智慧檔案庫房基本功能初探

文/國網(wǎng)山東省電力公司檔案館 吳長靜

檔案安全工作是檔案工作的底線，直接關(guān)系到檔案工作的可持續(xù)發(fā)展和檔案作用的有效發(fā)揮。當(dāng)前社會安全事故頻發(fā)，如何做好檔案庫房管理工作，保障檔案安全，確保檔案調(diào)閱方便、可靠，是各級單位亟待探索解決的任務(wù)之一。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，要深入分析研究信息化技術(shù)在檔案安全管理中的應(yīng)用，創(chuàng)新管理理念和思維，建設(shè)更加節(jié)能、環(huán)保、綠色、高效、安全的智慧檔案庫房，以充分保障檔案安全。

一、檔案安全的內(nèi)涵

檔案安全包括檔案實(shí)體安全和檔案信息安全兩個方面。檔案實(shí)體安全是指承載檔案信息的各種載體不受損壞、破壞或丟失，盡量延長檔案的壽命，檔案安全可用。檔案信息安全是指檔案信息內(nèi)容完整、可控，未被破壞或未被非法知曉、使用。在檔案實(shí)體安全方面，一是資源安全，要對檔案從收集歸檔到鑒定銷毀全過程進(jìn)行管理，轉(zhuǎn)變?nèi)霂旃芾淼乃季S，從源頭保障檔案資源安全。二是保管環(huán)境安全，隨著全國檔案設(shè)施升級提升，需要通過“大云物移智鏈”等信息化技術(shù)進(jìn)行智慧化管理，建立全方位智能管理庫房。在檔案信息安全方面，電子文件已有逐漸代替紙質(zhì)文件趨勢，成為檔案主體，需要確保檔案有關(guān)信息系統(tǒng)的環(huán)境與設(shè)備安全、網(wǎng)絡(luò)安全、系統(tǒng)安全、數(shù)據(jù)安全和數(shù)據(jù)載體安全等，從而保證電子檔案的真實(shí)、可靠、完整、可用。智慧檔案安全體系是智慧檔案體系的基礎(chǔ)，是智慧檔案體系高效、穩(wěn)定運(yùn)行的保障，直接影響著智慧檔案作用的發(fā)揮。檔案安全體系是為維護(hù)檔案安全、確保檔案資源不受損壞而建立起來的保障體系，要堅(jiān)持“安全第一、預(yù)防為主”的檔案安全工作方針，確保檔案實(shí)體安全和信息安全。

二、目前存在的問題

檔案庫房應(yīng)滿足防火、防盜、防高溫、防潮防水、防光、防塵、防有害生物（蟲、鼠）、防有害氣體等“八防”功能，檔案業(yè)務(wù)技術(shù)用房應(yīng)配備容災(zāi)備份、應(yīng)急電源、CAD繪圖儀、工程圖紙復(fù)印機(jī)、縮微機(jī)等設(shè)備。傳統(tǒng)的庫房管理比較落后，檔案裝具及“八防”設(shè)備都已無法與信息化時代相適應(yīng)。檔案裝具使用無法移動的檔案柜，占用面積大，在辦公用房緊張的情況下影響檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展，或使用手搖式密集架，檔案取用費(fèi)時費(fèi)力。防火使用普通滅火器，防盜使用木質(zhì)門及機(jī)械鑰匙，防高溫使用家用空調(diào)，防潮使用除濕機(jī)，防光使用防光窗簾，其他防護(hù)措施幾乎沒有。智能庫房開始采用智能設(shè)備以提升庫房管理效率，但仍然存在不容忽視的問題。一是現(xiàn)有檔案庫房管理系統(tǒng)多使用在局域網(wǎng)，使用不方便，隨著移動互聯(lián)網(wǎng)的普及，檔案管理人員需要通過多端擴(kuò)展訪問，隨時隨地的對庫房進(jìn)行遠(yuǎn)程管理。二是設(shè)備（消防、燈光、溫濕度、門禁）服務(wù)器均獨(dú)立運(yùn)行，無法由一個主服務(wù)器同時控制，缺少有針對性的遠(yuǎn)程控制、自動預(yù)警等功能，各系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，由于未能打通數(shù)據(jù)通路，在業(yè)務(wù)協(xié)同方面，產(chǎn)生了信息孤島，降低了信息的使用效率。三是智能設(shè)備經(jīng)常出現(xiàn)故障，無法統(tǒng)計分析是設(shè)備自身因素還是環(huán)境影響，不利于今后設(shè)備運(yùn)維。四是空調(diào)、加濕除濕機(jī)等設(shè)備常年開放，無法按照周邊的情況實(shí)時調(diào)整溫濕度設(shè)置，從而導(dǎo)致能耗較高，不符合節(jié)能環(huán)保的基本要求。

三、智慧庫房基本功能

智慧檔案庫房建設(shè)，應(yīng)是構(gòu)建深度交互、開放共享、廣泛互聯(lián)的泛在庫房物聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)物與物、人與物、人與人的全面互聯(lián)、深度感知；以需求為導(dǎo)向提供人性化服務(wù)應(yīng)用，滿足各類人員的差異化服務(wù)需求，系統(tǒng)性地為實(shí)體檔案的整個生命周期提供智能化和流程化的輔助管理，全面提供庫房管理的“智慧”服務(wù)。通過“大云物移智鏈”等技術(shù)全面開展人員、檔案、庫房環(huán)境、設(shè)備等實(shí)體檔案管理過程中相關(guān)因素的全過程管理，并通過大數(shù)據(jù)、人工智能等技術(shù)深度挖掘數(shù)據(jù)價值，識別潛在隱患并及時解決，并為優(yōu)化庫房運(yùn)行成本、后期設(shè)備選型、節(jié)能改造、庫房擴(kuò)容等方面提供決策參考。

（一）人員管理。目前庫房人員管理仍停留在線下，操作及管理較不嚴(yán)格。智慧檔案庫房人員管理，一是要全面梳理人員在庫房內(nèi)的工作流程，將各類制度要求的流程固化在系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)檔案管理、庫房巡檢、維修等與庫房有關(guān)的操作全面實(shí)現(xiàn)線上操作，并將操作與視頻監(jiān)控、門禁及RFID設(shè)備等狀態(tài)聯(lián)動，實(shí)現(xiàn)檔案絕對安全。二是對未處理工作及定期工作進(jìn)行待辦提醒，確保工作的閉環(huán)處理。三是設(shè)置人員通訊錄，檔案人員入職資質(zhì)審核、工作履歷、獲得榮譽(yù)、離職工作移交審核進(jìn)行全過程管理，確保工作合規(guī)性。

（二）實(shí)體檔案管理。目前實(shí)體檔案管理仍停留在人工管理階段，檔案數(shù)量龐大管理不易，容易造成檔案數(shù)量、質(zhì)量臺賬不清晰等情況。智慧檔案庫房通過研究實(shí)體檔案全生命周期管理，利用物聯(lián)網(wǎng)和RFID、二維碼等技術(shù)實(shí)現(xiàn)館藏檔案的移交、消毒、上架、盤點(diǎn)、利用、鑒定、銷毀等全生命周期管理，實(shí)現(xiàn)檔案與密集架的一一對應(yīng)，定期提醒檔案的盤點(diǎn)、消毒、鑒定等工作，明確各方職責(zé)，把檔案管理流程固化到系統(tǒng)中。

（三）庫房環(huán)境管理。1.防火。智慧檔案庫房應(yīng)具備火災(zāi)預(yù)警功能，利用紅外熱成像裝置等設(shè)備，全面覆蓋庫房區(qū)域，設(shè)定溫度閾值，在線路老化、設(shè)備故障等情況下提前預(yù)警溫度異常情況，及時通知檔案人員及消防人員排查消防隱患，從而保證庫房安全。2.防盜。視頻監(jiān)控實(shí)現(xiàn)庫房全覆蓋，門禁實(shí)現(xiàn)人臉、指紋、密碼三重防護(hù)并有遠(yuǎn)程授權(quán)開門功能，門禁開門自動關(guān)聯(lián)截取固定時長視頻進(jìn)行保存，確保入庫工作合規(guī)高效。結(jié)合RFID技術(shù)確保檔案出入合規(guī)，未經(jīng)過審核的檔案出入庫將有系統(tǒng)報警及現(xiàn)場聲光報警，保證檔案安全。3.防高溫、防潮。監(jiān)測樓宇溫濕度、室外溫濕度與庫房溫濕度差距，合理設(shè)置庫房溫濕度范圍，降低能耗。監(jiān)測庫房各類設(shè)備能耗情況，進(jìn)行同一時間不同庫房、同一庫房不同時間之間能耗對比，用于分析能耗規(guī)律，從而采取措施降低能耗。4.防有害氣體。采用空氣質(zhì)量檢測裝置進(jìn)行庫房內(nèi)外環(huán)境監(jiān)測，對比庫房有害氣體成分，進(jìn)行針對性的空氣清潔，利用空氣凈化器、消毒機(jī)等形式進(jìn)行凈化。

（四）設(shè)備管理。設(shè)備采購、運(yùn)行、巡檢、維修、報廢等過程全生命周期管理。通過遠(yuǎn)程巡檢與現(xiàn)場巡檢相結(jié)合方式進(jìn)行設(shè)備狀態(tài)檢測，提高問題發(fā)現(xiàn)效率，減少人員出入庫次數(shù)，從而減輕檔案人員負(fù)擔(dān)并且保證庫房環(huán)境穩(wěn)定。構(gòu)建庫房設(shè)備接口管理，實(shí)現(xiàn)各類硬件的通信訊號和故障指示及網(wǎng)絡(luò)狀況的統(tǒng)一監(jiān)控，確保設(shè)備正常在線。

（五）智能輔助決策。通過收集庫房各類數(shù)據(jù)，設(shè)計各類專題場景，為領(lǐng)導(dǎo)及檔案人員提供輔助決策。設(shè)備管理專題包括設(shè)備故障率分析、設(shè)備狀態(tài)分析、設(shè)備維修成本分析等，環(huán)境管理專題包括庫房容量使用年限分析、庫房出入庫頻率分析、報警分析等，檔案管理分析包括檔案門類數(shù)量對比分析、增長率分析、利用率分析等，人員管理專題包括人員流動分析、人員管理水平分析等。

（六）全網(wǎng)互聯(lián)。一是與相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)互聯(lián)。與OA、短信平臺等系統(tǒng)集成，實(shí)現(xiàn)預(yù)警消息短信推送、待辦消息提醒等功能。二是與移動互聯(lián)網(wǎng)互聯(lián)，通過移動作業(yè)平臺等方式，采用手持移動終端隨時隨地全面監(jiān)測各庫房運(yùn)行情況，相關(guān)巡檢記錄視頻隨時上傳庫房管理系統(tǒng)，提高工作時效性便捷性。

四、結(jié)束語

檔案庫房管理是檔案保護(hù)的主要研究內(nèi)容，全國各級各類檔案館建設(shè)正在朝智能化邁進(jìn)，檔案管理已經(jīng)不是簡單的文件保護(hù)，而是館庫現(xiàn)代化、設(shè)施安全信息化的變革。隨著科技的不斷進(jìn)步，智慧檔案庫房將會更加節(jié)能、環(huán)保、綠色、高效、安全。