醫(yī)院檔案管理效益最大化研究

文/延邊眼耳鼻喉科醫(yī)院 李勇虎

檔案是指人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存利用價值的原始記錄，原始記錄性是它的本質(zhì)屬性。醫(yī)院檔案作為醫(yī)療改革不斷發(fā)展的重要部分，主要是指醫(yī)院在從事醫(yī)療、教學、科研、管理等活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像同載體、形式的最原始的真實記錄，是醫(yī)學文化的重要積淀，是不斷提高醫(yī)院科學技術的基礎條件和基礎環(huán)節(jié)，是醫(yī)院管理中的重要內(nèi)容。在疾病的診斷、治療、醫(yī)學研究工作以及醫(yī)院的管理工作中起著無可替代的重要作用。它以最原始憑證性，不可再生及可重復利用的屬性受到醫(yī)學人員的普遍關注。讓醫(yī)院檔案發(fā)揮其真正的、最大的作用，使其為醫(yī)學所用，為病人解憂，為社會造福是醫(yī)院檔案管理之根本目的所在。

一、掌握醫(yī)院檔案實質(zhì)性意義

一是準確反映醫(yī)院的成長歷程。醫(yī)院檔案記錄著醫(yī)院建院以來成長的點點滴滴，何時建立，何時擴大規(guī)模，經(jīng)歷了幾代領導班子以及攻克了哪些醫(yī)療難題等等，都可以從醫(yī)院檔案中找到答案。醫(yī)院發(fā)展何時平穩(wěn)，何時走進低谷，原因何在，也可以從中找到規(guī)律和解答。醫(yī)療領域取得了哪些成就，治愈了哪些疑難，改進了哪些醫(yī)學治療方法等等，都能在醫(yī)院檔案中找到答案。

二是醫(yī)院文化的活標本。很多醫(yī)院搞醫(yī)院文化建設喜歡請專家?guī)兔?，殊不知，醫(yī)院文化是所有醫(yī)務人員思想意識在醫(yī)院制度規(guī)范、醫(yī)務人員行為、整個醫(yī)院建設運行當中體現(xiàn)的諸多方面內(nèi)容的反映。是整個醫(yī)院所有人員自己培養(yǎng)創(chuàng)建起來的，是不假外求的東西。做好檔案管理的醫(yī)院，在整理完善醫(yī)院文化時，不需要絞盡腦汁，不需要編造，只需要將全體醫(yī)院人員認可的價值觀、制度規(guī)范、醫(yī)學成果等梳理、補充、完善，醫(yī)院文化的基本內(nèi)容就有了。再結合醫(yī)院發(fā)展史上的重要事件的整理、以及解決的重大醫(yī)學難題加到一起，醫(yī)院文化就豐富起來了。

三是醫(yī)務人員成長的斷代史。很多醫(yī)院醫(yī)務人員進來時只是一張白紙，隨著從事醫(yī)療事業(yè)的不斷深入，醫(yī)學經(jīng)歷、經(jīng)驗、成果也逐漸豐富起來，個人檔案也就隨著豐富起來。醫(yī)務人員個人的成長歷程就是醫(yī)院在醫(yī)學領域不斷發(fā)展的過程。醫(yī)院不斷加強醫(yī)務人員個人檔案管理工作，準確及時記錄醫(yī)務人員的成長腳步。醫(yī)務人員在醫(yī)院奮斗多少年，相應的醫(yī)院檔案就記載多少年的主要成長歷程。這也逐漸成為每一位醫(yī)務人員成長的斷代史。

四是醫(yī)院宣傳的鮮活“資料庫”。良好的檔案管理為醫(yī)院的宣傳造勢提供強大的事實例證，只需在檔案室調(diào)取成功醫(yī)務人員的工作檔案，重大疑難的病例研究、重大學術研究的成果體現(xiàn)等等，不需要臨時抱佛腳，不需要著名演員的推廣宣傳，也不需要花費太多資金宣傳造勢。事實勝于雄辯，檔案管理好的醫(yī)院，宣傳資料真實可信，對宣傳和擴大醫(yī)院影響力達到事半功倍的效果。

二、提高醫(yī)院檔案信息化建設

一是加強醫(yī)院檔案設備現(xiàn)代化建設。加大投入，加強醫(yī)院檔案管理相關計算機軟硬件設施的配備工作。進一步加強現(xiàn)代化網(wǎng)絡系統(tǒng)建設，拓寬網(wǎng)絡系統(tǒng)運行標準，逐漸在局域網(wǎng)中做好醫(yī)院各種數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)及應急工作，進而保證檔案管理在發(fā)生意外時，可以自行進行修復。加大對醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)傳輸系統(tǒng)的加密程度，建立統(tǒng)一的防火墻，避免PC終端受到外部攻擊，不斷提高醫(yī)院檔案信息化建設力度。

二是加強檔案管理人員信息技術培訓。將檔案管理人員學習培訓制度化，樹立終生學習理念，進一步加強醫(yī)院檔案管理人員相關信息技術技能知識培訓力度，采取走出去學、集中學、自己學等不同的學習方法，使其不斷適應日益發(fā)展的現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理信息技術的需要。

三是加強醫(yī)院檔案信息化管理建設。醫(yī)院檔案信息化管理是現(xiàn)代化醫(yī)院發(fā)展的必由之路，順應時代的發(fā)展潮流。進一步結合醫(yī)院的實際情況，積極構建醫(yī)院檔案信息化管理體系，將檔案管理工作納入整個醫(yī)院信息化管理的重要內(nèi)容當中，做好檔案管理的頂層設計，做好醫(yī)院檔案近期、中期、長期發(fā)展規(guī)劃，確保醫(yī)院檔案信息化管理水平有明確的發(fā)展方向。

四是加強醫(yī)療檔案信息傳輸網(wǎng)絡化。進一步加強醫(yī)療檔案信息網(wǎng)絡化傳輸，可以實現(xiàn)醫(yī)療信息資源在整個醫(yī)院系統(tǒng)內(nèi)部資源的共享，進而發(fā)揮醫(yī)療檔案的最大功效，為醫(yī)學同伴提供更多資料，讓各種醫(yī)學難題解決更加便捷，通過醫(yī)療信息在系統(tǒng)網(wǎng)絡上的檢索、上傳、輸出等功能，實現(xiàn)醫(yī)療檔案信息傳輸網(wǎng)絡化，更好地為醫(yī)學、為病人、為社會服務。

三、加強醫(yī)院檔案科學化管理水平

一是健全醫(yī)院檔案科學化管理制度。只有建立健全良好的醫(yī)院檔案管理制度，才能進一步保證檔案管理工作長期穩(wěn)定進行。醫(yī)院領導要從宏觀立法的層面不斷健全《醫(yī)院檔案庫房管理制度》《醫(yī)院檔案借閱利用制度》《醫(yī)院檔案安全管理應急方案》《醫(yī)院檔案管理人員守則》。確保醫(yī)院檔案管理有法可依、有章可循。

二是加強醫(yī)院檔案日常管理工作。醫(yī)院檔案管理工作是一個日積月累的繁瑣細致的過程。要做到科學、有效地管理離不開檔案管理工作的日常工作這個抓手。加強對醫(yī)院相關檔案檢查和分析，及時對接收的檔案進行分類、整理、編號、排架，掌握檔案存儲的齊全性和規(guī)范性，加強對醫(yī)院檔案管理人員工作的績效考核，并及時進行獎懲，有效強化醫(yī)院檔案日常管理工作科學化的工作途徑。

三是加強醫(yī)院檔案的收集整理工作。做好醫(yī)院檔案的收集整理工作至關重要，是科學管理檔案的前提和基礎。只有將醫(yī)院檔案不斷“充實”完善，才能更好地為醫(yī)院的醫(yī)療研究服務。因此，務必做好新檔案產(chǎn)生的收集歸檔工作，規(guī)定上交時限，對不及時上交或未按時收集相關檔案的追究雙方（收集人員和檔案產(chǎn)生科室）責任。使醫(yī)院檔案的產(chǎn)生、移交、整理、歸檔成為常態(tài)化工作日程。

四是加強醫(yī)院檔案的安全保密工作。在有條件的情況下，醫(yī)院檔案室的建設一定要符合國家檔案用房標準，保證室內(nèi)溫度和濕度，防止對紙質(zhì)版檔案造成損毀。認真做好檔案室的安全防范工作，杜絕煙火，嚴禁存放有毒有害、易燃易爆物品，做好日常排查，確保門窗、照明、防盜、消防等情況萬無一失，消除一切安全隱患。

四、實施醫(yī)院檔案未來化發(fā)展構想

一是實施深意識組織建設。加強醫(yī)院對檔案管理工作的組織領導，深入學習習近平新時代中國特色社會主義思想，深入學習十九大，進一步提高醫(yī)院管理者對檔案工作的重視，把檔案工作納入議事日程中來，作為醫(yī)院發(fā)展的“執(zhí)政之基、力量之源”，加強對醫(yī)院檔案的組織管理工作，使醫(yī)院的優(yōu)秀醫(yī)療科研成就得以保存，使醫(yī)院未來的根基文化更加牢固，使醫(yī)院未來的醫(yī)療工作更有戰(zhàn)斗力。

二是實施高科技人才建設。未來的發(fā)展是人才的競爭，醫(yī)院的發(fā)展也是醫(yī)療人才的競爭，做好檔案管理工作亦如此。創(chuàng)建高素質(zhì)的醫(yī)院檔案管理人才隊伍是做好醫(yī)院檔案工作的關鍵。醫(yī)院一定要注重招聘檔案管理專業(yè)畢業(yè)的科班生，有效提升檔案管理人員整體水平。樹立終生學習理念，進一步加強檔案管理人員走出去、請進來培訓提高模式，請專家名師，到高校先進地區(qū)參觀學習，不斷構建適應時代發(fā)展的醫(yī)院檔案管理人員隊伍。

三是實施大數(shù)據(jù)中心建設。隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，更好地在醫(yī)院檔案管理工作中利用大數(shù)據(jù)技術，將進一步優(yōu)化檔案數(shù)據(jù)庫的使用，極大地提高檔案庫房的存儲容量，雖然成倍增加醫(yī)院檔案的存儲容量，但絲毫不會給數(shù)據(jù)的存儲帶來困難，反而極大地提高存儲的效率。大數(shù)據(jù)技術的未來應用將進一步構建起醫(yī)院檔案的信息新型知識服務引擎，更好便于醫(yī)院檔案管理使用。

四是實施全領域互聯(lián)互通。確保各大醫(yī)院資源共享是醫(yī)療科研未來發(fā)展的趨勢，任何醫(yī)院的醫(yī)療力量都是有限的，醫(yī)療隊伍的精英也是有限的，治療救人的能力更是有限的。只有加強與各大醫(yī)院，各先進醫(yī)院的互聯(lián)互通，進行資源共享，才能更好地促進所有醫(yī)院檔案的使用率，防止不必要的重復和資源浪費，進而提升中小醫(yī)院的綜合實力，在未來互聯(lián)網(wǎng)不斷發(fā)展的明天，全領域互聯(lián)互通將不斷提升縣級城市醫(yī)院的醫(yī)療水平，更好為醫(yī)學資源相關匱乏地區(qū)病人積善謀福。

總之，醫(yī)院檔案工作要在上級衛(wèi)生和檔案管理部門的正確領導下，在醫(yī)院領導的高度重視下，緊緊圍繞醫(yī)院的中心工作，不斷加強對醫(yī)院檔案工作的信息化、科學化管理建設，結合未來現(xiàn)代化不斷發(fā)展的趨勢，提高全體醫(yī)務人員的管理意識，確保醫(yī)院檔案發(fā)揮其真正的、最大的作用，使其為醫(yī)學所用，為病人解憂，為社會造福。