淺談企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)狀及管理思路

目前，人事檔案在企業(yè)人事管理中是富有挑戰(zhàn)性的一項(xiàng)工作。檔案是與個(gè)人身份、學(xué)歷、獎懲等相關(guān)的資料載體，就人力資源管理而言，檔案與薪酬福利、社會勞動保障、組織關(guān)系等內(nèi)容存在密切聯(lián)系，不僅僅是人生軌跡的反映，而且也具有法律效力。在單位傳統(tǒng)人事檔案管理工作中需要消耗很多時(shí)間與精力在檔案的統(tǒng)計(jì)、歸納、保管以及交接等工作上。因?yàn)闄n案數(shù)量龐雜，極易出現(xiàn)檔案損壞與遺失等問題。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，運(yùn)用信息技術(shù)開展企業(yè)人事檔案管理已成為重要趨勢。企業(yè)內(nèi)部人力資源管理中的科技含量越高，其管理的規(guī)范性與有效性也越好，進(jìn)而能夠更好地促進(jìn)整個(gè)行業(yè)的快速發(fā)展。

一、當(dāng)前企業(yè)人事檔案管理存在的問題

（一）人事檔案管理觀念淡薄。這項(xiàng)工作屬于一項(xiàng)默默無聞的工作，不易獲得明顯的成績，也難以吸引人的目光。長期以來，單位很多領(lǐng)導(dǎo)與職工都對人事檔案管理的認(rèn)識有一定的誤區(qū)，將這項(xiàng)工作簡單地等同于抄抄寫寫、保管檔案資料。檔案管理的目的是為了應(yīng)付外調(diào)、查檔，只需保證檔案不丟失、不泄密即可。大多安排人事部門或有關(guān)部門人員兼任。因此，部分單位領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理工作的重要性未引起重視，也未將其擺到重要議事日程上，從而使得這項(xiàng)工作長期處于被動應(yīng)付狀態(tài)，未充分發(fā)揮出應(yīng)有的價(jià)值。

（二）人事檔案管理工作規(guī)范性不足。目前很多企業(yè)在發(fā)展過程中人事檔案管理規(guī)范性還比較欠缺，表現(xiàn)為以下兩點(diǎn)：第一，部分人事檔案管理部門并未配備有關(guān)信息設(shè)備，只能依靠人工一份份翻閱查找檔案資料，效率低，也會耗費(fèi)大量的人力和時(shí)間。第二，缺乏配套的硬件設(shè)施，由于很多企業(yè)缺乏檔案意識，只用一間辦公室作為檔案管理室，缺少防火器材與相關(guān)安全設(shè)備。大多數(shù)檔案屬于紙質(zhì)文件，一旦出現(xiàn)火災(zāi)將導(dǎo)致檔案大量被損毀，也會對內(nèi)部工作人員的人身安全造成威脅。

（三）檔案管理隊(duì)伍缺乏專業(yè)性。人事檔案管理這項(xiàng)工作具有繁雜瑣碎、連續(xù)性強(qiáng)等特點(diǎn)。這要求必須投入一定的人力物力才能確保檔案管理的有效性。由于大部分人事檔案的形成需要經(jīng)過人事部門，因此，不少企業(yè)將人事檔案管理工作安排給人事部門工作人員兼任。這在一定程度上有利于人事檔案資料的收集，但存在不少的局限性。因?yàn)楣ぷ魅藛T并非專業(yè)出身， 缺乏檔案資料收集意識，未及時(shí)督促其他檔案形成部門按時(shí)移交相關(guān)文件資料，從而使得很多本應(yīng)歸檔的文件材料不能及時(shí)歸檔，導(dǎo)致人事檔案資料缺失。

（四）人事檔案管理工作信息化程度有待提高。在信息時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)已成為人們工作與生活中的一個(gè)重要助手。利用信息技術(shù)開展人事檔案管理工作能大幅減少工作人員的工作量與工作壓力，并能有效提高檔案管理質(zhì)量。但從調(diào)查結(jié)果發(fā)現(xiàn)，很多企業(yè)管理人員仍奉行傳統(tǒng)的管理觀念，習(xí)慣用人工進(jìn)行檔案管理工作，導(dǎo)致整體工作質(zhì)量得不到提升。

二、提高企業(yè)人事檔案管理水平的思路

（一）高度重視，提升人事檔案管理的規(guī)范化水平。一套健全的管理制度是實(shí)現(xiàn)人事檔案規(guī)范化管理的前提。實(shí)行規(guī)范化檔案管理首先應(yīng)對檔案文件資料的搜集、整理工作進(jìn)行規(guī)范，構(gòu)建與之配套的健全管理制度。同時(shí)，制定專門的收集標(biāo)準(zhǔn)，確保管理工作更加規(guī)范化與合理化。為防止檔案信息遺失，應(yīng)對不同人事檔案文件資料進(jìn)行科學(xué)分類，對不同類型的檔案采取集中管理的辦法。此外，進(jìn)一步健全《檔案借閱制度》，保證人事檔案管理的安全性。嚴(yán)格落實(shí)責(zé)任制，參照我國有關(guān)法律法規(guī)，對檔案管理失職行為給予相應(yīng)的嚴(yán)懲，以示警告。

（二）重視人事檔案資料的收集、鑒定、整理管理，提升檔案案卷質(zhì)量。人事檔案管理中最基礎(chǔ)的工作就是檔案的收集、鑒定與整理工作。為了更加全面地反映員工的個(gè)人情況，要求人事檔案管理人員必須不斷補(bǔ)充檔案信息，使人事檔案內(nèi)容更加完整。檔案人員要多與檔案生成部門聯(lián)系，督促其及時(shí)移交工作中所形成的資料，除了入黨材料、第二學(xué)歷材料、聘任表以外，還包括考核表、變崗表、獎勵與處罰材料等。只有通過嚴(yán)格審核的材料才能歸檔，杜絕虛假材料混入。要將檔案收集、鑒定、整理工作做得經(jīng)常化，保證不拖延、不積壓，實(shí)現(xiàn)檔案內(nèi)容與個(gè)人實(shí)際信息的同步。圍繞《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》中的要求對人事檔案進(jìn)行分類，然后進(jìn)行裝訂。發(fā)現(xiàn)檔案裝具破損應(yīng)盡快更換，在整理檔案的時(shí)候要嚴(yán)格按照分類標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)確分類，并規(guī)范整理。這樣才能為今后的檔案查閱奠定基礎(chǔ)。

（三）提高入職門檻，培養(yǎng)高水平的檔案管理人員。就人事檔案管理而言，它對企業(yè)發(fā)展有著重要的作用，因此，在企業(yè)管理中占有較為重要的地位。就某種層面來說，這項(xiàng)工作開展得好不好直接影響到企業(yè)的后續(xù)發(fā)展。為此，在企業(yè)管理中企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)必須重視人事檔案管理工作。企業(yè)要適當(dāng)提高招聘條件，從高校、社會上選聘專業(yè)人才，優(yōu)化檔案隊(duì)伍。同時(shí)，加強(qiáng)對在職檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，組織其系統(tǒng)學(xué)習(xí)與人事檔案相關(guān)的理論知識、政策法規(guī)，提升人事檔案管理質(zhì)量。另外，要加強(qiáng)對人事檔案人員的思想教育，培養(yǎng)他們的職業(yè)道德素養(yǎng)。人事檔案管理工作要求工作人員必須愛崗敬業(yè)、甘于奉獻(xiàn)，有較強(qiáng)的責(zé)任意識。企業(yè)必須確保檔案數(shù)量與人員名單一致，可對分管人事檔案的人員做好記錄，制作一份名單。對每年調(diào)出、調(diào)入人員檔案數(shù)量進(jìn)行詳細(xì)的記錄，通過統(tǒng)計(jì)分析，確保對人事檔案數(shù)量了然于胸。這樣才能在短時(shí)間內(nèi)發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)核對分析，解決問題。

（四）加快人事檔案管理信息化程度。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)人事檔案管理也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，加快信息化建設(shè)。人事檔案管理并不簡單，它包括很多服務(wù)項(xiàng)目，也包括對檔案資源的開發(fā)利用。在信息時(shí)代企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理均引入了很多數(shù)字化設(shè)備，也促使了企業(yè)管理效率的提升。然而人事檔案管理還基本停留在傳統(tǒng)的人工管理層面，遠(yuǎn)遠(yuǎn)滯后于企業(yè)發(fā)展的需求。為此，應(yīng)盡快引入人事檔案管理信息系統(tǒng)，對人事檔案實(shí)現(xiàn)電子化管理。這樣檔案形式除了紙質(zhì)文檔外，也包括電子文檔、聲像資料。隨著企業(yè)的發(fā)展，所產(chǎn)生的人事檔案數(shù)量非常龐大。若單純依靠人工管理，檔案查閱效率低下，而且檔案質(zhì)量還易受到環(huán)境因素的影響。引入人事檔案管理系統(tǒng)可有效解決上述問題，并能快速檢索所需資料。通過互聯(lián)網(wǎng)可經(jīng)該系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)查詢個(gè)人信息，便于人事檔案的實(shí)時(shí)更新，確保人事檔案信息更加完善。

三、小結(jié)

綜上所述，我國很多企業(yè)在人事檔案管理方面還存在不少問題，從某種層面來講，這會對企業(yè)自身的發(fā)展造成不利影響。為此，企業(yè)人事工作人員必須重視人事檔案管理工作，積極推動這項(xiàng)工作的優(yōu)化改革，進(jìn)一步健全檔案管理制度，消除現(xiàn)存在的隱性問題。同時(shí)，要注意提高個(gè)人的業(yè)務(wù)能力與工作素養(yǎng)，在提升人事檔案管理質(zhì)量的基礎(chǔ)上助推企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。