檔案管理現(xiàn)代化過程中存在的問題和改進措施

文/汪清縣檔案館 袁長輝

檔案工作在人類的傳承和發(fā)展中起著舉足輕重的作用，檔案管理自然是管理系統(tǒng)中不可或缺的重要內(nèi)容。檔案如同社會各個行業(yè)間的紐帶，為社會各項工作提供信息和保障。但是科技和經(jīng)濟的變化日新月異，許多傳統(tǒng)的思想和方法迫切地需要革新，因此，檔案事業(yè)的發(fā)展和改進迫在眉睫。檔案技術(shù)現(xiàn)代化能快速推進和發(fā)展檔案事業(yè)，使檔案信息更好地為社會各項工作服務(wù)和引導(dǎo)。

一、檔案管理現(xiàn)代化的含義及重要性

（一）檔案管理現(xiàn)代化的含義。檔案管理現(xiàn)代化是對檔案信息進行管理和維護的辦法，在各個方面都優(yōu)于原始的檔案管理工作。首先，檔案存在的形式將不僅僅依附于光盤等原始技術(shù)，當今社會處于先進的信息時代，計算機覆蓋社會生活的各個層面，先進的技術(shù)設(shè)備也應(yīng)用于社會發(fā)展的各項工作當中，因此，先進的科學(xué)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理是檔案管理現(xiàn)代化的必要途徑。其次，檔案的信息含量也將得到延伸，科技的不斷創(chuàng)新與發(fā)展不僅僅提高了各項工作的效率，在檔案工作中更是量的提升，人類社會的各項工作中，檔案資料都是必需的，更全面的檔案資料也將更好地服務(wù)于現(xiàn)代社會。最后，原始檔案信息混雜，在現(xiàn)代化的不斷推進過程中，檔案的分類將更加清晰明確，檔案管理現(xiàn)代化的進程也將被快速推進。

（二）檔案管理現(xiàn)代化的重要意義。檔案是客觀公正，真實有效，幾乎涵蓋個人全部信息的重要信息資源。同時，由于信息更新的速度越來越快，人們對其質(zhì)量、時效、精煉等方面的要求越來越高。而檔案管理現(xiàn)代化能有效提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率，提供更加優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。檔案不再囿于紙張和光盤，調(diào)取和記錄都將更加快速便捷，同時也簡化了檔案管理工作的內(nèi)容。實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化也是減少工人工作強度的有效保障，在傳統(tǒng)的檔案管理中，工作人員要先對檔案資料逐一翻閱，找出所需的檔案，然后再去庫房查找，而利用先進的計算機進行檢索，不僅減輕工作人員的工作強度，更是提高了信息的準確性，讓檔案管理工作實現(xiàn)其最大的價值。

二、現(xiàn)代化推進過程中出現(xiàn)的問題

（一）意識模糊。檔案管理現(xiàn)代化的推進并不是一帆風(fēng)順的，各類問題在改革發(fā)展中相繼出現(xiàn)，檔案管理現(xiàn)代化并未完善和普及，相關(guān)工作人員只重視檔案的記錄和轉(zhuǎn)移，并不重視檔案的管理，企業(yè)和領(lǐng)導(dǎo)也并未意識到檔案管理現(xiàn)代化的優(yōu)越性，忽視了傳統(tǒng)的檔案管理模式的落后，對于先進技術(shù)發(fā)展的意識模糊，由于這些工作并不能給企業(yè)帶來直接的經(jīng)濟效益，因此不受重視，企業(yè)仍采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，嚴重制約了檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展進程。

（二）管理制度不完善。任何工作的開展和推進，制度要求都是第一位的，檔案管理現(xiàn)代化，不僅僅是新的科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用，更需要完善的制度的約束和督促。而在我國檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展過程中，制度缺陷是很嚴峻的問題，制度的完善與現(xiàn)代化的發(fā)展不同步。檔案管理工作的標準不明確，各個地區(qū)和部門檔案管理的水平和方式都不盡相同，可以說是參差不齊，況且由于檔案管理現(xiàn)代化的意識淡薄，對陳舊落后和科學(xué)專業(yè)的技術(shù)并沒有明確的劃分，各行各業(yè)對當管理現(xiàn)代化也沒有一個統(tǒng)一的標準，對于制度完善的需求也并不強烈。

（三）人才引進困難。檔案管理工作是十分復(fù)雜繁瑣的工作，涉及大量的信息資源，需要相應(yīng)的管理工作者有過硬的工作能力和較高的專業(yè)素質(zhì)。而我國現(xiàn)階段大多數(shù)檔案管理工作者仍保留較落后的檔案管理思想，未接收或不認可檔案管理現(xiàn)代化的優(yōu)越性，并未掌握高端前沿的技術(shù)水平，因此，檔案管理現(xiàn)代化的人才極度匱乏。從目前狀況來看，由于資金和管理制度的限制，很難高薪聘請先進的管理人才，即使有了相關(guān)專業(yè)人員，也很難留住人才。人才短缺是檔案管理現(xiàn)代化推進過程中的重要阻礙，也是亟待解決的問題。

（四）資金短缺問題。一項工作的開展需要資金做支持，資金的投入量往往與此項工作受重視的程度相對應(yīng)。而我國在檔案管理現(xiàn)代化的推進過程中，投入的資金過少，這也導(dǎo)致企業(yè)和管理人員認為這項工作并不重要，故而缺乏重視。此番惡性循環(huán)，阻礙檔案管理現(xiàn)代化的推進工作，往往使相關(guān)的管理人員更加忽視此項工作的重要性。除此之外，過少的資金投入也會導(dǎo)致購買力不足，相應(yīng)的技術(shù)設(shè)備落后。技術(shù)設(shè)備是硬件條件，是檔案管理現(xiàn)代化過程中的載體，一切高效率高質(zhì)量的工作都需要通過先進的技術(shù)設(shè)備來完成，因此，一旦硬件條件不達標，檔案管理工作水平較低，也將成為必然現(xiàn)象。

三、檔案管理現(xiàn)代化過程中問題的改進辦法

（一）強化檔案管理現(xiàn)代化意識。強化檔案管理現(xiàn)代化意識是更好地推進檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的必要條件，只有現(xiàn)代化的意識增強了，才能摒棄傳統(tǒng)的、落后的檔案管理模式，加強學(xué)習(xí)和采用先進的思想和技術(shù)。實現(xiàn)強化，首先要加強企業(yè)和領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理現(xiàn)代化意識，只有上層重視，才會使得相關(guān)的基層工作人員也重視，因此要加強檔案管理，使社會對檔案管理現(xiàn)代化迫切需求的宣傳，讓企業(yè)和領(lǐng)導(dǎo)及時意識到其重要性和優(yōu)越性，真正認識到推進檔案管理現(xiàn)代化對企業(yè)有長遠的有利影響，有了肯定的態(tài)度和發(fā)展的意識，才能使檔案管理現(xiàn)代化的推進過程順利進行。

（二）規(guī)范管理制度。檔案管理現(xiàn)代化僅僅依靠科技的發(fā)展和技術(shù)的革新，是萬萬無法達到推進的目的，一套完善且規(guī)范的管理制度才是推動檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的基礎(chǔ)。因此，在這個檔案管理制度的制定過程中，首先要從現(xiàn)今社會檔案管理的實際情況出發(fā)，對現(xiàn)階段社會需求和未來預(yù)期進行充分考量，制定一套具體可實施的標準，以更好地適應(yīng)當今社會對檔案管理的需求。與此同時，還應(yīng)考慮檔案管理的實際工作及工作人員的技術(shù)水平，要在保證檔案管理工作的質(zhì)與量的同時，鼓勵工作人員不斷學(xué)習(xí)和發(fā)展，只有實現(xiàn)了檔案管理現(xiàn)代化推進的科學(xué)化進程，使各個行業(yè)、不同部門對檔案管理有一個規(guī)范合理的標準，才能使未來檔案管理工作順利推進。

（三）注重人才培養(yǎng)。由于檔案管理現(xiàn)代化的管理模式不同于傳統(tǒng)的檔案管理模式，雖然仍舊需要人的參與和操作，但是它依附于更加高端和智能的科學(xué)設(shè)備，因此，需要相應(yīng)的檔案管理工作人員有著更高的技術(shù)水平和知識儲備，還應(yīng)具備較高的學(xué)習(xí)能力和創(chuàng)新精神。但由于我國檔案管理現(xiàn)代化的意識淡薄，多數(shù)相關(guān)工作部門仍采用傳統(tǒng)的管理模式和技術(shù)，應(yīng)用傳統(tǒng)技術(shù)的工作人員的技術(shù)水平和思想觀念都已無法滿足現(xiàn)代化的需求，因此，制定科學(xué)合理的計劃，針對目前發(fā)展的需求，培養(yǎng)一批思想先進、能力過硬的工作人員是大勢所趨。況且，高素質(zhì)的工作人員一般具備較高的學(xué)習(xí)能力和創(chuàng)新精神，這對檔案管理現(xiàn)代化的未來發(fā)展有著極大的利處。

（四）增加資金投入。資金支持是任何工作的推進和發(fā)展的基礎(chǔ)。在管理過程中，購入先進的技術(shù)設(shè)備，由于檔案管理現(xiàn)代化的推進對技術(shù)設(shè)備的要求極高，舊的技術(shù)已無法滿足現(xiàn)代化發(fā)展的需求，必須使用高科技的技術(shù)設(shè)備投入工作，因此購入先進的技術(shù)設(shè)備，完善檔案管理現(xiàn)代化的硬件條件是必不可少的。另外，在高水平高素質(zhì)人才培養(yǎng)方面加大投入，人才的需求是檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)部需求，只有人才到位，才能順利推進檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，優(yōu)化人才薪資待遇勢在必行，只有讓工作人員真正享受到優(yōu)惠，意識到其存在的重要意義，才能更好地為現(xiàn)代化發(fā)展服務(wù)，因此，增加資金投入是推進和優(yōu)化檔案管理現(xiàn)代化的有效措施。

四、結(jié)束語

在這個信息量龐大、生活節(jié)奏加劇的現(xiàn)代社會，檔案管理現(xiàn)代化迫在眉睫。當然，在這一過程中存在著各種各樣的問題，在未來的發(fā)展中，這些問題都將得到相應(yīng)的改進和優(yōu)化，只有有效解決檔案管理現(xiàn)代化過程中的各類問題，使檔案管理現(xiàn)代化健康發(fā)展，才能有效服務(wù)于現(xiàn)代社會。