談?wù)剻n案和資料的關(guān)系

文/蘭石集團(tuán)檔案中心 劉慶鈺

檔案和資料都是對(duì)某一種重要信息資源的記錄和保存形式，檔案是國(guó)家資源的重要組成部分，但在實(shí)際工作中，大家很容易將兩者的關(guān)系混淆在一起。往往說(shuō)起檔案，可能大家都認(rèn)為那就是些資料；可說(shuō)起資料，大家又都會(huì)認(rèn)為那就是檔案；那么檔案和資料到底有什么密不可分的關(guān)系呢？

一、檔案的概念

“一木一當(dāng)”為檔，“一安一木”為案，可檔案的稱謂在古今中外已有上百種，如在我國(guó)古代，對(duì)檔案的叫法就不一樣，商代稱為“冊(cè)”；周代叫做“中”；秦漢時(shí)期稱之為“典籍”；到了魏晉時(shí)期之后稱為“文書(shū)”或者“文案”；唐宋時(shí)期稱為“文卷”或者“案卷”或者“案牘”；清朝以后一直稱之為“檔案”。目前我國(guó)有不少人對(duì)檔案和資料的概念并不是非常明確，有的人理解為只有經(jīng)過(guò)對(duì)相關(guān)重要信息資料專門的整理與鑒定之后歸檔保存的文件才可以稱之為檔案；有的人理解為檔案機(jī)關(guān)單位收藏起來(lái)的供以后參考備用的文件才稱之為檔案；還有的人理解為文件向檔案只有向?qū)ｉT的檔案機(jī)構(gòu)進(jìn)行整理歸檔以后才可以稱之為檔案。

檔案學(xué)是一門新興學(xué)科，還處于尚未成熟的階段，還有待持續(xù)發(fā)展和進(jìn)步。隨著社會(huì)的進(jìn)步和科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展而前進(jìn)，人們對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)也是隨著實(shí)踐的發(fā)展變化而不斷深化的一個(gè)過(guò)程，檔案管理工作也會(huì)跟隨著社會(huì)前進(jìn)的步伐而向前發(fā)展；正如詩(shī)句“橫看成嶺側(cè)成峰，遠(yuǎn)近高低各不同”所描述的一樣，各有千秋，各有所長(zhǎng)，各有特點(diǎn)。

二、資料的概念

資料是為了工作、生產(chǎn)、學(xué)習(xí)、科學(xué)研究的需要而編寫(xiě)的一些文字記錄或非文字記錄的素材，對(duì)企業(yè)的活動(dòng)不具有憑證作用，但在現(xiàn)實(shí)生活中帶有參考性質(zhì)，起著傳播知識(shí)，推廣經(jīng)驗(yàn)的作用，它可以劃分為：生產(chǎn)資料、生活資料、物品資料、參考資料等等：1.生活、生產(chǎn)中所有的必需品，如：日常用品，生產(chǎn)所需的用品等。2.生產(chǎn)、生活中學(xué)習(xí)、參考需要的材料，如：參考書(shū)籍、報(bào)紙、復(fù)習(xí)資料、網(wǎng)上下載的資料等。3.有參考或用作依據(jù)、根據(jù)的材料，如：小冊(cè)子、內(nèi)部資料、匯編材料等。4.相關(guān)史實(shí)和考古作用的材料等，如：考古資料、考古圖片等。

所以，資料的定義是指為工作、生產(chǎn)、學(xué)習(xí)、科學(xué)研究等參考需要而收集和編寫(xiě)的一些公開(kāi)的或內(nèi)部的材料，包括書(shū)刊、報(bào)紙、小冊(cè)子、簡(jiǎn)報(bào)、公報(bào)、匯編、地圖、圖表以及音像制器等文字記錄和非文字記錄的材料，它不具有依據(jù)作用和歷史查考作用。

三、檔案和資料的關(guān)系

檔案和資料都是人類寶貴的精神財(cái)富，從它們的定義可以看出，兩者關(guān)系不僅是密切的、交叉的和重合的，資料是檔案的前身和源泉，檔案是資料的基礎(chǔ)和歸宿；資料的外延性在某種程度上大于檔案，且延伸比較寬泛，對(duì)檔案起輔助和補(bǔ)充作用；它們?cè)谝欢ǖ臈l件下可以相互轉(zhuǎn)化，檔案經(jīng)過(guò)加工可以編印成資料，如：各類政策匯編、小手冊(cè)等，而資料一經(jīng)采用，就會(huì)轉(zhuǎn)化成為檔案，如：設(shè)備的隨機(jī)文件與說(shuō)明，當(dāng)這些設(shè)備開(kāi)始使用時(shí)，這些隨機(jī)文件和說(shuō)明就成會(huì)為維修設(shè)備的重要依據(jù)，也就變成檔案了。在檔案的管理過(guò)中，檔案的形成和資料的收集都是非常重要的，檔案和資料不管是在工作中還是在生活中都是不可或缺的，不存在哪個(gè)重要或哪個(gè)不重要，所以說(shuō)它們既有聯(lián)系又有些區(qū)別。

（一）兩者的聯(lián)系。檔案和資料是知識(shí)與信息系統(tǒng)，它們所涉及的領(lǐng)域無(wú)所不有，無(wú)所不含，都是海量保有的平臺(tái)。檔案和資料的傳遞與載體相同，它們都是利用自身的知識(shí)庫(kù)和信息庫(kù)來(lái)共同完成信息傳遞的；它們又同時(shí)具備傳遞信息真實(shí)性的特征，所記錄的內(nèi)容都由于其真實(shí)性具有較強(qiáng)的參考價(jià)值。檔案和資料的存貯與服務(wù)利用對(duì)象相同，它們都是通過(guò)膠片、磁帶等來(lái)存貯的；它們的服務(wù)利用對(duì)象是一致的，都是為工作、生產(chǎn)、科學(xué)研究、決策者及社會(huì)提供服務(wù)利用的。檔案和資料的整理方法與現(xiàn)代化利用手段方面相同，它們的整理都是通過(guò)收集、整理、保管、編目、利用等環(huán)節(jié)的方法來(lái)完成的，但各自的側(cè)重點(diǎn)不同；在現(xiàn)代化利用手段方面都采用計(jì)算機(jī)技術(shù)、聲像技術(shù)、現(xiàn)代通信技術(shù)等，面對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)全球化、國(guó)際化，使其在管理和利用實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、縮微化、視聽(tīng)化、網(wǎng)絡(luò)化方面快速發(fā)展，對(duì)于推動(dòng)社會(huì)和企業(yè)信息化建設(shè)都起著非常重要的作用。

（二）兩者的區(qū)別。1.檔案和資料因?yàn)樘攸c(diǎn)不相同，所以發(fā)揮的作用不同。檔案是直接記述和反映企業(yè)活動(dòng)并應(yīng)歸檔保存的材料；資料則是為工作來(lái)作為參考目的而進(jìn)行收集和購(gòu)買來(lái)的材料。對(duì)于某一個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō)，檔案是對(duì)該企業(yè)在生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)與發(fā)展過(guò)程中所產(chǎn)生的一切重要的活動(dòng)信息數(shù)據(jù)的直接記錄，對(duì)于企業(yè)在運(yùn)營(yíng)發(fā)展過(guò)程中重要制度或者重要決策的制定有非常決定性的參考價(jià)值；而資料信息就不同了，它是通過(guò)各種渠道收集來(lái)的一種信息數(shù)據(jù)，對(duì)企業(yè)的各項(xiàng)活動(dòng)起不到憑證的作用。2.檔案和資料的本質(zhì)屬性與來(lái)源不同。檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性，資料的本質(zhì)屬性是知識(shí)性；檔案的來(lái)源是本企業(yè)相關(guān)資料，比較固定，資料的來(lái)源是多元化的，可以是來(lái)自企業(yè)或企業(yè)以外的材料，來(lái)源不固定。3.檔案和資料的價(jià)值取向與功能不同。檔案具有實(shí)用性和歷史性價(jià)值；資料的價(jià)值遠(yuǎn)不如檔案，不具有憑證和依據(jù)價(jià)值，只是具有一定的參考價(jià)值。它們都具有信息功能，且信息量比較大，檔案的信息功能是靜態(tài)的；資料的信息功能是動(dòng)態(tài)的。4.檔案和資料的形成與留存方式不同。檔案是由各類不同的資料經(jīng)過(guò)篩選和鑒別而轉(zhuǎn)化形成的；資料是經(jīng)過(guò)加工形成，并是多樣豐富的。檔案的留存是依據(jù)法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行的；資料的留存沒(méi)有依據(jù)可循。5.檔案和資料的形式與內(nèi)容不同。檔案的形式和內(nèi)容往往是保留著高度的原始記錄性，形式和內(nèi)容一經(jīng)確定不能進(jìn)行涂改、刪除和改變，否則會(huì)破壞其歷史面貌而失真；資料的形式和內(nèi)容卻是比較廣泛的，可以修改和變動(dòng)。6.檔案和資料的保存與密級(jí)程度不同。檔案是有密級(jí)的，并且是永久保存的，在年限內(nèi)不能公開(kāi)；資料的密級(jí)較低，是可以公開(kāi)交流的。7.檔案和資料的審批與查閱方式不同。檔案查閱需要按本企業(yè)的規(guī)定審批后，方可查閱；資料隨時(shí)可查閱，不需要審批。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述可以看出，檔案與資料相伴相隨，不僅有著很多相同、相似之處，同時(shí)又有著各自不同的作用和特點(diǎn)。檔案和資料都是社會(huì)和企業(yè)未來(lái)發(fā)展的基礎(chǔ)保障，它們互為補(bǔ)充，檔案像是一代代派往現(xiàn)代的使節(jié)，更是經(jīng)過(guò)篩選的資料，匯聚著所有的精粹和精髓。因此，我們應(yīng)該從檔案和資料的實(shí)際出發(fā)，正確認(rèn)識(shí)檔案和資料的聯(lián)系與區(qū)別，以便有利于我們對(duì)檔案和資料的收集與保存，更有利于我們加強(qiáng)對(duì)檔案和資料的管理與保護(hù)，從而為社會(huì)和企業(yè)更好地提供服務(wù)。