電子信息檔案管理在業(yè)務(wù)中的應(yīng)用及風(fēng)險(xiǎn)控制措施
——以農(nóng)業(yè)科研院所為例

文/寧德市農(nóng)業(yè)科學(xué)研究所 蘭前

農(nóng)業(yè)科研院所是農(nóng)業(yè)技術(shù)研究和研究成果向?qū)嵱棉D(zhuǎn)化的重要機(jī)構(gòu)，即以福建寧德市農(nóng)業(yè)科學(xué)研究所為例，其在工作實(shí)踐中有大量檔案信息產(chǎn)生，這些信息內(nèi)容的合理高效管理，對于技術(shù)研究與應(yīng)用的價值非常突出。因?yàn)橛辛讼冗M(jìn)信息技術(shù)的支持，電子信息檔案管理的應(yīng)用范圍變得很廣，但同時也帶來了一些應(yīng)用及風(fēng)險(xiǎn)控制方面的問題，解決好這些問題，才能使農(nóng)業(yè)科研院所更好地發(fā)揮本身職能，為農(nóng)業(yè)發(fā)展服務(wù)。

一、農(nóng)業(yè)科研院所電子信息檔案建設(shè)概述

在現(xiàn)代農(nóng)業(yè)發(fā)展過程之中，農(nóng)科院所的技術(shù)提供使命至關(guān)重要，如福建省寧德農(nóng)業(yè)科學(xué)研究所，便將主要精力放在提供開展農(nóng)業(yè)科研與農(nóng)業(yè)技術(shù)開發(fā)，給當(dāng)?shù)剞r(nóng)業(yè)生產(chǎn)提供各類技術(shù)服務(wù)方面，長期以來，取得了比較好的成績，與此同時，農(nóng)科院所也在平時工作實(shí)踐中形成了眾多文件資料，如何管理這些資料，成為一項(xiàng)專門的課題。工作實(shí)踐中，所有的檔案資料都要求規(guī)范化整理和分類，以案卷目錄編制、卷內(nèi)目錄檢索為助力，達(dá)到隨時取用的效果。近些年來，因?yàn)樾畔⒓夹g(shù)水平的不斷完善，以福建省寧德農(nóng)業(yè)科學(xué)研究所為代表的一些單位，把信息技術(shù)和檔案管理相結(jié)合，形成了電子信息檔案管理模式，對于提升檔案管理效率、提高服務(wù)水平具有突出意義。但與此同時，也有一些農(nóng)科院所因受經(jīng)費(fèi)、人員等方面因素的影響，存在著檔案信息化管理水平偏低的問題，導(dǎo)致電子信息檔案應(yīng)用風(fēng)險(xiǎn)控制隱患的存在，這些應(yīng)該隨時給予糾正。

二、電子信息檔案管理在業(yè)務(wù)中的應(yīng)用價值

若想使風(fēng)險(xiǎn)控制問題得到糾正，首先需要明確電子信息檔案管理在農(nóng)業(yè)科研院所業(yè)務(wù)中的應(yīng)用價值，從而讓風(fēng)險(xiǎn)控制更具針對性，避免出現(xiàn)無的放矢的問題。

（一）電子信息檔案的存在，是檔案管理效率提升的利器。計(jì)算機(jī)所具有的強(qiáng)大信息處理功能，快捷的運(yùn)算速度等優(yōu)勢，讓傳統(tǒng)檔案管理滯后現(xiàn)象得到了有效解決，并且提升了信息記錄的準(zhǔn)確度。

（二）電子信息檔案的安全保障價值。雖然有新的網(wǎng)絡(luò)不穩(wěn)定因素存在，但電子信息檔案傳達(dá)無疑多了一份安全保障，一些傳統(tǒng)檔案管理中運(yùn)輸、管理等環(huán)節(jié)的自然與人為破損因素不復(fù)存在。

（三）電子信息檔案在管理方面的資源共享優(yōu)勢。大量傳統(tǒng)檔案被閑置的情況，在大數(shù)據(jù)時代有了根本改觀，電子信息檔案管理的技術(shù)發(fā)展，使之在農(nóng)業(yè)科研院所的應(yīng)用，能夠以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)傳輸與信息傳遞為紐帶，更好適應(yīng)當(dāng)代社會發(fā)展節(jié)奏，一定程度上滿足院所工作變革需求。

二、電子信息檔案管理在業(yè)務(wù)中的風(fēng)險(xiǎn)控制措施

我們要意識到，在農(nóng)科院所中電子信息檔案的應(yīng)用與管理優(yōu)勢，發(fā)揮出其相對于傳統(tǒng)檔案管理的長處。但同時也要意識到，無論任何一種管理方式，都沒有萬無一失之說，因?yàn)榛ヂ?lián)網(wǎng)的性質(zhì)所決定，以保密工作為代表的風(fēng)險(xiǎn)控制方法，始終是各地農(nóng)科院所電子信息檔案管理工作中的難點(diǎn)之所在?，F(xiàn)在，電子信息技術(shù)水平的提升可謂日新月異，雖然當(dāng)前農(nóng)科院所的檔案管理工作已經(jīng)應(yīng)用了比較先進(jìn)的加密手段，并不容易被破解，可技術(shù)的不斷變革使得加密手段的安全性并不會永久。因此，應(yīng)當(dāng)將檔案加密管理工作視做重要的風(fēng)險(xiǎn)控制方向，意識到若是缺少行之有效的防預(yù)風(fēng)險(xiǎn)方案，便非常容易導(dǎo)致農(nóng)科院所電子信息檔案遭到竊取或是受到損毀，給單位帶來無法挽回的損失，以下是幾點(diǎn)有效的規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)努力方向。

（一）農(nóng)科院所需要充分關(guān)注本單位的電子信息檔案儲存安全問題。首先要讓檔案所處的載體擁有更強(qiáng)的安全系統(tǒng)，明確電腦病毒對于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)可能產(chǎn)生的巨大破壞性，針對病毒入侵的方式、頻率等，構(gòu)建形成與之相對應(yīng)的防范機(jī)制。比如農(nóng)科院所的檔案管理工作者需要定期以殺毒軟件查殺病毒，讓系統(tǒng)得到合理的保護(hù)，要有充分的預(yù)見性，以網(wǎng)絡(luò)安全報(bào)警系統(tǒng)的優(yōu)化為工作目標(biāo)，在發(fā)現(xiàn)電子信息檔案可能受到侵襲的苗頭時，及時做出處理。再比如各單位需要定期對正版軟件進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)，從源頭上消除系統(tǒng)崩潰所造成的損失，要定期升級軟件，在發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)受到破壞的情況下，馬上進(jìn)行處理，將損失消滅于無形。其次，要讓檔案數(shù)據(jù)更具安全性，比如需要從根源上確保電子信息檔案不會出現(xiàn)泄露的問題，確保農(nóng)業(yè)科研院所的信息絕對安全，要利用必要的防火墻手段，禁止外部計(jì)算機(jī)的隨意傳輸與下載檔案問題，只有經(jīng)過允許的訪客才能瀏覽與傳輸檔案信息。再比如農(nóng)業(yè)科研院所應(yīng)該把電子信息檔案備份，在萬一出現(xiàn)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)癱瘓的情況下發(fā)揮出備份的作用，與此同時，還要對這些備份信息多重防護(hù)，妥善保管，甚至是多次備份。除此以外，無論是常規(guī)保管還是備份保管，都應(yīng)該關(guān)注溫度濕度等容易對電子信息檔案產(chǎn)生不利影響的因素，將其置于良好的環(huán)境之中。

（二）農(nóng)科院所需要充分關(guān)注電子信息檔案管理者的個人素質(zhì)。無論信息化水平如何提高，計(jì)算機(jī)最終還是要?dú)w結(jié)于人的操控，從這個角度來講，農(nóng)業(yè)科研院所電子信息檔案管理者擁有足夠的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)工作原理知識及科學(xué)管理操作意識，以及充分的檔案安全意識，是電子信息檔案管理應(yīng)用過程中風(fēng)險(xiǎn)控制的關(guān)鍵性因素。所以，在前期準(zhǔn)備工作中，農(nóng)業(yè)科研院所應(yīng)當(dāng)對相關(guān)人員進(jìn)行科學(xué)嚴(yán)格的培訓(xùn)，在其培訓(xùn)合格后方允許其上崗工作，而在其上崗后亦應(yīng)做好定期培訓(xùn)工作，確保本單位檔案管理者能夠及時了解風(fēng)險(xiǎn)控制前沿的知識，隨時應(yīng)對電子信息檔案管理中的新問題與新情況。

（三）農(nóng)科院所需要充分關(guān)注電子信息檔案管理工作制度的完善方式。檔案管理的一個突出作用在于實(shí)現(xiàn)其合理化應(yīng)用與流通，此時，構(gòu)建形成更加完善化的電子信息檔案工作模式，使模式運(yùn)行有制度相依托便顯得非常重要。另外，在傳統(tǒng)觀念與方法下，農(nóng)業(yè)科研院所各部門之間的交流與溝通不足，往往都是各自為政，檔案的收集與整理各行其是，而在新環(huán)境下，電子信息檔案的應(yīng)用能夠讓各部門乃至各單位之間實(shí)現(xiàn)資源共享，對人力、財(cái)力、物力的節(jié)約具有保障作用，為將此保障作用發(fā)揮到極致，應(yīng)當(dāng)從更宏觀層面制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)控制工作制度，使有關(guān)人員嚴(yán)格遵循制度工作，例如，只有具有檔案管理資格的人員才可以操作有關(guān)系統(tǒng)，要對網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)設(shè)置逐層、分級的權(quán)限，要有效發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)層的示范與監(jiān)督功能，同時也要激勵工作人員自我與相互監(jiān)督等。

三、總結(jié)

農(nóng)業(yè)科研院所業(yè)務(wù)中的電子信息檔案合理管理，能夠讓常規(guī)檔案管理同信息技術(shù)結(jié)合起來，從而全面提升檔案管理工作水平與效率，給基礎(chǔ)科研活動以及隨之發(fā)生的科學(xué)技術(shù)轉(zhuǎn)化服務(wù)提供幫助，這可以說是未來相關(guān)發(fā)展實(shí)踐過程中的必然途徑。正因?yàn)檫@樣，農(nóng)業(yè)科研院所必須要充分認(rèn)識到電子信息檔案建設(shè)現(xiàn)實(shí)情況，特別是明確電子信息檔案建設(shè)的潛在價值，理清風(fēng)險(xiǎn)控制的工作思路，為未來信息化建設(shè)提供良好的基礎(chǔ)條件。