加強(qiáng)和改進(jìn)供電企業(yè)數(shù)字檔案管理工作的思考

文/國(guó)網(wǎng)海門市供電公司 袁蓓娟

一、我國(guó)供電企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

（一）檔案保存不完善。我國(guó)供電企業(yè)檔案管理制度不夠完善，導(dǎo)致檔案保存存在不完善的問(wèn)題。在制度上未涉及檔案管理工作中的方方面面，以至于在檔案管理工作中缺乏指導(dǎo)以及嚴(yán)格規(guī)定，檔案管理缺乏嚴(yán)格的流程。一些供電企業(yè)對(duì)檔案管理的分工不明確，這樣會(huì)導(dǎo)致一些檔案缺失，并且無(wú)法具體追究責(zé)任，在規(guī)章制度上面不能夠做到責(zé)任落實(shí)到人，從而導(dǎo)致工作人員不認(rèn)真，存在一定的僥幸心理。一些檔案存在格式不統(tǒng)一，這樣的檔案無(wú)法進(jìn)行統(tǒng)一的裝訂，給檔案管理人員帶來(lái)了巨大的不便，增加了工作量，效率低下。這些問(wèn)題都會(huì)導(dǎo)致檔案在收集、整理、入檔時(shí)檔案缺失、不完整、混亂的現(xiàn)象。

（二）缺乏檔案管理意識(shí)。在當(dāng)下的檔案管理工作中，無(wú)論是企業(yè)高層決策者與管理者，還是檔案管理者本身，都存在著一個(gè)誤區(qū)，認(rèn)為檔案管理對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)是一個(gè)可有可無(wú)的工作。有些企業(yè)的檔案管理者根本就不是專業(yè)人員，并且這些檔案管理人員也缺乏嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，從而導(dǎo)致在檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)方方面面的問(wèn)題。檔案管理意識(shí)缺失，會(huì)給數(shù)字檔案管理帶來(lái)巨大的阻礙。如沒(méi)有管理意識(shí)，那么再嚴(yán)格的檔案管理制度都形同虛設(shè)，毫無(wú)作用。一些供電企業(yè)只重視經(jīng)濟(jì)，而輕視管理，這樣會(huì)導(dǎo)致工作人員的檔案管理意識(shí)薄弱，從而在一些電力建設(shè)活動(dòng)中，遺失一些重要的文檔，這樣會(huì)導(dǎo)致檔案不完善、不系統(tǒng)，保密性較差。當(dāng)以后工作中需要一些檔案資料時(shí)，存在找不到的情況，對(duì)供電企業(yè)來(lái)說(shuō)存在一定的風(fēng)險(xiǎn)。檔案管理意識(shí)薄弱是檔案不完善的根本原因。

（三）無(wú)專業(yè)的人員管理。我國(guó)現(xiàn)今供電企業(yè)檔案管理人員并不專業(yè)，大多數(shù)供電企業(yè)的檔案管理人員是一些學(xué)歷較低、不夠?qū)I(yè)的文案人員。這些人員缺乏一些系統(tǒng)的管理方法，如果不定期培訓(xùn)，將給檔案的整理帶來(lái)巨大的不便，甚至出現(xiàn)入檔錯(cuò)誤的現(xiàn)象。在供電企業(yè)工作的檔案管理人員應(yīng)具備專業(yè)的背景，這樣可以提高數(shù)字檔案管理的效率，減少錯(cuò)誤率。當(dāng)需要調(diào)用文檔時(shí)，可以做到準(zhǔn)確無(wú)誤。

二、加強(qiáng)和改進(jìn)數(shù)字檔案管理的措施

（一）提高工作人員的檔案管理意識(shí)。首先，應(yīng)該解決根本的問(wèn)題。工作人員檔案管理意識(shí)薄弱，上級(jí)要嚴(yán)格落實(shí)檔案管理規(guī)章制度，以身作則，對(duì)檔案管理有一定的重視度，并教導(dǎo)下級(jí)重視檔案管理。對(duì)檔案管理人員應(yīng)該有更高的要求，不僅僅要重視檔案管理，而且要具有與電力相關(guān)的知識(shí)儲(chǔ)備。在檔案管理人員的招聘上，要格外上心，必須要有嚴(yán)謹(jǐn)、負(fù)責(zé)、認(rèn)真的態(tài)度，還要有上進(jìn)心，能夠快速學(xué)習(xí)新的技術(shù)。除此之外，要有過(guò)硬的電力專業(yè)知識(shí)，這樣可以加快檔案的錄入與分類，提高工作的質(zhì)量。當(dāng)然也應(yīng)該熟練應(yīng)用現(xiàn)有的硬件，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)成電子檔案。

（二）加強(qiáng)數(shù)字檔案管理。信息量大幅度增長(zhǎng)，數(shù)字化檔案管理體現(xiàn)出獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)。數(shù)字檔案管理可以避免因?yàn)橐恍┎豢煽挂蛩貙?duì)紙質(zhì)檔案的損壞和遺失。數(shù)字檔案管理可以進(jìn)行云端處理，這樣不易丟失。但因?yàn)槠浞奖銖?fù)制，所以應(yīng)該對(duì)一些重要資料進(jìn)行加密，并且檔案管理人員要簽訂保密協(xié)議，不能隨便將信息泄露給他人。不同的供電企業(yè)應(yīng)該與自身相聯(lián)系，建立適應(yīng)自身的檔案管理系統(tǒng)。

（三）不定期抽查，考核檔案管理人員。不定期抽查可以檢查檔案管理人員的工作情況，并且可以對(duì)其工作能力有一定的了解。這樣可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作中的不足，并對(duì)不足做出改進(jìn)。不定期的抽查可以檢查檔案管理人員是否有不斷學(xué)習(xí)改進(jìn)的能力，這樣才可以保證數(shù)字檔案管理的正常運(yùn)行。對(duì)檔案管理人員要進(jìn)行嚴(yán)格的考核，對(duì)不合格的工作人員應(yīng)有一定的懲罰措施，對(duì)于優(yōu)秀的工作人員應(yīng)該進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，做到獎(jiǎng)懲分明。除此之外，還應(yīng)該定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，學(xué)習(xí)優(yōu)秀的管理系統(tǒng)，并進(jìn)行必要的創(chuàng)新。

三、數(shù)字檔案管理的好處

（一）便于管理和保密。數(shù)字檔案管理相比于傳統(tǒng)的檔案管理來(lái)說(shuō)，最顯而易見(jiàn)的就是以數(shù)據(jù)形式存放于計(jì)算機(jī)中，檔案不易丟失，方便讀取，保密性好。紙質(zhì)檔案受一些自然因素的影響，導(dǎo)致檔案丟失，不易恢復(fù)；數(shù)字檔案管理可以進(jìn)行云端備份，這樣不易丟失。紙質(zhì)檔案管理，檔案比較多的情況下，不太容易讀取。當(dāng)需要一些檔案時(shí)，需要一定的時(shí)間進(jìn)行查找、調(diào)取，并且需要大面積的存儲(chǔ)空間；而數(shù)字檔案管理就要方便很多，不需要大面積的存儲(chǔ)空間。傳統(tǒng)的檔案管理，保密性不太好；而數(shù)字檔案管理，可以對(duì)特定的人員進(jìn)行授權(quán)，對(duì)需要保密的文件進(jìn)行加密，這樣提高了保密性，相比于傳統(tǒng)的檔案管理要好很多。

（二）優(yōu)化了管理者的知識(shí)結(jié)構(gòu)和隊(duì)伍結(jié)構(gòu)。數(shù)字檔案管理不同于傳統(tǒng)方式的檔案管理，這種信息化的管理方式與其他各個(gè)領(lǐng)域之間的關(guān)聯(lián)十分密切，已經(jīng)滲透到了生產(chǎn)生活的方方面面，尤其是針對(duì)于供電企業(yè)。在供電企業(yè)的數(shù)字化檔案管理中涉及信息量大，種類繁雜，領(lǐng)域廣，因此要求相關(guān)的管理人員必須擁有完備的知識(shí)結(jié)構(gòu)，能夠駕馭多方面的檔案信息。如此一來(lái)，就能夠做到相關(guān)檔案的管理和一些問(wèn)題的處理駕輕就熟，避免因?yàn)槿狈?duì)相關(guān)領(lǐng)域的了解以及知識(shí)結(jié)構(gòu)的不完備而引起檔案管理上面的工作失誤，從而為企業(yè)帶來(lái)不必要的損失。另外，在數(shù)字檔案的管理中不可避免地需要涉及對(duì)計(jì)算機(jī)以及相關(guān)軟件的熟練使用，因此新的檔案管理人員必須要求其擁有一定的計(jì)算機(jī)技術(shù)能力。這里的計(jì)算機(jī)技術(shù)能力是包括多方面的，其中包括對(duì)軟件的使用能力，對(duì)硬件的使用能力，還有數(shù)字通信技術(shù)的掌握等等方面。數(shù)字檔案管理的過(guò)程中要求管理者的知識(shí)結(jié)構(gòu)和隊(duì)伍結(jié)構(gòu)必須進(jìn)行變化，這是客觀環(huán)境的變化所導(dǎo)致的，任何人都不能否認(rèn)這個(gè)過(guò)程和現(xiàn)實(shí)，但是這個(gè)過(guò)程確確實(shí)實(shí)給企業(yè)帶來(lái)了效益。

（三）改善了管理方法，提高了工作效率。在數(shù)字檔案的管理中不可避免的淘汰了傳統(tǒng)的檔案管理方式，采用高效率的現(xiàn)代檔案管理模式，從而簡(jiǎn)化了從前檔案管理上重復(fù)繁雜的工作，通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)進(jìn)行檔案管理工作，不但大大提高了效率，并且還改善了工作質(zhì)量，減少了工作中引起的失誤，讓工作人員能夠在有限的工作時(shí)間之內(nèi)完成更多的工作任務(wù)。另外，信息化時(shí)代工作的節(jié)奏都比較快，時(shí)間就是金錢。通過(guò)將檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，大大減少了調(diào)閱相關(guān)檔案信息的時(shí)間，并且還突破了空間上面的限制，能夠在需要調(diào)閱檔案信息的地方，進(jìn)行信息的調(diào)閱。因此通過(guò)數(shù)字檔案管理可以大大提高管理效率和工作效率。

四、結(jié)語(yǔ)

社會(huì)的飛速發(fā)展，帶來(lái)了爆炸的信息量，信息管理顯得尤為重要。供電企業(yè)的管理應(yīng)該加強(qiáng)數(shù)字化的管理，這樣可以提高工作效率，讓企業(yè)有更多的精力發(fā)展其他方面。供電企業(yè)應(yīng)該根據(jù)自身情況制定嚴(yán)格的規(guī)章制度，聘用合適、高能力、有創(chuàng)新意識(shí)的的檔案管理人員，培養(yǎng)嚴(yán)謹(jǐn)、認(rèn)真的工作作風(fēng)。目前，大多數(shù)供電企業(yè)都存在問(wèn)題，所以本文分析了一些存在的問(wèn)題，并給出一些加強(qiáng)數(shù)字化檔案管理的措施，希望給供電企業(yè)提供一些可行的措施，提高供電企業(yè)的工作效率。