醫(yī)院人事檔案管理中存在的問題及對策

文/浙江省常山縣人民醫(yī)院 官梅俊

一、強化醫(yī)院人事檔案管理的重要性

伴隨著互聯(lián)網(wǎng)時代的到來，互聯(lián)網(wǎng)應用技術(shù)廣泛運用于現(xiàn)代管理，醫(yī)院人事檔案的管理當然也不會例外。為了達成醫(yī)療網(wǎng)絡的全面覆蓋，實現(xiàn)醫(yī)療資源的共享目的，加深醫(yī)療衛(wèi)生體形的優(yōu)化，實現(xiàn)醫(yī)院的網(wǎng)絡化管理已變?yōu)楸厝?。醫(yī)院的檔案管理是醫(yī)院管理業(yè)務中至關(guān)重要的環(huán)節(jié)，由于大家對于人事檔案管理的重視度不夠清楚，管理方法和手段落后，造成人事檔案丟失，內(nèi)容不完整。醫(yī)院人事檔案的數(shù)字化管理增添了許許多多困難，阻擋了醫(yī)療檔案保護體制改革的進程。所以，加強醫(yī)院人事檔案的管理，轉(zhuǎn)換醫(yī)院人事檔案管理形態(tài)，對于加快醫(yī)療衛(wèi)生體制改革具有推動作用。

二、醫(yī)院人事檔案管理中的問題

（一）醫(yī)院人事檔案管理手段和方式落后。信息技術(shù)飛躍性進步，管理的手段也層出不窮，原本的醫(yī)院人事檔案管理方法根本無法滿足現(xiàn)代信息化管理的要求。具體來說：第一，雖然信息化程度相差甚遠，但是醫(yī)院的人事檔案管理已經(jīng)普及了計算機，只是依然沒有專用的存檔管理軟件，可以單純用做目錄的存儲和搜索，信息的存儲量特別的少，也無法進行文件的復雜管理。第二，管理方式比較匱乏，現(xiàn)在醫(yī)院依然還在人工進行文件的編輯和檢索，人事資料的更新進程緩慢，無法及時進行保存，造成了資料不完整的狀況。遲緩的管理方法、匱乏的管理方式不僅會影響醫(yī)院的人事檔案管理效率，而且也阻礙了醫(yī)院人事制度變革的步伐，因此，加速改變對于醫(yī)院人事檔案的管理手法和方式刻不容緩。面對醫(yī)院的人事檔案管理效率低下、信息利用率極差的現(xiàn)狀，絕大部分醫(yī)院的人事檔案管理依然運用傳統(tǒng)的管理方法。主要關(guān)鍵人員的紀錄、梳理、文件的梳理特別困難，難以進行系統(tǒng)性的更新。特別容易造成文件遺失，再加上專門醫(yī)院的人事文件管理的電子信息系統(tǒng)開發(fā)不完全，檔案管理人員對現(xiàn)代化信息技術(shù)的運用還并不成熟，從而導致醫(yī)院人事檔案的管理效率特別低下。另外，醫(yī)院的人事檔案具有專業(yè)性、政治性和機密性特點，是院內(nèi)工作人員升職的主要標準。一旦醫(yī)院人事檔案無法提供有效的檔案信息，就沒有了其存在的意義。在現(xiàn)階段，人事檔案的利用依然停留在把握掌控員工的基本信息狀況之上，無法將它發(fā)展為了解員工在各個時期表現(xiàn)的信息網(wǎng)，對檔案的利用價值沒有深入研究。

（二）醫(yī)院人事檔案管理者的業(yè)務水平不高。醫(yī)院最重要的工作是醫(yī)療，醫(yī)療條件和醫(yī)療水平一流的醫(yī)院才是好的醫(yī)院，受到固有觀念的影響，醫(yī)院工作人員只重視醫(yī)療水平技術(shù)的提高，重視對醫(yī)療科研發(fā)展的投入，卻忽略了對醫(yī)院人事檔案的管理和醫(yī)院文化的建設，檔案管理人員的激情弱了，甚至出現(xiàn)工作人員遺失檔案、檔案內(nèi)容不完整等一系列的現(xiàn)象，嚴重妨礙了醫(yī)院的人力資源合理分配。此外，因為醫(yī)院檔案文件管理的專業(yè)性比較強，所以對于管理者的資料采集、鑒別、統(tǒng)合能力提出了特別高的要求，但由于一大部分工作人員非檔案管理專業(yè)畢業(yè)，專業(yè)基礎知識不充足經(jīng)驗匱乏，所以無法迅速高效地把握電子檔案管理等新型技術(shù)。有很多醫(yī)院由兼職人員管理人事檔案，加強醫(yī)院人事檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)以及業(yè)務能力，有很大難度。

三、改善醫(yī)院人事檔案管理的有效策略

（一）應用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)方法。醫(yī)院人事檔案管理體系的變革，為醫(yī)院的發(fā)展加入了新的動力，促使醫(yī)院之間的人才能經(jīng)常交流。傳統(tǒng)的人事檔案管理制度經(jīng)常造成檔案傳輸不及時情況，妨礙了人才的流動，因此加強對于人事檔案管理，吸引先進的科學技術(shù)管理系統(tǒng)是至關(guān)重要的一步。另外，需要更新硬件，增強醫(yī)院人事檔案管理的互聯(lián)網(wǎng)化。增強硬件的投資是一項至關(guān)重要的管理條件，它吸引了專門的文件管理軟件，以加強對文件分類的檢索、調(diào)查、轉(zhuǎn)入、調(diào)出和儲存的便利性。由于文件與隱私有關(guān)，因此需要加強檔案的防火、防盜系統(tǒng)。加強醫(yī)院人事檔案管理的財力投資，增進人事檔案管理的深入發(fā)展，建立完整的醫(yī)療信息共享的互聯(lián)網(wǎng)平臺，是至關(guān)重要的。

（二）因人事檔案管理人員的信息化應用水平不高，文件管理軟件的技術(shù)不成熟等多方面原因，導致醫(yī)院人事檔案的整理速率特別低下。特別是人員信息文件的增加、取出等工作影響嚴重。所以，積極主動地去實現(xiàn)人事檔案信息化管理是非常重要的，進行檔案信息化建設，文件信息和互聯(lián)網(wǎng)結(jié)合，增強醫(yī)院人事檔案的管理速率。另外，通過進一步精細地進行檔案信息管理的工作，對人事檔案信息材料進行分類，同時進行信息化處理，員工及時補充材料，維持文件的精準性和完整有效性，為醫(yī)院的工作人員職稱的評定、人力資源配置提供合理的依據(jù)。

（三）加強對醫(yī)院人事檔案管理的認識。首先，強化檔案管理者的思想。分析醫(yī)院人事檔案管理中存在的問題和對策，構(gòu)建完整的醫(yī)院人事檔案信息管理系統(tǒng)，有利于醫(yī)院人力資源的優(yōu)化，有利于醫(yī)院的長期發(fā)展。由于人事檔案管理者的素質(zhì)非常重要，因此必須要強化人事檔案管理者的綜合素質(zhì)?，F(xiàn)在，醫(yī)院中歸檔丟失或損壞的情況很多，要加強文件管理者思想水平建設，培養(yǎng)職工責任感和工作熱情，繼續(xù)加強自身業(yè)務水平，并積極協(xié)助醫(yī)院其他職工完成各項工作。其次，關(guān)于檔案管理的硬件和軟件配置，應給予資金支持，強化醫(yī)院的基礎設施。同時，增加新的血液，提高文件管理者的福利待遇?，F(xiàn)在醫(yī)院的各項標準都已經(jīng)進入現(xiàn)代化的進程，但是有很多人事檔案的管理還依然是對紙質(zhì)版管理，紙質(zhì)特別容易磨損丟失，保存起來特別麻煩，而且由于天氣以及老鼠和蟲子的原因，更加難以進行完整妥善的保存，把檔案信息通過信息化保存是最好的方法。把人事檔案進行信息化整理，利用計算機來進行儲存，不用害怕數(shù)據(jù)遺失，工作人員進行人事調(diào)動時，各種信息都比較方便整理。

四、結(jié)語

醫(yī)院的人事檔案管理是至關(guān)重要的部分，對醫(yī)院的人員影響很大，在目前經(jīng)濟不斷發(fā)展的狀況下，醫(yī)院人員調(diào)動較大，人員流動狀況非常不佳，因此應重視醫(yī)院記錄管理。不斷進行檔案管理者的選拔和培養(yǎng)，進行管理團隊的優(yōu)化，保證醫(yī)院各項工作順利開展。