醫(yī)院科研檔案的收集與利用

文/吉林省人民醫(yī)院 張超

對于醫(yī)院科研檔案來講，其具有的學術參考價值是不容忽視的，各項收集與利用工作水平的高低，不僅能夠?qū)⑨t(yī)療單位的實例、水平充分反映出來，體現(xiàn)的也是一個醫(yī)院科學管理水平的高低。但是就目前來看，很多醫(yī)院存在對檔案重視不夠的情況，正規(guī)化、信息化程度普遍較低。對此，各醫(yī)院及其工作人員應給予足夠重視，緊跟時代發(fā)展步伐，從不同角度來優(yōu)化探索醫(yī)院科研檔案的收集、利用工作的有效落實。

一、工作人員要深入基層科室收集材料

對于文書等類型的檔案收集來講，通?？梢詣澐譃槠綍r收集、臨時突擊收集兩種，科研檔案收集也不例外，但針對醫(yī)院來講，基于其檔案形成無規(guī)律以及不確定性，一般都比較側(cè)重于平時收集。在實際收集中，為了保障檔案質(zhì)量、完整性以及準確性，提供有力保障，針對不完整的材料要結(jié)合具體情況，給予及時調(diào)查、補充，對于不準確、虛假的資料要真正做到去偽存真。

為了取得理想的平時收集成果，其相關工作人員應著重從兩方面著手：一是要重視完善科研檔案收集網(wǎng)絡體系的合理構(gòu)建。在此背景下，檔案部門要結(jié)合實際情況，落實好檢查、督促與指導工作，檢查好日常科研檔案的形成、收集與歸檔工作，確保其中存在的各類問題能夠被及時發(fā)現(xiàn)與妥善解決。二是檔案部門的工作人員應全面提升工作的積極主動性，平時要做到口勤、手勤、腳勤，盡可能多的到基層業(yè)務科室了解實際情況，以此來優(yōu)化、增強溝通聯(lián)系、廣泛收集。

科研文件材料通常來源于臨床科室、專家教授，以及相關的專業(yè)技術人員。但是由于其普遍存在對文件材料歸檔認識不足的情況，再加上個人、部門因工作需要留用等原因，要想讓其自覺、主動地進行各自形成科研文件材料的歸檔移交比較困難。所以，檔案人員要真正深入各個科室、課題小組之中，引導其正確認識到科研檔案在社會、醫(yī)院，以及科學技術發(fā)展中發(fā)揮的積極作用，確保科研資料存檔的價值、意義可以得到進一步突顯，為相關人員良好規(guī)檔意識的形成創(chuàng)造良好條件。此外，還要及時有效地幫助其人員更完整、全面地收集、歸檔科研資料，而針對那些需要臨時存放在科室的資料，一定要規(guī)定好存檔時間。

二、完善醫(yī)院科研檔案的各項管理機制

首先，要做到依法管理。醫(yī)院要結(jié)合《中國人民共和國檔案法》《科學技術檔案工作條例》等方面提出的各項要求來制定與醫(yī)院更符合的檔案管理規(guī)章制度，其中涉及到檔案的歸檔范圍、保管期限，以及檔案的接收、管理，以及保管、鑒定，以及檔案管理細則等內(nèi)容。其次，要構(gòu)建完善適合的管理體系。構(gòu)建由檔案管理委員會、檔案管理機構(gòu)，以及專職與兼職檔案人員共同組成的檔案管理工作網(wǎng)絡，完善工作力量的分配，逐漸形成自上而下的管理體制，結(jié)合具體情況要適當增加檔案管理工作的投入，確保各項工作在具體落實中能夠獲得有力的資金支持。最后，完善科研、建檔工作的同步管理。為了幫助科研、檔案管理等工作人員理順自身職責，應該將科研檔案工作合理納入科研管理工作的各個環(huán)節(jié)中，實現(xiàn)對各項職責的準確把握，優(yōu)化各項措施的有效落實，取得理想的同步化管理成果，以此來確保一系列科研檔案可以及時完整歸檔。

三、注重醫(yī)院科研檔案利用領域的拓展

醫(yī)院科研檔案具有較強的專業(yè)性，其中涉及到的新技術、新療法，以及新藥開發(fā)等一系列信息也是極為豐富的，不論是在日?？蒲袥Q策、醫(yī)療診治，還是臨床教學等方面都發(fā)揮著積極參考、指導作用。且相關檔案的收集、保管，以及統(tǒng)計等工作的有效開展都是為了開發(fā)、利用檔案信息資源，這也是科研檔案管理的最終目標。

在開發(fā)利用上，除了傳統(tǒng)文件的查詢、復印，以及借閱之外，還應重視計算機平臺的充分利用，可以基于開發(fā)利用的科技資料來進行各類科研檔案數(shù)據(jù)庫的建立，以此來為臨床醫(yī)療以及科研教學工作開展創(chuàng)造可靠、必要的條件?？蒲袡n案管理部門可以基于科研信息數(shù)據(jù)庫的建立，對一系列基本信息進行匯總、統(tǒng)計與分析，然后基于此來進行各類科研動態(tài)情況報表的編研，為醫(yī)院科技發(fā)展，以及醫(yī)院領導的科研決策提供有力參考。比如，按照年度分科室各級科研項目的具體理想情況，或是科研成果、發(fā)表科研論文和具體被引用的情況進行匯總等等。此外，還可以通過科研信息資料的充分利用，完善教學、經(jīng)驗交流多媒體的制作，以此來為科研人員順利、高效開展各項臨床教學工作，以及科研成果的宣傳推廣創(chuàng)造良好條件。

四、提升醫(yī)院科研檔案管理現(xiàn)代化水平

為了給檢索、利用提供一定便捷，完善資源共享，其相關工作人員應堅持以科學管理為重要基礎，通過科學技術理論、方法，以及手段的靈活引用來妥善處理檔案收集、利用中存在的各類問題，促進其各項工作的信息化、規(guī)范化，以及科學、自動化發(fā)展。為此，應結(jié)合具體情況，著重圍繞檔案收集、保管、開發(fā)與利用等環(huán)節(jié)做出更深層次的技術創(chuàng)新探索。同時，要注重、完善檔案硬件設施方面的投入，將原本分散的個人、部門的科研檔案材料匯總成內(nèi)容較為豐富，且數(shù)據(jù)詳細的資源庫存。另外，還要圍繞檔案收集、利用來進行各類軟件研發(fā)，真正實現(xiàn)各種檔案全文檢索，以及數(shù)據(jù)分析、資源共享等多樣化功能的有效發(fā)揮，從而為后期多層次、多角度開發(fā)創(chuàng)新提供有力的技術支持。

五、優(yōu)化業(yè)務培訓，不斷提升人員素質(zhì)

由于種種因素的影響，大多數(shù)檔案管理人員的業(yè)務知識、技能都有待完善。不同于文書檔案，醫(yī)院科研檔案涉及面相對較廣，資料分散在各個科室、個人手中，未形成一定的規(guī)律特點，難以借鑒其他門類的檔案開展有計劃、有目的的收集工作，這也在一定程度上為后期利用增加了一定難度。當前，很多醫(yī)院都存在檔案人員對科研檔案材料引用的收集方法、范圍不明確的情況。對此，其檔案人員要加強對業(yè)務的認真學習，盡可能多地參加地方檔案行政管理部門舉辦的各種培訓活動，以及檔案業(yè)務方面的學術交流活動，或者是到外地、其他單位積累豐富經(jīng)驗與方法，以此來確保其工作人員在收集科研檔案資料過程中，能夠?qū)崿F(xiàn)對文件材料形成特點的準確了解與分析。

對于醫(yī)院科研檔案的具體收集范圍來講，主要涉及到：臨床科室科研、教學中，初級衛(wèi)生保健、婦幼保健，以及老中醫(yī)臨場經(jīng)驗總結(jié)與傳染病管理等方面形成的專題材料。

六、結(jié)語

綜上所述，作為醫(yī)院科研活動的歷史記錄，醫(yī)院科研檔案是對醫(yī)院歷年完成的科研成果，以及一系列新技術成就的記錄，發(fā)揮出的重要學術參考價值是至關重要的。但不得不承認的是，在醫(yī)院檔案管理中，醫(yī)院科研檔案是極為薄弱的一個環(huán)節(jié)，所以，要想確保其具有的積極作用能夠得到充分發(fā)揮，就必須要重視、完善各項收集、利用工作的具體落實，積極探索出更新穎、多樣化的工作策略，給醫(yī)院科研、學術活動帶來積極的促進作用。