新時(shí)期人事檔案如何更好地服務(wù)于人力資源管理

文/海南大學(xué)檔案館 蔣碧蓉

在黨的十九大報(bào)告中，習(xí)近平總書(shū)記指出：“人才是實(shí)現(xiàn)民族振興、贏得國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)主動(dòng)的戰(zhàn)略資源”。不斷提高人力資源管理的水平，不僅是當(dāng)前發(fā)展經(jīng)濟(jì)、提高競(jìng)爭(zhēng)力的需要，也是一個(gè)國(guó)家、一個(gè)民族、一個(gè)單位長(zhǎng)期興旺發(fā)達(dá)的重要保證。人力資源管理的重要前提是要獲得完整的、全面的人才信息，而人事檔案就是人才信息的重要載體。本文探討在大數(shù)據(jù)環(huán)境基礎(chǔ)上，人事檔案管理如何更好地服務(wù)于人力資源管理，如何提升在人力資源管理的過(guò)程中的檔案材料采集工作。本文中的用人單位是指擁有人事檔案管理權(quán)的企事業(yè)單位。

一、人事檔案和人力資源管理的概念及內(nèi)容

人事檔案是人事管理活動(dòng)中形成的，記述和反映個(gè)人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，以個(gè)人為單位組合起來(lái)，以備考察的文件材料。主要是由人事、組織、勞資等部門(mén)在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動(dòng)中形成的，記載個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、學(xué)位學(xué)歷、社會(huì)關(guān)系、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)以及獎(jiǎng)勵(lì)處罰等方面的文件材料，由人事部門(mén)或人力資源管理部門(mén)屬下的人事檔案室集中統(tǒng)一管理。它們是人力資源管理與開(kāi)發(fā)的重要依據(jù)，也是反映個(gè)人成長(zhǎng)歷史的憑證和依據(jù)。

人力資源是指能夠推動(dòng)整個(gè)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的勞動(dòng)者的能力。一般情況下人力資源管理也是指使用一系列措施，對(duì)人力資源進(jìn)行管理利用的手段，譬如進(jìn)行招聘、培訓(xùn)以及報(bào)酬要求等等，對(duì)人力資源的管理能夠促進(jìn)組織的正常穩(wěn)定發(fā)展，同時(shí)還能夠保證集體與個(gè)體利益的發(fā)展，在目前的學(xué)術(shù)領(lǐng)域，人力資源管理分類(lèi)有如下幾種，有關(guān)于勞動(dòng)關(guān)系的管理，有關(guān)于薪酬福利的管理，以及培訓(xùn)方面的管理，績(jī)效領(lǐng)域的管理還有則是人力資源規(guī)劃等等。

二、人事檔案在人力資源管理中的應(yīng)用及發(fā)展

（一）人才招聘。招聘就是國(guó)家或企業(yè)吸引應(yīng)聘者并從中選拔、錄用企業(yè)需要的人才的過(guò)程。求職者可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)了解用人單位公開(kāi)和透明的招聘信息，了解應(yīng)聘工作崗位對(duì)自已的符合程度，尋找恰當(dāng)?shù)钠脚_(tái)來(lái)施展自身的才華。企業(yè)也可通過(guò)網(wǎng)站平臺(tái)了解應(yīng)聘者的知識(shí)、技能、能力、人格、興趣、偏好，找到適合企業(yè)發(fā)展的急需人才或挑選適合的候選人。招聘成功后，招聘單位的人事檔案管理部門(mén)會(huì)接收應(yīng)聘者完整齊全的人事檔案材料，這是原始人事檔案材料，它記載應(yīng)聘者基本情況和本人經(jīng)歷、成長(zhǎng)歷史及思想發(fā)展變化進(jìn)程的履歷、自傳材料，以往工作和學(xué)習(xí)單位對(duì)應(yīng)聘者優(yōu)缺點(diǎn)進(jìn)行的鑒別和評(píng)價(jià)，對(duì)其學(xué)歷、專(zhuān)長(zhǎng)、業(yè)務(wù)及有關(guān)能力的考核材料等等。

（二）人才培訓(xùn)與開(kāi)發(fā)。員工培訓(xùn)可以提高員工的知識(shí)和技能水平，提高他們的工作績(jī)效，使用人單位能夠在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中保持自已的人力資源優(yōu)勢(shì)和競(jìng)爭(zhēng)力。用人單位可以根據(jù)自身的實(shí)際情況選擇購(gòu)買(mǎi)或量身定制專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)開(kāi)發(fā)的網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)軟件，或與大學(xué)合作，會(huì)針對(duì)單位的實(shí)際情況開(kāi)發(fā)網(wǎng)絡(luò)課程，放置于單位內(nèi)部網(wǎng)上，為本單位的員工提供定制的課程學(xué)習(xí)，讓員工隨時(shí)隨地學(xué)習(xí)。這個(gè)階段最后會(huì)生成培訓(xùn)考核的成績(jī)、更高層次的進(jìn)修畢業(yè)證明或結(jié)業(yè)證明等文件材料，這些材料都屬于歸檔范圍的人事檔案材料，必須經(jīng)有關(guān)部門(mén)審查簽字蓋章后，方能送入人事檔案室歸檔。這些證明材料會(huì)與今后的獎(jiǎng)勵(lì)、晉級(jí)提拔等掛鉤起來(lái)，屬于本人在用人單位的新建人事檔案材料。它們真實(shí)記載員工充實(shí)自已、完善自已的成長(zhǎng)經(jīng)歷。

（三）人才測(cè)評(píng)和人員使用。用人單位的人力資源管理部門(mén)經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可從人事檔案管理信息系統(tǒng)調(diào)入員工的個(gè)人檔案信息：工作具體內(nèi)容、工作成績(jī)、人員績(jī)效考核、人員崗位、繼續(xù)再教育信息、調(diào)薪調(diào)職信息等各種數(shù)據(jù)，利用大數(shù)據(jù)的各種技術(shù)手段，可以準(zhǔn)確計(jì)算出員工能力、工作態(tài)度、忠誠(chéng)度、進(jìn)取心和出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)的概率，用人單位將社會(huì)評(píng)價(jià)和個(gè)人評(píng)價(jià)相結(jié)合、實(shí)地調(diào)查和考試考核相結(jié)合，不斷完善人才選拔機(jī)制?？茖W(xué)合理的人才競(jìng)爭(zhēng)選拔機(jī)制，能夠促進(jìn)單位人才素質(zhì)的整體提升，優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)，使單位的各個(gè)崗位能夠找到最佳適合的人才，同樣也能夠讓員工找到最合適自已的工作崗位，從而可以不斷增強(qiáng)單位新產(chǎn)品的研究開(kāi)發(fā)能力、業(yè)務(wù)拓展能力，提高勞動(dòng)生產(chǎn)效率，節(jié)約材料和能量消耗，降低成本等，使企業(yè)得到長(zhǎng)期的可持續(xù)發(fā)展。

（四）績(jī)效與薪酬福利管理。人力資源管理部門(mén)進(jìn)行績(jī)效考核時(shí)需要搜集與每個(gè)員工的工作狀態(tài)、工作行為、工作結(jié)果等有關(guān)信息，并將其轉(zhuǎn)化為對(duì)員工工作的評(píng)價(jià)，據(jù)此為人力資源開(kāi)發(fā)與管理提供信息支持。員工只有充分了解自已的工作績(jī)效，才能對(duì)自已有一個(gè)正確的認(rèn)識(shí)，逐步在工作中提高。用人單位通過(guò)大數(shù)據(jù)的職位分析，可以更準(zhǔn)確地評(píng)價(jià)出不同職位價(jià)值，通過(guò)與考核緊密結(jié)合，企業(yè)給不同職位標(biāo)出不同的薪酬金額，員工就可以在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的支持下，認(rèn)真地選擇自已最喜歡最能滿(mǎn)足個(gè)人需要的薪酬職位，從而也使單位獲取最佳的經(jīng)濟(jì)效益。人事檔案室管理人員要及時(shí)做好每年度或一個(gè)階段的績(jī)效考核和薪酬變動(dòng)材料的收集工作，督促人力資源管理部門(mén)在規(guī)定期限內(nèi)，把單位簽字蓋章的材料歸入檔案室保存。

（五）職業(yè)生涯規(guī)劃。有關(guān)于職業(yè)生涯發(fā)展規(guī)劃方面的問(wèn)題，還需要結(jié)合自身實(shí)際情況進(jìn)行分析，盡量擇取適合自己的發(fā)展路線，可以通過(guò)人事檔案信息管理系統(tǒng)，對(duì)員工職業(yè)發(fā)展進(jìn)行精準(zhǔn)化的分析，具體方法就是通過(guò)分析大量的員工信息資料，通過(guò)大數(shù)據(jù)的方式從興趣、專(zhuān)業(yè)、業(yè)績(jī)、意愿、職業(yè)規(guī)劃等進(jìn)行人物判定。同時(shí)這對(duì)于用人單位來(lái)說(shuō)也是一件好事，使用大數(shù)據(jù)的方式能夠更好地發(fā)掘人才，為員工提供更好的職業(yè)生涯規(guī)劃，在招聘時(shí)重視應(yīng)聘者的職業(yè)興趣并提供較為現(xiàn)實(shí)的發(fā)展機(jī)會(huì)。人力資源管理系統(tǒng)在這個(gè)階段會(huì)產(chǎn)生個(gè)人自我評(píng)價(jià)書(shū)和個(gè)人定期職業(yè)計(jì)劃書(shū)，這些文件材料對(duì)今后績(jī)效與薪酬福利管理、人員測(cè)評(píng)和使用管理等起著重要參考作用。根據(jù)用人單位需要，也可作為人事檔案材料歸檔保存。

（六）勞動(dòng)關(guān)系。勞動(dòng)關(guān)系是人力資源管理中極為重要的一個(gè)研究的實(shí)踐領(lǐng)域，也是一個(gè)法律概念，具有明確的法律內(nèi)涵。如果你與單位簽定了勞動(dòng)合同、用人單位就有了你的人事檔案管理權(quán)限，單位就必須為你免費(fèi)辦理、保管你的人事檔案。勞動(dòng)合同是人事檔案材料中重要的材料，它包括勞動(dòng)者享有諸多法律所賦予的權(quán)利以及企業(yè)如何履行的社會(huì)責(zé)任，具體包括工作時(shí)間、休息時(shí)間、勞動(dòng)報(bào)酬、勞動(dòng)安全衛(wèi)生、勞動(dòng)紀(jì)律與獎(jiǎng)懲、勞動(dòng)保險(xiǎn)、職業(yè)培訓(xùn)，還包括勞動(dòng)行政部門(mén)與用人單位、勞動(dòng)者在勞動(dòng)就業(yè)、勞動(dòng)爭(zhēng)議和社會(huì)保險(xiǎn)等方面的關(guān)系。一份科學(xué)合理的勞動(dòng)合同，有助于發(fā)展健康的勞動(dòng)關(guān)系，它既能讓勞動(dòng)者權(quán)利受到保護(hù)，又能夠幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)其基本使命，完成其社會(huì)責(zé)任，還能提高企業(yè)的盈利能力。

三、總結(jié)

總之，互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，給人事檔案管理和人力資源管理工作帶來(lái)了很多的新機(jī)遇和新挑戰(zhàn)。人事檔案管理必須抓住機(jī)遇，與時(shí)俱進(jìn)，大膽采用各種有用的新思路、新方法，制定并建立起符合實(shí)際的、科學(xué)合理的人事檔案管理規(guī)章制度與實(shí)施細(xì)則，加快人事檔案資源信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，人事檔案管理現(xiàn)代化，使人事檔案管理從人才招聘引進(jìn)、考核錄用，到年度考核、進(jìn)修學(xué)習(xí)、技能培訓(xùn)、晉職晉級(jí)，再到績(jī)效評(píng)價(jià)、勞動(dòng)關(guān)系等，實(shí)現(xiàn)人才信息的全員、全過(guò)程、全覆蓋的管理,最終實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源與人力資源管理資源共享共用，為單位人力資源部門(mén)和各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)正確培養(yǎng)、選拔和使用人才提供直接依據(jù)和重要參考，讓我們國(guó)家早日實(shí)現(xiàn)偉大復(fù)興中國(guó)夢(mèng)。