大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案管理模式的轉(zhuǎn)變

文/大慶油田有限責(zé)任公司第七采油廠信息中心檔案室 孫宏宇

一、大數(shù)據(jù)簡述

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，大數(shù)據(jù)時代應(yīng)運而生并密切融入我們?nèi)粘５墓ぷ骱蜕钪?。相對于傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫，大數(shù)據(jù)可以概括為一個龐大的進(jìn)行數(shù)據(jù)收集、存儲、管理、分析及應(yīng)用的數(shù)據(jù)集合。大數(shù)據(jù)時代可以應(yīng)用先進(jìn)的技術(shù)手段收集當(dāng)前龐大的非結(jié)構(gòu)化的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行相應(yīng)處理，以幫助我們解決現(xiàn)實生活中的問題。

根據(jù)大數(shù)據(jù)的形成和存在特征，總結(jié)起來其具有海量的、多樣的、高速的等特征。在我們?nèi)粘Ｉ钪兴a(chǎn)生的數(shù)據(jù)資源非常龐大，且數(shù)據(jù)產(chǎn)生速度非?？?，僅百度每日產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息就約100T之多，當(dāng)前產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息是多樣化的，其非結(jié)構(gòu)性十分明顯，涉及工作生活的方方面面，難以進(jìn)行常規(guī)化的歸納、管理和應(yīng)用。

二、大數(shù)據(jù)對于企業(yè)檔案管理的作用

（一）傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理模式。傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理模式是相對于電子檔案管理模式而言的，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理模式是根據(jù)企業(yè)的業(yè)務(wù)特征，將檔案按照業(yè)務(wù)類別進(jìn)行收集、整理、保管、統(tǒng)計并提供利用。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理模式的核心是對于檔案實體的管理，在文件存放與庫房環(huán)境的合規(guī)控制上下大工夫，而隨著企業(yè)業(yè)務(wù)工作的不斷細(xì)化，信息數(shù)量的高速增長，傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理模式在檔案的收集及利用服務(wù)上的矛盾不斷凸顯：一方面，在檔案收集工作中，歸檔范圍難以確定，檔案工作人員難以完全掌握企業(yè)各類業(yè)務(wù)工作，一般按照業(yè)務(wù)單位提供的歸檔范圍進(jìn)行收集；另一方面，在檔案利用中，根據(jù)模糊信息定位檔案題名，再到庫房尋找檔案實體的工作步驟效率較低，對于一些利用率高的檔案也會造成一定的磨損。

（二）大數(shù)據(jù)時代的檔案管理趨勢。大數(shù)據(jù)時代的到來給檔案工作帶來較大變化，這些變化體現(xiàn)在檔案管理的各個方面：1.檔案管理理論體不斷完善。大數(shù)據(jù)時代給檔案管理理論體系帶來變化，檔案管理工作規(guī)范重點從紙質(zhì)檔案管理逐漸過渡到電子檔案的管理，《電子檔案管理基本術(shù)語》《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等檔案管理國家標(biāo)準(zhǔn)逐步發(fā)布實施；大數(shù)據(jù)時代給檔案利用服務(wù)帶來變化，基于館藏信息資源的開發(fā)利用方式逐步豐富，檔案研究人員致力于依托信息技術(shù)將庫房中的“死檔案”變?yōu)椤盎钯Y源”，并為提供更為高效、優(yōu)質(zhì)、便捷的服務(wù)而努力。2.檔案信息管理難度不斷增大。隨著大數(shù)據(jù)時代的到來和不斷發(fā)展，企業(yè)的有效信息數(shù)據(jù)量大幅度增加，并呈現(xiàn)出多元化趨勢。由于信息技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)信息類型從傳統(tǒng)的結(jié)構(gòu)化信息轉(zhuǎn)變?yōu)楹Ａ康姆墙Y(jié)構(gòu)化信息，其中企業(yè)在業(yè)務(wù)活動中廣泛應(yīng)用的各類軟件是占比重較大的一部分，對于企業(yè)信息管理方式方法提出了更高的要求。3.檔案安全管理程度不斷增強(qiáng)。大數(shù)據(jù)時代給檔案安全管理帶來變化，傳統(tǒng)檔案的安全注重于庫房的安全管理，將做好庫房“八防”保證溫濕度控制作為工作重點，信息技術(shù)的發(fā)展為電子文件的保存和不同介質(zhì)的保存安全提出了較高要求，同時電子文件的安全保密工作也尤為重要。

三、基于大數(shù)據(jù)時代的檔案管理模式創(chuàng)新

（一）建立完善的檔案管理機(jī)制。隨著檔案管理模式的轉(zhuǎn)變，檔案資源體系、檔案利用體系、檔案安全體系建設(shè)不斷完善，亟須建立一套科學(xué)的、完善的、符合企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀的檔案管理機(jī)制。完善的檔案管理機(jī)制應(yīng)包括檔案行政管理部門頒布執(zhí)行的檔案管理規(guī)范、企業(yè)根據(jù)經(jīng)營管理實際制定的檔案管理制度，以及實際工作中在檔案歸檔、保管、利用等具體工作中及行之有效的執(zhí)行與管理方法。

（二）建立電子檔案管理評價體系。目前，企業(yè)的管理評價體系多是基于傳統(tǒng)的檔案管理模式建立的，完善的工作評價體系能夠較好地規(guī)范工作流程，通過橫向?qū)Ρ葴?zhǔn)確查找工作中存在的問題與不足，并通過工作流程的優(yōu)化和突出問題的查擺，進(jìn)一步提高檔案管理水平和工作效率。隨著檔案管理模式的不斷更新與完善，應(yīng)使檔案管理評價體系也隨之完善，不但應(yīng)包含傳統(tǒng)檔案管理模式中，諸如檔案收集、檔案整理、檔案保管、檔案利用等評價標(biāo)準(zhǔn)，在電子檔案管理、檔案集約化管理及電子文件一體化等方面也應(yīng)有比較科學(xué)合理的評價細(xì)則。

（三）建立檔案信息資源整合平臺。隨著信息技術(shù)的發(fā)展及人們對于大數(shù)據(jù)認(rèn)識的不斷加深，檔案數(shù)字化、電子檔案管理、數(shù)字檔案館建設(shè)等檔案創(chuàng)新管理理念與管理方式不斷出現(xiàn)與完善。隨著檔案利用者對于檔案部門服務(wù)的需求不斷提高，能否將館藏信息資源與大數(shù)據(jù)時代隨時產(chǎn)生的海量信息資源充分合理地利用起來變得尤為重要。在平臺的建設(shè)與研發(fā)中，首先，應(yīng)根據(jù)用戶需求做好完善的需求分析報告，為更好地提升用戶體驗及用戶滿意程度，平臺的功能設(shè)計應(yīng)結(jié)合檔案管理的實際需要。其次，平臺的設(shè)計應(yīng)最大程度提供相應(yīng)便捷的操作與服務(wù)，簡單便捷的操作更能為檔案信息利用者所接受，也能夠使軟件平臺擁有更大的受眾群體。最后，保證各種業(yè)務(wù)平臺的有機(jī)聯(lián)系，當(dāng)前檔案機(jī)構(gòu)和部門大力發(fā)展檔案信息化，各項工作都有相應(yīng)的管理與服務(wù)平臺，檔案業(yè)務(wù)之間有密不可分的必然聯(lián)系，為了使各項工作相互間形成能夠相互配合、相互補(bǔ)充的檔案管理與服務(wù)系統(tǒng)。

（四）提高檔案管理人員業(yè)務(wù)水平。在大數(shù)據(jù)時代背景下，達(dá)到檔案管理模式轉(zhuǎn)變的核心要素是轉(zhuǎn)變檔案管理人員的檔案管理思維模式，使檔案工作人員能夠準(zhǔn)確了解和掌握大數(shù)據(jù)時代檔案信息管理的新變化。首先，應(yīng)充分培養(yǎng)檔案人員的檔案意識，根據(jù)企業(yè)檔案的定義，企業(yè)檔案是企業(yè)經(jīng)營活動中形成的具有保存價值的歷史記錄，隨著大數(shù)據(jù)時代企業(yè)有效信息量劇增，檔案管理人員應(yīng)從根本上轉(zhuǎn)變工作思維，重新認(rèn)識企業(yè)檔案管理和信息收集的定義，進(jìn)一步提高檔案意識。另外，應(yīng)有效提高檔案從業(yè)人員的業(yè)務(wù)能力，隨著企業(yè)的發(fā)展，檔案工作的內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)也在不斷更新和發(fā)展，檔案人員的業(yè)務(wù)能力也應(yīng)隨著企業(yè)的發(fā)展而不斷提升。一方面，企業(yè)應(yīng)根據(jù)實際需要定期組織檔案從業(yè)人員開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并制定相應(yīng)的培訓(xùn)計劃與要求，在制度的有效合理約束下，提高檔案從業(yè)人員的業(yè)務(wù)能力，不斷提高檔案從業(yè)人員的專業(yè)知識儲備，使其能夠更好地適應(yīng)企業(yè)發(fā)展需要；另一方面，檔案管理人員應(yīng)主動學(xué)習(xí)檔案學(xué)基礎(chǔ)知識，了解檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的新要求和新變化，理解企業(yè)的發(fā)展方向與發(fā)展思路，提升檔案管理模式創(chuàng)新的積極性和主動性。

四、結(jié)語

隨著我國科技水平的不斷發(fā)展和信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，企業(yè)檔案管理是企業(yè)信息管理的重要組成部分，檔案信息的管理與有效利用在企業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步中起到了至關(guān)重要的作用。在大數(shù)據(jù)背景下，企業(yè)檔案管理理應(yīng)根據(jù)企業(yè)發(fā)展需要，及時完善創(chuàng)新企業(yè)檔案的管理模式和管理思路，有效提高企業(yè)檔案管理水平和信息利用水平。