新時期醫(yī)院編外人員檔案管理研究

文/阜新市第二人民醫(yī)院（阜新市婦產(chǎn)醫(yī)院） 林琳

醫(yī)院在核定編制的影響下，導(dǎo)致了醫(yī)務(wù)人員的緊缺問題，隨著國民對醫(yī)療服務(wù)水平要求的不斷提高，醫(yī)院需要招聘大量的編外人員以滿足人們對醫(yī)療服務(wù)的需要。由此看來，編外人員在醫(yī)院的日常工作中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。但對于編外人員檔案管理工作缺乏規(guī)范性，不利于醫(yī)院的長遠(yuǎn)發(fā)展。因此，醫(yī)院相關(guān)管理人員需要把握好編外人員檔案管理工作的要點，提升人才資源的利用率，促進(jìn)醫(yī)院的穩(wěn)定發(fā)展。

一、醫(yī)院編外人員檔案管理工作存在的問題

（一）專職檔案管理人員配備不全。目前多數(shù)醫(yī)療機(jī)構(gòu)人事檔案管理由人事科相關(guān)人員兼職，有的并未進(jìn)行專業(yè)性的培訓(xùn)，只能完成簡單的檔案封裝、記錄和存取等工作。由于缺乏對于每卷檔案的具體功能的了解，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理工作流于形式，在很大程度上降低了檔案的管理質(zhì)量。同時，工作人員缺乏對檔案的重視程度。醫(yī)院的檔案管理人員在對醫(yī)務(wù)人員檔案管理的過程中，往往將關(guān)注的重點放在對有編制的醫(yī)務(wù)人員檔案上，導(dǎo)致工作人員沒有從根本上認(rèn)識到編外人員檔案管理工作的重要性，不利于醫(yī)院人事管理工作的有效進(jìn)行，影響了醫(yī)院的長遠(yuǎn)發(fā)展。

（二）檔案管理信息化水平有待提高。隨著國家科學(xué)技術(shù)水平的不斷提高，對于醫(yī)院編外人員檔案管理的設(shè)備也在不斷更新升級，但在當(dāng)前的大多數(shù)檔案管理工作中，沒有充分發(fā)揮計算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢作用，只是運(yùn)用計算機(jī)進(jìn)行醫(yī)院編外人員的基本情況和信息的管理，對于檔案的管理仍然以手工操作為主，在后期人事管理工作進(jìn)行過程中，需要檔案的查詢和再使用時都需要人工進(jìn)行，不僅增加了員工的工作量，又難以保證檔案管理工作水平的提高。同時，當(dāng)前檔案管理工作的信息化水平有待提高，由于檔案管理人員缺乏對于信息化管理設(shè)備應(yīng)用的技能，使得大部分檔案以紙質(zhì)的形式進(jìn)行存儲，一旦管理機(jī)構(gòu)發(fā)生火災(zāi)或地震等意外災(zāi)害，就會造成大量檔案被丟失或損壞，難以確保醫(yī)院編外人員檔案內(nèi)容的完整性。

（三）缺乏完善的檔案管理制度。當(dāng)前階段，對于醫(yī)院編外人員檔案的管理工作缺乏健全的管理制度，使得工作人員缺乏完善的工作評價標(biāo)準(zhǔn)。雖然醫(yī)院對編外人員檔案的管理工作作出了一些規(guī)定，但是仍然存在著由于缺乏完善的管理制度而導(dǎo)致檔案的整理、保存和借閱方面的問題。檔案資料在整理的過程中缺乏規(guī)范性。同時，由于檔案管理工作的監(jiān)督機(jī)制不夠完善，導(dǎo)致檔案資料在整理過程中沒有進(jìn)行及時的存檔和備份，進(jìn)而影響了檔案的完整性。

二、提升醫(yī)院編外人員檔案管理工作有效性的策略

（一）建立健全的檔案管理制度。醫(yī)院編外人員檔案的管理工作由于缺乏健全的檔案管理制度的約束，檔案管理缺乏規(guī)范性。因此，要提高醫(yī)院編外人員檔案管理工作的效率和質(zhì)量，需要建立健全的檔案管理制度，對工作人員的行為進(jìn)行有效的規(guī)范。在制定管理制度的過程中，相關(guān)部門要結(jié)合檔案的實際使用情況，制定對立卷、歸檔、分類、查閱和保密等方面的制度規(guī)定。在立卷的過程中，必須要求檔案按照編外人員的真實情況進(jìn)行，確保人員的詳細(xì)信息都能被錄入檔案，并進(jìn)行案件資料的全方位收集，保證檔案的完整性。在歸檔過程中，要求工作人員嚴(yán)格按照流程對不同科室的編外人員檔案進(jìn)行分類處理，并將同一類文件歸檔到同一文件夾內(nèi)，便于同一類檔案信息的查詢，并將歸檔后的信息資料錄入檔案管理系統(tǒng)，確保檔案以紙質(zhì)和數(shù)據(jù)化等形式進(jìn)行存儲。對于檔案的查閱制度的建立需要更加規(guī)范，要求檔案每次被借閱時都要提前申請并記錄，再由借閱人員填寫檔案使用申請書。在歸還檔案時，需要管理人員對檔案的正確性和完整性進(jìn)行仔細(xì)查驗，確定無誤后再將檔案重新歸檔。

（二）提高對非編人員檔案管理工作的重視程度。醫(yī)院管理人員需要成立專門的檔案管理部門，并與醫(yī)院的宣傳部門進(jìn)行聯(lián)合工作，開展對非編人員人事檔案管理的宣傳工作，強(qiáng)化各部門人員之間的交流溝通，鼓勵各部門人員對非編人員人事檔案管理工作提出有效的建議，為非編人員人事檔案管理工作的進(jìn)行創(chuàng)造有利環(huán)境。提高人事檔案編制與管理人員對非編人員檔案管理工作的重視程度，并提升各部門人員的服務(wù)意識，進(jìn)而提升人事檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

（三）提高檔案管理人員的專業(yè)水平。當(dāng)前的醫(yī)院編外人員檔案管理人員普遍存在著專業(yè)知識匱乏、專業(yè)技能和綜合素質(zhì)欠缺的情況，因此，醫(yī)院的管理部門需要加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)工作，提高他們的專業(yè)能力和水平。管理人員除了要學(xué)習(xí)、理解和掌握檔案管理的內(nèi)涵以及具體的操作流程之外，還需要對工作的內(nèi)容和流程進(jìn)行規(guī)范化處理。對于醫(yī)院編外人員檔案的管理除了有接收和存儲兩方面工作以外，還包括檔案的整理、歸類、歸檔和查閱等工作，管理人員需要以檔案的長期有效性為核心，制定科學(xué)合理的檔案管理方案，并嚴(yán)格執(zhí)行管理制度和規(guī)定，進(jìn)而提高醫(yī)院編外人員檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

（四）提高檔案管理的信息化水平。在信息化技術(shù)不斷發(fā)展的今天，信息化管理得到了社會各行業(yè)和領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用。醫(yī)院編外人員的檔案包括文字、圖片等形式的文件，因此可以借助計算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢作用，將檔案利用掃描儀轉(zhuǎn)化成數(shù)據(jù)化的信息，進(jìn)而有效節(jié)省存儲空間，并減少管理人員的工作量，便于檔案信息的掌握。同時，還能便于檔案信息的查閱，確保數(shù)據(jù)信息的完整性和安全性。

（五）構(gòu)建檔案安全工作新格局。醫(yī)院可以通過設(shè)立專門的檔案管理庫房，對檔案進(jìn)行集中管理，提高檔案的安全性。部分醫(yī)院由于自身基礎(chǔ)條件的限制，在對檔案安全性管理的過程中存在較多缺陷，對于這些單位，可由專門的管理人員將檔案進(jìn)行專柜存放，確保檔案管理的安全性。此外，還要確保檔案的質(zhì)量與安全性，非編人員人事檔案管理工作要強(qiáng)化對檔案的收集與歸檔工作的質(zhì)量，若發(fā)現(xiàn)檔案中存在模糊不清的情況需要及時上報非編人員，對信息進(jìn)行完善。

三、結(jié)語

綜上所述，當(dāng)前醫(yī)院編外人員的檔案管理工作還要不斷加強(qiáng)，要提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量，確保編外人才資源被有效開發(fā)與利用，需要醫(yī)院管理人員提高對檔案管理工作的重視程度，加大資金和人力資源的投入力度，不斷提升檔案管理人員的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)，進(jìn)而有效促進(jìn)醫(yī)院編外人員檔案的規(guī)范化管理，提升檔案管理工作的水平，進(jìn)而實現(xiàn)人力資源的優(yōu)化配置，更好地進(jìn)行醫(yī)療的臨床與科研工作，為保障人民的健康貢獻(xiàn)更多的力量。