淺談聲像檔案管理與有效利用

文/湖南省湘潭電機(jī)股份有限公司 雷玲玲

聲像檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人在從事各種活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶、光（磁）盤等歷史記錄，它是人類掌握聲像技術(shù)后產(chǎn)生的新的信息和傳播載體，是每個(gè)單位全宗檔案的重要組成部分，是經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中形成的珍貴資料。但是，聲像檔案管理目前存在著許多問題，直接影響了對(duì)它的有效利用。

一、聲像檔案管理中的問題

（一）完整性問題。聲像檔案的完整性不僅體現(xiàn)在數(shù)量上，也體現(xiàn)在內(nèi)容和結(jié)構(gòu)上。聲像資料的產(chǎn)生涉及面廣人多，一些部門和個(gè)人不愿將聲像資料歸檔，難以實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理，數(shù)量上沒有做到齊全完整；在內(nèi)容方面，反映一個(gè)問題的全部聲像資料很難齊全；歸檔材料的格式結(jié)構(gòu)不符合要求，有些圖片沒有說明文字、攝影者、背景信息。

（二）可用性問題。聲像檔案是以感光、磁性材料為載體，以圖片、圖像、聲音的形式記載事件的檔案，由于載體的特殊性，保管難度大，加上技術(shù)的推陳出新，計(jì)算機(jī)軟硬件環(huán)境的頻繁升級(jí)，聲像檔案在其保管過程中必須不斷遷移技術(shù)環(huán)境，由此帶來了遷移過程的安全性以及遷移后聲像檔案的真實(shí)有效性問題。如何確保不同生成環(huán)境、不同技術(shù)平臺(tái)上聲像資料的可讀、可用，是聲像檔案保管利用的一大難題。

（三）可控性問題。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，聲像檔案的保護(hù)遭遇了前所未有的挑戰(zhàn)，數(shù)字網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，聲像資料處于一個(gè)充滿著威脅、風(fēng)險(xiǎn)的空間，黑客攻擊、網(wǎng)絡(luò)竊聽、程序漏洞、病毒危害、操作失誤等均可能造成失密、篡改和非法利用，相對(duì)紙質(zhì)材料，聲像資料保管要求更高，因而必須采取更為嚴(yán)密、可靠的安全保護(hù)措施。

二、聲像檔案管理策略

（一）實(shí)行“預(yù)防為主，防治結(jié)合”的管理策略。要一手抓防范，一手抓治理，在積極實(shí)施主動(dòng)性防御的基礎(chǔ)上，對(duì)因歷史原因或不可抗因素而造成的受損聲像檔案、瀕危檔案開展搶救性保護(hù)與修復(fù)，避免這些聲像檔案的狀況進(jìn)一步惡化，提前防范，化解各種風(fēng)險(xiǎn)，避免可能發(fā)生的安全問題，最大限度減少檔案丟失、失真、失密可能帶來的損失。主動(dòng)防御就是要建設(shè)高質(zhì)量的檔案庫(kù)房，實(shí)施異地異質(zhì)多套備份，采取先進(jìn)的技術(shù)手段控制對(duì)檔案的訪問利用。任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)漏洞，都可能導(dǎo)致整個(gè)安全體系的崩潰，帶來災(zāi)難性的后果。因此，既要保證傳統(tǒng)載體檔案的安全，又要維護(hù)數(shù)據(jù)的安全。

（二）堅(jiān)持“人防、物防、技防相結(jié)合”的管理原則。要強(qiáng)化安全意識(shí)，建立健全相關(guān)管理制度，制定一套從聲像材料產(chǎn)生、收集、歸檔到移交的嚴(yán)格制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。

1.制定聲像檔案的歸檔范圍。聲像檔案的歸檔范圍應(yīng)包括各單位的主要職能活動(dòng)和重要工作成果；領(lǐng)導(dǎo)和著名人物的重大活動(dòng)；重大事件、重大事故、重大自然災(zāi)害及其他異常情況和現(xiàn)象的記錄；地理概貌、基本建設(shè)、重點(diǎn)工程、名勝古跡、自然風(fēng)光、民間風(fēng)俗和著名人物等具有保存價(jià)值的聲像資料。

2.逐年完成聲像檔案的歸檔整理。要按照國(guó)家檔案局頒布的《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》和國(guó)家質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫總局頒布的《照片檔案管理規(guī)范》，遵循保持聲像檔案有機(jī)聯(lián)系、方便保管利用的原則，按照載體、類別、保管期限等要求，每年做好聲像檔案的分類、排列、編號(hào)、編目等整理工作。歸檔后的照片檔案應(yīng)包括紙質(zhì)照片和電子數(shù)碼照片兩種載體，歸檔后的錄音、錄像檔案應(yīng)包括音頻文件或視頻文件。

3.按時(shí)做好聲像檔案的交接工作。屬于移交范圍的聲像檔案每年11月底前向單位檔案部門移交，任何部門和個(gè)人不得據(jù)為已有。移交聲像檔案時(shí)，要提供紙質(zhì)目錄和電子目錄各一份，填寫好檔案移交文據(jù)（一式兩份）。檔案部門要做好聲像檔案的接收檢驗(yàn)工作，辦好接收手續(xù)，對(duì)檢驗(yàn)不合格的，要退回重新整理。

（三）采用“因材而異”的管理技術(shù)。對(duì)不同載體的聲像檔案進(jìn)行不同的技術(shù)管理。

1.照片的管理。照片可分為膠卷照片、底片和數(shù)碼照片三種。對(duì)膠卷照片可過塑存入檔案專用相冊(cè)保管，也可利用掃描儀進(jìn)行掃描后用JPG格式保存在電腦中。底片用專用的底片相冊(cè)進(jìn)行保管。對(duì)已霉變又沒有照片的底片要進(jìn)行搶救性沖擴(kuò)或利用底片掃描儀進(jìn)行掃描成像處理，儲(chǔ)成JPG格式安全保管。照片檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)經(jīng)歷了內(nèi)存儲(chǔ)、外存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)多個(gè)階段。最安全的方法就是備份存儲(chǔ)。將照片檔案數(shù)據(jù)儲(chǔ)存到耐久性好的載體上，至少一式兩套，一套封存、一套供查閱利用。照片輸入電腦后，利用移動(dòng)硬盤或內(nèi)存較大的U盤進(jìn)行備份，以防電腦病毒或電腦故障而清毀照片，存檔照片達(dá)到一定數(shù)量后，再刻錄保存。

2.錄像帶的管理。錄像帶由磁性材料構(gòu)成，隨著時(shí)間的推移，磁性材料會(huì)自然消磁，也會(huì)霉變，這給安全保管帶來了困難。首先，對(duì)霉變的錄像帶進(jìn)行除霉，方法是找一個(gè)老式的倒帶器，翻開像帶前蓋，輕輕的挑出像帶，用廢舊干凈柔軟布條裹好，然后開始均速轉(zhuǎn)動(dòng)倒帶器，使整個(gè)模擬錄像帶在裹好的柔布中過一次，按上術(shù)步驟重復(fù)幾次，霉變的像帶就基本可用了。其次，把可用的錄像帶放入錄像機(jī)或攝像機(jī)，利用影像軟件Adobe Premiere Pro或Ulead VideoStudio進(jìn)行AVI格式錄制，將以前的模擬信號(hào)變成數(shù)字信號(hào)。最后，刻錄保存或備份保存。

3.光盤的管理。光盤是通過光學(xué)形式將各種信息在聚碳酸酯塑料層上存貯與閱讀的方式。光盤材料會(huì)不可避免地退化，要通過各種技術(shù)方法來控制材料退化的速度。光盤長(zhǎng)期保存的主要途徑是定期復(fù)制或數(shù)據(jù)遷移，定期復(fù)制光盤，信息就能無限期保存下去。

4.錄音的管理。歷史上的機(jī)械錄音機(jī)錄制的信號(hào)都是模擬信號(hào)，隨著時(shí)間的推移，錄音帶會(huì)自然消磁。應(yīng)利用電腦把模擬信號(hào)轉(zhuǎn)變成數(shù)字信號(hào)進(jìn)行安全儲(chǔ)存。操作方法是，將機(jī)械錄音機(jī)錄制的聲音通過錄音機(jī)播放，用電腦的麥克風(fēng)或數(shù)碼錄音筆進(jìn)行復(fù)錄，使之成為數(shù)字信號(hào)。然后，刻錄保存或備份保存。

三、聲像檔案的開發(fā)利用

聲像檔案具有真實(shí)性、生動(dòng)性、美感性特點(diǎn)，在宣傳教育、知識(shí)傳播、科學(xué)研究、藝術(shù)欣賞和歷史憑證等方面具有重要作用。

（一）提高聲像檔案數(shù)字化水平。要按照國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，分期分批有計(jì)劃地開展聲像檔案數(shù)字化工作，有條件的單位可將整理后的數(shù)字聲像檔案上傳到檔案管理軟件系統(tǒng)，方便管理和利用。檔案部門要主動(dòng)收集、接收和保管數(shù)字檔案，確保聲像檔案安全、完整、可靠。

（二）加強(qiáng)聲像檔案利用平臺(tái)建設(shè)。檔案管理部門要加強(qiáng)聲像檔案利用工作的技術(shù)指導(dǎo)，在確保安全、保密的前提下，積極利用網(wǎng)絡(luò)、媒體和政務(wù)服務(wù)大廳等平臺(tái)和窗口，促進(jìn)聲像檔案?jìng)鞑ズ屠谩?/p>

（三）積極開放利用聲像檔案。檔案工作者有促進(jìn)檔案利用的職責(zé)。在遵循法規(guī)制度、確保安全和隱私的前提下，運(yùn)用多種方法，讓一些生動(dòng)形象的歷史圖片、聲頻、視頻廣為人知，這些方法包括互聯(lián)網(wǎng)與網(wǎng)絡(luò)出版物、印刷資料、公共項(xiàng)目、商業(yè)媒體以及教育和推廣活動(dòng)，通過印刷品、數(shù)字產(chǎn)品、機(jī)構(gòu)網(wǎng)站或與外部的出版合作項(xiàng)目等方式，主動(dòng)將公眾普遍感興趣的館藏提供利用，增加人們對(duì)檔案的了解。

做好聲像檔案管理工作，是信息時(shí)代的必然要求，是檔案事業(yè)發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要。我們要高度重視，充分認(rèn)識(shí)做好聲像檔案工作的重要意義，充分發(fā)揮聲像檔案的資訊功能，更好地為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展服務(wù)。