現(xiàn)階段對于電子文件歸檔與共享的探討

文/中共白城市委編辦 谷洪濤

隨著計算機被不斷應用，計算機日益發(fā)展強大，檔案不單單是紙質的文件，有多種介質為信息載體的文件也不斷發(fā)展，并被不少單位所應用。電子文件是通過計算機存取并可以上傳到網(wǎng)絡的文件，現(xiàn)階段我國電子文件的歸納與共享日趨向數(shù)字化發(fā)展，計算機記錄檔案并保存?zhèn)鬏?，成為了有效的途徑。?shù)字化檔案管理服務是計算機發(fā)展的產(chǎn)物，數(shù)字文檔與電子文檔歸檔在信息處理、傳遞、利用和存儲中息息相關。傳統(tǒng)上所說的電子文件，是指人們通過生活中形成的資料和文字，通過計算機進行編輯整理和歸納。相比傳統(tǒng)的紙質文件來說，電子文件的收集歸納更為龐大，且十分艱辛，需要足夠的耐心細致完成。對于電子文件的歸檔與共享，更是艱苦細致且數(shù)據(jù)龐大，整理起來相對困難?，F(xiàn)階段一些事業(yè)單位還存在傳統(tǒng)觀念，認為電子文件不是文件而忽視了他的歸檔。有些事業(yè)單位怕增加員工工作的任務量，不實施電子文件的歸檔與分享。因此對于電子文件歸檔與共享，需要從源頭抓起，逐步向單位辦公自動化與信息管理工作的大局靠攏。應根據(jù)單位實際開展電子文件歸檔與共享的工作，順應信息化的發(fā)展，促進電子文件歸檔，進入辦公自動化和信息管理工作的發(fā)展。要明確建立工作制度，嚴格監(jiān)督信息化工作。

一、紙質文件與電子文件的對比

傳統(tǒng)的檔案一般采用紙質文件，紙質文件保存時間短，容易被破壞，而隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，計算機逐漸進入人的視野，電子文件取代以往的紙質材料是潮流趨勢。電子文件可以將以往的材料通過信息化保存，加長了文檔保存的時間。擬稿人可以直接將文件輸入電腦，儲存到辦公室信息數(shù)據(jù)中，分享給檔案人員技術人員實現(xiàn)信息即使共享。相對紙質文件來說，更加快捷方便，紙質文件雖然有自己的工作流程，立卷存檔，方便隨時更改，信息化檔案又太過依賴于計算機，而想要隨時更改就必須使用計算機并進入相應的系統(tǒng)。為了完善對計算機的依賴性，單位更要加強計算機硬件設施，做到隨時隨地可以找到資源，不受地域的限制。

相對紙質文件來講，電子文件可以通過計算機系統(tǒng)進行有效的多角度的重新規(guī)整，對于不同需求的用戶來說，可以根據(jù)文件的特征內(nèi)容迅速找到相應的文件，利用辦公自動化系統(tǒng)，對所需的文件進行重新的組合，大大減少了尋找文件的時間，提高了工作效率。

綜上，紙質文檔的載體相對較為安全，而電子文件載體的穩(wěn)定性相對較差，電子文檔存儲時間長，但是容易被損壞；紙質文件存儲時間短，無法長期保存。經(jīng)實踐證明，簡便安全的方式是采用網(wǎng)絡移交歸檔，從而達到共享的目的，并利用光盤存儲備份。

二、電子文件的歸檔

（一）利用計算機網(wǎng)絡進行信息歸檔。單位在進行歸檔的時候可以借助計算機信息管理網(wǎng)，開通電子文件專門的網(wǎng)線。各單位的計算機隨著信息化的發(fā)展也逐漸聯(lián)網(wǎng)，可以將重要的文件傳輸上網(wǎng)并加密，只供內(nèi)部人員共享。這保證了數(shù)據(jù)的可靠性與通用性，也是事業(yè)單位在進行文件歸檔和共享的重要點。對一些高級的單位機密，可以通過電子文件形成編目進行細致化整理，也可以利用網(wǎng)絡相關的技術向檔案部門傳輸，將上網(wǎng)的文件和未上網(wǎng)的文件統(tǒng)一管理，便于日后辦公。要對檔案的文件格式進行統(tǒng)一的要求，規(guī)整出統(tǒng)一的格式，方便查詢。加強對電子文件的歸檔管理和共享工作是推動我國現(xiàn)階段檔案信息化建設的重要途徑，把收集的檔案進行數(shù)字化管理，能夠節(jié)約工作效率，提高信息化發(fā)展，建立可靠嚴密的信息化機制不僅要注重單位的硬件設施，更要強化軟件設備。

（二）對電子文件信息整理匯集。要對電子文件信息不斷整理匯集，需要計算機與信息管理部門配合負責，為適應時代的發(fā)展，實現(xiàn)辦公室自動化的工作需求，計算機信息系統(tǒng)要由分散各一轉向集中統(tǒng)一，打破傳統(tǒng)的紙質文件，建立新的信息化系統(tǒng)。計算機和信息管理部門需要規(guī)劃統(tǒng)籌，開發(fā)集中統(tǒng)一的信息系統(tǒng)并實現(xiàn)各部門共享，將信息管理部門作為電子文件的匯集點。每日對電子文件進行歸檔，保存有價值的文檔，這是信息化發(fā)展的重要途徑。

三、做好電子文件歸檔和構想的重要措施

（一）不斷完善信息化體制。事業(yè)單位要不斷完善信息化的體制，建立統(tǒng)一的電子文件管理標準。要做到相關部門對文件管理與檔案管理的統(tǒng)一規(guī)劃與整理，并建立共享機制，方便其他部門查閱查找，要明確相關部門的工作職責，確保從文件的形成到歸檔到后續(xù)查閱有跡可循，制定科學合理的電子文件歸檔管理規(guī)則，對歸檔的電子文件做到原始性、真實性的鑒別。

（二）確保電子文件的準確。對于歸檔內(nèi)容要做到電子文檔的真實性，以保證檔案的安全可靠。由于電子文件是通過計算機保存的，在形成文件的過程中，往往對字體、簽名、印章等不能做到完全的轉化，要盡可能做到真實統(tǒng)一，可以通過相應的計算機掃描設備，將印章簽名及字體掃描并復制到相應文件中，這保證了電子文件的真實性和原始性，有利于后續(xù)的閱讀。為了保證電子文檔的安全，相關部門對于特殊的文檔可以進行加密，對加密的文件進行妥善保管，防止受到損壞和被刪除。盡量做到電子文檔的真實性，確保以后利用當中的準確。

（三）做好電子文件的審核工作。電子文件是指運用數(shù)字設備生成，以數(shù)碼形式存在于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設備閱讀處理，并可以上傳至網(wǎng)絡的文件。與紙質文件相比，電子文件存在著一定的問題，電子文件太過于依賴計算機，而且過程中容易被修改，可能失去文件的真實性，因此要做好電子文件的審核工作。對電子文件的審核，主要是審核電子文件的內(nèi)容結構和背景信息，進行鑒定后方能上傳共享，確保它的形態(tài)與原始狀況一致。為了確保電子文件的安全性，相關部門要做好對電子檔案的控制與管理，對文件的使用權限進行設定，并且對收入的檔案進行審核，要對下載制作的人員身份進行確認，確保資料檔案的安全，可以利用計算機的相應功能防止文件的拷貝，對電子檔案的信息內(nèi)容應根據(jù)層次進行管理。所謂的共享并不是全部人對所有的資料都能夠隨意下載復制。運用系統(tǒng)對文件利用的全過程進行跟蹤監(jiān)督，并生成記錄，為日后查證需要提供保障。為保證電子文件管理升級需要一定的質量要求和技術要求，要對電子文件實施全過程進行監(jiān)督和監(jiān)控。明確電子文件的生成途徑，以及后續(xù)下載流轉信息，是相關部門的職責，對必要的元數(shù)據(jù)和背景信息要及時歸檔，確保電子文件積累的要求和歸檔的工作流程順利進行，要建立查詢、查閱審核與申請相應管理措施，規(guī)范文件的瀏覽，不斷更新設備。

在信息化迅速發(fā)展的時代，電子文件作為數(shù)字設備及環(huán)境中產(chǎn)生的一種新型文件，已經(jīng)變成了社會信息交流和共享的重要狀態(tài)，與各個工作活動密不可分，利用信息技術制作傳送電子文檔，相關部門有效對電子文件進行歸檔管理，實現(xiàn)電子文件數(shù)字共享的服務模式，是大勢所趨。加強對電子文件的歸檔管理和共享工作是推動我國現(xiàn)階段檔案信息化建設的重要途徑，把收集的檔案進行數(shù)字化管理，能夠節(jié)約工作效率，提高信息化發(fā)展，建立可靠嚴密的信息化機制不僅要注重單位的硬件設施，更要強化軟件設備。建立健全的電子文件及電子資料管理體制，不斷提高工作人員的道德觀念和工作素養(yǎng)，增強各個部門的溝通交流，加強文檔的保密，加強文檔的真實性，才能讓單位發(fā)展更加迅速，達到節(jié)約開發(fā)資源的目的，要提高信息時代電子文件管理和共享的層次，做到真正的信息化發(fā)展。本文通過探討電子文件歸檔和共享服務的措施和原則，分析電子文件的歸檔與數(shù)字化管理，為單位文檔歸納提供了有效的借鑒。