關(guān)于加強(qiáng)墓地檔案管理工作的思考

文/洮南市逸園公墓管理處 曹麗

隨著人們消費(fèi)水平的不斷提升，有關(guān)殯葬服務(wù)方面的要求也更高。公墓單位中，檔案管理屬于一項(xiàng)基礎(chǔ)性的日常服務(wù)工作，要想提高墓地單位的服務(wù)水平與質(zhì)量，就必須緊隨時(shí)代發(fā)展腳步，規(guī)范檔案管理工作，使其應(yīng)有的作用得到充分發(fā)揮。因此，本文圍繞墓地檔案管理工作的強(qiáng)化展開研究。

一、公墓檔案管理中存在不足與問(wèn)題

（一）認(rèn)識(shí)不夠到位。墓地檔案管理人員未能牢固樹立依法治檔觀念，有關(guān)墓地檔案價(jià)值的認(rèn)識(shí)也不夠充分，甚至連管理的意義也不清楚，缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃。甚至個(gè)別公墓單位對(duì)于墓地檔案的重要性缺乏認(rèn)知，以致于阻礙了墓地檔案業(yè)務(wù)的發(fā)展，限制了檔案自身的作用。

（二）缺乏合理配置。墓地檔案工作人員配置不合理也是對(duì)墓地檔案業(yè)務(wù)發(fā)展構(gòu)成影響的重要因素之一。由于個(gè)別公墓單位對(duì)于檔案管理重要性認(rèn)識(shí)不足的緣故，人員配置不合理、不充足，通常都是由辦公室秘書兼任。盡管也有公墓單位在檔案管理人員配備方面較為齊全，然而因缺乏專業(yè)性的緣故，也阻礙了墓地檔案管理的發(fā)展。

（三）人員水平有限。墓地檔案管理有著較高的人員管理水平要求，對(duì)檔案管理人員保密意識(shí)、敬業(yè)、細(xì)心、負(fù)責(zé)等方面的要求較高，然而結(jié)合現(xiàn)有多數(shù)公墓單位實(shí)際情況而言，有關(guān)文化水平方面的要求依舊偏低。因檔案管理工作繁瑣，相關(guān)人員在檔案管理專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)方面缺乏時(shí)間、精力，自身管理水平也就無(wú)法得到有效提升。

（四）人員待遇不高。公墓單位墓地檔案管理工作的作用相對(duì)其他業(yè)務(wù)工作而言，不具備明顯的作用，在整個(gè)公墓檔案中不具備突出的效果，單位領(lǐng)導(dǎo)的肯定與認(rèn)可難以在短時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)，其應(yīng)有的作用及價(jià)值也難以得到發(fā)揮。這樣一來(lái)，墓地檔案管理人員的待遇也普遍偏低。作為公墓單位日常工作重要組成成分之一的檔案管理，即便單位領(lǐng)導(dǎo)予以了足夠重視，但因檔案工作特性緣故，也無(wú)法被當(dāng)作重點(diǎn)工作。墓地檔案管理工作具有單一、繁瑣及細(xì)致等特征，技術(shù)方面并不具備較高的技術(shù)含量，相關(guān)人員每天僅需收集、整理、記錄、歸檔檔案，所以多數(shù)公墓單位檔案管理部門都未對(duì)墓地檔案管理予以足夠重視。這種情況導(dǎo)致相關(guān)人員的地位受到影響，待遇不高。

二、加強(qiáng)墓地檔案管理工作的思考

（一）完善檔案管理制度。檔案管理制度能夠確保檔案資料的完整性，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化。相關(guān)人員在墓地檔案管理中，需要密切結(jié)合實(shí)際情況，完善檔案資料查詢、借閱規(guī)定等相關(guān)管理制度，真正落實(shí)管理制度，不斷規(guī)范檔案管理運(yùn)作，為墓地檔案提供有效保護(hù)。日益加快的社會(huì)信息化進(jìn)程下，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)融入檔案管理之中成為必然發(fā)展趨勢(shì)，采用數(shù)字化資料將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料取代的信息管理系統(tǒng)基本已經(jīng)普及。而在墓地檔案管理中，也依舊可構(gòu)建數(shù)字化、高效的信息管理系統(tǒng)。由于以往的紙質(zhì)檔案資料數(shù)字化工程偏大的緣故，因此可在信息管理系統(tǒng)中將以往的紙質(zhì)檔案資料以文件目錄的方式錄入，并在計(jì)算機(jī)的運(yùn)用下查找服務(wù)，隨后將各個(gè)檔案資料錄入信息管理系統(tǒng)中，進(jìn)一步完善墓地檔案信息化管理系統(tǒng)，使得檔案管理工作人員能在其他管理工作中投入更多的時(shí)間和精力，如此即可提升墓地檔案管理工作服務(wù)水平，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的墓地檔案管理。

（二）加強(qiáng)周期性普查和日常管理。對(duì)于墓地檔案管理工作而言，周期性普查工作的開展意義十分深遠(yuǎn)。例如以季度為單位開展普查工作，不但能減少年終歸檔的耗時(shí)，同時(shí)還能保障中長(zhǎng)期的完整性。然而，在檔案普查中，需在幾個(gè)相關(guān)部門的協(xié)同配合下開展。以往檔案普查的開展基本都是各自行動(dòng)，如人勞、財(cái)務(wù)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等檔案基本是主管部門負(fù)責(zé)普查，耗費(fèi)的人力十分多，然而在完成普查后各個(gè)檔案依舊無(wú)法將事件完整性真實(shí)、準(zhǔn)確地反映，編卷、登記、保管方面無(wú)法實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一。而重新組合案卷能為墓地檔案管理規(guī)范化的實(shí)現(xiàn)提供重要?jiǎng)恿?。圍繞盡可能將彼此間有聯(lián)系的文件組合為一體的原則，重新組卷內(nèi)容混雜、組卷過(guò)厚的案卷。案卷的具體重組期間，針對(duì)無(wú)卷內(nèi)目錄、無(wú)頁(yè)碼、標(biāo)題不清楚或無(wú)案卷標(biāo)題的案卷而言，可通過(guò)重新加工填寫，確保所有案卷具有更可靠的規(guī)范性。依托重新組卷能使墓地檔案更為規(guī)范、保管更科學(xué)，同時(shí)還可實(shí)現(xiàn)墓地檔案管理水平與利用效率的提升。

（三）提升管理與服務(wù)水平。由于未能完全開發(fā)墓地檔案信息也是墓地檔案工作未能得到足夠重視的緣故，所以此類檔案也就無(wú)法實(shí)現(xiàn)充分利用。針對(duì)此類原因而言，可進(jìn)行多種檢索工具的制作，將以往依靠目錄查閱萬(wàn)卷資料的傳統(tǒng)模式從根本上改變。由于檔案管理無(wú)法與其他書籍一樣直接挑選，利用者需在檢索工具的運(yùn)用下將相關(guān)資料填入之后才可將所需檔案找到。而檢索工具的編制應(yīng)與本單位實(shí)際情況相結(jié)合。同時(shí)，需將墓地檔案資料登記制度建立健全，將喪戶、墓穴人基本情況、購(gòu)墓時(shí)間及墓穴位置等及時(shí)制卡登記。此外，需將更多的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)提供給墓地檔案管理人員，幫助他們掌握豐富的檔案管理知識(shí)與技能，如此一來(lái)，墓地檔案管理工作人員即可在與自身單位實(shí)際情況相結(jié)合的基礎(chǔ)上，創(chuàng)設(shè)更多實(shí)用價(jià)值豐富的服務(wù)項(xiàng)目。而要想將墓地檔案管理工作進(jìn)一步落實(shí)，首先就需要落實(shí)依法制檔工作意識(shí)的樹立。公墓單位各個(gè)檔案工作人員都需要加強(qiáng)《檔案法》、加強(qiáng)公墓檔案管理工作要求的學(xué)習(xí)，需在公墓單位日常事務(wù)中容納墓地檔案管理工作，將依法建檔、依法管檔、依法用檔真正落實(shí)。同時(shí)，需要認(rèn)真執(zhí)行墓地檔案工作相關(guān)規(guī)定，結(jié)合本單位實(shí)際情況和省民政局及殯葬協(xié)會(huì)有關(guān)墓地檔案方面的規(guī)定對(duì)墓地檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范。此外，墓地單位領(lǐng)導(dǎo)需將管理與監(jiān)督職能充分發(fā)揮，確保相關(guān)管理制度能為墓地檔案工作的順利開展提供相應(yīng)的保障，督促各個(gè)墓地檔案管理工作人員在工作開展期間能夠予以足夠的關(guān)切、重視，確保墓地檔案價(jià)值與作用得以實(shí)現(xiàn)。

（四）加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息安全管理。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，有關(guān)檔案信息方面始終存在著安全問(wèn)題，墓地檔案也是如此。網(wǎng)絡(luò)安全事件的發(fā)生基本都無(wú)法預(yù)測(cè)，一旦發(fā)生會(huì)迅速構(gòu)成嚴(yán)重破壞。所以，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下墓地檔案管理工作的開展，需將網(wǎng)絡(luò)檔案信息服務(wù)與信息安全的關(guān)系妥善處理。檔案信息并非僅靠硬件、設(shè)備及技術(shù)即可獲取有效的安全保障，管理人員思想認(rèn)識(shí)方面的提升也是十分重要的。同時(shí)，檔案信息安全也與科學(xué)、合理的管理制度聯(lián)系密切，檔案信息服務(wù)與檔案信息安全保障之間相輔相成，應(yīng)當(dāng)多使用配套方法，如服務(wù)器上存在密碼認(rèn)證機(jī)制，個(gè)別敏感系統(tǒng)需具備對(duì)應(yīng)的審計(jì)制度，而重要服務(wù)器則需重點(diǎn)保護(hù)。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，作為公墓管理成分之一的墓地檔案管理十分重要。然而，由于長(zhǎng)久以來(lái)存在重基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、輕公墓管理的狀況，墓地檔案管理中薄弱環(huán)節(jié)大量存在。對(duì)此，需將墓地檔案管理核心要素抓住，通過(guò)針對(duì)性優(yōu)化措施的實(shí)施，推動(dòng)墓地檔案管理水平不斷提升，如此一來(lái)，即可實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、規(guī)范化及法制化的公墓管理。