加強行政審批檔案管理利用的若干思考

文/淄博市政務服務中心 黃衍潔

一、行政審批檔案管理與利用中存在的問題

（一）檔案管理思維落后。想要加強行政審批檔案的管理工作，需要先了解其弱項所在。由于在檔案管理的工作期間，總會有一些工作人員忽視了對檔案的保存，同時忽視了檔案保存的重要性，沒有預防檔案管理后會出現(xiàn)的一些具體問題，所以當問題出現(xiàn)的時候沒有及時地進行解決，反而在一定程度上造成了資料的受損，以及對檔案的可利用性造成嚴重損失，工作人員只會覺得把檔案保存起來就是工作的任務，豈不知保存檔案的重要意義在于后期的繼續(xù)利用的目的。然而實際上，檔案保存工作的存在意義便是為了以后有需要的時候，可以供需要的人或者是事，便于在很快的時間內(nèi)查閱想要找到的相關信息資料，可供人們隨時查找翻閱，但是對于當下的工作人員來說，并不在意工作的意義，只在于工作的形式，只要保存了資料和檔案就是完成了工作的需要，所以想要更好地加強行政審批檔案管理工作，需要從員工根本的工作職能培訓入手，讓其明白工作的重要意義。對于現(xiàn)代社會來說，雖然在一定程度上的工作需要已經(jīng)越來越信息化和現(xiàn)代化，并且網(wǎng)絡的出現(xiàn)也給工作帶來了不少的便利，在一定程度上節(jié)省了工作支出以及工作的成本，為現(xiàn)代化的工作提供了很大的便利。但是，雖然網(wǎng)絡簡化了部分辦公，可是依舊不能變得完全信息化，依然也需要人工操作，比如檔案的管理工作，還是在某些方面依然需要人工進行保存，并沒有隨著時代進步而進步，所以，檔案的儲存依然采用紙質(zhì)的方式進行保存、人工記錄，所以深入思考之后，便會發(fā)現(xiàn)，落后的檔案管理工作模式，會影響行政部門的工作效率。

（二）檔案利用存在制約。1.信息高度分散。檔案保存存在一些現(xiàn)實問題。由于行政審批涉及的行業(yè)以及部門比較多，由不同的部門進行管理和支配，所以由此可見資料的存儲過于分散，而且查閱起來又比較麻煩，需要各級領導的同意，給工作在一定程度上帶來了麻煩，無法在很短的時間內(nèi)查到需要的檔案和資料。這樣一來，資料分散保存的現(xiàn)象導致很難實現(xiàn)檔案管理工作的效率最大化。2.系統(tǒng)難以兼容。檔案保存工作還有一個問題，具體如下，因為行政審批開始到工作結束有一個漫長的經(jīng)過，需要經(jīng)歷多個繁瑣的過程，但是經(jīng)過一些機構的改革之后，將分散的檔案進行了集中處理，所以經(jīng)手行政審批的工作人員是否能夠及時的完成行政審批的工作，取決于這些人的工作效率以及個人對工作的態(tài)度，這些工作的弊端都會在一定程度上出現(xiàn)客觀問題，會導致審批檔案相關的信息數(shù)據(jù)遺漏，甚至使檔案信息內(nèi)部數(shù)據(jù)割裂和過于分散。而且，由于工作不夠謹慎，所以行政審批的電子文件以及相對應的紙質(zhì)文件，不能夠相對應的保存，會出現(xiàn)電子文件與紙質(zhì)文件不同時在檔的記錄，所以，這也是導致檔案管理工作出現(xiàn)不兼容的問題的主要因素。

二、加強行政審批檔案管理的策略

（一）行政審批檔案信息化管理。1.加快行政審批電子檔案信息化建設。加強行政審批檔案管理工作，首先要加快檔案的信息化建設。就目前情況來看，加快行政審批的管理辦法是當前政府進行的重點工作。電子檔案信息化速度的加快，也在某種程度上降低了紙質(zhì)文件保存的成本，同時在原來的基礎之上，延長了紙質(zhì)文件的使用率，提高了對檔案的保存質(zhì)量和完整性。2.改善檔案信息化基礎設施建設。加強檔案管理工作也需要對檔案信息化的基礎設施進行改善。隨著信息化社會的發(fā)展，電子檔案信息化建設也是政府很重視的一項工作，會得到政府人員的高度關注。同時，電子信息檔案的發(fā)展也是將來的必然趨勢，所以現(xiàn)在就需要著手于檔案事業(yè)工作的措施進行研討。電子信息的內(nèi)容主要包含了對網(wǎng)絡安全環(huán)境的建設，還有計算機硬件的環(huán)境建設以及系統(tǒng)安全軟件建設等方面。

（二）行政審批檔案規(guī)范化管理。加強行政審批檔案管理工作，還需要對管理工作人員的工作守則進行規(guī)范化處理。具體改進措施實施如下：1.管理人員的篩選、監(jiān)督和評估。管理人員是管理部門工作的一把鑰匙，管理部門的工作進展以及工作效果如何，都取決于這把鎖的鑰匙，如果鑰匙保存的好，那么檔案管理以及工作的進展就會很可觀，但是一旦這把鑰匙出現(xiàn)問題，那么管理工作也就會存在風險，給整體的工作帶來了很大的麻煩和損失。當一個公司或者一個企業(yè)涉及需要設立檔案管理部門，就說明這個企業(yè)的規(guī)模并不會很小，所以，這個管理部門就相當于掌握了這個企業(yè)的所有信息資料以及相關人員的檔案，所以檔案管理部門的人員任用也是很謹慎的一個選擇。所以，這就要求企業(yè)必須加強對工作人員的管理和規(guī)范化要求，以便達到整個管理體系的規(guī)范化管理。同時在人員選拔上還要謹慎挑選，沒有責任心的人，還有工作不夠仔細認真的人是不予任用，經(jīng)過嚴格篩選以及培訓之后才可以正式上崗工作。而且，對于已經(jīng)上崗工作的人員，還要加強其日常工作的監(jiān)督，確保他們養(yǎng)成專業(yè)的工作素養(yǎng)。最后，還要對相關的工作人員進行工作的考評，用標準來規(guī)范他們的日常工作態(tài)度，在考評中發(fā)現(xiàn)他們存在的問題，并且給出及時的糾正辦法，這也是在另一方面上保障企業(yè)的利益不受到危害。2.完善管理人員的獎懲制度。對工作人員的選拔問題解決之后，還要在日常生活中設立工作考評制度以及獎懲制度。制度的設立都是為了更好地保障管理工作的穩(wěn)定正常進行，同時，這也是完善一個企業(yè)規(guī)范化制度的過程。制度的設立是用來約束工作人員的工作態(tài)度以及工作素養(yǎng)，獎勵可以促進工作人員的工作積極性，相反，懲罰便是為了約束工作人員嚴格遵守工作守則，起到懲戒的作用，可以防止以后的工作中不再出現(xiàn)類似的錯誤情況，較少犯錯的概率。政策則是對表現(xiàn)良好的員工進行表彰，這是一種激勵也是一種樹立榜樣的做法。3.工作部門嚴格分工、各司其職。對工作人員進行了規(guī)范處理之后，還要對部門之間的協(xié)作關系進行規(guī)范化要求。部門工作的分工要明確，各司其職，有利于自己部門進行合理的安排以及工作按守則進行工作的考評。同時部門工作的嚴格分類工作也有助于自己部門的檔案的管理，有利于獎懲制度的進行，誰的問題誰承擔，這樣一來就不會有人推脫自己的職責和義務，可以更好地制約企業(yè)工作的開展。尤其是對于工作過程比較繁雜的企業(yè)來說，嚴格分工明確的制度可以使工作進行的程序簡單化，在一定程度上提高了工作效率。

三、加強行政審批類檔案利用的策略

（一）整合行政審批檔案資源管理。加強行政審批檔案的利用率，首先需要進行資料以及檔案的整合管理。分批管理則會加大管理人員的工作量，所以將檔案以及資料進行統(tǒng)一管理，不僅可以促進檔案的以及資料的使用率，還在一定程度上減少了資料管理的工作，同時也有助于檔案管理部門的工作人員的工作效率。并且，注定行政審批工作，還有檔案信息的管理工作也是一種提高部門管理規(guī)范的一種具體表現(xiàn)。同時，還要對于借閱檔案以及資料的工作人員要及時進行登記，以保障檔案的安全性還可以明確的標記此檔案是否被及時的歸還。

（二）統(tǒng)一行政審批檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)。加強行政審批檔案的利用還可以通過對數(shù)據(jù)兼容問題的解決。解決了審批業(yè)務系統(tǒng)的問題和檔案管理之間的數(shù)據(jù)兼容問題，也是加強行政審批的檔案管理工作。解決二者之間的問題也就是加快了信息傳遞的速度，加快了審批的節(jié)奏，審批人員以及檔案管理人員能夠及時地對接工作，還可以及時地轉移審批人員的相關審批意見，便于審批工作的進行。在此同時，統(tǒng)一行政審批的管理系統(tǒng)，也是對管理部門的一種促進作用，在審批部門與檔案管理部門之間進行數(shù)據(jù)交換以及信息共享的時候，可以滿足各個部門對信息以及資料的利用需求。