文/吉林省人民醫(yī)院 張鳳娟
傳統(tǒng)的方式保存整理醫(yī)院的檔案會造成檔案的信息比較混亂,沒有條理性,如果我們運用合理的科技手段對檔案加以整理,就會讓醫(yī)院的檔案在內(nèi)容上較為規(guī)整,對以后的尋找或者提取都會節(jié)省很多的時間,簡化很多的流程。所以,對醫(yī)院的檔案實現(xiàn)信息化建設十分必要。
醫(yī)院的檔案信息化建設,就是對醫(yī)院保存的紙質(zhì)版文書檔案以及醫(yī)院的信息檔案進行整理歸納到計算機當中,運用計算機強大的計算功能和發(fā)達的網(wǎng)絡技術,最終達到醫(yī)院檔案資源的共享化。讓醫(yī)院檔案信息具有更加智能自動化的操作方式,可以對醫(yī)院檔案信息化管理提供必要的基礎條件,包括系統(tǒng)的安裝和信息化的范圍,與檔案有關的制度的制定,擴展到對醫(yī)院檔案信息建設的人才引進等各個方面,都會對醫(yī)院檔案的信息化建設有一定的影響。
如果醫(yī)院對電子文件的調(diào)取功能較弱會導致文檔容易丟失,存在無法查找的問題。目前,醫(yī)院的電子檔案最常見的問題是存在極易丟失的問題。發(fā)生的原因是在實際工作中,操作者在操作的過程中對電子文件采取人為的修改,造成了電子文件數(shù)據(jù)的真實性有所變化。如果醫(yī)院對電子文件的監(jiān)控出現(xiàn)漏洞,也會造成文檔的丟失。
另一個問題是醫(yī)院對檔案管理系統(tǒng)沒有規(guī)范的制度和標準。在醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)中各個檔案種類多樣,醫(yī)院在這個時候缺少管理系統(tǒng)的軟件,甚至在管理系統(tǒng)方面沒有十分明確的標準。
從現(xiàn)在的狀況不難看出,我們對醫(yī)院檔案網(wǎng)絡平臺也沒有起到很好的維修保護作用。有人認為,醫(yī)院檔案的信息系統(tǒng)在很大程度上不確定因素十分大,所以在復雜程度上也就高于其他單位。在網(wǎng)絡系統(tǒng)方面,整個系統(tǒng)的兼容性較弱,容易受到外界環(huán)境的干擾和侵犯?,F(xiàn)如今每個醫(yī)療機構中都缺乏專業(yè)的網(wǎng)絡管理員,導致醫(yī)院檔案的歸納與整理受到阻礙。由于部分網(wǎng)絡管理人員缺乏專業(yè)的知識去維護我們的信息化檔案,當外界病毒醫(yī)院檔案網(wǎng)絡進行攻擊時,沒有積極的應對措施和專業(yè)的操作素養(yǎng),給醫(yī)院的檔案信息安全構成很大的威脅。
醫(yī)院各種檔案材料的內(nèi)容質(zhì)量不太完善,醫(yī)院許多檔案質(zhì)量不高,缺乏利用價值,同時在檔案中能較詳細地反映大概情況的多,真正反映細節(jié)情況的少,尤其是一些材料定性結論多,定量描述的少,內(nèi)容的缺乏顯空洞,導致實際情況和檔案要求十分虛無,這樣就無法全面公正地評價某份檔案的真實情況。在醫(yī)院檔案信息化的管理當中,我們可以深入分析研究,一些傳統(tǒng)的思想與觀念深刻影響著醫(yī)院的檔案信息化建設,無法擺脫這種傳統(tǒng)觀念的束縛,無法做到真正意義上的醫(yī)院檔案的信息化建設,單純地使用計算機進行檔案的歸納與整理也無法實現(xiàn)智能化的檔案信息化建設,必須要在設備以及人員配比方面充分配合,才能在真正意義上實現(xiàn)我們醫(yī)院對于檔案的信息化管理,在信息化建設方面才能真正做到領先于其他機構。
(一)我們要加大對電子文件的監(jiān)督管理力度。我們要針對加大對醫(yī)院電子文件監(jiān)管的重視程度,徹底杜絕因人為的改動而造成醫(yī)院檔案信息不準的現(xiàn)象發(fā)生。醫(yī)療機構的領導者也應該加強對檔案信息化建設工作的了解,只有了解才能提高對信息化建設的重視程度。實現(xiàn)對檔案信息化的建設,可以參考其他醫(yī)院在建設檔案信息化過程中的相對成功經(jīng)驗,總結分析醫(yī)院檔案信息化建設對提高醫(yī)院綜合實力和提高醫(yī)院運作效率的重要作用。我們也要讓每一位工作人員明白,醫(yī)院的檔案是極其重要的,一旦出現(xiàn)丟失與管理不當,造成的后果是十分嚴重的。
(二)在制定管理制度方面,我們要按照標準嚴格制定,也要在實際行動中嚴格按照標準去施行。在醫(yī)院檔案信息化的建設過程中,要想達到對有限的信息資源的共享,就必須以標準化的管理制度作為信息化運行的前提條件。通過科學合理可行的管理制度,確保檔案信息建設能夠保持在先進的水平穩(wěn)定地發(fā)展。我們可以通過醫(yī)院的檔案管理部門,對醫(yī)院的所有電子文件負責,在進行制度的設定時,我們可以從各個科室在向檔案管理部門遞交電子文件資料的過程出發(fā),通過對自動化管理系統(tǒng)和規(guī)章制度的運用,保證對電子文件在處理過程中具有較高的可實施性。我們也應該制定相關的操作技術規(guī)范,就可以對在管理軟件的選擇上使用兼容性以及應用性相對都比較好的軟件,對軟件的相關技術參數(shù)也應該有一定的標準,以此來達到進一步的規(guī)范化。
(三)在提高醫(yī)院檔案管理者的綜合素質(zhì)上,我們也要制定適當?shù)呐嘤柎胧?。醫(yī)院檔案信息化建設對提高醫(yī)院的綜合實力方面發(fā)揮有著很大的作用。隨著網(wǎng)絡系統(tǒng)的運行環(huán)境也越來越復雜,對于管理檔案信息資料的工作人員也是一個極大的考驗,它考驗著工作人員的耐心和專業(yè)素養(yǎng)。所以每一個醫(yī)療機構都應該適應發(fā)展的趨勢,積極加強對醫(yī)院檔案管理人才的培訓措施,通過定期以及不定期的方式,對醫(yī)院的相關人員進行系統(tǒng)的專業(yè)化培訓,我們也應該加大管理醫(yī)院的每一個部門,各司其職,提高專業(yè)化的工作素養(yǎng)。這樣才能在檔案管理的工作中,根據(jù)各個科室的實際情況提供有針對性的檔案服務。
加強對醫(yī)院檔案網(wǎng)絡平臺的保護與管理也是我們的有效手段之一。防止檔案信息網(wǎng)絡被病毒或各種黑客所攻擊而造成重要資料的泄漏,是我們的主要檔案管理工作之一,我們醫(yī)院應該按照各類資料的類型及其保密級來對其進行安全層次分類,資料文檔的綜合價值決定了這份檔案的加密等級。首先對檔案進行等級的大概劃分,再根據(jù)文件層次分類的不同對用戶設置訪問權限。對于檔案信息管理,我們的醫(yī)院工作人員還應對醫(yī)院的敏感信息進行同步的監(jiān)控,定期對檔案信息管理系統(tǒng)的安全性進行仔細的檢測,發(fā)現(xiàn)有安全隱患時要及時采取有針對性的防控措施。我們?nèi)绻跈n案管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡安全方面能有進一步的安全保證,醫(yī)院的管理者可以采用物理隔離這種較為傳統(tǒng)的方式,結合先進的科學技術來進行合理的檔案管理與分類。我們可以通過防火墻、身份認證以及加密的方式進行登陸系統(tǒng)的操作。通過限制內(nèi)部區(qū)域的工作人員意外進入系統(tǒng),發(fā)生同外部互聯(lián)網(wǎng)連接的危險點以及危險服務,避免檔案信息存在網(wǎng)絡方面的安全隱患。
我們可以通過加快醫(yī)院的文書檔案管理的信息化建設來達到先進的檔案信息化管理。在信息采集方面,我們具有了先進的信息收集系統(tǒng)之后,就要使采集到的信息具體化,這樣可以讓我們的信息系統(tǒng)更加完善,在查找信息方面我們就可以做到快速且準確。我們完全可以通過文書的信息化管理,讓每一步的業(yè)務處理流程、行政規(guī)章、管理制度以及工作日志、文件、會議紀要、工作計劃、總結、報告等具有規(guī)范化的流程。我們也應該讓現(xiàn)成的檔案管理按照嚴格的制度和管理規(guī)范檔案的收集與處理。
我們所處的時代是一個信息化的時代,為了把科學技術運用到我們的實際生活當中去,給我們的生活帶來方便與快捷,我們不僅要把信息化技術投入高精尖領域,在醫(yī)療、教育、日常生活當中都應該加以利用,在醫(yī)院實現(xiàn)檔案的信息化,可以讓檔案更好地保存,這是每一位檔案管理人員都要具有的一種對歷史負責任的態(tài)度,也是我們對自身工作態(tài)度的一種提升,同時將檔案進行信息化建設也是對醫(yī)院整體的一種技術提升,對醫(yī)院在社會當中的聲譽建設也有十分大的好處。