淺析庫存檔案定期清點的目的和意義

文/昆明醫(yī)科大學(xué) 王媛 周璐（通訊作者）

一、庫存檔案及庫存檔案清點的定義

庫存檔案是指經(jīng)過收集、篩選、分類、定期、立卷后按照不同類型進(jìn)入相應(yīng)庫房上架保管并利用的檔案。

庫存檔案按照載體的不同，可劃分為多種類型，目前普遍存在的有紙質(zhì)檔案、實物檔案、聲像檔案和電子檔案等，無論何種類型的檔案，都必須參照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)存放在對應(yīng)的達(dá)標(biāo)合格的檔案庫房中進(jìn)行規(guī)范管理。

各類型檔案中，最常見、最普遍、數(shù)量最多的有以“卷”或“件”形式存放的以植物纖維紙張為載體的紙質(zhì)檔案；有以往來禮品、獎杯獎狀、徽章等為主要內(nèi)容的實物檔案；有已經(jīng)沖洗成片或以傳統(tǒng)膠質(zhì)底片形態(tài)存在的聲像檔案；還有用光盤、硬盤為載體的電子檔案等。以上這些檔案雖然存放在相對應(yīng)專業(yè)的庫房中，但在后期的查閱利用、再次返庫存放的過程中仍然存在錯放、損壞甚至丟失等問題，定期進(jìn)行清點，是確保這些檔案安全的重要手段。

庫存檔案定期清點是指：根據(jù)各類型檔案特征、庫房硬件保管條件和查閱利用情況，對庫存檔案的數(shù)量與電子及紙質(zhì)目錄在一定時間內(nèi)，進(jìn)行全面清查、清點的作業(yè)，在準(zhǔn)確掌握不同時點庫存檔案數(shù)量的同時，對檔案質(zhì)量進(jìn)行檢查，從而達(dá)到摸清家底、排除隱患、糾正錯誤、規(guī)范管理的目的。

二、庫存檔案保管中常見的問題

在實踐工作中，庫存檔案常見的問題有：

（一）錯放。是指各類型檔案入庫時排架清晰，裝箱規(guī)范，但在多次的查閱、調(diào)出、利用后，由于數(shù)量繁多及工作人員疏忽等原因，返庫入柜時放錯排架、箱柜或先后次序，導(dǎo)致實體檔案石沉大海，雖沒有丟失但造成后續(xù)查找利用困難，尤其紙質(zhì)類檔案由于其年代長久、數(shù)量龐大，發(fā)生此類問題較多。

（二）損壞。各類型檔案都有相應(yīng)的保管要求，一旦保管不當(dāng)，就會造成檔案損壞。紙質(zhì)檔案的損壞主要有蟲蛀、霉變、紙張破損等問題；已經(jīng)沖洗成片的照片檔案有發(fā)黃、變色的問題而膠片則存在磁粉脫落等問題；電子檔案則存在存儲介質(zhì)如光盤或硬盤一旦損壞，一般都不可逆轉(zhuǎn)，會損失慘重。

（三）遺失。是指各類型檔案在多次查閱利用尤其是外借后，未及時追回返庫，而造成遺失缺件的事故。紙質(zhì)檔案存在或整“卷”遺失或案卷中的某一“件”遺失的現(xiàn)象；實物和聲像檔案一般會以“件”遺失；電子檔案由于單個存儲介質(zhì)存儲量較大，一旦遺失，則會造成極大的損失和安全泄密問題。

針對上述問題，各國家機構(gòu)、企事業(yè)單位、社會組織等部門在檔案管理工作中都應(yīng)當(dāng)重視實體庫存檔案管理，除基礎(chǔ)建筑、密集架、防磁柜及“八防”等專業(yè)設(shè)施設(shè)備應(yīng)盡量達(dá)標(biāo)外，定規(guī)章、按流程、分類別，定期清點庫房是必須的管理措施。

三、庫存檔案定期清點的目的

（一）排除隱患，確保安全。庫房管理是檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，實體檔案是檔案利用的物質(zhì)基礎(chǔ)，庫房日常管理的根本目的就是保障和維護實體檔案的安全。對庫存檔案進(jìn)行定期清點不僅是檔案數(shù)量的核實，更是對庫房設(shè)施、庫房環(huán)境，庫房防護工作運行情況進(jìn)行檢查和全面了解的過程。在清點庫存檔案時除要檢查消防設(shè)施、監(jiān)控系統(tǒng)、電器線路、水暖管道等是否存在安全隱患外，紙質(zhì)檔案是否有蟲蛀發(fā)霉情況？錄音、錄像帶等膠片類檔案是否有磁化現(xiàn)象？實物檔案是否有破損、保管不當(dāng)?shù)惹闆r？“八防”工作是否到位等也是必須落實的，所以，庫存檔案清點是排除隱患，確保檔案安全的有力手段。

（二）明確數(shù)量，摸清家底。根據(jù)《檔案法》的規(guī)定，公務(wù)機關(guān)、企事業(yè)單位和社會組織應(yīng)根據(jù)檔案的類型不同按時收集檔案并歸檔入庫管理。比如文書檔案一般在第二年的6月份之前收集歸檔入庫；科研檔案是項目結(jié)題后2個月內(nèi)收集歸檔入庫；聲像檔案是隨時產(chǎn)生隨時收集歸檔入庫……這樣就造成很多單位和部門常年累月都有不同類型的檔案收集入庫，加之又有到期銷毀的檔案出庫，很多單位、部門對本單位的庫存檔案數(shù)量是不能夠準(zhǔn)確掌握的，這就需要以固定時點為基礎(chǔ)，比如每年年終或每年第一季度等，定期對庫存檔案進(jìn)行清點，從而達(dá)到明確數(shù)量，摸清家底的目的。

（三）修正失誤，規(guī)范排架。在實際工作中，由于特殊的工作需要，有些原始檔案需要借出庫房使用，天長日久，究竟有多少檔案被借出？出庫了多長時間？哪些檔案已經(jīng)到了應(yīng)該歸還的日期？哪些已經(jīng)歸還入庫了？這些問題都可以通過定期清點庫房檔案弄清楚。對于那些到了歸還日期尚未歸還的檔案，應(yīng)及時向借用人員發(fā)出催還通知；對于那些尚未到歸還日期的檔案，則應(yīng)提醒借閱者妥善保管，防止檔案丟失。在清點庫存檔案過程中如發(fā)現(xiàn)檔案放錯箱柜或排放次序出現(xiàn)錯誤的，應(yīng)及時給予糾正，恢復(fù)原來位置，做到門類清晰、排架規(guī)范。

（四）熟悉庫存，提高業(yè)務(wù)。國家機關(guān)、企事業(yè)單位和社會組織根據(jù)其業(yè)務(wù)職能的不同收集保管著不同類別的檔案，有共有性，也有特殊性，比如所有單位都會有財務(wù)檔案、聲像檔案和實物檔案等，而機關(guān)的業(yè)務(wù)檔案、高校的教學(xué)檔案、企業(yè)的產(chǎn)品檔案等又各有不同。對于檔案從業(yè)工作者而言，通過定期庫存檔案清點不僅能夠熟悉本單位、本部門的基本業(yè)務(wù)范圍，對庫存檔案的類別、數(shù)量、質(zhì)量做到心中有數(shù)，還能夠進(jìn)一步熟練掌握檔案的收集、利用流程，提高業(yè)務(wù)能力。

四、庫存檔案定期清點的意義

（一）檔案屬性的需要。檔案是真實、可靠的歷史憑據(jù)，是查考?xì)v史史實最令人信服的依據(jù)和憑證，具有原始記錄性；另外檔案還承載著大量的政策、消息、情報、數(shù)據(jù)等信息，具有信息承載性；檔案同時還是人類認(rèn)識世界、改造世界的歷史記錄，是人類智慧的結(jié)晶，具有極強的知識性。檔案不同于書籍，它都是原稿、原本，是一手材料，是一次性含有大量信息和知識的文獻(xiàn)，是歷史真跡，必須對其謹(jǐn)慎保管、規(guī)范使用，保證安全，定期對庫存檔案的存放環(huán)境、存放狀態(tài)、查閱利用、借出歸還等情況進(jìn)行排查清點是其基本屬性的要求，也是檔案工作的重中之重。

（二）檔案工作規(guī)范管理的需要。檔案工作的主要環(huán)節(jié)是收集、保管和利用，每個環(huán)節(jié)都有嚴(yán)格的工作規(guī)范，包括制度建設(shè)是否齊全、流程設(shè)置是否合理、檔案質(zhì)量是否達(dá)標(biāo)、工作責(zé)任是否落實等。定期清點庫存檔案就是對檔案各環(huán)節(jié)工作是否規(guī)范的檢驗，通過檔案清點，及時發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，并有針對性地拿出解決的方案，彌補管理漏洞，完善管理制度，規(guī)范管理流程，確保檔案安全。

（三）新時期檔案工作的需要。隨著科技的發(fā)展，時代的進(jìn)步，檔案的種類也日益繁多復(fù)雜起來。從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案到膠片類聲像檔案，到各類各樣的實物檔案，到各種載體的數(shù)碼檔案……如何保管好這些檔案，對本單位負(fù)責(zé)、對社會負(fù)責(zé)、對歷史負(fù)責(zé)是新時期擺在檔案工作者面前的重要課題和工作任務(wù)。筆者認(rèn)為，以庫存檔案管理為導(dǎo)向，以定期檢查清點庫存檔案為手段，從實體入手，從源頭抓起，就是提高檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理的有力手段，是滿足新時期檔案工作需要的根本方法。