新時(shí)代檔案“強(qiáng)化收集”及“深化利用”組合化管理創(chuàng)新實(shí)施
——以徐州市新盛投資控股集團(tuán)有限公司為例

文/徐州市新盛投資控股集團(tuán)有限公司 孟艷麗

一、實(shí)施背景

徐州市新盛投資控股集團(tuán)有限公司（以下簡稱“新盛集團(tuán)”或“集團(tuán)”）為市屬大型國有投資公司，注冊(cè)資本40億元，主要負(fù)責(zé)徐州市棚戶區(qū)改造投融資、定銷商品房建設(shè)、商業(yè)及城市功能性項(xiàng)目開發(fā)建設(shè)及運(yùn)營管理等工作，集團(tuán)針對(duì)不同業(yè)務(wù)板塊，先后設(shè)立子公司32家。集團(tuán)規(guī)模大，業(yè)務(wù)類型廣，形成的檔案資源重要程度高，利用性強(qiáng)，因此集團(tuán)加大投資力度，組建了業(yè)務(wù)精、重實(shí)干的檔案管理團(tuán)隊(duì)，重點(diǎn)開展集團(tuán)檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)檔案集中統(tǒng)一管理，并不斷創(chuàng)新檔案管理模式，加強(qiáng)檔案收集管理，實(shí)現(xiàn)檔案資源深化利用。

二、創(chuàng)新做法

檔案室建立并不斷完善檔案集中管理體系，結(jié)合集團(tuán)實(shí)際自主研發(fā)符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的網(wǎng)絡(luò)版“檔案管理系統(tǒng)”，實(shí)現(xiàn)了與OA及各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的無縫對(duì)接，搭建了檔案在線收集平臺(tái)和利用平臺(tái)，同時(shí)要求各部室及子公司通過收集平臺(tái)將各類文件材料一周內(nèi)全部移交至集團(tuán)綜合檔案室，對(duì)同步收集的各類文件進(jìn)行數(shù)字化掃描和格式轉(zhuǎn)換并整合至利用平臺(tái)，供各用戶端在線查詢利用。集團(tuán)目前實(shí)現(xiàn)了檔案工作在線移交、整理、審核等智能辦公和信息資源的高度整合，強(qiáng)化了收集管理，實(shí)現(xiàn)了資源的深化利用，取得了顯著效果，并成了當(dāng)?shù)貎?yōu)秀標(biāo)桿檔案管理單位。主要做法如下：

（一）健全檔案收集管理體系。2011年以收集為重點(diǎn)，開展全面調(diào)研，創(chuàng)建檔案收集管理體系。1.建立組織機(jī)構(gòu)。集團(tuán)成立了綜合檔案室，配備9名高素質(zhì)專職檔案管理人員，每個(gè)部門及子公司均配備兼職檔案管理人員，共計(jì)50余人，成立了檔案收集小組，明確各自管理職責(zé)和工作任務(wù)。2.加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)。組織檔案收集成員共同學(xué)習(xí)檔案法規(guī)制度、基礎(chǔ)知識(shí)、信息系統(tǒng)等專業(yè)知識(shí)及操作管理，強(qiáng)調(diào)管理職責(zé)，明確管控要求，為正式啟動(dòng)檔案收集工作做好了充分準(zhǔn)備。3.完善收集制度。根據(jù)國家及省市檔案相關(guān)規(guī)定，并結(jié)合集團(tuán)實(shí)際，編制和完善了集團(tuán)《檔案管理制度》《文件材料歸檔范圍及保管保期限表》及《分類方案》等相關(guān)制度12個(gè)，并通過集團(tuán)網(wǎng)站、檔案系統(tǒng)、宣傳展板、專題會(huì)議等形式進(jìn)行宣貫。4.搭建收集平臺(tái)。自主研發(fā)了符合行標(biāo)的“檔案管理系統(tǒng)”，并與各業(yè)務(wù)系統(tǒng)建立了無縫對(duì)接，搭建了各類文件收集管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了電子文件直接在線歸集和實(shí)體文件的人為在線歸集，確保了收集的規(guī)范性、便利性和可控性。5.創(chuàng)建收集渠道。創(chuàng)新收集渠道，采取管控措施，確保各類文件及時(shí)、齊全、完整歸集。（1）內(nèi)部用印文件。用印控制管理部門指定專人負(fù)責(zé)用印管理，明確其職責(zé)，負(fù)責(zé)收集所有用印類文件，在文件形成一周內(nèi)統(tǒng)一移交至集團(tuán)綜合檔案室。（2）外部非用印文件。各兼職檔案員負(fù)責(zé)收集，已辦理完成的各類文件材料及時(shí)跟蹤收集，并在文件形成一周內(nèi)統(tǒng)一移交；未辦理完畢的文件材料，跟蹤業(yè)務(wù)辦理，待業(yè)務(wù)辦理完畢后，及時(shí)收集所有文件材料并在文件形成一周內(nèi)統(tǒng)一移交。（3）電子文件。各業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)建立了無縫對(duì)接，形成的電子文件直接流入檔案管理系統(tǒng)“接收平臺(tái)”，格式轉(zhuǎn)換后直接轉(zhuǎn)入檔案管理系統(tǒng)“利用平臺(tái)”。6.采取催交管理。檔案管理系統(tǒng)掛接了各項(xiàng)工作標(biāo)準(zhǔn)化業(yè)務(wù)階段及歸檔范圍，專人負(fù)責(zé)跟進(jìn)各項(xiàng)工作進(jìn)展情況，實(shí)施動(dòng)態(tài)催交收集，確保了室藏檔案與各項(xiàng)業(yè)務(wù)進(jìn)程保持一致。使檔案工作真正融入業(yè)務(wù)，并促進(jìn)業(yè)務(wù)的高效開展，切實(shí)發(fā)揮檔案資源利用價(jià)值。7.建立考核機(jī)制。明確考核細(xì)則和檢查標(biāo)準(zhǔn)，每月對(duì)各責(zé)任單位、責(zé)任人移交歸集工作進(jìn)行檢查和考核，通報(bào)檢查結(jié)果，提出整改要求，依據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施處罰，并與當(dāng)月工作績效掛鉤。加強(qiáng)了移交歸集管理，確保了移交的及時(shí)性、規(guī)范性和完整性。

（二）創(chuàng)新利用做法。利用是檔案工作的根本出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，近年來，集團(tuán)始終遵循這一精神，創(chuàng)新利用做法，完善利用途徑，促進(jìn)了集團(tuán)各項(xiàng)工作的順利開展，在集團(tuán)經(jīng)營、管理等各項(xiàng)活動(dòng)中發(fā)揮了顯著效果。1.公共信息共享利用。建立公共信息利用平臺(tái)，引導(dǎo)員工通過檔案管理系統(tǒng)“關(guān)鍵字查詢”“高級(jí)查詢”“全文檢索”等強(qiáng)大的檢索功能，實(shí)現(xiàn)公共信息共享利用，全面了解相關(guān)信息，推進(jìn)各項(xiàng)業(yè)務(wù)的高效開展。2.重要信息主動(dòng)推送利用。建立信息推送庫，專人負(fù)責(zé)跟進(jìn)各業(yè)務(wù)過程，按照集團(tuán)檔案推送利用管理辦法，及時(shí)將接收到的重要信息、專項(xiàng)信息主動(dòng)打包推送給相關(guān)人員供學(xué)習(xí)和利用，打破傳統(tǒng)的被動(dòng)利用模式，真正實(shí)現(xiàn)檔案工作取之業(yè)務(wù)、用之業(yè)務(wù)的創(chuàng)新做法，切實(shí)發(fā)揮檔案的實(shí)效價(jià)值。3.專題編研深層利用。充分挖掘室藏檔案資源，結(jié)合各項(xiàng)業(yè)務(wù)推進(jìn)情況，編制了大事記、制度、合同、人事任免等各類專題匯編，并跟進(jìn)業(yè)務(wù)推進(jìn)情況，主動(dòng)提供專題專用，且利用效果顯著，目前利用滿意率達(dá)98.7%。4.同類工程借鑒利用。（1）項(xiàng)目組通過檔案信息系統(tǒng)，查考標(biāo)桿項(xiàng)目建設(shè)情況和工作流程，分析利用價(jià)值，借鑒先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，提取優(yōu)秀做法。同時(shí)利用規(guī)范的操作流程，套用相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)模板，提高了同類工程工作效率。（2）檔案工作人員參加項(xiàng)目組每期的專題會(huì)議，了解項(xiàng)目建設(shè)情況，主動(dòng)分析項(xiàng)目出現(xiàn)的問題，積極收集相關(guān)檔案資源，為項(xiàng)目提供利用，及時(shí)解決項(xiàng)目建設(shè)中出現(xiàn)的問題。加快了工程進(jìn)度和質(zhì)量，節(jié)約了人財(cái)物等成本。5.專業(yè)知識(shí)在線學(xué)習(xí)利用。將相關(guān)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、操作規(guī)范及業(yè)務(wù)知識(shí)等信息傳輸?shù)较到y(tǒng)“檔案專欄”平臺(tái)，提供在線學(xué)習(xí)和操作演練，加快了集團(tuán)業(yè)務(wù)人員的工作能力和管理水平。

三、健全保障措施，確保創(chuàng)新工作實(shí)施

（一）機(jī)制保障。集團(tuán)對(duì)檔案工作十分重視，在隊(duì)伍建設(shè)、軟硬件配置、硬件設(shè)施等方面給予大力支持，并有效地解決了檔案工作中遇到的實(shí)際問題，確保了檔案收集工作的高效開展。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)專兼職檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并制定科學(xué)管理和考核措施，為檔案工作奠定了重要的人力資源保障。

（二）技術(shù)保障。檔案收集平臺(tái)的搭建，信息技術(shù)的保障，打破了傳統(tǒng)的線下收集和利用局限，實(shí)現(xiàn)了在線智能辦公，規(guī)范了收集流程，提高了收集效率，實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)、聲像等各類載體檔案信息資源的在線檢索及專題編研專項(xiàng)利用，深化了檔案資源廣泛利用，滿足了各業(yè)務(wù)人員的實(shí)際利用需求。

四、效果及影響

近年來，新盛集團(tuán)持續(xù)在收集管理、資源整合、遠(yuǎn)程利用等方面實(shí)施創(chuàng)新，達(dá)到了先進(jìn)的管理水平，屢獲省市檔案局及上級(jí)職能單位高度評(píng)價(jià)，2015年成功創(chuàng)建了江蘇省四星級(jí)檔案室，此后陸續(xù)多次榮獲了徐州市檔案工作先進(jìn)單位、“十二五”期間全市檔案管理先進(jìn)集體、徐州市第九屆“五一文明崗（班組）”、江蘇省檔案資源利用案例三等獎(jiǎng)及二等獎(jiǎng)、江蘇省首屆檔案職業(yè)技能競賽徐州賽區(qū)優(yōu)秀組織單位等多項(xiàng)榮譽(yù)。徐州市檔案管理部門對(duì)新盛集團(tuán)檔案收集及利用管理模式給以充分肯定和高度評(píng)價(jià)，并作為優(yōu)秀管理案例向本市區(qū)各單位推薦學(xué)習(xí)。近年來，徐州市軌道公司、新城區(qū)國資公司等當(dāng)?shù)刂麊挝魂懤m(xù)至集團(tuán)觀摩學(xué)習(xí)、交流經(jīng)驗(yàn)、分享優(yōu)秀做法并借鑒采用。不僅提高了集團(tuán)的美譽(yù)度和社會(huì)影響力，而且對(duì)檔案事業(yè)的建設(shè)發(fā)展發(fā)揮了積極推動(dòng)作用。

五、結(jié)論

作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，規(guī)范化、高效率的檔案管理，有效支撐本集團(tuán)及社會(huì)的快速發(fā)展，作為檔案管理者，后續(xù)將繼續(xù)秉承“服務(wù)員工、服務(wù)企業(yè)、服務(wù)社會(huì)”的檔案管理理念，緊扣社會(huì)發(fā)展形勢，貼合工作需求，不斷創(chuàng)優(yōu)管理模式、深化資源利用，使檔案工作產(chǎn)生更多更好的顯性效能。