新形勢下事業(yè)單位干部人事檔案管理問題和對策

干部人事檔案管理工作是事業(yè)單位的一項基礎卻重要的工作，做好檔案管理工作才能為上級部門及時提供準確有效的信息來甄選干部。因此，隨著人事制度改革和信息化技術(shù)的應用，新形勢下要改革檔案管理制度的步伐，提高檔案管理工作效率，以便更好地適應社會的發(fā)展。

一、事業(yè)單位干部人事檔案管理存在的問題

（一）檔案管理制度不完善，管理手段、模式落后。首先，干部人事檔案在其個人職位升遷和其它一系列社會活動中都起到著十分重要的憑證作用，我們應在管理制度上狠下功夫，如果管理不到位，將造成很多嚴重的問題。據(jù)了解，目前我國大部分事業(yè)單位的檔案管理工作不合理，沒有對該工作成立專門的小組來負責，整個工作管理流程混亂，沒有制定相應的統(tǒng)一標準來管理檔案，檔案管理工作沒有明確的重心，一些人事檔案信息由于沒有及時收集歸檔，造成內(nèi)容不完整；還有的檔案雜亂無章，明顯沒有整理歸類。其次，干部檔案管理意識淡薄，管理模式陳舊，直接導致了其它管理手段落后，大部分縣級單位干部人事檔案基本靠人工管理，采用手工填寫信息的方式，工作量大，速度慢，效率低，在科學和信息技術(shù)高速發(fā)達的今天，人工管理呈現(xiàn)出了明顯的不適應新形勢。再次，部分單位還是沿用傳統(tǒng)的管理模式，如事業(yè)單位人員變動比較頻繁，部分人員對檔案的重要性認識不足，使得檔案管理工作出現(xiàn)隨意操作等現(xiàn)象。

（二）檔案管理人員自身素質(zhì)有待提升，對檔案的重要性認識不足。首先，目前我國檔案管理部門的工作人員沒有認識到檔案對每個人的重要性，工作態(tài)度不認真。在日常的檔案管理工作中，經(jīng)常把檔案管理工作當成簡單材料的裝訂和整理，工作中只要保管好材料，避免材料丟失泄露就算完成工作要求了。這會致使檔案工作經(jīng)常處于應付的一種狀態(tài)。其次，一般事業(yè)單位工作人員日常工作比較忙，導致對于自身的檔案管理方面不重視，歸檔不及時。例如對于平時的職稱評定之后的一些材料沒有及時移交檔案管理部門；或者有的干部提供的個人資料不全面，使得檔案管理部門無法全面掌握干部的真實情況。還有些干部對于自己的前途沒有規(guī)劃，認為檔案對自己沒有多大用處，另外一些干部不明白哪些資料會歸入檔案，在填寫自己情況的時候比較隨意，導致出現(xiàn)填寫錯誤的現(xiàn)象。

（三）干部人事檔案管理手段較為薄弱，能力不高。檔案管理工作的特點是具有保密性、政治性、專業(yè)性。因此檔案管理工作人員必須具備較高的政治覺悟和為人民服務的強烈責任心，同時還要具有一定的檔案管理工作經(jīng)驗。但是，目前我國大部分事業(yè)單位的檔案管理工作中存在一人身兼數(shù)職的現(xiàn)象，或者根據(jù)工作需要臨時調(diào)任工作人員，缺少專業(yè)的檔案管理硬件設施，檔案一般都是隨意存放在倉庫里或者鎖在抽屜里。檔案管理工作人員缺乏專業(yè)的知識和經(jīng)驗，人員入職以后沒有經(jīng)過專業(yè)的系統(tǒng)培訓，檔案工作只是做好了平時的簡單裝訂，對干部的信息篩選和判斷等環(huán)節(jié)心余力絀。這些現(xiàn)象使得人事檔案管理工作信息化程度降低。目前國家正在大力提倡建立干部人事檔案信息化管理，推行“無紙化管理”。但在推行的過程中遇到了很多問題，如，單位基礎設施不安全，資金投入不到位，在建立信息化后，保密意識不強，疏忽了信息安全問題，導致檔案在網(wǎng)上被泄露，選成十分嚴重的后果。

二、提高事業(yè)單位干部人事檔案管理工作的策略

（一）提高對檔案管理工作的重視。改進檔案管理工作的關(guān)鍵是提高管理的意識，引起有關(guān)單位各級領導對檔案管理工作的重視，一方面，在思想上，必須對檔案管理工作重視起來，比如，在相關(guān)的工作安排、人事調(diào)動、工資調(diào)整等決策之前必須對其人事檔案信息進行充分的了解和認識，將干部人事檔案信息充分利用起來。另一方面，必須加大對檔案管理工作的資金投入力度，更新檔案管理工作所需的基礎設施和電子設備，為檔案管理部門配備專業(yè)的、高素質(zhì)的、有責任感的工作人員，提高單位人事檔案管理的水平和效率。

（二）根據(jù)單位實際情況，健全統(tǒng)一的檔案管理標準。針對檔案管理工作，每個事業(yè)單位都有自己的審核過程。想要在管理工作中實現(xiàn)信息化，就要理順這些管理流程，然后把這些流程統(tǒng)一進行規(guī)劃，納入干部人事檔案管理信息系統(tǒng)中。信息化管理中每個崗位職務分明，確保檔案管理工作的每個環(huán)節(jié)都能有序進行，進而在工作中不斷積累經(jīng)驗，建立科學合理的管理制度，規(guī)范檔案管理信息化的整個操作過程。

（三）提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)。新形勢下對檔案管理工作人員的要求較高，因此，人事檔案管理工作人員一定要有較高的思想政治素養(yǎng)，守得住清苦、吃得了苦頭，具有堅韌不拔的毅力。在日常工作中要不斷對事業(yè)單位人事檔案管理人員進行專業(yè)素養(yǎng)、思想政治、職業(yè)道德等方面的培訓，提高工作人員的綜合素養(yǎng)。建立一支專業(yè)素質(zhì)扎實，思想覺悟高，業(yè)務能力強的干部人事檔案工作隊伍，為檔案管理工作的有序進行奠定基礎。

（四）提高事業(yè)單位人事檔案信息化管理。首先，傳統(tǒng)的人事檔案管理工作方式落后，日常的工作主要依靠檔案管理人員手工操作。查找資料的時候需要耗費大量的時間和人力，工作效率較低。如果在工作中使用信息化管理，就可以防止這些現(xiàn)象的發(fā)生，信息化管理具有獨特的優(yōu)勢?？梢詫崿F(xiàn)檔案管理結(jié)構(gòu)的優(yōu)化，檔案管理工作人員在進行人事檔案錄入的時候，需要對大量的檔案進行信息分類、篩選、加工，建立標準的檔案信息管理方式，把檔案信息科學合理地分類進行管理。需要使用檔案的時候可以利用電腦技術(shù)進行索引，就能方便快捷地獲取檔案信息，提高工作效率。其次，信息化管理能使檔案保存實現(xiàn)穩(wěn)定性。電子檔案和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比壽命較長。傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體在保存過程中容易受各種因素的制約出現(xiàn)檔案損壞、丟失等現(xiàn)象。例如，紙張在高溫或者低溫下容易損壞，但是電子信息就不會受這些因素干擾。電子檔案可以根據(jù)不同的需求選擇不同的存儲方式，閱讀方便快捷、保存時間長、穩(wěn)定性高是檔案信息化管理的優(yōu)點。再次，信息化管理可以實現(xiàn)信息交流和資源共享。傳統(tǒng)的靠手工來記錄檔案信息再進行保存的模式，技術(shù)較為落后，大量有用信息和資源被埋沒，但是利用計算機進行管理以后，根據(jù)檔案信息保密性質(zhì)的要求，可以建立檔案信息網(wǎng)絡服務平臺，使檔案管理工作實現(xiàn)高效管理和資源共享的效果。

（五）嚴格審核干部檔案材料，保證檔案資料的真實性。在事業(yè)單位干部檔案管理工作中，對一些新增的人事檔案一定嚴格審查，確保檔案資料的質(zhì)量過關(guān)，統(tǒng)一按照干部人事檔案管理的要求，把一些需要補充的檔案信息及時通知每位干部，要在規(guī)定時間內(nèi)補充完整，否則不給予歸檔。同時，檔案管理工作人員也要不斷對工作進行創(chuàng)新，建立完善的檔案管理標準，以高質(zhì)量、高效率的管理模式來服務于人事檔案管理工作。

三、結(jié)語

新形勢下做好檔案管理工作存在一系列的問題需解決，一定要把握住管理核心，建立完善的檔案管理制度，培養(yǎng)一支綜合素養(yǎng)強的管理人才，使用高效的管理方法，借助于信息技術(shù)，提升檔案管理信息化力度，從軟件和硬件設施一起入手，才能真正革新檔案管理工作模式，提高檔案管理工作質(zhì)量和效率。