規(guī)范財(cái)務(wù)檔案管理 提高財(cái)務(wù)管理水平

文/天津市南開(kāi)區(qū)疾病預(yù)防控制中心 錢(qián)曉姝

隨著全球一體化的加速，我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展取得了很大的進(jìn)步，近幾年中小企業(yè)如雨后春筍般蓬勃發(fā)展，給我國(guó)的經(jīng)濟(jì)有效助力，但是受世界經(jīng)濟(jì)形勢(shì)及美國(guó)貿(mào)易戰(zhàn)的影響，企業(yè)發(fā)展所面臨的壓力越來(lái)越大，成本壓力、市場(chǎng)壓力、企業(yè)內(nèi)部管理壓力，各方面的壓力使得財(cái)務(wù)管理的重要性越來(lái)越凸顯出來(lái)。財(cái)務(wù)工作從原本的記賬、算賬、報(bào)賬中掙脫出來(lái)，更側(cè)重于對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)的指引。

財(cái)務(wù)檔案作為企業(yè)運(yùn)營(yíng)過(guò)程落在實(shí)處的體現(xiàn)，在整個(gè)財(cái)務(wù)管理過(guò)程中的重要性逐漸加大，財(cái)務(wù)檔案管理已不同于往日對(duì)財(cái)務(wù)憑證、報(bào)表、各類(lèi)稅收申報(bào)表的存檔這個(gè)狹義的定義，更多的側(cè)重于整個(gè)經(jīng)營(yíng)管理層的信息存檔，人事資料、價(jià)格檔案、涉外合同、成本數(shù)據(jù)等，均屬于整個(gè)財(cái)務(wù)檔案管理的范疇。如何有效進(jìn)行檔案管理，并將檔案信息合理運(yùn)用，使得企業(yè)有效掌握經(jīng)濟(jì)運(yùn)營(yíng)的相關(guān)數(shù)據(jù)，至關(guān)重要，這也是提高企業(yè)財(cái)務(wù)管理水平的有效途徑。

一、目前財(cái)務(wù)檔案管理問(wèn)題和現(xiàn)狀

雖然財(cái)務(wù)檔案管理與財(cái)務(wù)管理的相關(guān)性越來(lái)越強(qiáng)，但大多數(shù)企業(yè)對(duì)檔案管理還停留在以往水平，認(rèn)為財(cái)務(wù)檔案就是財(cái)務(wù)憑證、報(bào)表、各類(lèi)稅收申報(bào)表等常規(guī)財(cái)務(wù)檔案，財(cái)務(wù)檔案管理工作也存在一些問(wèn)題，現(xiàn)將其現(xiàn)狀及問(wèn)題結(jié)合說(shuō)明，主要如下：

（一）財(cái)務(wù)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不充分。受傳統(tǒng)企業(yè)管理的模式限制，大多數(shù)企事業(yè)單位對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理的重要性未有充分認(rèn)識(shí)，在進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案管理工作過(guò)程中，僅僅考慮紙質(zhì)檔案保管層面的問(wèn)題，未能將財(cái)務(wù)管理工作與財(cái)務(wù)檔案管理相結(jié)合。檔案毀損丟失現(xiàn)象較為常見(jiàn)，使單位丟失了很多數(shù)據(jù)資料，對(duì)整體業(yè)務(wù)的評(píng)估缺乏支撐力，同時(shí)檔案只是形式上的歸檔儲(chǔ)存，未根據(jù)資料內(nèi)容與可使用方向進(jìn)行歸檔及數(shù)據(jù)匯總，造成了數(shù)據(jù)真正意義上的“閑置”，這對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)是最可惜的地方。

（二）財(cái)務(wù)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)較低?？v觀目前大多數(shù)企業(yè)，負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案管理的人員多為最基礎(chǔ)的會(huì)計(jì)人員，很多單位甚至還是由會(huì)計(jì)人員兼任，沒(méi)有專(zhuān)職的檔案管理人員，所以造成企事業(yè)單位內(nèi)部財(cái)務(wù)檔案管理較為隨意，沒(méi)有規(guī)范的歸檔流程和提檔流程，同時(shí)也沒(méi)有與實(shí)際業(yè)務(wù)相匹配的檔案管理信息系統(tǒng)，在實(shí)際業(yè)務(wù)過(guò)程中，受限于人員的業(yè)務(wù)水平，很多問(wèn)題制約財(cái)務(wù)檔案管理，無(wú)法對(duì)整體財(cái)務(wù)管理工作產(chǎn)生積極的力量。很多檔案管理人員的責(zé)任心不夠，也給工作造成了一定的負(fù)面影響。

（三）財(cái)務(wù)檔案管理缺乏相應(yīng)的規(guī)定和流程，財(cái)務(wù)檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置不科學(xué)。財(cái)務(wù)檔案管理工作并不僅僅是設(shè)置一個(gè)檔案室配備檔案管理人員進(jìn)行管理就可以的，檔案管理是一項(xiàng)較為嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?，資料歸檔和資料提取都需要相應(yīng)的規(guī)范和操作流程，資料的歸檔時(shí)間、歸檔內(nèi)容、提報(bào)人、檔案提取的有效條件、檔案借閱與歸還等相關(guān)工作都是需要一套嚴(yán)格的“操作規(guī)程”來(lái)制約的，檔案管理室不同于圖書(shū)室與閱覽室，在整個(gè)工作過(guò)程中要嚴(yán)格按照制度來(lái)進(jìn)行，做到“有規(guī)可依”“有規(guī)必依”，現(xiàn)在很多單位沒(méi)有規(guī)范的檔案管理規(guī)定，或者即使有規(guī)定也形同虛設(shè)。很多單位設(shè)置檔案管理部門(mén)的時(shí)候，并沒(méi)有考慮企業(yè)的實(shí)際需求，只是為了儲(chǔ)存檔案而設(shè)立這樣一個(gè)部門(mén)，這就致使財(cái)務(wù)管理與檔案管理相脫節(jié)，不能實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案有效數(shù)據(jù)的提取。

二、規(guī)范財(cái)務(wù)檔案管理，提高財(cái)務(wù)管理水平的措施

財(cái)務(wù)檔案管理對(duì)財(cái)務(wù)管理水平的影響自是不言而喻，如何通過(guò)有效的檔案管理工作提升財(cái)務(wù)管理水平主要有幾點(diǎn)。

（一）重視財(cái)務(wù)檔案管理工作。思想決定意識(shí)，意識(shí)直接影響行為，只有真正認(rèn)識(shí)財(cái)務(wù)檔案管理工作的重要性，才會(huì)通過(guò)切實(shí)措施來(lái)改善其管理效果。單位的一把手要對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理的重要性有全面的認(rèn)識(shí)，才能帶頭將這項(xiàng)工作落到實(shí)處，起到帶頭作用。對(duì)財(cái)務(wù)檔案的重視程度，從側(cè)面可以反映對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的重視度，一把手對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理的重視，能夠在財(cái)務(wù)部范圍內(nèi)營(yíng)造較為積極的工作氛圍，同時(shí)可以提升其他部門(mén)的配合度。同時(shí)一把手也要對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作提出自己的要求，一把手或者總經(jīng)理對(duì)整個(gè)企業(yè)的運(yùn)營(yíng)負(fù)責(zé)，需要強(qiáng)有力的數(shù)據(jù)支撐才能作出有效的判斷，帶動(dòng)企業(yè)快速發(fā)展，而這些數(shù)據(jù)都是財(cái)務(wù)檔案的范疇。

（二）從根本上提升財(cái)務(wù)檔案管理人員的素質(zhì)。目前企業(yè)大多數(shù)從事檔案管理工作的人員業(yè)務(wù)水平不高，這個(gè)崗位的設(shè)定本身技術(shù)含量就較低，薪酬匹配也較低，因此多半是非專(zhuān)業(yè)人士從事檔案管理工作。又加之對(duì)其缺乏有針對(duì)性的培訓(xùn)，所以檔案管理工作與管理需求想脫節(jié)。想要改善這種情況，改變意識(shí)是第一步，其次要引入較為專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，同時(shí)對(duì)原有從業(yè)人員進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)，使之能夠同企業(yè)一起進(jìn)步。另外財(cái)務(wù)部門(mén)作為檔案的直接輸出者，在輸出數(shù)據(jù)與資料時(shí)，就應(yīng)該有一個(gè)科學(xué)合理的模型，協(xié)助檔案管理人員將這項(xiàng)工作做好。另外可以建立相應(yīng)的人員激勵(lì)考核制度，使得該崗位人員具有危機(jī)感和學(xué)習(xí)的緊迫感，努力提升自己的業(yè)務(wù)水平，同時(shí)企業(yè)間可以組織交流或者參觀學(xué)習(xí)，對(duì)實(shí)際業(yè)務(wù)中較好的檔案管理方式予以共享。

（三）提高對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理的信息化水平。隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的突飛猛進(jìn)以及信息化時(shí)代的到來(lái)，企事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案管理工作也應(yīng)該順應(yīng)信息化的潮流，更多的運(yùn)用新的技術(shù)和方法。完善對(duì)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的應(yīng)用，這有利于財(cái)務(wù)管理人員更加方便地去管理數(shù)據(jù)，同時(shí)也要注意好對(duì)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的定時(shí)更新，利用更多的信息化專(zhuān)業(yè)知識(shí)，來(lái)提高財(cái)務(wù)檔案管理工作的效率。另外，加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)檔案的保障工作，可以利用移動(dòng)硬盤(pán)去對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲(chǔ)，也要加強(qiáng)對(duì)檔案管理庫(kù)房的建設(shè)，以提高對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理的信息化水平。

（四）提高財(cái)務(wù)檔案管理的規(guī)范性，建立科學(xué)的檔案管理機(jī)構(gòu)。沒(méi)有規(guī)矩不成方圓，檔案管理工作也是如此，需要制定嚴(yán)格的管理制度和流程，對(duì)歸檔與提檔工作作出明確的要求，確保資料及時(shí)歸檔，不能因?yàn)闃I(yè)務(wù)借閱造成資料的缺失，資料的借調(diào)時(shí)間給與明確，資料丟失毀損的相應(yīng)獎(jiǎng)懲制度也應(yīng)該落實(shí)。另外還需要借助信息技術(shù)的發(fā)展來(lái)提升檔案管理的準(zhǔn)確率和處理速度，隨著云技術(shù)的不斷普及，現(xiàn)在的檔案管理，更側(cè)重于電子檔案的保管，因?yàn)殡娮訖n案查找容易，傳輸速度快，易于進(jìn)行處理，但是在管理過(guò)程中一定要注意信息的保密性。對(duì)于檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置，企業(yè)要根據(jù)自己的規(guī)模和需求進(jìn)行設(shè)定，切不可人云亦云，造成部門(mén)虛設(shè)。

我國(guó)企事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理都存在不同程度的問(wèn)題，但是值得欣慰的是財(cái)務(wù)檔案管理工作的重要性已經(jīng)得到共識(shí)，切實(shí)做好檔案管理工作，對(duì)于財(cái)務(wù)管理的提升大有裨益，相信各級(jí)企事業(yè)單位都會(huì)落實(shí)實(shí)際工作，促進(jìn)財(cái)務(wù)管理水平的提升。

三、總結(jié)

總而言之，在科學(xué)技術(shù)迅速發(fā)展的背景下，要想規(guī)范財(cái)務(wù)檔案管理來(lái)提高財(cái)務(wù)管理的水平，就要充分認(rèn)識(shí)到其存在的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，重視財(cái)務(wù)檔案的管理工作，并通過(guò)思考實(shí)踐以及利用信息技術(shù)去解決這些問(wèn)題，提高管理人員的素質(zhì)，進(jìn)而提高財(cái)務(wù)管理的水平。