電力企業(yè)檔案信息化建設(shè)初探

文/浙江啟明集團(tuán)有限公司電力安裝公司 吳以琳

電力企業(yè)檔案是企業(yè)的一種無(wú)形資產(chǎn)，其在電力事業(yè)的發(fā)展中發(fā)揮著極為重要的促進(jìn)作用，是企業(yè)順利運(yùn)行的重要組成部分，為企業(yè)提供了重要信息，因此在電力企業(yè)管理中檔案管理工作極為重要。新形勢(shì)下，信息資源為企業(yè)更好參與社會(huì)生活和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)提供了重要保障，在企業(yè)檔案管理中應(yīng)用和推廣信息化，革新傳統(tǒng)的檔案管理模式，不斷優(yōu)化辦公軟件環(huán)境，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理效率和質(zhì)量的有效提升。新時(shí)期電力企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的開展，是企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的必然趨勢(shì)。

一、電力企業(yè)檔案信息化建設(shè)的意義

（一）電力企業(yè)和其他行業(yè)存在一定的區(qū)別。其主要生產(chǎn)的是電，而電是一種十分特殊的商品，在人們的日常生活和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中存在，是重要的資源，和國(guó)計(jì)民生息息相關(guān)，在社會(huì)經(jīng)濟(jì)生產(chǎn)中不可或缺。實(shí)現(xiàn)電力企業(yè)檔案信息化，不僅可以為企業(yè)的管理工作提供幫助，實(shí)現(xiàn)工作效率的提升，同時(shí)可以對(duì)電力企業(yè)的各項(xiàng)工作進(jìn)行科學(xué)分類、匯總和統(tǒng)計(jì)，并有序形成文書管理，確保電力企業(yè)設(shè)備維護(hù)、優(yōu)質(zhì)服務(wù)和節(jié)能減排等工作有據(jù)可循，電力企業(yè)借助構(gòu)建信息化的檔案體系，可以和各方建立良好合作關(guān)系，包括合作企業(yè)、相關(guān)管理部門以及客戶，利用網(wǎng)絡(luò)相互分享信息資源。檔案管理信息的數(shù)字化、管理工作的精細(xì)化、信息傳遞的網(wǎng)絡(luò)化、利用服務(wù)需求的擴(kuò)大化，以電子文件管理的方式開展檔案工作。

（二）電力企業(yè)內(nèi)部借助檔案信息可以歸檔整理相關(guān)資料。資料包括人力資源、財(cái)務(wù)核算、控制管理、績(jī)效考核、設(shè)備維護(hù)、崗位操作等，以給予各部門幫助，方便查找使用，實(shí)現(xiàn)工作效率的最佳化。同時(shí)作為企業(yè)正常運(yùn)作的第一手信息資料，展開保管、整理和收集，把傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案所占據(jù)的時(shí)間和空間減少，有效確保電力企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的最佳化。電力企業(yè)檔案信息化建設(shè)和新形勢(shì)的需求相符，是電力企業(yè)持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展的需要，電力企業(yè)檔案信息化建設(shè)應(yīng)做到與時(shí)俱進(jìn)，可以給予電力企業(yè)幫助，使其在最短的時(shí)間內(nèi)獲得電力市場(chǎng)行情、現(xiàn)代化管理經(jīng)驗(yàn)以及行業(yè)科技知識(shí)，順利實(shí)現(xiàn)資源共享的目標(biāo)。

二、加強(qiáng)電力企業(yè)檔案信息化建設(shè)的措施

（一）加快企業(yè)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。在檔案信息化建設(shè)中，建立健全的檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系發(fā)揮著極為重要的作用。為了能夠促使檔案管理真正實(shí)現(xiàn)信息化，應(yīng)嚴(yán)格遵照國(guó)家有關(guān)制度與標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合電力企業(yè)實(shí)際情況，建立健全完善的、可操作的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)。首先，以高瞻遠(yuǎn)矚的眼光進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃，并用心考慮到企業(yè)實(shí)際情況及信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，在企業(yè)發(fā)展規(guī)劃中納入企業(yè)檔案信息化建設(shè)，對(duì)發(fā)展目標(biāo)予以明確，在規(guī)范化、科學(xué)化的發(fā)展道路中納入企業(yè)檔案信息化建設(shè)。其次，要對(duì)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系予以完善，在最短的時(shí)間內(nèi)將電子文件歸檔制度、檔案信息整合、采集以及安全管理等方面的標(biāo)準(zhǔn)制定出來，把現(xiàn)有的標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格落到實(shí)處，對(duì)現(xiàn)有標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系予以總結(jié)完善，將信息化建設(shè)中的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，從而真正實(shí)現(xiàn)可持續(xù)利用數(shù)字檔案資源，有效解決電力企業(yè)檔案信息化建設(shè)所存在的不足，促使有限的資源得以充分、合理利用。

（二）完善檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。目前，電力企業(yè)檔案管理存在各種缺陷，因此，電力企業(yè)應(yīng)立足于自身具體情況，選取恰當(dāng)?shù)臋n案管理模式促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)運(yùn)營(yíng)。在信息技術(shù)的不斷發(fā)展下，電力企業(yè)檔案管理信息化已成為一種必然趨勢(shì)。除此之外，計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)的日益成熟，進(jìn)一步強(qiáng)化了信息儲(chǔ)存能力，使企業(yè)檔案管理真正實(shí)現(xiàn)高效、便捷管理與統(tǒng)計(jì)信息，有力地提高信息化管理水平。

（三）注重優(yōu)秀檔案管理人才的引進(jìn)和培養(yǎng)。電力企業(yè)要想將現(xiàn)代化管理的目標(biāo)順利實(shí)現(xiàn)，就必須對(duì)檔案的信息化管理引起重視，這就要求電力企業(yè)在檔案信息化管理中，注重優(yōu)秀檔案管理人才的引進(jìn)和培養(yǎng)，確保電力企業(yè)檔案信息化管理工作的完善性，竭盡全力在最短的時(shí)間內(nèi)將電力企業(yè)檔案的信息化管理目標(biāo)實(shí)現(xiàn)，為電力企業(yè)的穩(wěn)定、持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。因?yàn)闄n案管理人員的綜合素質(zhì)、專業(yè)素質(zhì)和企業(yè)檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程息息相關(guān)，若是電力企業(yè)忽視優(yōu)秀檔案管理人才的引進(jìn)和培養(yǎng)工作，既使具備再先進(jìn)的設(shè)備也無(wú)濟(jì)于事，同時(shí)電力企業(yè)還要嚴(yán)格要求檔案管理人員，使其在工作中積極主動(dòng)促進(jìn)自身綜合素質(zhì)和專業(yè)技能的增強(qiáng)，這就需要電力企業(yè)積極構(gòu)建切實(shí)可行、有效科學(xué)的檔案管理人才培訓(xùn)體系，從人才上大力支持電力企業(yè)的檔案信息化管理。

（四）加強(qiáng)業(yè)務(wù)建設(shè)和信息資源共享。電力企業(yè)應(yīng)高度重視檔案業(yè)務(wù)建設(shè)，設(shè)立專業(yè)的管理機(jī)構(gòu)，組織開展系統(tǒng)、全面的檔案培訓(xùn)活動(dòng)，以此來確保檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化。同時(shí)，電力企業(yè)應(yīng)注重信息的對(duì)接，尤其是部門之間、上下級(jí)部門、企業(yè)與客戶之間，確?？梢怨蚕硇畔①Y源，保證電力企業(yè)可以及時(shí)獲得有價(jià)值的信息資料，如：電力施工項(xiàng)目單位借助檔案信息化離線客戶端就能不受時(shí)間和地點(diǎn)的限制輕松歸檔上傳相關(guān)施工資料，同時(shí)還能第一時(shí)間獲取上級(jí)相關(guān)部門的信息資源，從而做到共享信息資源。

（五）加強(qiáng)檔案信息數(shù)據(jù)安全管理。安全保存檔案信息是檔案歸檔整理的重要基礎(chǔ)，數(shù)字化檔案信息通暢是在計(jì)算機(jī)中存儲(chǔ)，因此要加大計(jì)算機(jī)防火墻設(shè)置力度，避免感染病毒，使檔案信息存儲(chǔ)位置的安全性得到保證。特別是電力企業(yè)的諸多檔案信息屬于國(guó)際電網(wǎng)建設(shè)的保密性信息，電力企業(yè)必須對(duì)數(shù)據(jù)的使用權(quán)限以及安全級(jí)別予以確立，同時(shí)把檔案信息化管理法規(guī)嚴(yán)格落到實(shí)處，在最短的時(shí)間內(nèi)把內(nèi)部檔案數(shù)字化管理的混亂狀態(tài)解決。把問責(zé)制度有效落到實(shí)處，針對(duì)歸檔錯(cuò)誤行為，應(yīng)及時(shí)將責(zé)任落到相關(guān)管理人員頭上，以此使檔案數(shù)據(jù)的安全得到保證。

三、結(jié)語(yǔ)

總之，對(duì)于電力企業(yè)發(fā)展而言，檔案信息化建設(shè)尤為關(guān)鍵，但現(xiàn)階段電力企業(yè)檔案信息化建設(shè)缺乏均衡性，仍有諸多問題存在?；诖耍娏ζ髽I(yè)必須進(jìn)一步強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)?；谧陨憩F(xiàn)狀，對(duì)電力企業(yè)檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程進(jìn)行合理安排和規(guī)劃，把統(tǒng)一和規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)制定出來，以促進(jìn)電力企業(yè)檔案信息化建設(shè)水平的提升，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息利用率最大化。