行政機關辦公室管理精細化思路與對策

辦公室的工作任務繁重，細節(jié)頗多，辦公室行政管理是各個政府機關必做的工作。如何有效提高行政機關的工作效率，精細化成為政府機關辦公室行政管理的最新風向標。本文擬指出目前行政機關辦公室管理中存在的問題，探究辦公室行政管理精細化的思路與對策，為行政機關管理與發(fā)展提供幫助。

一、存在的問題

（一）思想認識不夠精準。沒有相應的意識及目標。對本可以高效完成的管理工作由于意識不足，導致延遲的情況出現(xiàn)，管理無法有效開展。

（二）缺乏科學量化的管理方式。憑經(jīng)驗來進行管理工作，管理人員的工作概念模糊籠統(tǒng)，在一些方面無法做到面面俱到，工作更無從談精細、創(chuàng)新。績效考核制度缺乏考核執(zhí)行，在具體的實踐工作中落實不具體。對工作人員的評價過于片面，難以調(diào)動員工的積極性，增加了管理工作的壓力。對于不同崗位，大多也沒有做到具體情況具體分析。很多辦公室行政管理工作在績效考核制度的貫徹和落實過程中存在一些問題，導致績效考核制度形同虛設，不能達到獎勵和處罰的效果。

（三）管理制度不夠精細。辦公室在制定管理制度的過程中，并沒有結合辦公室自身的特點，不同管理部門之間在管理內(nèi)容上的相似度較高，導致管理制度在落實過程中存在一定的困難。

（四）分工不夠明確。在行政管理過程中對辦公室的工作分工沒有進行明確，導致辦公室行政管理工作不能得到有效的落實，辦公室員工的工作積極性不高。

（五）管理人員或員工職業(yè)素質不夠高標準。存在工作人員或者行政管理人員的職業(yè)素養(yǎng)不夠高，缺乏精細工作的意識，工作敷衍塞責。

二、辦公室行政管理精細化思路

（一）確立精細化管理理念。精細化管理的開展其基礎就是要構建起精細化行政管理觀，優(yōu)化原有管理工作，加大辦公室管理工作的精細化，這是工作中一定要具備的態(tài)度。例如，構建并完善有關管理體系、工作規(guī)范與標準，讓機關發(fā)展可以更加穩(wěn)定，一步一步提高工作的效率，加大管理效能。但是需要注意，在開展管理的實際情況下，應當始終秉持以“精品、人品”同在精神，并以“精華、細化”的態(tài)度原則，加強對辦公室調(diào)研的力度，有針對性地對各個不同的崗位制定出不同的管理方式，精分細化管理工作，規(guī)定工作的流程以及不同工作人員的責任。需要使行政管理工作更加具體，使每個人員都能夠充分了解工作的細節(jié)，行政管理人員不能缺乏耐心和細心，需要一步一步地將工作規(guī)范化、精細化，同時行政管理人員也應當加強自身的學習，與時俱進，更新自己的管理思想。制度是硬的，人是活的，以靈活的管理思想執(zhí)行精細化，帶動整個工作的精細化思路靈活善用。精細化行政管理方式使辦公室行政管理更加科學、有效，同時，這種方式是創(chuàng)新、靈活的，可以適應機關發(fā)展需求，對于政府發(fā)展而言，作用極大。

（二）量化細化管理項目。為了讓行政管理可以更科學、有效，在開展管理時一定要讓模式具有創(chuàng)新度，實現(xiàn)管理目標的更好開展，擺脫傳統(tǒng)的模糊管理；實行不同的量化考核方式，對員工的品德、能力及績效進行相同的考核，做到充分公平，調(diào)動員工的積極性。員工的工作積極性提高了就會實現(xiàn)對行政管理工作的配合，繁重的行政管理工作也會因此變得輕松簡單。運用全面精細化管理方式來安排工作，對于機關工作而言，可以更好地促進其工作開展。重視工作中的每一個流程的細節(jié)管理，對任務采用合理、科學分配制度，對內(nèi)容加以明確，規(guī)劃好每一個步驟，可以節(jié)約大量工作的時間并提升工作效率，讓其管理水平可以顯著提升。實現(xiàn)管理的精細化能夠提高辦公室行政管理工作的效率與質量，要想實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，必須對辦公室實施精細化行政管理。

三、辦公室精細化行政管理對策

（一）行政管理人員管理意識的提高及實際應用。對于辦公室各項行政管理工作而言，工作內(nèi)容是比較復雜的，而要提升其管理效率的重要方法就在于精細化的管理，在構建有關管理文化時，一定要把“精細化”3個字刻入員工心里，由培養(yǎng)他們細致化的工作著手，全方位提升行政管理水平。管理者的管理思想是管理工作精細化的客觀條件。應確立精細化管理意識，將管理精細化的理念，深深植入工作人員的思想中，通過理念的改變使工作人員在具體的工作中調(diào)整自己的行動，協(xié)助完成工作的精細化。管理者如果能意識到精細化的重要性，才能把這一理論好好融入工作中，并充分考慮各方面需求、因素，及時提出相應的解決辦法以及管理工作的效率。同時要不斷培養(yǎng)政府機關人員精細化管理能力，使辦公室行政管理工作更加精細化，使政府機關發(fā)展與管理更加具有創(chuàng)新性，使政府機關有更好的發(fā)展前景。

（二）明確管理目標，對工作流程進行細化以及量化。在制定管理目標的過程中，需要注意以下幾個方面：1.保證權責制衡，定崗、定制。工作崗位的設置要根據(jù)辦公室的主要職能和工作流程來進行，并明確各崗位之間的職責。2.確保正常運作，優(yōu)化工作流程。簡約科學的工作流程對實現(xiàn)辦公室精細化管理具有重大的促進作用。應根據(jù)工作任務自身的邏輯性，把其分成若干個部分，這樣便于對這些工作任務進行審視和考慮，了解每一個工作環(huán)節(jié)中存在的不足，并及時作出反饋和調(diào)整。同時，借助互聯(lián)網(wǎng)優(yōu)勢，實現(xiàn)辦公自動化，及時全面收集信息，從上至下、從外到內(nèi)對工作管理機制進行協(xié)調(diào)，防止出現(xiàn)管理空白，確保各個工作環(huán)節(jié)之間實現(xiàn)無縫銜接。3.制定嚴格的考核標準與要求。對程序性以及易量化的辦公室工作，在對量化指標設計時應確保其科學性，對主觀性較強以及非程序性工作應對其指標評價進行定性設計，對表現(xiàn)優(yōu)秀的員工給予積極獎勵，帶給其滿足感和自豪感，對工作松散、違紀員工給予批評教育和警告處分。

（三）規(guī)范管理制度，加強機關文化建設，全面提高員工職業(yè)素養(yǎng)。制度化管理方式也是辦公室行政管理的主要方法，可以有效開展精細化行政管理工作，這就需要各個政府機關擬定相應的激、制約制度，讓管理在執(zhí)行時可以更順利。開展精細化的行政管理工作，機關一定要擬定合理、科學的規(guī)章制度，使政府機關內(nèi)部形成統(tǒng)一的規(guī)范模式。加強機關文化建設是辦公室精細化行政管理的重要對策，提升工作者熱情，設置晉升機會、完善獎勵制度。做好工作時也突出了員工的價值，這也是個性化的管理表現(xiàn)之一。這種管理制度對于行政管理人員來說，對他們的職業(yè)素養(yǎng)、工作能力等也提出非常高的需求。所以需要提升他們的專業(yè)能力、職業(yè)素養(yǎng)，培養(yǎng)出更多的高素質人才，讓管理工作可以更好發(fā)展并運用至實際中，體現(xiàn)出辦公室行政工作的精細化管理，使政府機關有更好的發(fā)展。辦公室行政管理工作的精細化同樣依賴于對員工職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)。辦公室行政管理工作過于零碎、繁重，如果員工不能夠積極配合辦公室的行政管理工作，管理工作的工作量就會因此而加大，也自然影響了辦公室管理工作的精細化。要加強對工作人員的思想教育，使其積極主動參與管理工作。

四、結束語

綜上，對于辦公室管理而言，采用精細化的管理是十分重要的，辦公室工作的內(nèi)容非常多且復雜，一定要構建起完善的精細化管理制度，才可以更好地完成管理的工作，并且一步一步提升行政管理的效率。同時，這一種創(chuàng)新的管理方式是靈活多變的，可以更好運用至政府機關中，這對于政府機關的發(fā)展來說，促進作用強大，可以提升其行政管理的水準?？偟脕碚f，辦公室的精細化行政管理，是要求各政府機關構建起精細化的管理觀，同時這也是管理開展的基礎。