提高企業(yè)科技檔案利用服務(wù)水平的幾點(diǎn)思考

文/瀘州老窖集團(tuán)有限責(zé)任公司 田福星 龔竹梅 范流莉 劉舫吾 葉惠

企業(yè)科技檔案是企業(yè)在科學(xué)技術(shù)研究、產(chǎn)品生產(chǎn)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、設(shè)備引進(jìn)和使用等過程中形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式載體的歷史記錄。企業(yè)科技檔案是企業(yè)的重要無(wú)形資產(chǎn)，可以產(chǎn)生較大的經(jīng)濟(jì)效益。抓好企業(yè)科技檔案利用工作，是加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的重要內(nèi)容，對(duì)確保企業(yè)健康、可持續(xù)發(fā)展具有重要意義，對(duì)服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展有重要作用。

一、現(xiàn)狀與不足

縱觀目前企業(yè)科技檔案利用服務(wù)工作的現(xiàn)狀，還存在著一些與企業(yè)快速發(fā)展不相適應(yīng)的情況。

（一）科技檔案收集不齊全完整，科技檔案要素缺失嚴(yán)重。企業(yè)人員永遠(yuǎn)把效益放在第一位，對(duì)科技檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，往往只重視科技成果收集，忽視科技文件材料收集歸檔，歸檔的成果性、結(jié)果性、總結(jié)性文件材料較多，過程性、依據(jù)性的原始記錄、設(shè)計(jì)圖紙、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)等文件材料很少，而在后期利用過程中，過程性文件材料的查考利用頻率很高，顯得尤為重要。部分科技人員將科技成果的核心部分視為自己或團(tuán)隊(duì)資產(chǎn)，對(duì)檔案室能否有效保護(hù)、保密核心成果存在疑慮，不歸檔核心成果，以致造成科技文件材料缺少核心部分，使應(yīng)歸檔文件材料不齊全不完整。部分歸檔文件材料復(fù)印件多、原件少，缺少日期、蓋章、簽字等要素，在基建項(xiàng)目檔案中尤為普遍。

（二）檔案部門與科技部門聯(lián)動(dòng)不足，科技檔案服務(wù)與需求存在矛盾。企業(yè)在科研開發(fā)、項(xiàng)目建設(shè)等工作中，通常有大量項(xiàng)目需要申報(bào)，項(xiàng)目申報(bào)、驗(yàn)收通常時(shí)間緊、任務(wù)重，需要大量科技檔案且利用方式多樣，企業(yè)檔案部門不清楚項(xiàng)目相關(guān)情況，而科技部門不清楚檔案庫(kù)藏，在提出大量檔案利用需求時(shí)信息不明確，雙方信息不對(duì)稱，導(dǎo)致檔案管理員檢索、查找、利用服務(wù)效率不高，科技檔案利用不便，影響項(xiàng)目工作。

（三）企業(yè)科技檔案數(shù)字化、信息化服務(wù)水平不高。科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力。企業(yè)面對(duì)巨大的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)壓力，很大程度上是科技的競(jìng)爭(zhēng)，當(dāng)今科技發(fā)展日新月異，對(duì)科技信息越來越要求迅速、及時(shí)。目前企業(yè)科技檔案已普遍開始了數(shù)字化，但受到檔案利用責(zé)任意識(shí)影響，大多數(shù)企業(yè)檔案管理制度仍然規(guī)定用戶借閱利用科技檔案需要辦理相關(guān)審批手續(xù)，即使有了數(shù)字化檔案，用戶的借閱需求往往都無(wú)法第一時(shí)間得到滿足。

（四）科技檔案信息資源未得到有效開發(fā)利用。與其他門類檔案不同，科技檔案具有較高的技術(shù)價(jià)值、研究?jī)r(jià)值、創(chuàng)新價(jià)值，能夠?qū)ζ髽I(yè)創(chuàng)新和發(fā)展產(chǎn)生積極的作用，為企業(yè)帶來較大的經(jīng)濟(jì)效益，因此，科學(xué)、合理地開發(fā)利用科技檔案具有十分重要的意義。但當(dāng)前多數(shù)企業(yè)管理者的思想認(rèn)識(shí)仍然停留在檔案無(wú)法直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益的觀點(diǎn)上，未能組織對(duì)科技檔案信息資源進(jìn)行有效開發(fā)。且企業(yè)檔案管理員多為非檔案專業(yè)出身，很少接受相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，檔案管理人員專業(yè)知識(shí)缺乏，客觀上限制了科技檔案信息資源開發(fā)利用。

二、幾點(diǎn)思考

（一）健全管控體制，提高科技檔案收集質(zhì)量。檔案管理部門必須嚴(yán)格執(zhí)行科技檔案工作相關(guān)法規(guī)，建立健全企業(yè)科技檔案管理規(guī)章制度，強(qiáng)化相關(guān)人員的檔案意識(shí)與職責(zé)，實(shí)行前端控制，在項(xiàng)目立項(xiàng)時(shí)即做好文件材料的歸檔要求，對(duì)科技文件材料形成、積累、整理、歸檔實(shí)行分階段跟蹤管理，加強(qiáng)科技項(xiàng)目過程檔案收集，嚴(yán)格審核科技文件材料歸檔質(zhì)量，嚴(yán)格執(zhí)行“三納入、四參加、四同步”，實(shí)現(xiàn)全過程、全流程控制。針對(duì)部分人員可能出現(xiàn)不配合的情況，可在制定財(cái)務(wù)、檔案制度時(shí)將財(cái)務(wù)報(bào)銷、付款融入檔案工作中，實(shí)行檔案工作、科技工作與財(cái)務(wù)工作聯(lián)動(dòng)的模式，科技項(xiàng)目一個(gè)階段完成后，必須將所有檔案資料齊全、完整、高質(zhì)量交檔案室存檔，由檔案室在相關(guān)發(fā)票、憑證簽字確認(rèn)后，才能啟動(dòng)報(bào)銷或付款程序，否則不予報(bào)銷或付款。筆者所在單位創(chuàng)造性采用了此種模式，收到了很好的效果，為科技檔案利用打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（二）加強(qiáng)部門聯(lián)動(dòng)，了解用戶需求。檔案管理部門應(yīng)改變傳統(tǒng)檔案利用服務(wù)模式形成的“等需求、找檔案、借資料、還入庫(kù)”的“你用我找”消極服務(wù)思想，樹立主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，改變邊緣化的工作地位，主動(dòng)靠近企業(yè)的核心工作，不讓企業(yè)檔案信息資源成為“信息孤島”。檔案管理部門可積極主動(dòng)向企業(yè)管理者申請(qǐng)加入企業(yè)科技項(xiàng)目組，建立檔案工作與科技項(xiàng)目工作融合的工作模式，以更好地提供服務(wù)。檔案管理員不只簡(jiǎn)單提供單一的檔案利用服務(wù)，而是直接參與項(xiàng)目工作，提供項(xiàng)目申報(bào)信息搜集、申報(bào)材料編制、專題資料匯編、資料提供、資料歸檔等全方位服務(wù)，解決項(xiàng)目申報(bào)等工作中檔案利用者和檔案管理員信息不對(duì)稱的問題。檔案管理部門應(yīng)積極主動(dòng)了解科技檔案用戶需求，定期采用不記名問卷調(diào)查的方式，收集科技檔案利用服務(wù)意見建議，提高服務(wù)質(zhì)量。

（三）提升檔案信息化服務(wù)水平，建設(shè)分級(jí)利用權(quán)限體系。為提高檔案工作的服務(wù)水平和工作效率，檔案管理部門應(yīng)充分運(yùn)用現(xiàn)代信息化檔案管理手段，適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代社會(huì)發(fā)展需求?？梢愿鶕?jù)科技檔案內(nèi)容，對(duì)企業(yè)科技檔案資源進(jìn)行整合，按照保密要求和工作需要進(jìn)行分級(jí)，對(duì)不同等級(jí)的科技檔案設(shè)定相應(yīng)的利用權(quán)限，實(shí)行嚴(yán)格的權(quán)限控制，簡(jiǎn)化審批流程，在企業(yè)內(nèi)部體系實(shí)現(xiàn)開放，科技檔案信息人人可以檢索目錄和全文，敏感和涉密科技檔案信息特定人群檢索目錄和全文，在確保科技檔案信息安全的前提下最大限度實(shí)現(xiàn)科技檔案信息共享，以更好地滿足用戶的使用需求。充分運(yùn)用5G時(shí)代移動(dòng)互聯(lián)互通的優(yōu)勢(shì)，建設(shè)移動(dòng)科技檔案室，提高科技檔案利用效率，最大程度實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值。

（四）加強(qiáng)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，提升專業(yè)技能。檔案人員要主動(dòng)加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，提升科技檔案信息資源開發(fā)利用能力。一是通過定期參加國(guó)家、省、市檔案專題業(yè)務(wù)培訓(xùn)的方式，提升科技檔案工作者業(yè)務(wù)水平。二是通過在線學(xué)習(xí)的方式，隨時(shí)隨地學(xué)習(xí)，如江蘇省開通了檔案人員遠(yuǎn)程教育平臺(tái)，共享檔案繼續(xù)教育資源。三是企業(yè)檔案室可積極聯(lián)系國(guó)內(nèi)開設(shè)了檔案專業(yè)的大、中專院校，開展校企合作，學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)，同時(shí)也為檔案專業(yè)學(xué)生提供實(shí)踐基地，實(shí)現(xiàn)雙贏。四是積極“走出去”，到科技檔案工作突出的企業(yè)進(jìn)行參觀、學(xué)習(xí)、交流。

（五）主動(dòng)作為出成效，加強(qiáng)宣傳造氛圍。伴隨著檔案工作的重要性日益顯著，企業(yè)檔案工作者可以展現(xiàn)科技檔案工作成果的平臺(tái)也日益增多，科技檔案工作相比于其他類型的檔案工作更容易出成果，形成亮點(diǎn)。如國(guó)家級(jí)層面的國(guó)家檔案局有全國(guó)建設(shè)項(xiàng)目檔案微視頻評(píng)選、全國(guó)企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用優(yōu)秀案例評(píng)選、全國(guó)檔案優(yōu)秀科技成果評(píng)選等，省級(jí)層面如四川省有全省科技檔案信息資源開發(fā)利用優(yōu)秀案例評(píng)選、全省企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用優(yōu)秀案例評(píng)選等，還有規(guī)范化認(rèn)定、各類論壇等平臺(tái)，企業(yè)檔案管理員在完成基礎(chǔ)工作的同時(shí)，應(yīng)多用心收集、整合科技檔案服務(wù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益的案例，開發(fā)科技檔案信息資源，由單一信息服務(wù)向知識(shí)服務(wù)轉(zhuǎn)變，主動(dòng)作為申報(bào)各類獎(jiǎng)項(xiàng)，創(chuàng)新爭(zhēng)優(yōu)出成績(jī)。在爭(zhēng)取成績(jī)的同時(shí)，加大科技檔案信息資源開發(fā)利用工作的宣傳，科技檔案工作宣傳應(yīng)當(dāng)側(cè)重企業(yè)最為關(guān)心的檔案如何提升經(jīng)濟(jì)效益方面，宣傳檔案在項(xiàng)目申報(bào)、設(shè)備故障維修、經(jīng)濟(jì)糾紛等工作中直接或間接產(chǎn)生的巨大經(jīng)濟(jì)效益，使企業(yè)管理者更加重視科技檔案信息資源開發(fā)工作，為科技檔案工作爭(zhēng)取更多資源，形成科技檔案信息資源開發(fā)的良好企業(yè)氛圍，進(jìn)一步取得更大的成效。