化。

（三）建立完善的工作制度。制度是保證政策有效落實(shí)的基礎(chǔ)，在辦公室管理工作中必須要有完善的工作制度，確保工作人員有據(jù)可依、有章可循，防止在工作中出現(xiàn)職責(zé)不明、工作秩序混亂的情況。首先，石油企業(yè)要根據(jù)發(fā)展實(shí)際情況制定符合辦公室管理的條例，并引導(dǎo)工作人員主動(dòng)遵循與執(zhí)行。其次，還應(yīng)該完善部門(mén)間的互動(dòng)溝通制度，由于石油企業(yè)涉及的業(yè)務(wù)范圍比較廣，部門(mén)的種類(lèi)也比較多，因此就需要加強(qiáng)辦公室與各部門(mén)之間的互動(dòng)與交流，及時(shí)了解每個(gè)部門(mén)的發(fā)展情況，有利于提升辦公室的監(jiān)督與管理效率。同時(shí)辦公室還應(yīng)該對(duì)員工的思想動(dòng)態(tài)以及心理需求進(jìn)行全面的了解，及時(shí)為員工排憂解難，站在員工的角度思考問(wèn)題，借助企業(yè)文化的宣傳活動(dòng)，積極引導(dǎo)員工將個(gè)人發(fā)展目標(biāo)與企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略相結(jié)合，進(jìn)而提升員工對(duì)歸屬感以及獲得感，凝聚企業(yè)力量，共同為企業(yè)的發(fā)展注入活力。此外，還應(yīng)該優(yōu)化人員管理機(jī)制，制定適合的薪資福利體系以及獎(jiǎng)懲制度，從而激發(fā)員工的工作熱情。

（四）提高辦公室工作人員的專(zhuān)業(yè)性。辦公室工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)以及職業(yè)道德素質(zhì)會(huì)直接影響到石油企業(yè)辦公室科學(xué)管理水平的提升，因此，石油企業(yè)應(yīng)該積極組織相關(guān)的培訓(xùn)與教育會(huì)議，增強(qiáng)工作人員的專(zhuān)業(yè)性。比如：企業(yè)應(yīng)該借助互聯(lián)網(wǎng)遠(yuǎn)程教育為辦公室人員提供公文寫(xiě)作、業(yè)務(wù)接待等相關(guān)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，讓工作人員能夠隨時(shí)隨地完成專(zhuān)業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)。同時(shí)還可以派遣辦公室人員到其他企業(yè)學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，并結(jié)合石油企業(yè)的實(shí)際發(fā)展需要制定明確的工作方案。此外，企業(yè)還可以邀請(qǐng)高校教授或者專(zhuān)家等來(lái)指導(dǎo)辦公室工作，為工作人員講解專(zhuān)業(yè)的辦公知識(shí)，企業(yè)還應(yīng)該加大對(duì)自動(dòng)化辦公設(shè)備以及技術(shù)等方面的投入，實(shí)現(xiàn)石油企業(yè)辦公室工作的轉(zhuǎn)型升級(jí)。另外，辦公室工作人員也要與時(shí)俱進(jìn)，積極學(xué)習(xí)，不斷探索辦公室科學(xué)管理模式，拓展視野，推動(dòng)石油企業(yè)的發(fā)展。

四、結(jié)束語(yǔ)

在高速發(fā)展的時(shí)代，石油企業(yè)的業(yè)務(wù)范圍以及經(jīng)營(yíng)范圍有了極大的拓展，作為石油企業(yè)的重要組成部分，辦公室承擔(dān)著聯(lián)系各級(jí)部門(mén)，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的重要職責(zé)。在新形勢(shì)下，石油企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)辦公室工作的科學(xué)管理，明確辦公室的重要性，并分析辦公室管理中存在的不足之處，積極尋求最佳的方案進(jìn)行解決。首先要更新管理思路，創(chuàng)新管理模式，注重事前控制，防止出現(xiàn)工作紕漏；其次企業(yè)還要制定適合的管理制度，并加強(qiáng)工作人員的專(zhuān)業(yè)性，極大地提升辦公室的管理效率。