做好高校辦公室行政管理工作的五點(diǎn)要求

文/吉林大學(xué)工程仿生教育部重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室 馮璐

高校辦公室管理人員的素質(zhì)決定著高校辦公室的效率，在教育改革的大前提下，高校進(jìn)行改革創(chuàng)新的任務(wù)刻不容緩。這就要求每個(gè)高校部門都應(yīng)該提高效率，加強(qiáng)自身的紀(jì)律，以提高高校的利益作為出發(fā)點(diǎn)，這樣才能為高校的改革創(chuàng)新注入活力和動(dòng)力。高校最重要的工作之一是加強(qiáng)管理，增進(jìn)創(chuàng)新素質(zhì)，因?yàn)楦咝＾k公室所掌管的工作很基礎(chǔ)很根本，所以說(shuō)要加強(qiáng)高校辦公室的管理，讓高校辦公室在創(chuàng)新發(fā)展中發(fā)揮重要的作用。對(duì)高校辦公室人員的五點(diǎn)要求是加強(qiáng)管理的基礎(chǔ)，本文將具體介紹高校辦公室的職責(zé)和地位及五點(diǎn)要求的詳情。

一、高校辦公室的主要職責(zé)和地位

高校辦公室在高校工作中扮演著怎么的角色？這是我們探討五點(diǎn)要求先要弄懂的問(wèn)題。高校辦公室擔(dān)負(fù)著非常繁重的工作，工作是一個(gè)綜合性的，主要是協(xié)調(diào)各部門，對(duì)學(xué)生和老師進(jìn)行服務(wù)。將學(xué)生和老師的意見綜合起來(lái)，上報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)層；將上面所要傳達(dá)的情況傳達(dá)到老師和同學(xué)身上；在高校對(duì)外界企業(yè)及其他高校進(jìn)行交流合作的時(shí)候，高校辦公室要進(jìn)行整個(gè)合作的準(zhǔn)備活動(dòng)。高校辦公室還是一個(gè)綜合性的服務(wù)機(jī)構(gòu)，這就要求管理校園中的衛(wèi)生安全、餐飲服務(wù)等。總得來(lái)說(shuō)，高校辦公室就像公司的秘書處，進(jìn)行信息的傳達(dá)、人員的接待及其服務(wù)工作。所以說(shuō)，每一個(gè)環(huán)節(jié)都是非常重要的，有一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)了問(wèn)題，就會(huì)對(duì)高校的發(fā)展產(chǎn)生很大的影響，對(duì)高校所開展的每一個(gè)活動(dòng)和工作產(chǎn)生損失。如果高校辦公室的工作人員沒有強(qiáng)烈的責(zé)任感，沒有具備應(yīng)該具備的工作素質(zhì)，就會(huì)使工作出現(xiàn)無(wú)條理、無(wú)信息、無(wú)標(biāo)準(zhǔn)、無(wú)規(guī)范和無(wú)科學(xué)的狀態(tài)，使高校辦公室變成一個(gè)打雜的部門，高校辦公室的工作環(huán)境要進(jìn)行改善，每一個(gè)高校領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對(duì)高校辦公室的重視，增加高校辦公室工作人員學(xué)習(xí)交流的途徑，重視工作人員的福利制度，提高工作人員的思想和工作素質(zhì)，從精神和資金上支持他們，給他們提供很好的福利，加快高校辦公室的改革，提高工作能力。

二、做好行政管理工作的五點(diǎn)要求

高校辦公室是一個(gè)復(fù)雜而又綜合的部門，每一個(gè)環(huán)節(jié)都有著密切的聯(lián)系，一項(xiàng)環(huán)節(jié)出錯(cuò)或者效率低，就會(huì)影響其他人員的工作效率，所以說(shuō)要嚴(yán)格遵循高校辦公室的五點(diǎn)要求，做好自己的本職工作，提高效率和工作素質(zhì)。第一，思想教育和思想素質(zhì)必不可少，社會(huì)責(zé)任感是根本，每個(gè)工作人員要有責(zé)任感。這就要求高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于高校辦公室工作人員的招進(jìn)有一個(gè)嚴(yán)苛的考察，在上崗之前進(jìn)行培訓(xùn)，增強(qiáng)他們的服務(wù)意識(shí)，要勤奮勤勞，踏實(shí)完成每一個(gè)工作。第二，在工作當(dāng)中有好的工作作風(fēng)，嚴(yán)格遵循高校所提出的規(guī)章制度，不犯錯(cuò)，知道自己應(yīng)該做什么，不應(yīng)該做什么，牢記每項(xiàng)工作的要求。第三，要提高自己的效率，不能給團(tuán)隊(duì)拖后腿，有錯(cuò)誤立即改正，不發(fā)牢騷。第四，注意自己的言行，對(duì)于每一個(gè)學(xué)生和老師都要保持一個(gè)禮貌的態(tài)度，掌握一定的社交禮儀。第五，提高自己的服務(wù)能力，掌握服務(wù)的技巧，對(duì)于每一項(xiàng)工作都要認(rèn)真去完成。在工作當(dāng)中，還要加強(qiáng)自己的團(tuán)隊(duì)意識(shí)，與每一個(gè)同事建立良好的合作伙伴關(guān)系。高校辦公室中每一個(gè)人都有自己的任務(wù)，都有分工和職責(zé)，但是有些工作是非常繁雜的，單獨(dú)靠自己的能力是完不成的。應(yīng)提高整個(gè)高校辦公室的合作和整合能力，盡量發(fā)揮每一個(gè)人的潛力和能力。在進(jìn)行管理工作時(shí)，規(guī)章制度不能和紙老虎一樣，只是單純的形式主義，對(duì)于犯錯(cuò)的人員經(jīng)常處罰，規(guī)范每一個(gè)工作人員的言行，讓每一個(gè)工作人員知道在自己的崗位上能做什么，五點(diǎn)要求要做出明確詳細(xì)的規(guī)定，對(duì)每一個(gè)細(xì)節(jié)都要做出規(guī)定。

三、做好辦公室五點(diǎn)要求的具體措施

（一）建立良好的培訓(xùn)機(jī)制。作為高校的辦公室人員，應(yīng)該對(duì)自身的能力不斷增強(qiáng)，其中最有效的手段就是高校進(jìn)行統(tǒng)一培訓(xùn)。高校通過(guò)建立相應(yīng)的培訓(xùn)制度，讓辦公室人員能夠在每年接受一到兩次的培訓(xùn)，并且在對(duì)工作人員的能力進(jìn)行考核，對(duì)考核結(jié)果進(jìn)行分析，從而有針對(duì)性對(duì)工作人員的能力進(jìn)行提升。并且可以周期性開展工作交流會(huì)議，讓工作人員之間能夠進(jìn)行交流，促進(jìn)工作人員能力提升。除此之外，辦公室人員可以對(duì)工作能力較高的人員進(jìn)行學(xué)習(xí)，并對(duì)工作人員工作進(jìn)行分析，從而對(duì)工作方式進(jìn)行總結(jié)，長(zhǎng)此以往，能夠促進(jìn)辦公室人員的工作能力明顯提升，促進(jìn)辦公室的發(fā)展。

（二）建立相應(yīng)的工作制度，并對(duì)制度進(jìn)行細(xì)化完善。在工作中，制度是保證工作能夠正常進(jìn)行的重要手段，因此在辦公室人員工作的過(guò)程中，應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)工作人員制度方面的要求，讓良好的工作方式形成習(xí)慣，這樣才能夠促進(jìn)工作成果優(yōu)化，同時(shí)在制定工作制度的時(shí)候，應(yīng)該對(duì)其中的制度進(jìn)行細(xì)化，這樣能夠讓制度的規(guī)定范圍更加準(zhǔn)確，防止出現(xiàn)打擦邊球的行為，讓工作能夠完全在制度的要求下進(jìn)行。

（三）加強(qiáng)對(duì)工作人員工作狀態(tài)的監(jiān)督。高校辦公室可以設(shè)置監(jiān)督人員，對(duì)工作人員的工作狀態(tài)進(jìn)行監(jiān)督，同時(shí)在工作人員工作崗位上設(shè)置錄音設(shè)備，這樣就能夠?qū)ぷ魅藛T的言行進(jìn)行規(guī)范，并且在規(guī)范的同時(shí)，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)異的員工進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，這樣能夠有效提升工作人員的素質(zhì)，并且長(zhǎng)期實(shí)行能夠有效提升工作人員的工作狀態(tài)，讓工作人員養(yǎng)成良好的言行習(xí)慣，提升工作人員個(gè)人素質(zhì)。

（四）設(shè)置考勤制度。辦公室通過(guò)設(shè)置考勤制度，能夠有效對(duì)工作人員的工作進(jìn)行督促，并且考勤制度建立之后，能夠讓決策人員對(duì)工作強(qiáng)度進(jìn)行充分了解，這樣能夠?qū)ぷ鬟M(jìn)行切實(shí)的反映，在這樣的情況下，通過(guò)考勤狀況能夠?qū)ぷ鬟M(jìn)行合理分配，這樣能夠有效促進(jìn)辦公室工作的秩序，大大提升辦公室工作的效率。并且在考勤制度建立之后，可以通過(guò)對(duì)工作內(nèi)容進(jìn)行分配，讓兩人或者多人進(jìn)行同一個(gè)工作的解決，這樣能夠大幅度縮短工作所耗費(fèi)的時(shí)間，并且?guī)椭k公室人員養(yǎng)成良好互助的習(xí)慣，這樣在面對(duì)日后工作的時(shí)候，能夠用最短的時(shí)間將問(wèn)題解決，并且分工的方式能夠讓工作人員對(duì)工作熟練度更高，這樣在面對(duì)相同的問(wèn)題時(shí)，短時(shí)間對(duì)問(wèn)題進(jìn)行解決，有效提升工作的效率。

（五）建立反饋機(jī)制。在辦公室工作中，反饋機(jī)制的建立，能夠讓接受辦公室工作人員服務(wù)的人進(jìn)行直觀的評(píng)價(jià)，這樣可以有效對(duì)工作進(jìn)行評(píng)價(jià)，同時(shí)根據(jù)反饋的問(wèn)題，辦公室能夠?qū)ψ陨韮?nèi)部的問(wèn)題進(jìn)行反思，并針對(duì)性對(duì)問(wèn)題提出解決的方案，這樣就能夠有效促進(jìn)辦公室服務(wù)水平的提高，同時(shí)辦公室內(nèi)部可以定期組織工作人員會(huì)議，對(duì)提升服務(wù)水平進(jìn)行討論，通過(guò)集思廣益的方式，對(duì)自身的服務(wù)水平進(jìn)行提升，長(zhǎng)期且穩(wěn)定對(duì)工作進(jìn)行提升。

四、結(jié)束語(yǔ)

作為高校辦公室工作人員，要敬畏制度，遵守高校提出來(lái)的五點(diǎn)要求，不僅提高自己的服務(wù)能力，遵守制度，提高效率，提高自己的工作能力，注意自己的言行，在思想上還要有一個(gè)創(chuàng)新的思路，在日常工作中不斷創(chuàng)新，學(xué)習(xí)新知識(shí)，學(xué)習(xí)新技能，提高新思路，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提高自己的綜合能力，發(fā)揮自己的潛能。了解自己的工作，認(rèn)識(shí)到自己工作的重要性，在工作方面一絲不茍。具有良好的工作作風(fēng)，具有樂于奉獻(xiàn)的良好品質(zhì)，將自己看成團(tuán)隊(duì)中的一員，不給團(tuán)隊(duì)拖后腿，積極促進(jìn)高校的改革和發(fā)展。高校辦公室的管理改革要靠每一個(gè)工作人員對(duì)于自身的要求，不僅要求高校領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)對(duì)高校辦公室的重視，給予資金的投入和工作的根本，福利制度要完善。