EPC模式下項(xiàng)目檔案分階段驗(yàn)收實(shí)施方法探究

在EPC模式下項(xiàng)目建設(shè)期間檔案管理工作的主體發(fā)生變化，總包方負(fù)責(zé)制定有關(guān)文件編制、審查、批準(zhǔn)、發(fā)布、修改和程序，建立記錄制度并做好歸檔工作。EPC項(xiàng)目管理模式之下項(xiàng)目期間檔案管理主體發(fā)生變化，由業(yè)主單位轉(zhuǎn)變?yōu)榭偘鼏挝?；?xiàng)目檔案質(zhì)量控制體系層級(jí)加深，業(yè)主-總包-分包或更深層級(jí)；項(xiàng)目參建單位多、文檔內(nèi)容多、范圍廣、數(shù)量大；工程項(xiàng)目周期長(zhǎng)，在周期內(nèi)檔案管理理論不斷演進(jìn)，檔案管理能力需要不斷提升。

一、項(xiàng)目檔案分階段驗(yàn)收分析確認(rèn)

（一）文檔管控工作中各單位的責(zé)任與指導(dǎo)關(guān)系。EPC模式之下各參建單位之間需理順檔案管理的責(zé)任、明確檔案管理活動(dòng)的指導(dǎo)關(guān)系。業(yè)主單位應(yīng)發(fā)揮檔案業(yè)務(wù)總體把控的作用，業(yè)主單位制定的文檔管理制度應(yīng)作為各參建單位文檔管理工作的依據(jù)性文件，各單位文檔管理程序可在業(yè)主單位程序的基礎(chǔ)上進(jìn)行擴(kuò)展，但不能發(fā)生沖突，若發(fā)生沖突則以業(yè)主單位管理程序?yàn)闇?zhǔn)。通過(guò)自上而下的指導(dǎo)關(guān)系，將業(yè)主單位的管理思路融入項(xiàng)目檔案全周期之中。

（二）預(yù)估文檔管理中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)。業(yè)主單位是項(xiàng)目檔案最終使用方，需聯(lián)合參建單位對(duì)項(xiàng)目檔案管理可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行預(yù)估。預(yù)估的范圍應(yīng)包括項(xiàng)目檔案形成、收集、整理、移交歸檔的全過(guò)程。如未中標(biāo)投標(biāo)文件的歸檔問(wèn)題；設(shè)備制造監(jiān)造計(jì)劃、方案等歸檔歸屬問(wèn)題等。羅列潛在風(fēng)險(xiǎn)作為項(xiàng)目檔案管控、驗(yàn)收活動(dòng)中的重點(diǎn)關(guān)注項(xiàng)。

（三）依據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，分階段驗(yàn)收。建設(shè)項(xiàng)目由于周期長(zhǎng)，人員調(diào)整頻繁，若風(fēng)險(xiǎn)積壓則整改困難。由此應(yīng)依照風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)分析評(píng)估，采用項(xiàng)目文檔分階段驗(yàn)收的方式，在各階段通過(guò)文檔驗(yàn)收活動(dòng)將問(wèn)題提前暴露、及時(shí)整改，減少檔案最終驗(yàn)收時(shí)的壓力。

二、分階段驗(yàn)收多種方式的應(yīng)用

（一）檔案驗(yàn)收的多種方法。檔案分階段驗(yàn)收的方式眾多，如內(nèi)部監(jiān)察、外部監(jiān)察、同行評(píng)估、專項(xiàng)驗(yàn)收、總體驗(yàn)收等。文檔管理人員需能夠熟練應(yīng)用這些驗(yàn)收方法，可先易后難、逐步訓(xùn)練并提高分階段驗(yàn)收能力。

（二）多種驗(yàn)收方法的組合應(yīng)用。內(nèi)部監(jiān)察、外部監(jiān)察針對(duì)性較強(qiáng)可以用于專項(xiàng)領(lǐng)域檔案驗(yàn)收。同行評(píng)估、專項(xiàng)驗(yàn)收、總體驗(yàn)收涉及的領(lǐng)域則較多，能夠發(fā)現(xiàn)檔案收集的完整性，系統(tǒng)性方面不足之處。驗(yàn)收活動(dòng)中可以聯(lián)合應(yīng)用不同的驗(yàn)收手段，達(dá)到精準(zhǔn)與全面并存的檔案檢查效果。

（三）對(duì)驗(yàn)收方法達(dá)到的效果評(píng)估。分階段實(shí)行檔案驗(yàn)收的目標(biāo)是提早發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，提早解決問(wèn)題，避免后續(xù)階段重復(fù)發(fā)生。因此需要對(duì)采用的驗(yàn)收方法的成果進(jìn)行評(píng)估。通過(guò)專家問(wèn)題收集匯總，統(tǒng)計(jì)問(wèn)題所在的領(lǐng)域、性質(zhì)與總量，對(duì)比分析確認(rèn)采用的驗(yàn)收手段的合理性。

三、合理劃分階段驗(yàn)收時(shí)間節(jié)點(diǎn)

（一）工程節(jié)點(diǎn)作為驗(yàn)收階段劃分依據(jù)。檔案分階段驗(yàn)收工作是體現(xiàn)工程項(xiàng)目階段性文檔收集整理的全貌。因此檔案分階段驗(yàn)收時(shí)間點(diǎn)應(yīng)依照工程項(xiàng)目進(jìn)度節(jié)點(diǎn)來(lái)選取。

（二）依照檔案收集整理特性挑選項(xiàng)目節(jié)點(diǎn)。應(yīng)選取項(xiàng)目中具有代表性節(jié)點(diǎn)：土建竣工節(jié)點(diǎn)、安裝竣工節(jié)點(diǎn)、調(diào)試完成節(jié)點(diǎn)、商運(yùn)節(jié)點(diǎn)等。這些節(jié)點(diǎn)重點(diǎn)項(xiàng)目文檔收集具有針對(duì)性，檔案分階段驗(yàn)收工作具有代表性。

（三）各階段之間預(yù)留足夠時(shí)間整改。檔案驗(yàn)收工作的目標(biāo)是發(fā)現(xiàn)并糾正檔案工作中的偏差。檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)驗(yàn)收發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行整改達(dá)到國(guó)家與行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，并形成經(jīng)驗(yàn)反饋避免同質(zhì)問(wèn)題發(fā)生。整改活動(dòng)應(yīng)考慮合理的整改周期（如設(shè)備制造文件的整改工作，需要設(shè)備制造廠家配合周期較長(zhǎng)）。分階段驗(yàn)收后檔案整改的預(yù)估周期可設(shè)置為9-12個(gè)月，以確保在下階段驗(yàn)收之前需整改問(wèn)題全部整改完畢。

（四）檔案最終驗(yàn)收時(shí)間點(diǎn)安排。檔案最終驗(yàn)收工作是上級(jí)部門(mén)對(duì)整個(gè)工程項(xiàng)目文檔工作的全面檢驗(yàn)。檔案最終驗(yàn)收是工程項(xiàng)目全面驗(yàn)收工作完成條件之一。因此檔案最終驗(yàn)收時(shí)間點(diǎn)選擇需考慮預(yù)留檔案最終驗(yàn)收后問(wèn)題整改時(shí)間。建議依照工程總體驗(yàn)收時(shí)間點(diǎn)倒推6-9個(gè)月，作為檔案最終驗(yàn)收時(shí)間節(jié)點(diǎn)。

四、階段驗(yàn)收支持性材料的準(zhǔn)備

（一）根據(jù)項(xiàng)目階段特點(diǎn)準(zhǔn)備。檔案分階段驗(yàn)收應(yīng)針對(duì)不同階段準(zhǔn)備驗(yàn)收材料。如土建完工階段，應(yīng)針對(duì)該階段準(zhǔn)備施工文件、竣工文件、施工監(jiān)理文件、質(zhì)量記錄等。驗(yàn)收支持性材料還應(yīng)包括該階段的工作程序、文件傳遞清單、文檔審查記錄等能夠反映檔案管理活動(dòng)過(guò)程的各種佐證材料。

（二）驗(yàn)收支持材料準(zhǔn)備。在檔案驗(yàn)收工作中各參建方文檔管理的成果也作為檢驗(yàn)項(xiàng)目之一。依照管理責(zé)任總包與分包方檔案工作日常記錄也應(yīng)當(dāng)作為備檢材料。各參建單位需負(fù)責(zé)保證項(xiàng)目階段中形成的檔案“四性”。例如各參建單位所形成的檔案編制檔案清單，與業(yè)主單位的檔案清單相互佐證與支持。作為被檢驗(yàn)各方還應(yīng)將項(xiàng)目階段期間形成的各項(xiàng)編研材料一并加以準(zhǔn)備，體現(xiàn)檔案管理工作中的編研能力。

（三）評(píng)估驗(yàn)收支持材料。實(shí)施檔案驗(yàn)收之前需對(duì)驗(yàn)收支持材料進(jìn)行評(píng)估。首先，進(jìn)行完整性評(píng)估，重點(diǎn)評(píng)估文檔控制工作記錄的完整性，例如日常文件的審批、移交、整改記錄等。其次，進(jìn)行準(zhǔn)確性評(píng)估，是否符合文檔控制流程無(wú)誤、簽署完整等。第三，進(jìn)行系統(tǒng)性評(píng)估，是否進(jìn)行了系統(tǒng)性整理，避免各單位之間文檔交叉不成體系、組織凌亂。第四，檢查各方材料是否在內(nèi)容上有沖突矛盾，例如，各方匯報(bào)材料的數(shù)據(jù)是否更新等。

（四）配備專業(yè)技術(shù)人員現(xiàn)場(chǎng)答疑。檔案驗(yàn)收實(shí)施中，需聯(lián)系各單位專業(yè)技術(shù)人員做好迎接驗(yàn)收的準(zhǔn)備，依照驗(yàn)收支持材料回答專家的提問(wèn)。在檔案驗(yàn)收活動(dòng)中，技術(shù)人員負(fù)責(zé)解答專家提出的技術(shù)內(nèi)容提問(wèn)，文檔管理人員負(fù)責(zé)對(duì)檔案整理組卷方法、組卷質(zhì)量方面問(wèn)題進(jìn)行解答。專業(yè)技術(shù)人員與文檔管理人員之間相互配合順利完成各階段檔案驗(yàn)收工作。

五、驗(yàn)收后整改工作應(yīng)方向正確切實(shí)可行

（一）驗(yàn)收之后應(yīng)形成整改清單并報(bào)備。在各階段檔案驗(yàn)收結(jié)束之后，文檔管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)將專家提出的問(wèn)題進(jìn)行匯總。其中包括正式驗(yàn)收意見(jiàn)、專家提問(wèn)單、專家現(xiàn)場(chǎng)提問(wèn)記錄。同時(shí)調(diào)卷數(shù)據(jù)應(yīng)一并整理，作為需整改問(wèn)題的佐證材料。文檔管理部門(mén)應(yīng)對(duì)收集的問(wèn)題匯總討論制定整改計(jì)劃。整改計(jì)劃應(yīng)包括：整改范圍、整改完成時(shí)間、擬采用的整改方法。整改計(jì)劃編制完成后需向上級(jí)單位報(bào)備，以便上級(jí)單位對(duì)整改范圍、整改周期有所了解，并從行業(yè)法規(guī)政策的層面檢查整改方法是否與驗(yàn)收意見(jiàn)有偏差，避免整改方法的偏離。

（二）評(píng)估整改方向與方式。整改工作進(jìn)入實(shí)施階段，可組織整改工作專家評(píng)審會(huì)，請(qǐng)上級(jí)主管單位與專家參會(huì)，對(duì)整改工作的具體方法加以研討，吸收同行或跨行業(yè)的成熟經(jīng)驗(yàn)、良好方案。對(duì)于整改工作中實(shí)際操作的偏差之處，請(qǐng)上級(jí)主管單位形成指導(dǎo)性糾正意見(jiàn)，以此保證整改工作切實(shí)可行，能得到各方認(rèn)可，避免二次整改。

（三）整改進(jìn)程中二次溝通。整改工作需避免在工作推進(jìn)中由于信息傳遞不準(zhǔn)確，整改實(shí)踐操作發(fā)生變形，導(dǎo)致整改工作方向偏離。因此在每一項(xiàng)整改行動(dòng)的起始階段，應(yīng)做出整改樣板，請(qǐng)專家對(duì)整改樣板進(jìn)行二次確認(rèn)。得到認(rèn)可之后，依照整改樣板繼續(xù)實(shí)施，則可確保整改工作質(zhì)量。