高校人事檔案管理現狀及創(chuàng)新路徑

高校人事檔案是一類具有真實、全面、客觀、私密等特征的特殊檔案，是記錄高校教職員工個人信息的重要載體，為人事部門開展工作提供了強有力的幫助。隨著人事制度的改革，人事檔案在高校各項工作的運行中所起到的作用愈加顯著，原有的管理模式已經難以適應新時代的需求。所以，如何對人事檔案管理中存在的問題進行深入研究，并從更深層次去探討解決問題的辦法，切實發(fā)揮人事檔案的效力，顯得尤為重要。

一、創(chuàng)新人事檔案管理的必要性

（一）推動高校人事工作穩(wěn)步前進。檔案最基本的意義在于實現對歷史的記錄。人事檔案記載了教職員工身份、學歷、教科研能力等方面的詳細信息，能夠清晰地反映個人知識水平和工作能力，對高校人事工作提供一定的參考依據。例如：在人才招聘或選拔過程中，在不熟悉應聘對象的情況下，高校人事部門可以通過查閱個人檔案對其有大致的了解，然后根據具體要求引進或提拔能夠推動高校發(fā)展的高素質高水平人才。綜上所述，對人事檔案進行創(chuàng)新管理，能夠促進高校對教職員工能力和素質的深度挖掘，從而加快人才隊伍的建設步伐。

（二）社會的發(fā)展驅使高校加快對人事檔案管理的創(chuàng)新步伐。黨的十八大以來，在全面從嚴治黨的政治背景下，原有人事檔案管理制度和模式已經難以滿足現在社會、學校及個人對人事檔案的利用需求。

二、人事檔案管理工作的現狀分析

（一）檔案意識薄弱。1.人檔分離。一直以來，社會各界對檔案知識的宣傳力度都不大，造成很多人對自己檔案的關注度不夠，以致于出現來校工作了很長一段時間但檔案依舊留在原單位或畢業(yè)高校的情況，有些教職員工頻繁更換工作卻又不及時辦理檔案轉遞手續(xù)，更有甚者，為圖簡便，有些人事部門直接將檔案交到本人手中，造成檔案不及時呈送人事部門。種種狀況都直接影響了高校人事管理部門工作的正常運轉，以及對教職員工基本情況的了解。2.材料隨意填寫，可信度打折。因為教職員工沒有意識到檔案對自身成長的重要性，在填寫材料的時候不謹慎，漏填、涂改甚至錯填，造成材料前后不一致，學習或工作經歷銜接不上。這些疏忽極有可能影響到個人職稱評聘、工資晉級、甚至干部任免。

（二）人事檔案管理機制不完善。1.人事檔案管理模式過時?，F階段，一些高校缺乏嚴謹完善的管理體系，人事檔案管理模式繼續(xù)沿用以前的老辦法，把人事檔案管理工作僅僅看成是靜態(tài)的看管性工作。正因為高校對人事檔案管理工作的不重視，降低了對人事檔案管理的經濟成本以及人力物力投入，導致檔案材料的收集率慢、利用率低。事實上，教師職稱評聘、崗位異動、干部任免等人事工作中都要利用到人事檔案，但現實中對檔案的利用僅僅停留在借、查閱方面。2.缺少專業(yè)性人事檔案管理人才。很多高校的人事檔案專員不是檔案學專業(yè)出身，在工作的過程中邊做邊學，缺少檔案專員必備的業(yè)務能力和綜合素質。因為專業(yè)知識不豐富，檔案管理員在材料的收集、整理、鑒別、審核過程中勢必會遇到諸多困難，進而增加了人事檔案管理的難度。3.高校領導層面對人事檔案管理工作重視不足。黨的十八大以來，社會各界對人事檔案的認識逐漸增強，開始意識到檔案對本人、單位及社會的影響力。但長期以來對人事檔案管理的忽視導致工作開展的過程異常艱難，例如辦公環(huán)境差、檔案室不達標、專項經費不足等。因為一些高校對人事檔案工作重視不夠，導致人事檔案管理員錯誤地將日常管理工作流于表面，沒有去深入研究人事檔案管理的重要意義。4.人事檔案管理信息化程度不高。目前很多高校的人事檔案管理以傳統(tǒng)的紙質形式為主，對檔案的查閱利用仍舊采用翻閱實體檔案的方式，計算機等先進技術沒有在人事檔案管理中得到廣泛運用。這種管理方式比較耗時耗力，嚴重降低了人事檔案管理工作的效率。

三、創(chuàng)新人事檔案管理的路徑

（一）更新思想觀念，強化檔案意識。1.人事檔案會伴隨我們一生，代表著一個人的成長軌跡，是個人綜合價值的體現，但能夠意識到檔案重要性的人卻不多。為了讓高校學生意識到學籍檔案的重要性，可在教學中增加與檔案相關的課程，讓學生在潛移默化中增加對檔案的初步認識，這樣能促使學生畢業(yè)時關注個人學籍檔案的去向。對于高校教職員工，可在學院官網、官微、院報等平臺開辟專欄，宣傳各類有關人事檔案的政策法規(guī)。也可在日常工作中，如職稱評審、新進人員檔案審核、干部檔案審核、工資福利調整等環(huán)節(jié)中對教職員工進行人事檔案管理制度講解，讓教職員工意識到人事檔案的重要性和嚴謹性。2.高校領導要了解人事檔案管理工作，并清晰地認識到其重要性，把它當做人事工作順利開展的基本前提。人事檔案具有機密、不可再生等特性，因此在挑選人事檔案管理員時，除了要考慮是否具有扎實的專業(yè)知識和工作技能外，還需要考慮是否政治堅定、堅持原則、甘于奉獻、嚴守紀律。

（二）強化制度建設。1.完善人事檔案管理制度。沒有規(guī)矩不成方圓，人事檔案工作亦是如此。高校應該在國家政策法規(guī)的基礎上建立有利于高校發(fā)展的人事檔案制度，朝著人事檔案管理標準化和制度化的方向前進。只有制度明朗了，檔案管理人員才能明白崗位職責和義務，檔案管理的質量才能得到有效保證。2.落實管理流程。要提高人事檔案管理水平，還需從日常工作著手。人事檔案管理最基礎的環(huán)節(jié)就是材料收集，人事檔案管理員需要認真細致對待。對于不符合歸檔要求的材料，檔案管理員應當拒絕接收，檔案材料的收集、發(fā)放、出（入）庫、以及借（查）閱都要有臺賬可查。在當前人才競爭激烈的環(huán)境下，人才流轉頻繁，人事檔案管理員需及時對檔案進行轉遞，并做到有跡可循。3.加強紀律監(jiān)督。高校應當認真貫徹《干部人事檔案工作條例》精神，建立考核以及獎懲機制，切實提高人事檔案管理人員的工作積極性。人事部門還要定期對人事檔案管理工作進行檢查和指導，發(fā)現問題及時解決問題。對于違反相關規(guī)定和紀律的，依據有關規(guī)定予以糾正，涉嫌違法犯罪的，按照國家法律法規(guī)處理。只有做到賞罰分明，才能形成良好的人事檔案管理氛圍。

（三）加強隊伍建設。1.重視業(yè)務培訓。人事檔案是高校人事部門了解教職員工的信息來源，完整準確的信息能夠幫助人事部門順利開展工作。很多人誤認為人事檔案管理工作只是簡單地收發(fā)整理材料，其實不然，人事檔案關系到教職員工切身利益，與個人工資、職稱評審、干部選拔等息息相關，因此，在實際工作中，人事檔案管理人員必須嚴肅謹慎對待。學院各部門要積極配合，選派有責任心、政治立場堅定的同志擔任材料收集聯(lián)絡人，協(xié)助做好材料收集工作。經調查，多數人事檔案管理員不是檔案專業(yè)出身，沒有接受過檔案管理知識的系統(tǒng)學習，專業(yè)性不夠強，例如不能準確區(qū)分檔案的類別、不能精準判斷材料歸集的范圍等。為了跟上時代的步伐，不管是專職人事檔案管理員還是兼職人員，在做好日常工作的同時，都應當定期進行業(yè)務培訓和職業(yè)道德培育，學習系統(tǒng)完善的檔案專業(yè)知識，不斷提高自身專業(yè)水平和職業(yè)素養(yǎng)。2.穩(wěn)定人員。人事檔案工作量大繁瑣，且具有較強的工作連貫性。目前多數高校實行輪崗制度，或者因為檔案管理工作枯燥而主動申請調崗，如果前后兩任工作交接不細致就會導致很多問題的產生，進而影響人事檔案管理的水平。對于這一點高?？梢愿鶕拘嶋H，制定出穩(wěn)定人事檔案管理員的相關辦法，有效防止工作斷層，切實發(fā)揮人事檔案的最大價值。

（四）加快人事檔案信息化步伐。隨著大數據時代的來臨，部分高校已經意識到檔案信息數字化的便捷性，紛紛投入大量人力物力，但目前的信息化程度僅體現在對檔案目錄的查詢上，與高校檔案信息化建設的基本要求相差甚遠。為了做好人事檔案信息化工作，高?？梢蚤_發(fā)人事檔案信息系統(tǒng)，如需要利用檔案，只需從系統(tǒng)中導出即可。相比紙質檔案，電子檔案保存更便利，查找利用效率更高。高校在投入足額資金積極引進信息化手段的同時，還應多重視對信息系統(tǒng)的維護和監(jiān)督，在提高人事檔案利用率的基礎上，確保檔案的安全性。

四、結束語

在新時代從嚴治黨的政治背景下，用好管好人事檔案已經成為了決定高校人事工作順利與否的關鍵，對高校的整體發(fā)展都起著至關重要的作用。人事檔案服務于人、服務于校，隨著人事制度的改革，高校要加大對人事檔案管理的重視力度，健全人事檔案管理模式，積極使用現代化信息手段提高人事檔案管理水平，開創(chuàng)高校人事檔案管理新局面。