《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》對(duì)破解基層檔案難題的啟示

文/福建省革命歷史紀(jì)念館 鐘雅嬋

基層單位的檔案不僅是基層單位成長(zhǎng)發(fā)展歷史的真實(shí)寫照和干部群眾工作業(yè)績(jī)的原始記錄，也是整個(gè)國(guó)家檔案資源的重要來(lái)源?；鶎訖n案工作不僅是基層單位工作開展的基礎(chǔ)，也是國(guó)家檔案事業(yè)的重要組成部分。因此，做好基層單位檔案工作意義深遠(yuǎn)，十分重要。然而目前相當(dāng)多基層單位的檔案工作水平還不太高，許多基層檔案工作者和有識(shí)之士都指出基層檔案工作存在的種種問(wèn)題并提出解決策略，但總體上基層單位檔案工作發(fā)展改進(jìn)的步伐還是比較緩慢。2018年國(guó)家檔案局第13號(hào)令頒布了《機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)定》（以下簡(jiǎn)稱《規(guī)定》）。筆者覺(jué)得《規(guī)定》雖然不是專門針對(duì)基層單位制定，但在中國(guó)的檔案管理體制框架內(nèi)，各個(gè)單位管理情況大體相同，檔案工作原理基本相通，面臨的情況也類似，因此《規(guī)定》具有普遍的參考借鑒意義，除明確規(guī)定適用機(jī)關(guān)、團(tuán)體、事業(yè)單位外，也很值得廣大其他類型基層單位參考借鑒?；鶎訂挝唬绕涫腔鶎訂挝坏臋n案工作者，應(yīng)認(rèn)真研讀《規(guī)定》，充分理解內(nèi)容和領(lǐng)會(huì)精神實(shí)質(zhì)，尋求破解基層工作難題之道，進(jìn)一步促進(jìn)基層單位檔案管理的科學(xué)化和規(guī)范化發(fā)展。以下就談?wù)劇兑?guī)定》給筆者的幾個(gè)啟示。

一、單位領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)檔案工作重視不足

單位領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)檔案工作的重視程度是基層檔案工作能否做好的最關(guān)鍵因素之一。幾乎所有探討基層單位檔案工作問(wèn)題的文章都會(huì)將這一點(diǎn)作為“頭條”來(lái)討論，且大多數(shù)作者都認(rèn)為基層單位領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)檔案工作的重視程度不足，希望領(lǐng)導(dǎo)們更加重視檔案工作。不過(guò)，當(dāng)我們仔細(xì)分析，就會(huì)發(fā)現(xiàn)這種現(xiàn)象普遍存在是由多種客觀原因共同造成的，而并非簡(jiǎn)單歸為某個(gè)因素。如整個(gè)社會(huì)檔案意識(shí)比較低下、單位領(lǐng)導(dǎo)人業(yè)績(jī)考核體系缺失檔案工作考察內(nèi)容、大多數(shù)檔案員并未宣傳到位也沒(méi)有拿出實(shí)打?qū)嵉某煽?jī)來(lái)證明檔案的作用、基層工作千頭萬(wàn)緒、工作條件未必寬裕等等，以上種種情況共同導(dǎo)致多數(shù)基層單位領(lǐng)導(dǎo)人未能積極主動(dòng)地抓好檔案工作。然而，領(lǐng)導(dǎo)重視與否又是做好基層檔案工作繞不開的一個(gè)關(guān)鍵性因素，因此檔案機(jī)構(gòu)和檔案人員還是應(yīng)該去千方百計(jì)地提高單位領(lǐng)導(dǎo)的檔案工作意識(shí)，讓領(lǐng)導(dǎo)重視起檔案工作。在學(xué)習(xí)《規(guī)定》的過(guò)程中，筆者發(fā)現(xiàn)其中有一些內(nèi)容如能得到實(shí)踐，應(yīng)當(dāng)能夠在一定程度上提高領(lǐng)導(dǎo)人的檔案工作意識(shí)。比如第二章“機(jī)構(gòu)和人員”第七條規(guī)定應(yīng)建立的“檔案工作協(xié)調(diào)機(jī)制”。這個(gè)協(xié)調(diào)機(jī)制由分管檔案工作的單位負(fù)責(zé)人、辦公廳（室）（或承擔(dān)該職能的其他綜合辦事機(jī)構(gòu)）負(fù)責(zé)人以及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成。換句話說(shuō)，整個(gè)單位的各級(jí)負(fù)責(zé)人，從單位負(fù)責(zé)人到各部門負(fù)責(zé)人到檔案工作職能所在部門負(fù)責(zé)人全部納入了這個(gè)協(xié)調(diào)機(jī)制。這意味著，檔案工作將進(jìn)入單位領(lǐng)導(dǎo)層的明確工作職責(zé)之中，他們對(duì)檔案工作的開展也開始負(fù)有明確的責(zé)任即協(xié)調(diào)責(zé)任了。這是之前的制度中沒(méi)有的，是一個(gè)特別有意義的特別好的創(chuàng)新。之前，檔案工作在單位各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的意識(shí)中是比較薄弱的，甚至是缺失的，檔案工作和他們的工作似乎沒(méi)有太明顯的交集，他們一般也較少主動(dòng)關(guān)心檔案工作，但如果檔案工作協(xié)調(diào)機(jī)制建立起來(lái)，情況不同了。由于領(lǐng)導(dǎo)們自身已然成為檔案工作協(xié)調(diào)機(jī)制中的一員，檔案工作便由過(guò)去的“與我無(wú)關(guān)”變?yōu)椤昂臀矣嘘P(guān)”，從“可管可不管”變?yōu)椤氨仨氁堋?，隨著責(zé)任的明確，他們必然會(huì)增加對(duì)檔案工作的一份負(fù)責(zé)之心，對(duì)檔案工作的重視程度也會(huì)有所提高。

二、檔案工作組織領(lǐng)導(dǎo)薄弱

檔案工作組織薄弱是另一個(gè)比較大的阻礙基層檔案工作順利開展的因素。檔案工作是個(gè)系統(tǒng)工程，而且是嵌在整個(gè)單位工作系統(tǒng)中的子系統(tǒng)工程。它有多個(gè)流程，涉及各個(gè)部門各個(gè)崗位，還關(guān)系到物資和財(cái)務(wù)的配給。它不是檔案機(jī)構(gòu)檔案人員自身能完成的，組織領(lǐng)導(dǎo)的保障是非常重要的先行條件。由于種種原因，總體上基層單位檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)是比較薄弱的，在本單位的規(guī)劃、計(jì)劃、考核、預(yù)算中幾乎都很少看到有關(guān)檔案工作的內(nèi)容，各種工作會(huì)議上也很少聽(tīng)到有關(guān)檔案工作的事項(xiàng)，“社會(huì)地位”和“經(jīng)濟(jì)地位”都不太高。這大大影響了檔案工作的正常開展，讓檔案員常有有心無(wú)力之感。在這個(gè)方面，《規(guī)定》第六條做出了一個(gè)非常給力的規(guī)定：“機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，將檔案工作納入整體規(guī)劃、年度工作計(jì)劃和考核體系，與業(yè)務(wù)工作同步部署、同步實(shí)施、同步發(fā)展。檔案工作所需的基礎(chǔ)設(shè)施配備和維護(hù)經(jīng)費(fèi)，檔案日常管理工作經(jīng)費(fèi)，檔案信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)，檔案宣傳、培訓(xùn)等其他經(jīng)費(fèi)應(yīng)當(dāng)列入機(jī)關(guān)年度財(cái)政預(yù)算?！边@個(gè)規(guī)定可以說(shuō)意義非凡，幾個(gè)“納入”“列入”和“同步”理直氣壯地宣告檔案工作是整個(gè)單位工作中不可或缺的重要組成部分，有著它應(yīng)有的位置。基層單位檔案管理員應(yīng)根據(jù)或借鑒此條規(guī)定，積極主動(dòng)地向單位提出要把檔案工作納入單位工作規(guī)劃、年度工作計(jì)劃、考核體系和財(cái)政預(yù)算，要求檔案工作與業(yè)務(wù)部門同步部署、同步實(shí)施、同步發(fā)展，爭(zhēng)取進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，爭(zhēng)取將檔案工作也納入單位工作的主航道上來(lái)，為檔案工作開展創(chuàng)造更好的條件。

三、檔案工作制度建設(shè)

工作制度是一項(xiàng)工作要順利實(shí)施的保障，用制度來(lái)管人、管事、管權(quán)，可提高效率并合法規(guī)范。檔案工作也是一樣。檔案工作要順利實(shí)施，沒(méi)有一套完善的制度是不可想象的。如前文所述，檔案工作是包含在單位工作大系統(tǒng)之中的一個(gè)子系統(tǒng)，涉及所有的崗位和人員，需要全體人員共同配合完成，而非檔案機(jī)構(gòu)檔案人員的“獨(dú)角戲”。對(duì)于這樣的一個(gè)系統(tǒng)工程，要做的工作很多，光靠行政指令是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，而必須依靠一整套完善的制度來(lái)規(guī)范所有相關(guān)人的行為，比如歸檔制度、保管期限表、保管制度、保密制度、利用制度、統(tǒng)計(jì)制度、鑒定制度等等。如果檔案工作制度不健全，檔案工作就無(wú)章可循，科學(xué)和規(guī)范也就無(wú)從談起。從大局和長(zhǎng)遠(yuǎn)看，檔案工作制度建設(shè)還是依法治檔的基礎(chǔ)工程，是一項(xiàng)帶有根本性、長(zhǎng)期性、穩(wěn)定性的基礎(chǔ)工程。檔案工作制度不健全不完善的問(wèn)題廣泛存在于包括基層單位在內(nèi)的很多立檔單位中。對(duì)此《規(guī)定》強(qiáng)化了規(guī)章制度的要求，明確提出：建立健全檔案工作規(guī)章制度，并將規(guī)范本單位、本系統(tǒng)檔案管理的基本制度報(bào)檔案行政管理部門備案。這說(shuō)明了檔案行政管理部門對(duì)檔案工作制度建設(shè)的重視，并且用要求報(bào)備的方式來(lái)敦促和監(jiān)督各個(gè)單位做好這項(xiàng)事關(guān)大局、事關(guān)長(zhǎng)遠(yuǎn)的建章立制的工作。《規(guī)定》這一舉措的蘊(yùn)含的意義對(duì)基層單位的檔案工作同樣是適用的。我們應(yīng)該學(xué)習(xí)《規(guī)定》制度建設(shè)為要的精神，用心學(xué)習(xí)創(chuàng)建制度的方法。建議基層單位檔案員把建章立制當(dāng)作最重要的一件大事來(lái)抓，結(jié)合本單位實(shí)際，逐步制定出適合本單位檔案工作的一系列制度，形成完整體系，涵蓋檔案工作各個(gè)方面，不要有缺環(huán)，為檔案工作的正常開展打造一個(gè)良好的制度環(huán)境。同時(shí)也建議行政管理部門也能夠關(guān)注到基層單位，對(duì)基層檔案單位的制度建設(shè)也進(jìn)行監(jiān)督和要求備案，督促和幫助基層單位檔案工作走上規(guī)范化科學(xué)化的軌道。

四、結(jié)束語(yǔ)

除了上文所述的這些，《規(guī)定》對(duì)基層單位檔案工作中存在的許多其他問(wèn)題，如基礎(chǔ)設(shè)施、業(yè)務(wù)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化、信息化建設(shè)等方面的難題，都能給出許多有益的啟示甚至方法?？傊P者認(rèn)為《規(guī)定》是一部比較切合中國(guó)基層檔案工作實(shí)際的法規(guī)，對(duì)基層檔案工作提供了有力的指導(dǎo)。廣大基層檔案工作者如能認(rèn)真揣摩，一定能夠從中找到許多解決工作困難的方法。