醫(yī)院檔案管理在促進(jìn)醫(yī)院持續(xù)發(fā)展中的作用分析

文/唐山市婦幼保健院 韓金華

一、醫(yī)院檔案管理對于醫(yī)院發(fā)展的推進(jìn)作用

（一）管理醫(yī)院檔案利于醫(yī)院的深層次進(jìn)步。處于當(dāng)今的信息化時代中，科技在日趨更新，而醫(yī)院的發(fā)展離不開創(chuàng)新科技。將科技在臨床中進(jìn)行實(shí)踐應(yīng)用，而結(jié)合臨床實(shí)踐又可以創(chuàng)造出新的成果，這個過程可以說是一個良性循環(huán)并且會在檔案中進(jìn)行記錄。而就這些科技檔案而言，其中蘊(yùn)含的技術(shù)以及經(jīng)驗(yàn)也將成為新科技被推廣的依據(jù)，為醫(yī)院的科技深層次進(jìn)步提供技術(shù)支持以及保障。

（二）管理醫(yī)院檔案利于醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量的不斷提升。在管理醫(yī)院檔案的過程中，病歷檔案可謂最為復(fù)雜的一項(xiàng)內(nèi)容，其在醫(yī)院檔案管理中也是重要組成。病歷檔案有著自身特色，和人們?nèi)罕姷睦嫦⑾⑾嚓P(guān)，緊密聯(lián)系于人們的健康和疾病的防控工作。病歷檔案有著相對較強(qiáng)的實(shí)效性、較好的實(shí)用性和相對較高的利用率。因而，在第一時間整理歸檔好病歷檔案十分重要，而及時收集和群眾息息相關(guān)的健康信息并且做好相應(yīng)的分類和分析，將有用的醫(yī)療信息提取出來，利于醫(yī)院決策和醫(yī)療水平更好提升，可以為推進(jìn)醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量提供相應(yīng)的助力。

（三）管理設(shè)備檔案利于推進(jìn)技術(shù)的改革。在管理醫(yī)院檔案的時候，設(shè)備的檔案管理十分重要。就設(shè)備檔案而言，其可以說是醫(yī)院固定資產(chǎn)的重要證據(jù)，基于設(shè)備檔案的查閱，醫(yī)院可以及時掌握大中型醫(yī)療設(shè)備的使用壽命、頻率以及運(yùn)轉(zhuǎn)狀況，為其進(jìn)行設(shè)備的購置提供相應(yīng)的參考信息，不僅可以預(yù)防資源的浪費(fèi)，也可以為新設(shè)備的引入提供相應(yīng)的技術(shù)依據(jù)。而這些都有助于醫(yī)院技術(shù)的進(jìn)一步改革，利于醫(yī)療服務(wù)條件的提升。

（四）管理醫(yī)德檔案利于醫(yī)院建設(shè)行風(fēng)。就醫(yī)德檔案而言，其不同于其它的檔案，其形成于醫(yī)院自身的運(yùn)行過程，是約束醫(yī)護(hù)工作者的檔案。在此檔案中，不僅囊括了醫(yī)院的各類規(guī)章及制度，還包含相應(yīng)的獎懲考核制度，還有病人滿意度的評價結(jié)果等等，該檔案綜合性較強(qiáng)，管理和使用該檔案利于醫(yī)患關(guān)系的改善，利于醫(yī)院的行風(fēng)建設(shè)。

（五）管理醫(yī)院檔案利于領(lǐng)導(dǎo)更好決策。就醫(yī)院檔案管理部門而言，其將以前到現(xiàn)在的所有檔案都保存妥當(dāng)，可以為醫(yī)院今后發(fā)展提供參考。比如，可為醫(yī)院進(jìn)行房屋的分配提供參考，醫(yī)院管理理念的重心就是以人為本，有時，為了吸引優(yōu)秀人才，可能為他們提供住房，而通過檔案查詢，可以考核醫(yī)務(wù)工作者的學(xué)歷、工齡以及職稱，進(jìn)而為房屋的分配提供參考。另外，通過檔案查詢，還可以了解到醫(yī)務(wù)人員的執(zhí)業(yè)證書情況，論文發(fā)表情況等等，基于此檔案數(shù)據(jù)庫，在進(jìn)行提報、聘任職稱等情況的時候，利于領(lǐng)導(dǎo)較好決策。

二、醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

（一）管理人員層面。1.素質(zhì)高低不同，缺少管理積極性。在醫(yī)院中，大多數(shù)人們較為看重醫(yī)療專家，他們覺得檔案管理者只不過是一個閑差，得不到別人的重視和關(guān)注。醫(yī)院大多數(shù)情況下會讓一些非本專業(yè)人員進(jìn)行檔案的管理。他們對檔案管理業(yè)務(wù)了解不深，有著相對較少的積極性，熱情度不好，缺少相應(yīng)的敬業(yè)精神。而就檔案管理者而言，基本都是兼職，有著較大的流動性。若醫(yī)院的醫(yī)療任務(wù)十分緊急，就會將他們抽走，沒人管理檔案管理工作，進(jìn)而使得此項(xiàng)工作被中斷，更有一些檔案因?yàn)槲醇皶r進(jìn)行整理和收集而遺失。2.有著相對淡薄的檔案管理理念。不少檔案管理者并不重視醫(yī)院檔案，他們覺得類似臨床治療患者的檔案只不過是一堆過了期的病歷，沒什么用處。因而沒有第一時間對其進(jìn)行專業(yè)而系統(tǒng)的整理和分類，僅僅將其亂七八糟置于檔案柜里，不少檔案由于保管不力，使得紙張受潮或者丟失，當(dāng)后期進(jìn)行病歷查詢的時候，也就喪失了重要的憑證。

（二）管理制度層面。1.管理制度有待進(jìn)一步健全。就醫(yī)院而言，其有多個科室，因而有很多檔案需要整理歸檔，且有著豐富多彩的檔案類型，有的屬于原始病歷類的，有的屬于音像類的，有的則屬于檔案類的。醫(yī)院僅僅將其交付于相應(yīng)科室，卻沒有有效的規(guī)范化管理。因?yàn)槿鄙俳y(tǒng)一歸檔標(biāo)準(zhǔn)，匯總并未統(tǒng)一，缺少相應(yīng)的監(jiān)督檢查，缺少責(zé)任目標(biāo)考核，最終將會出現(xiàn)雜亂無章的管理布局，局面自然十分被動。2.管理方式缺少創(chuàng)新。當(dāng)前，不少醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理的時候，收集、檢索、整理都是采用手工模式，缺少先進(jìn)的計算機(jī)技術(shù)，檔案管理也未實(shí)現(xiàn)信息化。如果在收集檔案的時候，僅僅依賴于手工模式，在實(shí)體檔案借閱的時候難免會出現(xiàn)檔案被損壞甚至丟失的現(xiàn)象，如此，一些具有較大信息量的檔案將可能會保護(hù)不力。并且，檔案信息也難以基于內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)較好的資源共享，難以發(fā)揮出自身應(yīng)有的效能和作用。

三、讓檔案管理充分發(fā)揮推動醫(yī)院發(fā)展的措施

（一）轉(zhuǎn)變管理理念，健全組織管理。要著重培養(yǎng)管理者的檔案理念，將其工作能動性和熱情充分激發(fā)，幫助其建立較強(qiáng)的管理意識，如此才會積極從事檔案管理工作。在進(jìn)行日常檔案收集的時候，要重視檔案種類的不斷豐富，多樣化檔案模式，重視檔案結(jié)構(gòu)的不斷優(yōu)化，動態(tài)關(guān)注檔案變化，從而滿足醫(yī)院各部門及患者甚至社會的相關(guān)需求，推進(jìn)檔案作用充分發(fā)揮。

（二）完善制度，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化。不斷完善各類制度，依據(jù)檔案管理相關(guān)法律法規(guī)將科學(xué)合理的、完整系統(tǒng)的、適合于醫(yī)院實(shí)際的檔案管理制度建立起來。還要重視制度的落實(shí)，通過制度對檔案管理的相關(guān)行為進(jìn)行約束，并且要執(zhí)行詳盡的考評準(zhǔn)則以及科學(xué)的獎懲策略。如此，才能較好地落實(shí)各項(xiàng)制度，進(jìn)而高效運(yùn)轉(zhuǎn)檔案管理工作，使得其發(fā)展實(shí)現(xiàn)科學(xué)化與規(guī)范化。

（三）重視對檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升其綜合素養(yǎng)。檔案管理表面看來并不難，實(shí)際十分復(fù)雜，管理人員需要有著較好的耐心加信心、較強(qiáng)的責(zé)任心，具有較強(qiáng)使命感的同時，還離不開過硬的專業(yè)知識。故而，要安排專人從事這項(xiàng)工作，并且還要將檔案人員的培訓(xùn)和繼續(xù)教育提上日程，不斷提升其綜合素養(yǎng)及專業(yè)能力，與此同時，還要升級相應(yīng)的管理系統(tǒng)，基于網(wǎng)絡(luò)載體，不斷提高醫(yī)院檔案管理的水準(zhǔn)。

（四）重視科技投入的不斷加大和管理策略的不斷完善。當(dāng)今社會，科技飛速進(jìn)步，就醫(yī)院的檔案管理工作而言，也要與時俱進(jìn)，走科技化道路，實(shí)現(xiàn)管理的信息化。醫(yī)院要提升科技投入的比例，將檔案管理的地位重視起來，將它與醫(yī)療衛(wèi)生項(xiàng)目一樣看重，并一同在財政預(yù)算中納入。要購置檔案管理的高科技設(shè)備，諸如專用微機(jī)、專用掃描儀等等，讓其較好地服務(wù)于檔案管理工作。在這個過程中，離不開一套可行性較強(qiáng)、易于操作的管理方法，并且要進(jìn)行細(xì)化，具體到人，要獎懲嚴(yán)格，將檔案管理者的能動性充分調(diào)動起來。

四、結(jié)語

總之，管理醫(yī)院檔案工作是一項(xiàng)較為系統(tǒng)的工作，需要長久的堅持，不是一朝一夕就能成功的。就檔案管理者而言，需要不斷提升自身素養(yǎng)和業(yè)務(wù)知識，提高自身的使命感和責(zé)任感。就醫(yī)院而言，也要重視檔案管理的重要性，為其提供相應(yīng)的資金保障和理論支撐，重視檔案管理者的培訓(xùn)，如此，才能較好地推進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的更深層次發(fā)展。