淺談精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理中的運用

一、我國大部分醫(yī)院的檔案管理現(xiàn)狀

（一）傳統(tǒng)的檔案管理模式中，檔案管理流程存在的問題。我國的經(jīng)濟(jì)與社會發(fā)展速度非常快，這是一件很好的事情，但是這種高速發(fā)展，同時也會讓一些傳統(tǒng)且落后的管理體系跟不上迅速發(fā)展的新形勢。事實上，我國大部分醫(yī)院的檔案管理體系就面臨著這樣一個問題。在我國大部分地區(qū)的各級醫(yī)院中，檔案管理流程還處于一個比較落后的狀態(tài)，比如，有些醫(yī)院工作人員還習(xí)慣將檔案進(jìn)行手動分類，然后手動放在檔案室的儲存架上。這種傳統(tǒng)的檔案管理模式會有一些很嚴(yán)重且難以解決的問題存在，因為工作人員的精力是有限的，這種手動存放檔案的管理模式很容易造成重要檔案的丟失或者毀壞。由于這種純物理式的檔案管理模式有著自身難以解決的缺陷，更加凸顯出新式檔案管理模式的必要性，而檔案的精細(xì)化管理模式正是為了解決這些問題應(yīng)運而生的新型管理模式。

（二）傳統(tǒng)檔案管理模式中，檔案歸檔流程存在的問題。由于傳統(tǒng)檔案管理模式是以物理式檔案管理為主，主要靠工作人員手動操作，這就導(dǎo)致檔案在歸檔的時候，很容易出現(xiàn)歸檔不及時、檔案收集的效率低下、歸檔出現(xiàn)錯誤以及歸檔過程中文件出現(xiàn)損壞等等問題。這些問題都會導(dǎo)致醫(yī)院的運轉(zhuǎn)效率變得低下，有時候還會出現(xiàn)影響病人救治等等嚴(yán)重的后果。因此，我國大部分醫(yī)院的檔案管理現(xiàn)狀事實上不容樂觀，迫切需要引進(jìn)新型的精細(xì)化檔案管理模式。

二、精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理中的運用

（一）將檔案管理流程進(jìn)行精細(xì)化的改進(jìn)。醫(yī)院的檔案管理工作者在進(jìn)行檔案管理模式改進(jìn)時，首先需要做的事情，就是把檔案管理的流程進(jìn)行精簡，復(fù)雜的流程變得簡單之后，檔案管理的過程中就能避免很多無謂的資料損失，也能讓管理變得更加方便和可控。例如，某地的一家醫(yī)院，在2017年的時候，整個檔案管理流程是從檔案整理分類開始的，然后錄入目錄，整理檔案進(jìn)行裝訂，根據(jù)裝訂情況制定檢索目錄，將檔案入庫，最后分類上架。這種模式固然有其嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膬?yōu)點，但是在具體的操作過程中，這家醫(yī)院的檔案變得非?；靵y，很多檔案丟失，造成了一些問題，給醫(yī)院帶來了許多損失。于是，到了2018年，這家醫(yī)院引進(jìn)了新的精細(xì)化檔案管理技術(shù)，這種新的檔案管理模式在檔案入庫流程上徹底避免了上述問題的發(fā)生。具體來說，新的精細(xì)化檔案管理模式所采用的檔案管理流程是這樣的：首先對檔案進(jìn)行統(tǒng)一的編碼，這種編碼綜合各部門統(tǒng)一進(jìn)行，然后新增和遺漏的檔案文件也都要匯總到檔案部門去進(jìn)行編碼，編碼完成之后，檔案管理部門會整理出一個檔案編碼范本，各個部門根據(jù)這個范本，可以很快整理好自己部門的檔案文件。最后，在歸檔的時候，各個部門都需要按照編碼將資料送還檔案室，由于每個檔案都有具體的編碼，任何遺漏都一目了然，可以避免檔案丟失與損壞的問題發(fā)生。這種精細(xì)化的檔案管理模式通常還會結(jié)合專業(yè)的檔案管理計算機(jī)軟件來進(jìn)行，讓檔案的管理變得更加精準(zhǔn)和可靠。同時，為了檔案的資料安全，醫(yī)院還會統(tǒng)一為所有的檔案制作電子版本的備份，并且將電子版的備份存放在禁止連通網(wǎng)絡(luò)的計算機(jī)中，讓檔案遺失的問題得到根本的解決，同時又不會對檔案的安全性造成影響。這樣一來，新的精細(xì)化檔案管理模式就從檔案管理流程和檔案管理技術(shù)上徹底避免了傳統(tǒng)檔案管理體系存在的種種問題。

（二）對檔案歸檔流程進(jìn)行精細(xì)化改進(jìn)。根據(jù)傳統(tǒng)檔案管理模式存在的問題，醫(yī)院要采用的新型精細(xì)化檔案管理方案，還應(yīng)該在檔案歸檔流程上進(jìn)行精細(xì)化的改進(jìn)。具體來說，就是醫(yī)院的檔案管理人員應(yīng)該將精細(xì)化的管理理念運用到醫(yī)院檔案的整理與歸檔流程中去，并且結(jié)合醫(yī)院的實際情況，讓檔案的完整性得到保證。對于不同類型的檔案，檔案管理人員應(yīng)該使用不同的歸檔方式來進(jìn)行歸檔，這樣可以讓檔案的歸類清晰，避免錯檔。比如某地的一家醫(yī)院，在對檔案進(jìn)行精細(xì)化歸檔處理之后，可以得到一批非常精細(xì)的數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)包括永久檔案、長期檔案和文書檔案、病歷檔案等等類型，而醫(yī)院會將這些檔案中的機(jī)密重要部分進(jìn)行數(shù)據(jù)化管理，讓檔案保證絕對的完整性。這樣進(jìn)行精細(xì)化歸檔處理之后，醫(yī)院的檔案管理質(zhì)量就得到了很大的提升，檔案管理效率也得到了提高。醫(yī)院在此基礎(chǔ)上還擴(kuò)建了檔案室，讓檔案的分類變得更加清晰和精細(xì)，同時升級了檔案精細(xì)化管理必須的一些硬件設(shè)施，所有這些措施都讓精細(xì)化檔案管理方案能夠通過歸檔流程的優(yōu)化和分類的精細(xì)化而得到最大程度的運用。

三、總結(jié)

本文主要從檔案的管理流程、歸檔流程以及檔案電子化3個方面對檔案精細(xì)化在醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)中的運用可能性進(jìn)行了探討，從這3個方面入手，就可以將精細(xì)化的檔案管理方案與醫(yī)院的檔案管理體系較好地結(jié)合起來，進(jìn)而保障醫(yī)院能夠更好地運轉(zhuǎn)。