以評(píng)估為契機(jī) 加強(qiáng)學(xué)校檔案的管理

文/廣州市第五中學(xué) 張倩

一、檔案是評(píng)估的基礎(chǔ)

檔案管理是學(xué)校信息整合工作中不可忽視的一部分，它與學(xué)校日常工作的有序?qū)嵤┑染胁豢珊鲆暤穆?lián)系。為了適應(yīng)新時(shí)期學(xué)校教學(xué)工作創(chuàng)新推進(jìn)的目標(biāo)，要適當(dāng)進(jìn)行校園檔案管理環(huán)節(jié)工作的恰當(dāng)式調(diào)節(jié)。一方面，校園檔案管理期間，應(yīng)結(jié)合校園建設(shè)發(fā)展歷史，準(zhǔn)確把握校園檔案管理的核心點(diǎn)，合理進(jìn)行校園檔案精華的總結(jié)和整理；另一方面，建立與“迎評(píng)創(chuàng)建”工作相互對(duì)應(yīng)的檔案信息管理結(jié)構(gòu)，為專家進(jìn)行校園日常工作情況評(píng)估、咨詢、資料審核等方面工作的順利實(shí)施提供清晰的引導(dǎo)思路。如，本次進(jìn)行校園檔案整理后，發(fā)現(xiàn)我校從2014年至今，共計(jì)進(jìn)行了25項(xiàng)區(qū)級(jí)以上的校園評(píng)估工作，其中包含了大量的校園教學(xué)、活動(dòng)、以及人才運(yùn)用等方面的信息，合理進(jìn)行該部分檔案的整體與調(diào)節(jié)，在我校未來(lái)工作評(píng)估實(shí)踐中起到重要的作用。例如：廣東省依法治校示范校、廣州市健康學(xué)校（市級(jí)）、第二批廣州市中小學(xué)心理健康教育特色學(xué)校、學(xué)校檔案達(dá)標(biāo)復(fù)查合格單位等，碩果累累。

二、評(píng)估對(duì)檔案工作的促進(jìn)作用

（一）增強(qiáng)了領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視。校園評(píng)估工作的實(shí)施，是國(guó)家教育管理部門對(duì)基層教育實(shí)踐情況的檢查與審核，是深入進(jìn)行校園教學(xué)工作探索的主要渠道。由此，重視校園評(píng)估工作的重要性，也是促進(jìn)校園內(nèi)部結(jié)構(gòu)完善的主要渠道。在我國(guó)教育改革前期階段，各個(gè)學(xué)校由于對(duì)迎評(píng)工作的認(rèn)識(shí)存在著誤差，認(rèn)為迎評(píng)只需對(duì)校園環(huán)境進(jìn)行調(diào)整即可，而忽視了檔案管理在校園工作實(shí)踐中所發(fā)揮的作用。新時(shí)期的檔案管理實(shí)踐過(guò)程，校園管理者加強(qiáng)了對(duì)校園檔案管理的重視程度，由此，各個(gè)學(xué)校均加強(qiáng)了對(duì)校園檔案管理工作的重視，全面實(shí)施校園檔案管理工作檢查、分析、檢驗(yàn)、評(píng)估準(zhǔn)備工作的同時(shí)，也將檔案工作納入其中。學(xué)校高度重視檔案管理工作，不斷加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，真正做到了認(rèn)識(shí)到位、組織到位、實(shí)踐方法落實(shí)到位。而具體進(jìn)行評(píng)估探究期間，管理人員還應(yīng)該具備檔案管理能力，逐步在校園中建立起系統(tǒng)的檔案信息管理結(jié)構(gòu)。這樣從校園檔案管理部門開(kāi)始，實(shí)行校園檔案信息內(nèi)容整合調(diào)控的有效方法，基本實(shí)現(xiàn)了校園檔案管理工作與日常工作的科學(xué)性承接，且這樣的檔案管理方式，也實(shí)現(xiàn)了教學(xué)、人才任用、信息管理、以及教學(xué)實(shí)踐過(guò)程，多維內(nèi)容的科學(xué)性調(diào)整，這與學(xué)校在迎評(píng)工作全面性優(yōu)化相互適應(yīng)。

（二）加大對(duì)檔案工作的資金投入。檔案的收集與整理，需要相應(yīng)的場(chǎng)室和設(shè)備。評(píng)估工作對(duì)檔案工作的需要，使學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案設(shè)施配備上給予了高度重視和支持。針對(duì)檔案評(píng)估的新要求，檔案掃描存為電子文件存檔，學(xué)校專門配備了價(jià)格昂貴的激光掃描儀。我校使用省檔案局發(fā)文推廣的泰坦文書(shū)檔案資料綜合管理系統(tǒng)，公司升級(jí)了軟件版本，使用更加穩(wěn)定方便。實(shí)現(xiàn)了學(xué)校檔案室軟硬件的提檔升級(jí)和管理手段的現(xiàn)代化。

（三）促進(jìn)了檔案工作的規(guī)范化。促進(jìn)校園檔案管理工作逐步向著規(guī)范化的趨向轉(zhuǎn)變，校園評(píng)估實(shí)踐期間，需對(duì)各個(gè)實(shí)踐單位、實(shí)踐人員、管理方法等方面進(jìn)行探索。其實(shí)踐要點(diǎn)可以歸納為：1.促進(jìn)資料的收集。當(dāng)前，校園檔案管理工作逐步向著系統(tǒng)化、規(guī)整化的方向轉(zhuǎn)變，實(shí)踐中已經(jīng)取得了相應(yīng)的成績(jī)，但諸多細(xì)小問(wèn)題依舊需要進(jìn)一步進(jìn)行問(wèn)題糾正、處理。即，校園現(xiàn)有的資源管理制度，整體上基本實(shí)現(xiàn)了教育教學(xué)工作的系統(tǒng)性實(shí)施，但校園檔案管理環(huán)節(jié)上依舊存在著諸多不足。舉例來(lái)說(shuō)，學(xué)校檔案管理期間，檔案信息收集與分配方面無(wú)法實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一性規(guī)格調(diào)配，校園中大部分檔案均是按照管理人員的個(gè)人習(xí)慣進(jìn)行檔案信息存儲(chǔ)。雖然該種管理方法可以暫時(shí)性保障校園檔案管理的規(guī)范性，但卻在管理人員工作交接時(shí)，容易出現(xiàn)檔案信息對(duì)接混亂問(wèn)題。同時(shí)，檔案管理在迎評(píng)準(zhǔn)備期間，也出現(xiàn)了課堂教學(xué)中局部教學(xué)信息記錄不詳細(xì)、或者大量信息殘缺不全的問(wèn)題。這樣的檔案管理狀態(tài)，會(huì)造成校園中教學(xué)檔案信息評(píng)估時(shí)，需要依靠大量的外力進(jìn)行實(shí)際評(píng)估信息的補(bǔ)充和完善，該種校園檔案管理狀況的存在，也是當(dāng)前工作實(shí)踐中存在的不足。通過(guò)評(píng)估的各項(xiàng)指標(biāo)，可以更清晰地知道哪些資料是需要?dú)w檔的，平時(shí)就可以加強(qiáng)管理，要求各部門按時(shí)按質(zhì)移交文檔。2.進(jìn)一步規(guī)范了檔案工作。學(xué)校檔案評(píng)估工作的規(guī)范性實(shí)施，應(yīng)不斷在檔案管理體系實(shí)踐期間，發(fā)現(xiàn)其中存在的問(wèn)題，并通過(guò)具體措施進(jìn)行問(wèn)題整改。迎評(píng)實(shí)踐期間，一線服務(wù)人員會(huì)發(fā)現(xiàn)日常檔案制作中存在不足。如蓋章、裝訂、頁(yè)碼等不規(guī)范。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題后，我校在認(rèn)真執(zhí)行《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)保密法》的基礎(chǔ)上，根據(jù)檔案工作文件精神和要求，完善了《廣州市第五中學(xué)檔案綜合管理制度》《廣州市第五中學(xué)檔案管理保密制度》《廣州市第五中學(xué)檔案室?guī)旆抗芾碇贫取返葯n案工作日常管理規(guī)范，積極推進(jìn)學(xué)校檔案事業(yè)的法制建設(shè)，做到檔案工作有計(jì)劃、有總結(jié)，使學(xué)校檔案管理工作更上一個(gè)臺(tái)階。

（四）提高了專兼職檔案人員的素質(zhì)。一方面，為全面迎接“校園評(píng)估”工作的順利實(shí)施，校園檔案管理人員要對(duì)現(xiàn)有檔案信息內(nèi)容進(jìn)行綜合了解，不斷增加個(gè)人崗位信息管理意識(shí)；另一方面，強(qiáng)化企業(yè)檔案管理人員的服務(wù)創(chuàng)新認(rèn)知高度。如，進(jìn)行校園檔案管理人員信息的綜合調(diào)節(jié)等，這些都是較有效的實(shí)踐方法。我校現(xiàn)有專職檔案管理員1人、兼職檔案員46人，為進(jìn)一步牢固樹(shù)立檔案法制意識(shí)、優(yōu)化依法建檔的環(huán)境，學(xué)校制定檔案工作人員建設(shè)的規(guī)劃，組織專職兼職檔案員進(jìn)行培訓(xùn)、參觀和學(xué)習(xí)，確保我校檔案工作的順利進(jìn)行。2014年至今，我校采取參培、送培、橫向交流等多種形式，先后共派出4人參加各種檔案管理培訓(xùn)，努力提高檔案工作人員的專業(yè)知識(shí)和職業(yè)技能，強(qiáng)化檔案職業(yè)道德觀念。我校對(duì)檔案工作的文件和學(xué)習(xí)資料，除了組織領(lǐng)導(dǎo)班子、行政干部和檔案員學(xué)習(xí)外，還傳達(dá)到全體教職員工，通過(guò)組織教職工學(xué)習(xí)《檔案法》《歸檔文件整理規(guī)范》和不定期調(diào)派教職工到檔案室進(jìn)行短期實(shí)操訓(xùn)練等方式，不斷加強(qiáng)校園檔案意識(shí)，強(qiáng)化“依法建檔，依法用檔”的觀念。

（五）增強(qiáng)了檔案資源的開(kāi)發(fā)和服務(wù)意識(shí)。評(píng)估工作，檔案利用是一項(xiàng)重要指標(biāo)。我校實(shí)現(xiàn)了由保管檔案為主向積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源為全校提供研究利用為主的飛躍，推進(jìn)檔案開(kāi)發(fā)利用的大眾化，使檔案更貼近現(xiàn)實(shí)，為師生服務(wù)。在充分運(yùn)用各種現(xiàn)代化技術(shù)的基礎(chǔ)上，突破了傳統(tǒng)檔案工作的局限，在服務(wù)手段、服務(wù)方式及服務(wù)內(nèi)容等方面不斷改善，最大限度地滿足了廣大師生日益增長(zhǎng)的檔案利用需求。注重校園檔案管理工作，這是由于校園檔案資料信息較為完備，是歷屆學(xué)生學(xué)習(xí)信息證明的來(lái)源，也是教職工能力考核的數(shù)據(jù)來(lái)源。在嚴(yán)格執(zhí)行保密制度的同時(shí)，進(jìn)一步加大檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，續(xù)編了大事記、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編等常規(guī)材料。

檔案信息不僅是學(xué)校成長(zhǎng)的記錄，也是校園教學(xué)實(shí)踐工作實(shí)踐狀態(tài)最直接的反饋資料，它的信息資源可靠性，直接決定了校園評(píng)估的基礎(chǔ)定位。同時(shí)，校園檔案信息是否具有系統(tǒng)性、完善性的內(nèi)容，也會(huì)對(duì)評(píng)估工作的開(kāi)展順利程度造成影響。由此，校園檔案管理人員，必須要重視檔案信息管理在校園評(píng)估中所發(fā)揮的價(jià)值，緊緊把握住評(píng)估這塊跳板，進(jìn)一步強(qiáng)化校園內(nèi)部管理工作，為學(xué)校人才應(yīng)用、實(shí)踐教學(xué)工作的推進(jìn)提供新趨向。